Das Projekt für die E-Rechnung in den USA: Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance)

Das BPC ist zusammen mit dem Zentralbank-System (Federal Reserve) ist maßgeblich für die Einführung eines Standards für den Austausch von E-Rechnungen in den Vereinigten Staaten verantwortlich. Das Ziel der Initiative ist die Entwicklung und die Einführung eines Systems bzw. eines Netzwerks für den Austausch von E-Rechnungen nach dem Vorbild des Peppol-Netzwerks in Europa.

Die Digital Business Networks Alliance

Die Teilnehmer des Pilotprojekts der Business Payments Coalition (BPC) für die E-Rechnung haben die Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance) gegründet, um die Transparenz in Bezug aud das neue Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen zu steigern. 

Die DBNA wird als Aufsichtsbehörde fungieren und wird somit bei der Einführung von Vorgaben, Standards, Sicherheitsmechanismen und weiteren Aspeketen im Rahmen der E-Rechnung mitwirken. Die DNBA wird die Softwareanbietern auch bzgl. der Einrichtung der sogenannten ‚Access Points‘ für den Zugangz zum Netzwerk unterstützen.

Durch die Mitgliedschaft in der DNBA ermöglicht EDICOM den problemlosen Zugang zum Netzwerk für alle Unternehmen. Die Unternehmen müssen damit nicht selbst Mitglied der DNBA sein, sondern können ihre Rechnungen einfach über EDICOM senden und empfangen.

Die Unternehmen müssen sich einmalig über einen Zugangspunkt anbinden, um  E-Rechnungen in einem standardisierten Format mit allen anderen an das Netzwerk angeschlossenen Unternehmen austauschen zu können. Spezialisierte Softwareanbieter beteiligen sich aktiv an der Initiative, indem sie das Projekt durch ihr Know-how unterstützen und als Zugangspunkte fungieren, um Unternehmen beim Übergang zur E-Rechnung zu unterstützen.

Das Netzwerk für die Austausch von E-Rechnungen

Bei dem Modell handelt es sich um ein elektronisches Netzwerk, das auf einer Reihe von technischen Standards und Richtlinien basiert, die es Unternehmen ermöglichen, elektronische Dokumente entlang der Lieferkette untereinander auszutauschen. Es wurde entwickelt, um die Probleme zu lösen, mit denen Unternehmen beim Austausch von Rechnungen zwischen verschiedenen Plattformen und Systemen konfrontiert sind. Einige dieser Probleme sind z. B. die Fragen, wie eine Verbindung zu anderen Unternehmen hergestellt werden kann, welche Informationen zu übermitteln sind und wie sie elektronisch zugestellt werden können. Um diese Probleme zu lösen, legt das Netzwerk eine Reihe von Standards für den sicheren Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen fest. Dabei können die einzelnen Unternehmen weiterhin unterschiedliche Software verwenden.

Als Aufsichtsbehörde ist DBNAlliance dafür verantwortlich, die Vorgaben für den Austausch zu verwalten und die digitale Zustellung von E-Rechnungen zu unterstützen, damit alle Unternehmen miteinander kommunizieren können.

„Die Schaffung dieses Netzwerkes zur Unterstützung aller Zahlungsarten ist ein wichtiger Schritt für das Ökosystem des B2B-Zahlungsverkehrs", sagte Guy Berg, Vice President of Payments Enhancement bei der Federal Reserve's Financial Services. „Die Entstehung von DBNAlliance und des Interchange Frameworks bestätigt, dass es jetzt an der Zeit ist, Ineffizienzen im B2B-Zahlungsverkehr zu beseitigen und die Vorteile der Modernisierung elektronischer Zahlungsmethoden zu nutzen."

Die Unternehmen, deren Softwareanbieter Mitglieder von DBNAlliance sind, werden feststellen, dass das Netzwerk ohne Änderung ihrer derzeitigen internen Systeme bzw. mit minimalen Anpassungsaufwand funktioniert. Darüber hinaus unterstützt das Netzwerk alle elektronischen Zahlungsmethoden, einschließlich ACH, Überweisungen, Karten- und Sofortzahlungen.

Der Vorschlag für ein E-Invoicing-Modell

Das vorgeschlagene Modell basiert auf dem Austausch von E-Rechnungen über ein sogenanntes ‚Four-Corner-Netzwerk‘, bei dem elektronische Dokumente über Netzwerk-Zugangspunkte gesendet und empfangen werden. Alle Unternehmen können somit Dokumente senden und empfangen. 
Als Kommunikationsprotokolle sind AS2 bzw. AS4 vorgesehen. Dabei werden auch Rückdokumente und Statusnachrichten unterstützt.

Das semantische Modell basiert auf dem bestehenden OASIS UBL 2.X-Format für Rechnungen und Gutschriften. Die strukturierte Datei kann Anhänge enthalten und muss eine elektronische Signatur beinhalten.

