Belgien: Elektronische Rechnungsstellung ab Januar 2026, e-Reporting ab Januar 2028

E-Rechnung im Bereich B2B in Belgien: Januar 2026

Ab dem 1. Januar 2026 wird Belgien ein obligatorisches E-Invoicing-Modell für alle Business-to-Business-Transaktionen (B2B) einführen, um die Steuereffizienz zu verbessern und Steuerhinterziehung zu verringern. Dieses System wird auf dem Peppol-Standard BIS 3.0 basieren und die Ausstellung, den Empfang und die Validierung elektronischer Rechnungen in einem strukturierten und automatisierten Format ermöglichen.

Das Gesetz schreibt die Verwendung strukturierter elektronischer Rechnungen ab 2026 für die in Belgien ansässigen und für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Unternehmen vor. Die Steuerzahler werden verpflichtet sein, strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz und den Peppol-BIS-Standard zu versenden und/oder zu empfangen. Papierrechnungen und Rechnungen in unstrukturierten Formaten (z.B. PDF) werden nicht zugelassen. Der B2C-Bereich fällt nicht in den Geltungsbereich dieses Gesetzes.

Unternehmen, die bereits über ein anderes Kommunikationsmittel im EDI-Kontext verfügen, können dieses beibehalten, wenn beide Parteien damit einverstanden sind oder wenn die ausgestellten Rechnungen den europäischen Normen für Semantik und Syntax EN 16.931-1 und CEN/TS 16.931-2 entsprechen.

Im Juli 2025 veröffentlicht die belgische Regierung ein Dekret, das den Steuerzahlern mehr Klarheit hinsichtlich der künftigen B2B-Verpflichtungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung verschafft.

Die wichtigsten Klarstellungen, die im Dekret enthalten sind:

• Nutzung von Peppol: Peppol wird der Standardkanal für den Versand elektronischer Rechnungen sein. Wenn jedoch beide Parteien zustimmen, können auch andere Methoden verwendet werden, sofern diese den Standards EN-16931 oder CEN/TS 16931 entsprechen.
  • Auch wenn die Nutzung anderer Plattformen zulässig ist, müssen alle Steuerzahler über die technischen Vorraussetzungen verfügen, elektronische Rechnungen über das Peppol Netzwerk auszustellen und zu empfangen. 
  • Das Dekret hebt Peppol als ein wichtiges Instrument für das künftige Echtzeit Reporting hervor., das Belgien im Einklang mit ViDA im Jahr 2028 einführen wird.
• Rundungsregeln für die Mehrwertsteuer: Ab dem 1. Januar 2026 ist es nur noch für elektronische Rechnungen zulässig, den Gesamtbetrag nach Mehrwertsteuerarten zu runden. Eine Rundung nach einzelnen Zeilen ist nicht mehr zulässig.
• Sanktionen wegen technischer Verstöße: Die Nichteinhaltung der technischen Anforderungen für die Ausstellung oder den Empfang elektronischer Rechnungen führt zu folgenden Strafen:
  • 1.500 EUR für den ersten Verstoß
  • 3.000 EUR für den zweiten Verstoß
  • 5.000 EUR für den dritten Verstoß

E-Reporting in Belgien: Januar 2028

Belgien treibt die Modernisierung seines Steuersystems mit der Einführung von e-Reporting voran, einem elektronischen System zur Meldung von Steuerdaten, das die ab Januar 2026 vorgeschriebene elektronische Rechnung ergänzen wird. Dieser neue Mechanismus wird auf einem 5-Ecken-Peppol-Modell beruhen, das eine sichere und standardisierte Kommunikation zwischen Unternehmen und der Steuerverwaltung ermöglichen wird.

Das Hauptziel von e-Reporting ist die Optimierung der Erfassung von Steuerinformationen und die Bekämpfung von Steuerhinterziehung durch die nahezu in Echtzeit erfolgende elektronische Meldung von Geschäftsdaten. Im Wesentlichen wird dieses System die jährliche Meldung des Verzeichnisses der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden ersetzen, wodurch komplexe Verwaltungsvorgänge entfallen und Fehler bei der Datenerfassung reduziert werden.

