Neuigkeiten zur E-Rechnung in den Benelux-Ländern: Belgien, die Niederlande und Luxemburg

Die Benelux-Region, die aus Belgien, die Niederlanden und Luxemburg besteht, befindet sich noch im Prozess der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Derzeit ist sie im Bereich der durch europäische Rechtsvorschriften geregelten Verträge mit der öffentlichen Verwaltung weit verbreitet. In den Beziehungen zwischen privaten Unternehmen geht es jedoch unterschiedlich schnell voran.

Die E-Rechnung in Belgien

B2G-Rechnung in Belgien

Im Bereich B2G gilt die Pflicht für alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, E-Rechnungen auszustellen. Die Pflicht wurde schrittweise eingeführt, je nach Umfang der öffentlichen Aufträge.

Für Lieferanten wurde die Pflicht im Januar 2020 auf föderaler Ebene durch einen Beschluss des Ministerrats eingeführt. Der allgemeinen Einführung war eine erste Phase, in der lediglich E-Rechnungen im Rahmen von Ausschreibungen für Bau- oder Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von mehr als 135.000 € Pflicht waren.

Das zentrale Rechnungseingangsportal nennt sich Mercurius und ist an das PEPPOL-Netz mit dem Format PEPPOL BIS 3.0 angeschlossen. Alle Behörden haben Zugang zum Mercurius-Portal, um Rechnungen zu empfangen. Die öffentlichen Auftraggeber können sich jedoch auch über ihre eigene Peppol-ID anschließen oder eine andere Art der Anbindung wählen.

Elektronische Signaturen nicht zwingend vorgeschrieben. Die Rechnungen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

B2B-Rechnung in Belgien

Finanzminister Vincent Van Peteghem hat im Ministerrat eine Einigung über die verbindliche Einführung der digitalen Rechnungsstellung (E-Invoicing) zwischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2026 erzielt. Die belgische Regierung hat dem belgischen Parlament vor kurzem ihren Vorschlag für ein verbindliches Mandat zur B2B-Rechnungsstellung vorgelegt.

Die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung ist wichtig, um die Mehrwertsteuerlücke zu verringern, d. h. die Differenz zwischen dem, was der Staat an Mehrwertsteuereinnahmen erhalten sollte, und dem, was er tatsächlich erhält, und um sich auf die weitere Vereinfachung der Verwaltung zu konzentrieren. Am 8. Dezember 2023 hat der Ministerrat in zweiter Lesung einen Gesetzentwurf gebilligt, der die Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen vorschreibt. Der Gesetzentwurf wird dem König zur Unterzeichnung vorgelegt, damit er dem Repräsentantenhaus vorgelegt werden kann.

Ab dem 1. Januar 2026 werden alle belgischen Unternehmen elektronische Rechnungen versenden und empfangen müssen. Die Regierung hat sich für das europäische PEPPOL-Netz entschieden. Mit dem einmaligen Beitritt ist ein Unternehmen automatisch mit allen anderen Teilnehmern des Netzes verbunden. Dieses Netz wird bereits in vielen anderen Mitgliedstaaten genutzt. Selbstverständlich können die Steuerpflichtigen in gegenseitigem Einvernehmen ein anderes System wählen, sofern es ebenfalls den europäischen Normen für Semantik und Syntax entspricht.

Keine Neuigkeiten rund um die Rechnung in den Niederlanden

In den Niederlanden ist die Annahme von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber seit 2017 Pflicht.
Derzeit sind sowohl die zentralen öffentlichen Auftraggeber als auch die dezentralen öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Lieferanten mit Verträgen, die nach 2021 abgeschlossen wurden, müssen E-Rechnungen erstellen. Lieferanten mit Verträgen die vor 2021 vereinbart wurden können dies freiwillig tun.

Die zentralen öffentlichen Auftraggeber sind mit der zentralen Plattform Digipoort verbunden, die wiederum an das Peppol-Netzwerk angebunden ist. E-Rechnungen können daher im Format Peppol BIS 3.0 übermittelt werden. Edicom wurde von der niederländischen Peppol-Verwaltungsstelle, der Nederlandse Peppolautoriteit (NPA), als autorisierter Peppol-Anbieter für das E-Invoicing in den Niederlanden zertifiziert. Damit kann die Edicom-Plattform genutzt werden, um Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen.

Wie die öffentlichen Auftraggeber in Belgien sind auch die lokalen öffentlichen Auftraggeber in der Regel über ihre eigene Peppol-ID angeschlossen.

Im Januar 2021 hat die zum Innenministerium gehörende Peppol-Behörde (Nederlandse Peppol Autoriteit) entschieden, dass die digitale Signatur nicht zwingend erforderlich ist und dass Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Privatunternehmen können E-Rechnungen verwenden, solange ihre Kunden die Rechnung akzeptieren und sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Luxemburg, obligatorische elektronische Rechnungsstellung für B2G

Die E-Rechnung im Bereich B2G ist für alle Unternehmen im Land Pflicht. Die flächendeckende Einführung wurde dabei im März 2023 abgeschlossen. 

Die E-Rechnungen müssen über das PEPPOL-Netz im PEPPOL-BIS 3.0-Standard versendet werden.

Ausländische Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen in Luxemburg verkaufen, müssen ihre Rechnungen ebenfalls über Peppol schicken.

Im Bereich der Compliance kann die luxemburgische Steuerbehörde seit 2011 von Unternehmen verlangen, dass sie im Falle einer Prüfung die elektronische FAIA-Datei mit allen Buchhaltungsinformationen übermitteln.

Globale E-Invoicing Plattform

Die E-Rechnung bietet jedem Unternehmen, das sich um öffentliche Aufträge bewerben möchte, einen Vorteil. Die Implementierung einer internationalen Lösung für die E-Rechnung öffnet daher die Tür zu den Beneluxstaaten: Belgien, Niederlande und Luxemburg.

Die Rechnungsstellungsplattform von EDICOM ist mit mehr als 70 Plattformen öffentlicher Auftraggeber in der ganzen Welt verbunden.

Neben den zahlreichen Dienstleistungen, die sie bietet, garantiert sie als zertifizierter Peppol-Zugangspunkt eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk. Damit ist die Plattform die perfekte Lösung für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern in den Beneluxstaaten. Die Lösung von EDICOM ermöglicht auch jede andere Art von Verbindung (z. B. über AS2, Webservices oder SFTP), die andere lokale öffentliche Auftraggeber verwenden können, wie beispielsweise in Belgien.

Andererseits garantiert EDICOM die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform im Hinblick auf neue gesetzliche und technische Anforderungen, die von Regierungen und Steuerbehörden veröffentlicht werden. Dies ist ein großer Vorteil, da sich die nationalen E-Rechnungsstellungssysteme ständig weiterentwickeln.