Merkmale der elektronischen Rechnung in Kolumbien

In Kolumbien geht der Ursprung der elektronischen Rechnung auf das Jahr 1995 zurück, als sie der Papierrechnung als Verkaufsdokument gleichgestellt wurde. Im Jahr 2013 begann die Nationale Steuer- und Zolldirektion (DIAN) mit der Arbeit an einem Projekt zur massiven Einführung der elektronischen Rechnungsstellung nach dem Vorbild von Ländern wie Chile, Brasilien und Mexiko mit dem Ziel, die Interoperabilität zwischen den Steuerzahlern zu erleichtern und die Steuerhinterziehung zu verringern.

 

Seit 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle im Land ansässigen Unternehmen obligatorisch. Seitdem hat das DIAN mit der Einführung neuer obligatorischer Dokumente oder der Weiterentwicklung anderer Dokumente Änderungen am System der elektronischen Rechnungsstellung vorgenommen. Zum Beispiel die Registrierung der elektronischen Rechnung als Werttitel mit neuen Arten von Ereignissen oder kürzlich, mit einem Einführungsdatum im Jahr 2023, die Ausstellung des elektronischen Äquivalents zur elektronischen Verkaufsrechnung für bestimmte Sektoren der kolumbianischen Wirtschaft.

 

Um Komplettlösungen mit Garantien für die Integrität und Authentizität der Informationen anbieten zu können, ist EDICOM in Kolumbien von der ONAC als digitale Zertifizierungsstelle für die Ausstellung digitaler Zertifikate akkreditiert.

Steuerbehörde

Steuerbehörde

DIAN - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Verpflichtung

Verpflichtung

Ab 2019 sind alle Unternehmen und Steuerpflichtigen verpflichtet, elektronische Verkaufsrechnungen mit Vorab-Validierung auszustellen.

Erforderliche administrative Verfahren

Erforderliche administrative Verfahren

Alle Unternehmen müssen sich über das von DIAN zugewiesene Webportal als elektronische Rechnungssteller qualifizieren. Die Lieferanten müssen außerdem als Technologiedienstleister (TSP) zertifiziert sein. Bei dieser Zertifizierung wird ein eindeutiger Software-Identifikator zugewiesen. Auf der Grundlage dieses Parameters muss der "Software-Sicherheitscode" generiert werden, der in die Rechnung aufgenommen werden muss.

Rechnungsformat

Rechnungsformat

Das verwendete Standardformat ist XML, das die vom DIAN angenommene UBL V2.1 (Universal Business Language) verwendet.

Elektronische Signatur

Elektronische Signatur

Die digitale Signatur ist zwingend erforderlich, um die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnung von der Ausstellung bis zur Aufbewahrung zu gewährleisten. Die digitale Signatur wird anhand eines digitalen Zertifikats erstellt, das von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde, die von der kolumbianischen Akkreditierungsstelle ONAC akkreditiert ist, wie dies bei EDICOM der Fall ist.

Steuerkontrolle

Steuerkontrolle

Es muss ein fortlaufendes Nummerierungssystem verwendet werden, das beim DIAN beantragt werden muss, nachdem man als Aussteller elektronischer Rechnungen zugelassen wurde. Das DIAN gewährt die Bereiche und den technischen Kontrollschlüssel, die für die Generierung des eindeutigen elektronischen Rechnungscodes (CUFE) erforderlich sind, der die eindeutige Identifizierung der Rechnung ermöglicht und die Integrität der Informationen gewährleistet. Der CUFE wird mit einem SHA384-Algorithmus verschlüsselt und setzt sich aus den verketteten Daten der Rechnung und dem technischen Schlüssel zusammen.

Durckformat

Durckformat

Eine grafische Darstellung der Rechnung im PDF-Format, einschließlich des QR-Codes, muss bereitgestellt werden.

Archivierung

Archivierung

Sie ist für Emittenten und Empfänger während des im Steuergesetz festgelegten Zeitraums obligatorisch.

