Die E-Rechnung in Ruanda: Electronic Invoicing System (EIS)

Die E-Rechnung in Ruanda nennt sich Electronic Invoicing System (EIS) und ist seit dem 1. Januar 2021 Pflicht. Die Übermittlungen von Rechnungen an die Steuerbehörde in Ruanda, die RRA, besteht aus mehreren Schritten. Die Daten können dabei über eine API übertragen werden.

Für die Ausstellung von Rechnungen müssen sogenannte Electronic Billing Machines (EBMs) verwendet werden. Dies umfasst B2B- als auch B2C-Rechnungen. Die Rechnungen müssen direkt im Landen bzw. an dem Ort an dem die Transaktion bzw. der Verkauf durchgeführt wird, ausgestellt werden. Über die EBM werden die Menge, der Preis und die Artikelnummer erfasst. Die Rechnung wird dann ausgedrucht und an den Käufer übergeben. Der Verkäufer ist dazu verpflichtet eine Kopie der Rechnung aufzubewahren.

Die Pflicht gilt für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 20 Millionen FRW und für Unternehmen mit einem Umsatz von über 5 Millionen FRW im letzten Quartal . Darüber hinaus können Unternehmen mit einem kleineren Jahresumsatz ihre Rechnungen auf freiwilliger Basis gemäß den EIS-Vorgaben ausstellen.

Electronic Billing Machine (EBM) zur Erstellung von E-Rechnungen

Im Mai 2021 hat die ruandische Steuerbehörde die Unternehmen darüber informiert, dass eine der fünf möglichen Optionen zur Ausstellung von E-Rechnungen nutzen müssen. Die sogenannten EBMs funktionieren wie folgt:

1. E-Rechnungs-Software: Eine Software, die auf dem Computer installiert wird. Diese Option ist besonders für große und mittlere Unternehmen geeignet.
2. E-Rechnungs-Applikation: Eine Applikation auf dem Smartphone, die per SMS eine Rechnung mit dem erforderlichen Inhalt und einem Link zu den Rechnungsdetails ausstellt. Diese Option steht ausschließlich Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 20 Millionen FRW zur Verfügung.
3. Online-Anwendung: Eine webbasierte Anwendung für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen und deren Jahresumsatz nicht größer ist als 20 Millionen FRW.
4. Online Sales Data Controller: Für Unternehmen, die über eine eigene Software für die Rechnungsausstellung verfügen und Rechnungen über das Internet versenden. Diese Option macht eine direkte Integration mit der ruandischen Steuerbehörde (RRA) erforderlich. Die Einrichtung kann über die folgende E-Mail-Adresse beantragt werden: cis_sde_certification@rra.gov.rw.
5. Virtual Sales Data Controller: Mit dem Online Sales Data Controller vergleichbar. Der Unterschied besthet darin, dass die Anwendung auch offline funktioniert. Auch dieses System erfordert eine Integration mit der RRA.