In den kommenden Monaten werden die belgischen Steuerbehörden weitere Informationen über die technischen und operativen Anforderungen veröffentlichen, die die Unternehmen erfüllen müssen, um einen reibungslosen Übergang zu diesem neuen digitalen Modell zu gewährleisten. In der Zwischenzeit wird den Unternehmen empfohlen, die Angemessenheit ihrer Systeme und Prozesse zu prüfen, um diese künftige Steuerpflicht zu erfüllen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Entwicklungen bei der elektronischen Rechnungsstellung in Europa durch unser Webinar mit PwC (Belgien und die Niederlande) und die Antworten auf alle Fragen, die im Webinar gestellt wurden.

Ziele der Reform

Das Ziel der Einführung der E-Rechung ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Im Jahr 2018 beliefen sich der Verlust von Steuereinnahmen durch Steuerhinterziehung geschätzt auf 10,8 % der gesamten Steuereinnahmen. Das entspricht circa. 3.5 Mrd. €. Die Hauptziele der Reform sind die folgenden:

1. Senkung der Arbeitslosenquote
2. Anreize für Good Governance innerhalb von Unternehmen schaffen
3. Anreize für Investitionen schaffen
4. Bekämpfung von Armut
5. Stärkung der Kaufkraft von Familien

Die weiteres Ziel der Reform ist den Austausch und die Prozesse zwischen Bürgern, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung weitestgehend zu digitalisieren. 

Die E-Rechnung soll dabei nicht nur die VAT Compliance der Unternehmen fördern, sondern sich auch positiv auf die Effizienz von Prozessen und die Sicherheiten von Unternehmen (z. B. in Bezug auf die Zahlungsmoral der Unternehmen) auswirken. Die E-Rechnung dient damit als Anstoß für mehr Digitalisierung in Unternehmen.

Die E-Rechnung im Bereich B2G

Die E-Rechnung im Bereich B2G ist bereits Pflicht. Denn umittelbare öffentliche Auftraggeber in den verschiedenen Regionen nehmen ausschließlich E-Rechnungen entgegen. Alle anderen öffentlichen Auftraggeber können E-Rechnungen zumindest empfangen und verarbeiten. 

In Belgien werden E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk an öffentliche Auftraggeber gesendet. Dabei empfangen die öffentlichen Auftraggeber die Rechnungen entweder über die Mercurius-Plattform oder direkt über einen sogenannten Peppol Access Point.

Wenn ein Unternehmen die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber implementiert oder bereits implementiert hat, ist der Versand von E-Rechnungen an B2B-Kunden ein logischer nächster Schritt. Dabei sollte die E-Inoicing-Software skalierbar sein. Das bedeutet, dass die bestehende Lösung für B2G-Kunden leicht zu erweitern sein sollte.

EDICOM: Autorisierter Anbieter und Peppol-Access Point für elektronische Rechnungsstellung in Belgien

EDICOM ist ein zertifizierter und voll funktionsfähiger Peppol Access Point, der belgische Unternehmen bei der Integration und Automatisierung von elektronischen Rechnungen sowie anderen elektronischen Geschäftsdokumenten (wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Zahlungsaufforderungen) unterstützt. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf das Inkrafttreten der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Belgien ab dem 1. Januar 2026.

Darüber hinaus ist EDICOM in der offiziellen Liste der vom belgischen Finanzministerium zugelassenen Anbieter von Softwarelösungen aufgeführt. Diese offizielle Validierung garantiert, dass die Technologie des Unternehmens den technischen und normativen Standards der belgischen Verwaltung entspricht, einschließlich der Verwendung strukturierter Formate (wie dem Standard EN-16931) und des Kommunikationskanals Peppol.

Vorteile, mit EDICOM zu arbeiten

1. Vollständige Konnektivität mit Peppol: Ermöglicht das sichere und zuverlässige Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen gemäß den Anforderungen des Peppol-Ökosystems.
2. Garantierte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die EDICOM-Plattform entspricht den aktuellen und zukünftigen belgischen Vorschriften, einschließlich der Vorschriften im Zusammenhang mit dem ViDA-Modell der Europäischen Union.
3. Umfassende Automatisierung: Ihre Lösung lässt sich problemlos in die ERP- und Verwaltungssysteme von Unternehmen integrieren und automatisiert den gesamten Zyklus der Ausstellung, des Empfangs, der Validierung und der Archivierung elektronischer Rechnungen.
4. Internationale Skalierbarkeit: EDICOM ist in mehr als 85 Ländern tätig und kann ein strategischer Partner für Unternehmen sein, die über Belgien hinaus tätig sind.