Genehmigung von Dokumenten mit elektronischer Signatur

EDICOMSignADoc ist eine Lösung zur Dokumentenfreigabe mit elektronischer Signatur. Erledigen Sie mühsame und zeitaufwändige Genehmigungsprozesse für Dokumente telematisch, effizient und beweiskräftig.

Trust Services Provider

Elektronische Signatur

Kompatibel mit allen Arten von elektronischen Signaturen. Konfiguration von Kollektiv- und Sammelunterschriften.

100 % Service

Genießen Sie die Unterstützung, die Ihr Projekt verdient. Spezialisierte Berater stehen Ihnen vor, während und nach der Inbetriebnahme zur Verfügung.

Maßgeschneiderte Workflows

Genehmigungsverfahren, die auf die von Ihnen angestrebte Komplexität zugeschnitten sind. Definieren Sie die Schritte, Bedingungen und Benutzer, die Sie benötigen.

Anwendungsfälle von EDICOMSignADoc

Jeder Prozess in Ihrem Unternehmen, der die Freigabe von Dokumenten durch eine oder mehrere Personen erfordert, kann in EDICOMSignADoc implementiert werden. Hier sind drei der häufigsten Anwendungen.

Unterzeichnung von Geschäftsvorschlägen

Unterzeichnung von Geschäftsvorschlägen

Integrieren Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens als Kunden in Ihre Arbeitsabläufe.

Senden Sie Ihre Verkaufsverträge, sobald sie erstellt sind, und fordern Sie Ihre Genehmigung mit absoluter Sicherheit und minimalem Zeitaufwand ein.

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail und können mit einem Klick auf den Vertrag zugreifen und entscheiden, ob sie ihn genehmigen oder ablehnen möchten.

Interne Genehmigung von Rechnungen

Interne Genehmigung von Rechnungen

Erstellen Sie interne Genehmigungsabläufe, die an die Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens angepasst sind.

Beziehen Sie die jeweils verantwortlichen Personen ein, die jede Rechnung genehmigen müssen.

Konfigurieren Sie die Regeln für die Genehmigung Ihrer Rechnungen (Abteilung, Identifizierung von Lieferanten, Kreditoren, Rechnungsbeträge usw.).

elektronische Unterzeichnung von Verträgen

Unterzeichnung von Verträgen und Gehaltsabrechnungen

Erstellen Sie Verträge oder Gehaltsabrechnungen aus Ihrem System und lassen Sie sie von Ihren Mitarbeitern genehmigen.

Erleichtern Sie den sicheren Zugang der Empfänger zu Ihrer Signaturumgebung.

Einholung von Genehmigungsnachweisen für Verträge, Gehaltsabrechnungen usw.

EDICOMSignADoc lässt sich in jedes Verwaltungssystem integrieren.

Unsere Lösung für die Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten ist in der Lage, auf integrierte Weise zu arbeiten, um die Vorteile der Prozessautomatisierung zu maximieren. Diese Art der Nutzung der Plattform ist ideal für große Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verwalten müssen.

Das auf Datenintegration spezialisierte Beraterteam von EDICOM stellt sicher, dass die Lösung mit jedem gewünschten System oder jeder Datenbank vollständig kompatibel und effizient arbeitet. Dies ist möglich, egal ob es sich um ein ERP-, ein CRM- oder ein Personalmanagementsystem handelt, ob es sich um eine Standardlösung oder eine selbst entwickelte Lösung handelt, ob es sich in der Cloud oder vor Ort befindet.

Entwicklung kundenspezifischer Workflows

Die Erstellung eines Workflows zur Genehmigung von Dokumenten ist schnell und intuitiv.

Geben Sie an, welche Absender berechtigt sind, Dokumente zu versenden, und konfigurieren Sie die Art der erforderlichen Nachweise und Authentifizierung in einem einzigen Schritt. Entwerfen Sie auch komplexe Abläufe mit mehreren Schritten, verschiedenen Bedingungen, unterschiedlichen Empfängern und Unterschriftstypen.

