Neuigkeiten zur E-Rechnung in den Benelux-Ländern: Belgien, die Niederlande und Luxemburg
Die Beneluxstaaten, bestehend aus Belgien, die Niederlanden und Luxemburg, befinden sich derzeit noch in der Einführungsphase der E-Rechnung. Im Bereich B2G ist die E-Rechnung gemäß der europäischen Richtlinie bereits etabliert. Mit Hinsicht auf die E-Rechnung im Bereich B2B geht die Einführung allerdings unterschiedlich schnell voran.
Die E-Rechnung in Belgien schreitet mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten voran
Die E-Rechnung im Bereich B2G in Belgien
Im Bereich B2G gilt die Pflicht für alle Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, E-Rechnungen auszustellen. Die Pflicht wurde schrittweise eingeführt, je nach Umfang der öffentlichen Aufträge.
Für Lieferanten wurde die Pflicht im Januar 2020 auf föderaler Ebene durch einen Beschluss des Ministerrats eingeführt. Der allgemeinen Einführung war eine erste Phase, in der lediglich E-Rechnungen im Rahmen von Ausschreibungen für Bau- oder Dienstleistungsaufträge mit einem Wert von mehr als 135.000 € Pflicht waren.
Das zentrale Rechnungseingangsportal nennt sich Mercurius und ist an das PEPPOL-Netz mit dem Format PEPPOL BIS 3.0 angeschlossen. Alle Behörden haben Zugang zum Mercurius-Portal, um Rechnungen zu empfangen. Die öffentlichen Auftraggeber können sich jedoch auch über ihre eigene Peppol-ID anschließen oder eine andere Art der Anbindung wählen.
Elektronische Signaturen nicht zwingend vorgeschrieben. Die Rechnungen müssen sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
Die E-Rechnung im Bereich B2B in Belgien
Das belgische Finanzministerium hat angekündigt, dass die E-Rechnung im Bereich B2B ab Juli 2024 Pflicht wird.
Vorerst hat das Ministerium eine schrittweise Einführung in drei Phasen vorgeschlagen. Diese müssen allerdings noch bestätigt werden:
- Juli 2024: Alle belgischen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 9.000.000 € im Jahr 2023
- Januar 2025: Alle belgischen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 700.000 € im Jahr 2023
- Juli 2025 (muss noch bestätigt werden): Alle belgischen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 700.000 €
Keine Neuigkeiten rund um die Rechnung in den Niederlanden
In den Niederlanden ist die Annahme von E-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber seit 2017 Pflicht.
Derzeit sind sowohl die zentralen öffentlichen Auftraggeber als auch die dezentralen öffentlichen Auftraggeber dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Lieferanten mit Verträgen, die nach 2021 abgeschlossen wurden, müssen E-Rechnungen erstellen. Lieferanten mit Verträgen die vor 2021 vereinbart wurden können dies freiwillig tun.
Die zentralen öffentlichen Auftraggeber sind mit der zentralen Plattform Digipoort verbunden, die wiederum an das Peppol-Netzwerk angebunden ist. E-Rechnungen können daher im Format Peppol BIS 3.0 übermittelt werden. Edicom wurde von der niederländischen Peppol-Verwaltungsstelle, der Nederlandse Peppolautoriteit (NPA), als autorisierter Peppol-Anbieter für das E-Invoicing in den Niederlanden zertifiziert. Damit kann die Edicom-Plattform genutzt werden, um Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu senden und zu empfangen.
Wie die öffentlichen Auftraggeber in Belgien sind auch die lokalen öffentlichen Auftraggeber in der Regel über ihre eigene Peppol-ID angeschlossen.
Im Januar 2021 hat die zum Innenministerium gehörende Peppol-Behörde (Nederlandse Peppol Autoriteit) entschieden, dass die digitale Signatur nicht zwingend erforderlich ist und dass Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Privatunternehmen können E-Rechnungen verwenden, solange ihre Kunden die Rechnung akzeptieren und sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
In Luxemburg wird die E-Rechnung Pflicht
Die E-Rechnung im Bereich B2G ist für alle Unternehmen im Land Pflicht. Die flächendeckende Einführung wurde dabei im März 2023 abgeschlossen.
Die E-Rechnungen müssen über das PEPPOL-Netz im PEPPOL-BIS 3.0-Standard versendet werden.
Das System für die E-Rechnung wurde vom Ministerium für Digitalisierung und dem staatlichen IT-Zentrum ‚Centre des technologies de l'information de l'État‘ (CTIE) entwickelt. Künftig wird die E-Rechnung manuell über eine Webseite und ein elektronisches Formular erfolgen. Dies wird die Umstellung für Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Rechnungen erleichtern.
Was die Einhaltung der Vorschriften anbelangt, so kann die luxemburgische Steuerbehörde seit 2011 von Unternehmen verlangen, dass sie im Falle einer Prüfung die elektronische FAIA-Datei mit allen Buchhaltungsdaten übermitteln.
Globale E-Invoicing Plattform
Die E-Rechnung bietet jedem Unternehmen, das sich um öffentliche Aufträge bewerben möchte, einen Vorteil. Die Implementierung einer internationalen Lösung für die E-Rechnung öffnet daher die Tür zu den Beneluxstaaten: Belgien, Niederlande und Luxemburg.
Die Rechnungsstellungsplattform von EDICOM ist mit mehr als 70 Plattformen öffentlicher Auftraggeber in der ganzen Welt verbunden.
Neben den zahlreichen Dienstleistungen, die sie bietet, garantiert sie als zertifizierter Peppol-Zugangspunkt eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk. Damit ist die Plattform die perfekte Lösung für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern in den Beneluxstaaten. Die Lösung von EDICOM ermöglicht auch jede andere Art von Verbindung (z. B. über AS2, Webservices oder SFTP), die andere lokale öffentliche Auftraggeber verwenden können, wie beispielsweise in Belgien.
Andererseits garantiert EDICOM die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform im Hinblick auf neue gesetzliche und technische Anforderungen, die von Regierungen und Steuerbehörden veröffentlicht werden. Dies ist ein großer Vorteil, da sich die nationalen E-Rechnungsstellungssysteme ständig weiterentwickeln.
*EDICOM übernimmt die alleinige Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung. Die Veröffentlichung spiegelt nicht zwangsläufig die Positionen der Europäischen Union wider.