• Die Pflichtfelder umfassen:
• Lieferanten- und Kundeninformationen
• Versandinformationen
• Zahlungsanweisungen, Bank-/Karteninformationen
• Gebühren, Rabatte und Steuern auf Rechnungs- und Artikelebene
• Artikelbeschreibungen
• Bestimmte Anmerkungen

US-Pilotprojekt für die E-Rechnung

Die BPC entwickelt zusammen mit der Federal Reserve ein standardisiertes System für den elektronischen Austausch von B2B-Dokumenten in den Vereinigten Staaten. Die Initiative zielt darauf ab, ein standardisiertes Modell für die E-Rechnung einzuführen und ein Netzwerk für den elektronischen Dokumentenaustausch zu schaffen. Dabei gilt das Peppol-Netzwerk in Europa als Vorbild. Das Netzwerk wird den Austausch von elektronischen Dokumenten in den USA effizienter und transparenter machen. Mehr als 80 Organisationen haben an dem Pilotprojekt, das in drei Phasen durchgeführt wurde, teilgenommen:

1. Phase (1. April bis 30. Juni 2022): Tests der ersten technischen Spezifikationen für den Austausch von E-Rechnungen
2. Phase (1. Juli bis 30. September 2022): Überarbeitung der Spezifikationen und der Vorgaben bzgl. der Anbindung für Unternehmen
3. Phase (1. Oktober bis 31. Dezember 2022): Ausarbeitung der Spezifikationen für die Produktionsphase 

Das Pilotprojekt ist abgeschlossen und das Netzwerk ist bereit für die Produktionsphase. Als weltweiter Anbieter von Lösungen für die E-Rechnung hat EDICOM an der Pilotphase sowie an den Arbeitsgruppen teilgenommen und sich somit an der Entwicklung und der Prüfung des Systems beteiligt.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Auf einem globalen Markt müssen Unternehmen ihre Chancen nutzen, die sie wettbewerbsfähiger machen, was manchmal bedeutet, einen Technologievorsprung zu schaffen, der sowohl die Organisation als auch die Qualität der verarbeiteten Informationen verbessert und die internen Prozesse und das Personalmanagement optimiert.

Bei der Digitalisierung geht es um die Automatisierung von Prozessen, die eine Zeit- und Fehlerreduzierung sowie Kosteneinsparungen durch eine höhere Effizienz des gesamten Einkaufs- und Zahlungsmanagements garantieren. Diese Verbesserungen tragen zweifellos zur Optimierung der Lieferkette bei, indem sie Transparenz und Effizienz für eine vollständige Integration der Kommunikation schaffen.

Merkmale der EDICOM Global e-Invoicing Lösung

• In Ihr ERP integriertes SaaS-Modell: Unsere integrierten EDI-Lösungen arbeiten im SaaS-Modus und sind auf einer technologischen Architektur in einer von EDICOM entwickelten und verwalteten privaten Cloud implementiert, in der alle Anwendungen und Verwaltungsressourcen implementiert sind, die erforderlich sind, um einen ununterbrochenen Austausch aller Ihrer EDI-Transaktionen zu gewährleisten. Die Plattform stellt die Verbindungen zu Ihrem ERP, CRM und allen Managementanwendungen her, die am elektronischen Datenaustausch mit Ihren Partnern beteiligt sind.
• Multistandard- und Multiprotokoll-Lösung: Die globale Plattform bietet Multistandard- (EDIFACT, X12, UBL, PEPPOL, ODETTE uvm.) und Multiprotokoll-Funktionen (AS2, AS4, OFTP, X400, SFTP uvm.), die die Konnektivität mit jedem Partner weltweit garantiert.
• Steuerkontrolle: EDICOM verfügt über internationale Zertifizierungen als Vertrauensdiensteanbieter, um elektronische Transaktionen mit den erforderlichen Vertrauensmechanismen zu versehen. Fragen wie die Aufnahme von elektronischen Signaturen, Zeitstempeln oder Steuerkennzeichen und spezifischen Identifikatoren müssen berücksichtigt werden, um Dokumenten ihren steuerlichem Wert zu geben. 
• Skalierbare Lösung: Die Plattform passt sich jederzeit an die Bedürfnisse der Unternehmen an und erweitert die Projekte je nach den Anforderungen der einzelnen Regionen.
• Kommunikation mit Partnern, die nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu versenden oder zu empfangen. Zu diesem Zweck sollten Sie über eine Plattform verfügen, die spezifische Funktionen wie Webportale umfasst, die es Ihren Kunden und Lieferanten ermöglichen, miteinander in Kontakt zu unterhalten, auch wenn sie nicht über eine technische Lösung verfügen.
• Elektronische Archivierung: EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) ist die zertifizierte elektronische Langzeitspeicherlösung, die von EDICOM als Qualified Trusted Service Provider angeboten wird. Der Dienst wendet Mechanismen der Identifizierung, digitalen Signatur und elektronischen chronologischen Validierung an, die der eIDAS Verordnung entsprechen, und garantiert so die Integrität und Authentizität der gespeicherten Dateien im Laufe der Zeit.
• Zentralisierte Verwaltung: Die zentrale Arbeit mit einem einzigen globalen ERP-System für das gesamte Unternehmen erfordert eine einzige E-Invoicing-Lösung, die in der Lage ist, Rechnungen gemäß den Anforderungen der einzelnen Länder, in denen das Unternehmen tätig ist, auszustellen. Mit der EDICOM Global e-Invoicing Solution ist dies möglich.