 

Schritte zur Genehmigung von Dokumenten

Einfache und intuitive Definition der Schritte

Die Gestaltung von Workflows mit EDICOMSignADoc basiert auf der Parametrisierung von Schritten. Diese grenzen die beteiligten Genehmiger, den Grad der erforderlichen Authentifizierung und die Art der in jedem Schritt zu erfassenden Nachweise ein.

elektronische Signatur

Gemeinsame und Kollektivunterschriften

Gemeinsame Unterschriften: Der Fortschritt im Workflow erfordert die Genehmigung durch alle identifizierten genehmigenden Personen in einem Schritt.

 

Kollektivunterschriften: Der Fortschritt im Workflow erfordert die Genehmigung durch eine bestimmte Anzahl von Empfängern aus der Gesamtzahl der möglichen genehmigenden Personen in einem Schritt.

 

Regeln für die Ausführung der Arbeitsschritte

Regeln für die Ausführung der Arbeitsschritte

Passen Sie Abläufe an, mit denen Sie Bedingungen für bestimmte Genehmigungen festlegen können.

Es ist möglich, anzugeben, dass eine Genehmigung erforderlich ist, wenn ein Auftrag einen bestimmten Betrag überschreitet oder für eine bestimmte Person bestimmt ist.

e-Signatur auf all Ihren Dokumenten

Der Bedarf an Garantien, die für einen Genehmigungsablauf eines Dokuments erforderlich sind, hängt von der Art des Dokuments ab. EDICOMSignADoc passt sich an die Besonderheiten der Authentifizierung und der elektronischen Signatur jedes Projekts an.

Verwalten Sie die von EDICOMSignADoc gemeldeten Nachweise bei der Lösung möglicher Konflikte in Bezug auf die Vereinbarungen, die sich im Inhalt Ihrer Dokumente widerspiegeln.

angepasste elektronische Signatur

Eine an jede Situation angepasste Signatur

EDICOMSignADoc unterstützt elektronische Signaturen mit qualifizierten Zertifikaten, nicht qualifizierten Zertifikaten und von Geräten für die sichere Signaturerstellung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Implementieren Sie robuste Authentifizierungsverfahren, um die besten Garantien für Ihre Arbeitsabläufe zu bieten: 2FA OTP (Google Authenticator) oder 2FA per SMS.

Nachweis der Genehmigung

Nachweis der Genehmigung

Jede Interaktion mit dem Dokument erzeugt einen Fußabdruck, auf dem der Vertrauensdiensteanbieter EDICOM einen beweiskräftigen Datensatz, den sogenannten Beweisbericht, anfertigt.

Volle Kontrolle über jedes Ihrer Dokumente

Die Aussteller von Dokumenten sowie deren Vorgesetzte verfügen über ein konfigurierbares Dashboard mit Ansichten ihrer KPIs mit detaillierten Informationen über den Status ihrer Genehmigungsprozesse.

Sehen Sie in Echtzeit, ob ein Dokument konsultiert wurde oder nicht, wie viele Personen es gebilligt haben, ob es von einem der am Prozess Beteiligten abgelehnt wurde, oder jedes andere Ereignis von Interesse.

Legen Sie Fristen für die Genehmigung Ihrer Dokumente fest, erzwingen Sie die Wiedervorlage von Dokumenten oder stornieren Sie bei Bedarf einen Vorgang.

Vorteile von EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Optimierung von Dokumentenfreigabe und Signaturprozessen.

Compliance Long Term Archiving (EDICOMLta)

Elektronische Speicherung mit garantierter Integrität und Umkehr der Beweislast.

EDICOMLta ist der Langzeitarchivierungsdienst, der EDICOMSignADoc ergänzt, um Dokumente zusammen mit ihren Genehmigungsnachweisen aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsprozesse werden nach den wichtigsten internationalen Normen durchgeführt, um die Unversehrtheit der Dokumente im Laufe der Zeit zu gewährleisten.

Die ständige Überprüfung und Rückversicherung durch den Vertrauensdiensteanbieter EDICOM bietet Garantien, die die Beweislast im Falle von Unstimmigkeiten umkehren.

Langfristige elektronische Archivierung

Senden Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Einer unserer Kundenberater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um alle Ihre Fragen zu den EDICOM Lösungen zu beantworten.

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