Beweiskräftige und GoBD-konforme langfristige digitale Archivierung
EDICOMLta ist der Dienstleister für digitale Langzeitarchivierung, die wir als elDAS zertifizierter Vertrauensdienstanbieter anbieten.
Garantierte Vollständigkeit und beweiskräftige Echtheit der Dokumente
EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) ist die zertifizierte Lösung für digitale Langzeitarchivierung, die EDICOM als zertifizierter Vertrauendienstanbieter anbietet.
Die Plattform wendet Identifizierungsmechanismen, digitale Signatur und Zeitstempel in Übereinstimmung mit der eIDAS Verordnung an und garantiert auf diese Art die Vollständigkeit und Echtheit der langfristig gespeicherten Dateien.
GoBD-konforme Archivierung
In Deutschland müssen Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen für die digitale Archivierung die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) einhalten.
Diese Grundsätze gelten für die digitale Aufbewahrung der Unterlagen und stellen ihre Rückverfolgbarkeit, Prüfbarkeit und Vollständigkeit sicher. EDICOMLta von EDICOM ist GoBD-konform und integriert sich in Ihr ERP, um die Archivierung aller Ihrer Unterlagen zu vereinfachen.
Wie macht EDICOMLta archivierte Dokumente beweiskräftig?
Einer der Hauptvorteile eines zugelassenen digitalen Archivierungssystems ist die rechtliche Beweiskraft der Unterlagen angesichts einer evtl. Auseinandersetzung mit Dritten oder bei einem Streitfall.
Ein elektronischer Zeitstempel wird sequenziell und von der elDAS Verordnung qualifiziert anwendet. Der qualifizierte Zeitstempel garantiert die Vollständigkeit des Dokuments und mit dem Time Stamping weisen wir objektiv den exakten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) nach, ab dem dieses Dokument aufbewahrt wurde.
Im Laufe der Zeit (normalerweise alle zwei Jahre) werden elektronische Zeitstempel angewendet, um die Zuverlässigkeit des Zeitstempels über seine übliche technologische Gültigkeit hinaus zu verlängern. Dabei wenden wir den qualifizierten Vertrauensdienst zur Aufbewahrung der elektronischen Zeitstempel an.
International zertifizierte Plattform
EDICOMLta ist nach anspruchsvollsten internationalen Vorschriften für digitale Archivierung gestaltet und zertifiziert.
Sie besitzt außerdem lokale Zertifizierungen in Regionen, in denen spezifische Gesetze für die digitale Archivierung gelten, wie z. B. Conservazione Elettronica oder die NOM151 in Mexiko.
Wie funktioniert EDICOM Long Term Archiving?
Zugriff auf den Service
EDICOMLta bietet den Anwendern eine individuelle und bedienerfreundlich gestaltete Internetumgebung an, auf die man unter hohen Sicherheitsbedingungen zugreift.
Aufnahme der Dokumente
Digitale Signatur und Zeitstempel werden manuell über die Internetumgebung oder integriert angewendet, sodass Vollständigkeit und Echtheit der Unterlagen ab ihrer Aufnahme auf der Plattform sichergestellt sind.
Beweiskraft
Mit dem zertifizierten Zeitstempel garantieren wir die Vollständigkeit des Dokuments und mit dem Zeitstempel weisen wir objektiv den genauen Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) der Aufbewahrung dieses Dokuments nach.
Erzeugung von Metadaten
Metadaten sind unerlässlich, da sie die anschließende Identifizierung und Rückgewinnung der Dokumente ermöglichen. Mit EDICOMLta können Web-Templates für die Erstellung standartisierter Metadatenstrukturen erstellt werden.
Sichere Aufbewahrung
Die Unterlagen werden parallel in zwei CPD von EDICOM mit den entsprechenden Sicherheitskopien archiviert. Damit werden 99,9 % Zugänglichkeit der Dokumente wie auch hohe Sicherheitsbedingungen gewährleistet.
