Die E-Rechnung auf den Philippinen: Electronic Invoicing System – EIS

Elektronische Rechnung auf den Philippinen

Die Philippinen machen Fortschritte bei der Einführung des neuen elektronischen Rechnungssystems mit der Bezeichnung Electronic Invoicing System - EIS. Das Bureau of Internal Revenue (BIR) ist die Behörde, die für die Umsetzung der Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land zuständig ist. 

Ende 2024 erließ die Regierung das Republikgesetz 12066 (bekannt als CREATE MORE), mit dem das CREATE-Gesetz geändert wurde. Das CREATE MORE-Gesetz macht die Philippinen zu einem attraktiven Standort für Unternehmen, indem es das System der Steueranreize weltweit wettbewerbsfähiger, investitionsfreundlicher, berechenbarer und transparenter macht. Die Steuerverordnung RR Nr. 11-2025 vom Februar 2025 führt neue Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Umsatzsteuererklärung auf den Philippinen ein.

Im Oktober 2025 erlässt das BIR die Steuerverordnung RR 026-2025, in der angekündigt wird, dass die Frist für die erste Gruppe von Ausstellern elektronischer Rechnungen und die Vorbereitung für das e-Reporting bis zum 31. Dezember 2026 verlängert wurde.

Die ersten Unternehmen, die davon betroffen sein werden, sind große Steuerzahler mit einem Umsatz von mehr als 1 Billion Php und Unternehmen des elektronischen Handels. 

Die Verlängerung des Zeitplans bis Ende 2026 soll eine schrittweise und kontrollierte Umsetzung ermöglichen und sicherstellen, dass die Unternehmen genügend Zeit haben, um ihre technischen Systeme anzupassen, ihre Mitarbeiter zu schulen und die Interoperabilität der Daten mit der philippinischen Steuerverwaltung zu gewährleisten. 

Wie funktioniert die neue E-Rechnung auf den Philippinen?

E-Rechnungen müssen zur Registrierung an die zentrale Plattform der Regierung gesendet werden, sobald diese ausgestellt und an die Empfänger zugestellt wurden. Es handelt sich also um ein Steuermeldesystem mit kontinuierlichen Transaktions-kontrollen nach  dem Vorbild Südkoreas. Die Koreanische Agentur für internationale Zusammenarbeit (KOICA) hat die Philippinen bei der Entwicklung dieses Systems unterstützt. 

Die E-Rechnung umfasst Verkaufsrechnungen, Quittungen, Last- und Gutschriften und andere ähnliche Buchhaltungsunterlagen, die elektronisch über das Internet ausgestellt werden.

Das philippinische E-Rechnungssystem setzt sich aus zwei Hauptkomponenten zusammen:

• Strukturierte elektronische Rechnungen: Unternehmen, die in den Geltungsbereich des Mandats fallen, müssen ihren Kunden elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format (JSON) und mit einer digitalen Signatur ausstellen. Diese Rechnungen werden direkt an die Steuerbehörden übermittelt, wobei keine Vorabprüfung oder Vorabgenehmigung erforderlich ist. Die Steuerzahler können das elektronische Rechnungsakkreditierungssystem (EIS) und das Rechnungsübermittlungssystem nutzen, um den Verpflichtungen zur Übermittlung und Registrierung beim BIR nachzukommen.
• Elektronische Umsatzberichte (Electronic Sales Reporting): Neben der Ausstellung von Rechnungen müssen die Unternehmen dem BIR eine Liste der Transaktionen der letzten drei Tage vorlegen. Bei diesem Modell handelt es sich nicht um ein Modell für die Vorabgenehmigung, sondern um ein Modell für die Umsatzberichte nahezu in Echtzeit, und die Informationen können im JSON- oder XML-Format übermittelt werden.

Das philippinische Electronic Invoicing System besteht aus einem Steuersystem für die kontinuierliche Umsatzbnerichterstattung, der kontinuierlichen Transaktionskontrolle, ähnlich wie in Südkorea. Die Koreanische Agentur für internationale Zusammenarbeit (KOICA) hat die Philippinen bei der Entwicklung ihres E-Rechnungssystems unterstützt. 

Die Dokumente müssen dem BIR über die API in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit übermittelt werden, jedoch nie später als 3 Tage nach der Transaktion. Die mit dem BIR ausgetauschten Dokumente müssen im JSON-Format vorliegen, und muss eine JSON-Web-Signatur angewendet werden. Das BIR ist für Übermittlung der entsprechenden Annahme- oder Ablehnungsbescheide zuständig.

