e-Invoicing

Neuigkeiten zur E-Rechnung in Benelux

E-Rechnung in Benelux

Die Beneluxstaaten, bestehend aus Belgien, den Niederlanden und Luxemburg, setzen die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) fort. Derzeit wurde die E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen implementiert, wie in den europäischen Richtlinien vorgesehen. Um die Akzeptanz zu erhöhen, haben Belgien und die Niederlande damit begonnen, die Verwendung E-Rechnungen für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber einzuführen. Der Austausch E-Rechnungen zwischen Privatunternehmen ist jedoch in allen drei Ländern freiwillig und hängt von der Akzeptanz durch der Empfänger ab.

Die E-Rechnung in Belgien schreitet mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten voran

mapa estado de la factura electrónica en Europa

Die E-Rechnung entwickelt sich in Belgien je nach Region in unterschiedlichem Tempo. Flandern ist die am weitesten fortgeschrittene Region. Dazu sind alle föderalen und regionalen öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen zu können.

Das Mandat für E-Rechnungen an föderale Auftraggeber wurde im Januar 2020 durch einen Beschluss des Ministerrats eingeführt. Die erste Phase der Einführung umfasste nur Lieferanten mit Ausschreibungsverträgen im Wert von mehr als 135.000 Euro.

Diese Pflicht besteht für Lieferanten von zentralen Einrichtungen in mehreren Regionen (Brüssel, Flandern und Wallonien). Nun wird die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auf alle Lieferanten der öffentlichen Auftraggeber des Landes ausgedehnt. Die Verpflichtung wird schrittweise eingeführt, abhängig vom Umfang der öffentlichen Aufträge.

Die Plattform der föderalen Regierung heißt Mercurius und ist an das PEPPOL-Netzwerk im Format PEPPOL BIS 3.0 angeschlossen. Alle staatlichen Auftraggeber haben Zugang zur Mercurius-Plattform, um Rechnungen zu empfangen. Die öffentlichen Auftraggeber können auch über ihre eigene PEPPOL-ID oder eine andere Verbindungsmethode wählen.

Die digitale Signatur ist nicht obligatorisch und die Rechnungen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.

Zwischen Unternehmen ist die Nutzung der E-Rechnung in Belgien freiwillig. Allerdings hat die Regierung bereits angekündigt, dass sich dies bald ändern könnte. Die genaue Funktionsweise und der Zeitplan für die Einführung sind aber noch nicht bekannt.  

Keine Neuigkeiten rund um die Rechnung in den Niederlanden

mapa estado de la factura electrónica en Europa

In den Niederlanden ist die Annahme von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber seit 2017 Pflicht.
Derzeit sind sowohl die zentralen öffentlichen Auftraggeber als auch die dezentralen öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Lieferanten mit Verträgen, die nach 2021 abgeschlossen wurden, müssen E-Rechnungen erstellen. Lieferanten mit Verträgen die vor 2021 vereinbart wurden können dies freiwillig tun.

Die zentralen öffentlichen Auftraggeber sind mit der zentralen Plattform Digipoort verbunden, die wiederum an das PEPPOL-Netzwerk angebunden ist. E-Rechnungen können daher im Format PEPPOL BIS 3.0 übermittelt werden. Edicom wurde von der niederländischen PEPPOL-Verwaltungsstelle, der Nederlandse Peppolautoriteit (NPA), als autorisierter PEPPOL-Anbieter für das E-Invoicing in den Niederlanden zertifiziert. Damit kann die Edicom-Plattform genutzt werden, um Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zu senden und zu empfangen.

Wie die öffentlichen Auftraggeber in Belgien sind auch die lokalen öffentlichen Auftraggeber in der Regel über ihre eigene PEPPOL-ID angeschlossen.

Im Januar 2021 hat die zum Innenministerium gehörende PEPPOL-Behörde (Nederlandse Peppol Autoriteit) entschieden, dass die digitale Signatur nicht zwingend erforderlich ist und dass Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Privatunternehmen können E-Rechnungen verwenden, solange ihre Kunden die Rechnung akzeptieren und sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

In Luxemburg wird die E-Rechnung Pflicht

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Am 13. Dezember 2021 veröffentlichte die Regierung in Luxemburg eine nationale Verordnung, mit der die Verpflichtung zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber über PEPPOL schrittweise eingeführt wird.

Die Umsetzung erfolgt schrittweise und hängt von der Größe der Unternehmen. Die Termine sind wie folgt:

  • 18/5/2022: Verpflichtung für große Unternehmen.
  • 18/10/2022: Verpflichtung für mittelständische Unternehmen 
  • 18/03/2023: Verpflichtung für kleine Unternehmen

Elektronische Rechnungen müssen über das PEPPOL-Netz unter Verwendung des Standards PEPPOL-BIS 3.0 übermittelt werden.

Die Entwicklung der E-Rechnung untersteht dem Ministerium für Digitalisierung und dem IT-Zentrum der Regierung Centre des technologies de l'information de l'Etat (CTIE). Die Regierung beabsichtigt, die Ausstellung der E-Rechnung manuell über eine Webseite und ein Webformular vorzunehmen, was die Nutzung für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen erleichtern soll.

Was die Regelung für die digitale Steuermeldung betrifft, so kann die luxemburgische Steuerbehörde von den Unternehmen verlangen, dass sie der Fichier Audit Informatisé de l'Administration de l'Enregistrement et des Domaines (FAIA) im Falle einer Prüfung eine elektronische Datei mit den Buchhaltungsdaten des Unternehmens übermitteln.

Globale E-Invoicing Plattform

Die E-Rechnung bietet jedem Unternehmen, das sich um öffentliche Aufträge bewerben möchte, einen Vorteil. Die Implementierung einer internationalen Lösung für die E-Rechnung öffnet daher die Tür zu den Beneluxstaaten: Belgien, Niederlande und Luxemburg.

Die Rechnungsstellungsplattform von EDICOM ist mit mehr als 70 Plattformen öffentlicher Auftraggeber in der ganzen Welt verbunden.

Neben den zahlreichen Dienstleistungen, die sie bietet, garantiert sie als zertifizierter PEPPOL-Zugangspunkt eine Verbindung zum PEPPOL-Netzwerk. Damit ist die Plattform die perfekte Lösung für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern in den Beneluxstaaten. Die Lösung von EDICOM ermöglicht auch jede andere Art von Verbindung (z. B. über AS2, Webservices oder SFTP), die andere lokale öffentliche Auftraggeber verwenden können, wie beispielsweise in Belgien.

Andererseits garantiert EDICOM die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform im Hinblick auf neue gesetzliche und technische Anforderungen, die von Regierungen und Steuerbehörden veröffentlicht werden. Dies ist ein großer Vorteil, da sich die nationalen E-Rechnungsstellungssysteme ständig weiterentwickeln.

*EDICOM übernimmt die alleinige Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung. Die Veröffentlichung spiegelt nicht zwangsläufig die Positionen der Europäischen Union wider.

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