Wie ist der Stand der E-Rechnung und des Tax Reporting in Südafrika?

In Südafrika besteht für Unternehmen laut der südafrikanischen Steuerbehörde The South Africa Revenue Service (SARS) derzeit keine Pflicht bezüglich der E-Rechnung oder des Tax Reporting. 

Dennoch hat die SARS mehrere Verordnungen mit Anforderungen an die E-Rechnung auf den Weg gebracht. Ende 2021 definierte die Behörde z. B. welche Informationen eine E-Rechnung mindestens enthalten sollte. Die entsprechende Verordnung trat am 10. Dezember 2021 in Kraft.

Die Anforderungen die durch die neue Verordnung festgelegt wurden sind umfangreicher als die bisher geltenden Vorschriften der Binding General Ruling 28 (BGR28). Dies belegen die folgenden Beispiele der Informationen die in einer Rechnung mindestens enthalten sein müssen:

• Name und USt.-ID des EDI-Softwareanbieters
• Name und Anschrift (Geschäfts-, Wohn- oder Postanschrift) des Empfängers und USt.-ID, falls der Empfänger registriert ist (die E-Mail-Adresse reicht nicht mehr aus)
• Individuelle Seriennummer
• Erstelldatum der Rechnung
• Eine vollständige Beschreibung der durch den EDI-Softwareanbieter erbrachten Leistungen
• Angaben zur verwendeten Währung und des Steuersatzes:.
  • Nationale Rechnungen: Der Wert der erbrachten Leistung oder der Ware, der Steuersatz und der Steuerbetrag müssen ausgewiesen werden.
  • Internationale Rechnungen: Der Steuerbetrag muss in der Währung Südafrikas ausgewiesen werden.

Darüber hinaus müssen E-Rechnungen mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden.

Lückenlose Automatisierung und Integration der E-Rechnung

Dank EDI ist es möglich, den Versand und den Empfang von E-Rechnungen vollständig zu automatisieren und in das ERP-System eines Unternehmens zu integrieren.

Mit der Lösung von EDICOM lassen sich Dokumenten und strukturierten Daten mit jedem ERP-System integrieren. Das Modul für E-Rechnungen ermöglicht die reibungslose Integration von ausgehenden und eingehenden Rechnungen.

• Debitorenbuchhaltung: Ermöglicht die Automatisierung der Erstellung und des Versands von  Dokumenten aus Datensätzen, die direkt im ERP-System eines Unternehmens erstellt wurden. Beim Versand der Rechnungen an die Kunden wandelt die Lösung die Datenstrukturen in die erforderlichen Standards (z. B. EDIFACT, X12, PEPPOL, UBL, ODETTE oder XML) gemäß der  gesetzlichen Vorgaben in den einzelnen Länder um und fügt ggf. die digitale Signatur hinzu.
• Kreditorenbuchhaltung: Die eingehenden Rechnungen von Lieferanten werden zunächst gemäß den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben validiert. Die Daten werden dann mittels eines Konvertierungssprozesses in ein verarbeitbares Datenformat umgewandelt und in das ERP-System des Unternehmens integriert.

Vorteile der E-Rechnung

• Rückverfolgbarkeit und Transparenz entlang der gesamten Lieferkette in Echtzeit
• Versand von Bestellungen in Echtzeit und schnelle Kommunikation mit Lieferanten
• Automatisierung des Einkaufs, von der Bestellung bis zur Bezahlung
• Skalierbarkeit durch die Implementierung von Folgedokumenten wie der elektronischen Auftragsbestätigung oder des Lieferscheins
• Kontrolle und Rückverfolgbarkeit des Versands und des Status von Bestellungen
• Schlanke Prozesse und Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung der Prozesse werden Zeitersparnise, Fehlerreduzierung und Kosteneinsparungen durch eine Straffung des gesamten Beschaffungsprozesses erreicht
• Integration der Lieferanten. Das Lieferantenportal ermöglicht die vollständige Integration von Lieferanten, auch wenn diese selbst nicht mit EDI arbeiten

EDI für eine verbesserte Nachhaltigkeit

Der Einsatz von Technologien, um verwaltungs- und produktionstechnische Prozesse innerhalb eines Unternehmens umzusetzen, kann dabei helfen, bestimmte Tätigkeiten eines Unternehmens (z. B. die Produktion) umweltfreundlicher und sozialverträglicher abzubilden.

Denn die Umstellung auf die E-Rechnung reduziert den Papierverbrauch, senkt die CO2-Emissionen und verringert die Umweltverschmutzung durch fossile Brennstoffe. Schätzungen zufolge können digitale Lösungen dazu beitragen die weltweiten CO2-Emissionen um etwa 15 % zu senken.