Nachweisregister
Zu den aufgezeichneten elektronischen Nachweisen, die den Audit eines Dokuments bilden, gehören: Nachweis der Erstellung, Herkunft, Änderung, Löschung wie auch der Nachweis des Downloads…
Dokumentenmanagement
Zu den zahlreichen Funktionalitäten gehören digitale Archivierung, Änderung der Dokumente, Erstellung von Ordnern, Suchfilter, "Favoriten"-Marker, Dokumentverzeichnis, Download- und Share-Optionen usw.
Kontinuierliche Rückversicherung
Auf die archivierten Dokumente wird rekurrent und automatisch ein von der elDAS Verordnung qualifizierter elektronischer Zeitstempel aufgetragen. Diese Vorgehensweise wird von den europäischen Behörden für die Verlängerung der Vollständigkeit eines elektronischen Dokuments im Laufe der Zeit als als gültig anerkannt.
Audit der Dokumente
Es kann jederzeit ein Audit der Dokumente angefordert werden. Diese komprimierte Datei enthält Elemente wie Nachweise, digitale Signaturen oder Validierungsberichte - d. h., alle für den objektiven Nachweis der Vollständigkeit eines Dokuments notwendigen elektronischen Bestandteile.
EDICOMLta: Informationsmanagement
EDICOMLta: Laden und Abfragen von Dokumenten
EDICOMLta: Prüfung von Rechtsdokumenten
Kernpunkte des Vertrauensdienstes der digitalen Langzeitarchivierung
Zugänglichkeit
Mit der Archivierung basierend auf Metadaten können Hierarchien unter diesen identifiziert und festgelegt werden. Dadurch wird eine spätere Abfrage oder Rückgewinnung der Unterlagen erleichtert.
Rechtliche Konformität
Die elektronischen Dateien werden unter den von der Verordnung 910/2014, der sogenannten elDAS Verordnung, geregelten technischen Bedingungen aufbewahrt.
Zugang zum rechtlichen Nachweis
Das System ermöglicht schnellen Zugriff auf die aufbewahrten Unterlagen. Mit dem elektronischen Audit ermöglicht es außerdem Zugriff und Download, um die Vollständigkeit und Echtheit der Daten im Laufe der Zeit für deren rechtliche Gültigkeit gegenüber Dritten zu zertifizieren.
Beweiskraft
Die digitale Signatur garantiert Vollständigkeit und Echtheit bei der Datenaufbewahrung, sodass die rechtliche Beweiskraft des Systems und der archivierten Unterlagen gewährleistet sind.
Audit der Dokumente
Digitale Signatur und Zeitstempel der Dateien werden regelmäßig kontrolliert, mit deren Vollständigkeit und Echtheit zu bewahren. Mit diesem permamenten Audit werden die Handlungen der einzelnen Anwender an den aufbewahrten Unterlagen überwacht.
Integration mit Dritten
EDICOMLta kann in die internen Managementsysteme der Firmen oder in die EDI Lösungen und in die E-Rechnung von EDICOM integriert werden, um die Aufbewahrung und Archivierung dieser elektronischen Dokumente zu automatisieren.
Hierarchie der Dokumente
Mit EDICOMLta kann der komplette Zyklus der einzelnen elektronischen Dokumente aufbewahrt werden. In einer Geschäftsbeziehung wird die E-Rechnung z. B. in Verbindung mit der Bestellung und der Versandmeldung gespeichert.
Reversibilität der Daten
Unternehmen müssen die gesamten Datensätze wieder herstellen können. Deshalb garantiert EDICOM die Rückgewinnung und Übertragung aller archivierten Unterlagen und ihrer Nachweise wie Signaturen, Zeitstempel, Life-Cycle-Aufzeichnung, Ereignisaufzeichnung usw.
Technologische Infrastruktur
Die Dateien werden unter einem hohen Verfügbarkeitsmodell aufbewahrt, das auf der Redundanz aller Bestandteile oder Serviceleistungen basiert. Das zeigt die Verfügbarkeit der beiden CPD (Datenverarbeitungsstätten) an verschiedenen Standorten, die anhand einer permanenten Replikation der Ressourcen synchron arbeiten..
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