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 Die gesammelten persönlichen Daten werden von den Unternehmen innerhalb der EDICOM-Gruppe verarbeitet, um Kontaktanfragen zu bearbeiten und/oder angeforderte Dienstleistungen zu erbringen. Sie können Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten gemäß den Bestimmungen der Datenschutzrichtlinie ausüben.

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In Kolumbien werden gemäß dem vom DIAN definierten Modell der elektronischen Rechnungsstellung die elektronischen Rechnungssteller automatisch zu elektronischen Empfängern. Daher ist es für Unternehmen, die viele Transaktionen mit dem Kauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen durchführen, unerlässlich, über eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung zu verfügen, mit der sie ihre Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung effizient und elektronisch verwalten können.
1

Konnektivität

Interoperabilität unserer Lösung mit dem DIAN-System, um den Status des Dokuments abzufragen.

2

Integration

Wir integrieren die empfangenen elektronischen Dokumente fast in Echtzeit in jedes interne Verwaltungs- oder Buchhaltungssystem.

3

Verwaltung der Empfangsbestätigungen

In Übereinstimmung mit dem Gesetz 2155 erstellen und versenden wir Empfangsbestätigungen sowohl an den Rechnungsaussteller als auch an das DIAN, um den Nachweis für den Steuerabzug zu erbringen.

4

Elektronische Aufbewahrung

Wir speichern die eingegangenen Rechnungen und die entsprechenden Bestätigungen in einer einzigen elektronischen Datei, die den Wert eines gesetzlichen Nachweises hat.

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Rechnung in Kolumbien

Diese Fragen wurden von unseren eigenen Kunden gestellt.

Dieser Code ermöglicht es, die Rechnung eindeutig zu identifizieren und garantiert außerdem die Integrität der Information. Der CUFE wird anhand des Algorithmus SHA384 verschlüsselt und besteht aus verketteten Rechnungsdaten und dem technischen Schlüssel. 

Die digitale Signatur wird anhand eines digitalen Zertifikats erstellt, das von einer durch die ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia) akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wird.
EDICOM XX ist von der ONAC als Offene Zertifizierungsstelle für die Ausstellung von elektronischen Zertifikaten wie digitalen Signaturen autorisiert.

Das RADIAN-System wurde von der DIAN für die Kommerzialisierung von Rechnungen in Kolumbien geschaffen. Elektronische Verkaufsrechnungen müssen, um gültig zu sein, über die RADIAN-Plattform registriert und validiert werden. Mit diesem System will die Regierung die Abfrage und Rückverfolgbarkeit dieser Dokumente erleichtern.

Hier können Sie mehr über diesen Artikel erfahren: Kolumbien regelt die Registrierung der elektronischen Rechnung über die RADIAN-Plattform.

Dies ist der Prozess, der an den Rechnungen, elektronischen Lastschriften und Gutschriften, die erstellt und an das DIAN übermittelt werden, durchgeführt wird, um zu überprüfen, ob sie den vom Unternehmen im technischen Anhang definierten Regeln entsprechen; dieser Prozess wird in einem Bruchteil von Sekunden durchgeführt, so dass das Dokument später zusammen mit dem Validierungsbeleg an den Käufer geliefert wird, wodurch es zu einem Beleg mit steuerlichen Auswirkungen wird.

In den Entschließungen 00020 und 00030 wird der Empfang von Rechnungen nicht erwähnt, doch muss ein elektronischer Aussteller in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Wenn ein Kommunikationsproblem im DIAN-Webdienst auftritt, wird eine Fehlermeldung 500 ausgegeben, die anzeigt, dass der Dienst nicht funktioniert. In diesem Moment wird die Option, die Rechnung ohne vorherige Validierung an den Acquirer zu senden, automatisch aktiviert.

Bei dem unterstützten Rechtsdokument handelt es sich um XML, wobei alle darin enthaltenen Informationen genau den Informationen entsprechen müssen, die in der grafischen PDF-Darstellung der Rechnung veröffentlicht werden.