Eine elektronische Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Dokumentennummer
• Erstelldatum
• Eindeutige Identifikationsnummer: Mit der Belegnummer verknüpft, um zu Verwechslungen oder Missbrauch zu vergindern
• Informationen zum Verkäufer
• Infortmationen zum Käufer
• Artikelinformationen
• Verkaufspreis
• Umsatzsteuer
• Ermäßigungen 

Globale e-Rechnungsplattform von EDICOM: Der Garant für konformes e-Invoicing auf den Philippinen

Unternehmen, die dieser Regelung unterliegen, müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt formatiert, digital signiert und in Übereinstimmung mit den Standards des Bureau of Internal Revenue (BIR) versendet werden. Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM rationalisiert diesen Prozess und stellt sicher, dass Unternehmen, die auf den Philippinen tätig sind, die gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen.

Die EDICOM-Plattform ist eine vollständig integrierte Lösung, die direkt mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens verbunden ist und die Umwandlung, Validierung und Übermittlung der Rechnungen an das BIR automatisiert. Der Prozess wird in folgenden Phasen abgewickelt:

Erhalt und Umwandlung der Rechnungen

Wenn eine Rechnung im ERP-System des Unternehmens erstellt wird, erfasst die EDICOM-Plattform das Dokument in seinem ursprünglichen Format. Da das BIR im Rahmen des Electronic Invoicing System (EIS) Rechnungen im JSON-Format vorschreibt, konvertiert die Plattform die Daten automatisch, um sie an die erforderliche Struktur anzupassen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Anwendung der elektronischen Signatur

Um die Authentizität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, versieht die EDICOM-Plattform die Rechnung mit einer elektronischen Signatur. Dieser Schritt ist auf den Philippinen unerlässlich, da das BIR die Verwendung elektronischer Signaturen vorschreibt, um die Legitimität der Dokumente zu bestätigen und Änderungen nach ihrer Ausstellung zu vermeiden.

Rechnungssendung an das EIS-Systems des BIR

EDICOM automatisiert den Überweisungsprozess, indem es ausstehende Rechnungen automatisch identifiziert und an das Electronic Invoicing/Receipting System (EIS) des BIR übermittelt, sobald sie validiert wurden. Durch dieses Verfahren werden manuelle Fehler minimiert und die Einhaltung der philippinischen Steuervorschriften in Echtzeit gewährleistet.

Automatische PDF-Rechnungserstellung und Kundenbenachrichtigung

Für Unternehmen, die ihren Kunden Rechnungen im PDF-Format zur Verfügung stellen müssen, bietet EDICOM eine automatisierte Lösung. Die Plattform generiert eine PDF-Version der Rechnung und veröffentlicht sie sicher für den Empfänger. Zusätzlich wird eine E-Mail-Benachrichtigung verschickt, so dass der Kunde die Rechnung einfach herunterladen kann. Damit entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen manuell zu versenden, und es wird eine frist- und formgerechte Zustellung garantiert.

Warum entscheiden sich Unternehmen auf den Philippinen für EDICOM?

Die Global e-Invoicing Platform von EDICOM wurde speziell für die Anforderungen auf den Philippinen entwickelt und hilft Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren. Ihre wichtigsten Vorteile sind:

• Nahtlose ERP-Integration: Vollständige Konnektivität mit bestehenden Systemen, Reduzierung des manuellen Aufwands und Minimierung von Fehlern.
• BIR-Konformität: Stellt sicher, dass Rechnungen im JSON-Format mit elektronischer Signatur versendet werden, in Übereinstimmung mit den EIS-Vorschriften.
• Echtzeit-Automatisierung: Automatische Verarbeitung, Validierung und Übermittlung von Rechnungen, Verringerung des Verwaltungsaufwands.
• Sichere digitale Transaktionen: Implementierung einer elektronischen Signatur, um die Echtheit jeder Rechnung zu garantieren.
• Effizienter Rechnungsversand: Automatische Benachrichtigung und Zugriff auf Rechnungen über ein sicheres Online-Portal.

Mit der Implementierung der EDICOM-Plattform können Unternehmen auf den Philippinen die elektronische Rechnungsstellung sicher verwalten, ihre betriebliche Effizienz verbessern und die Risiken der Einhaltung von Vorschriften minimieren.