Gemäß den Bestimmungen der Entschließungen 00020 und 00030 wird das Vorvalidierungsmodell etwa 264 Validierungen verarbeiten, einschließlich obligatorischer oder fakultativer Felder (je nach Art des Geschäfts). Bei der Bearbeitung neuer Felder in der XML-Datei ist es erforderlich, solche Änderungen in der grafischen Darstellung vorzunehmen. Ein Beispiel ist die NIT-Prüfziffer, die im neuen Modell sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger der elektronischen Rechnung obligatorisch ist.

Beim neuen Modell der Vorvalidierung gibt es keine zeitlichen Beschränkungen. DIAN muss in Echtzeit antworten (synchrones Modell).

In dem vom DIAN veröffentlichten Dossier heißt es: "Gemäß den Bestimmungen von Artikel 616-1 Absatz 1 des durch das Gesetz 1943 von 2018 geänderten Steuergesetzes "...Wenn die vorherige Validierung der elektronischen Rechnung aus technischen Gründen, die der Nationalen Steuer- und Zolldirektion - DIAN oder einem zugelassenen Lieferanten zuzuschreiben sind, nicht durchgeführt werden kann, ist die zur Rechnungsstellung verpflichtete Partei berechtigt, die elektronische Rechnung ohne vorherige Validierung an den Erwerber zu liefern. In diesen Fällen gilt die Rechnung mit der Lieferung an den Erwerber als ausgestellt und muss innerhalb von 48 Stunden nach Behebung der technischen Probleme an die Direktion für Steuern und Zoll - DIAN oder an einen zugelassenen Lieferanten zur Validierung geschickt werden. In jedem Fall ist der Rechnungssteller für die Übermittlung der elektronischen Rechnung zur Validierung und für die Lieferung an den Erwerber nach der Validierung verantwortlich".

Die Rechnung für unvorhergesehene Ausgaben bleibt bestehen und wird verwendet, wenn technische Gründe vorliegen, die der Direktion für nationale Steuern und Zölle - DIAN oder einem zugelassenen Lieferanten zuzuschreiben sind.

Die elektronische Rechnungsstellung kann durchgeführt werden:

    •  
  • Direkt über die vom E-Invoicing-Anbieter bereitgestellte Software.
  • Über die vom DIAN bereitgestellte kostenlose Lösung.
  • Über einen von der DIAN akreditierten Technologieanbieter.

In diesen Fällen kann die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtete Person eine Rechnung und/oder gleichwertige Dokumente ausstellen, indem sie u.a:

    •  
  • Scheckbuch oder Papierrechnung.
  • Computer-Rechnung.
  • Kassenbon der Registrierkasse.

Es ist erforderlich, dass die Genehmigung für die Rechnungsnummerierung des/der zu verwendenden Systems/Systeme in Kraft ist. Sobald die Unannehmlichkeiten überwunden sind, muss er mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen und die Rechnungen und/oder gleichwertigen Dokumente, die während der Unannehmlichkeiten ausgestellt wurden, im Generationsformat an die DIAN übermitteln (Beschlüsse 0019, 0055 von 2016 und 000002 vom 3. Januar 2019).

Im Falle von kommerziellen Unannehmlichkeiten muss die zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtete Partei das DIAN über die kommerziellen Gründe informieren, die die Ausstellung der elektronischen Rechnung verhindern, indem sie das System für Anfragen, Beschwerden und Reklamationen auf der Website der oben genannten Einrichtung nutzt.

Ja, es muss eine Nummerierung beantragt werden.

In Fällen, in denen die Ausstellung elektronischer Rechnungen aufgrund technischer und/oder kommerzieller Unzulänglichkeiten des Rechnungsstellers nicht möglich ist, muss dieser auch eine Genehmigung für die Nummerierung haben, um Rechnungen auf Papier oder per Scheckbuch, Computer und POS auszustellen.

Sobald sich der Betrieb normalisiert hat, übermittelt das Unternehmen, das die elektronische Rechnungsstellung vornimmt, die ausgestellten elektronischen Rechnungen im Generierungsformat innerhalb von 48 Stunden nach Aufhebung des Ausnahmezustands.

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