VeriFactu, das Rechnungsprüfungssystem zur Bekämpfung des Steuerbetrugs in Spanien

Der Königliche Erlass 1007/2023 verpflichtet Unternehmen und Gewerbetreibende, mit computergestützten Rechnungsstellungssystemen (SIF) zu arbeiten, die Buchhaltungs-, Rechnungs- oder Verwaltungsprozesse unterstützen, die die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit von Rechnungsunterlagen gewährleisten. Alternativ dazu ist die Verwendung von VeriFactu-Systemen für die Übermittlung von Rechnungsunterlagen an die staatliche Steuerverwaltung (AEAT) zulässig.

Gesetz 11/2021 gegen Steuerbetrug in Spanien

Das Gesetz 11/2021 über Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Steuerbetrug zielt darauf ab, die Manipulation von Buchhaltungsdaten zu verhindern, die eine doppelte Buchführung oder die Änderung von Aufzeichnungen über durchgeführte Transaktionen ermöglichen würde. Dieses Gesetz verpflichtet die Hersteller, Vermarkter und Nutzer, dafür zu sorgen, dass die EDV- oder elektronischen Systeme und Programme, die die Buchführungs-, Fakturierungs- oder Verwaltungsprozesse der Wirtschaftstreibenden unterstützen, die Integrität, Erhaltung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gewährleisten, ohne Interpolationen, Auslassungen oder Änderungen, die nicht ordnungsgemäß in den Systemen selbst vermerkt sind. Damit soll die so genannte "Software mit doppeltem Verwendungszweck" oder Computerprogramme verboten werden, die es den Nutzern ermöglichen, "B-Konten" zu führen, um Rechnungen ausstellen zu können, ohne diese zu deklarieren.

Ziel dieses Gesetzes ist es, die Digitalisierung von KMU, Kleinstunternehmen und Selbstständigen in Spanien voranzutreiben und gleichzeitig die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern und den Kampf gegen Steuerbetrug zu verstärken.

Was ist SIF und was ist VeriFactu?

Ein zugelassenes SIF oder computergestütztes Rechnungsstellungssystem ist ein System, das den technischen Anforderungen des Königlichen Erlasses 1007/2023 entspricht und das alle Unternehmen oder Freiberufler, die ihre Rechnungen nicht manuell ausstellen, für die Erstellung und Ausstellung ihrer Rechnungen verwenden müssen. Und ein Verifizierbares Rechnungsausstellungssystem oder VeriFactu, ist ein System, das der staatlichen Steuerbehörde (AEAT) Rechnungsunterlagen übermitteln kann. 

Es gibt 2 Möglichkeiten, die Verordnung «VeriFactu» einzuhalten:

• Wählen Sie ein VeriFactu-System oder ein System zur Ausstellung prüfbarer Rechnungen, das die Rechnungsunterlagen automatisch an die AEAT übermittelt.
• Entscheiden Sie sich für ein computergestütztes Rechnungsstellungssystem (SIF), das den Grundsätzen der Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsunterlagen entspricht.

Wer ist von der Verordnung «VeriFactu» betroffen?

Die "VeriFactu-Verordnung" gilt für das gesamte spanische Hoheitsgebiet, wobei die in den Sonderregelungen für die Kanarischen Inseln, Ceuta und Melilla festgelegten Besonderheiten berücksichtigt werden. Im Falle der Foralgebiete Baskenland und Navarra gilt die Verordnung nur für die entsprechenden Steuerpflichtigen, die ihren steuerlichen Wohnsitz im gemeinsamen Gebiet haben.

Die von dieser Verordnung betroffenen Unternehmen und Gewerbetreibenden sind diejenigen, die Rechnungen ausstellen, mit Ausnahme der Steuerpflichtigen, die zur sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) verpflichtet sind, außer in Ausnahmefällen. Daher wird die "VeriFactu-Verordnung" auf die folgenden Steuerpflichtigen anwendbar sein, die computergestützte Rechnungsstellungssysteme (SIF) verwenden, auch wenn sie diese nur für einen Teil ihrer Tätigkeit nutzen:

• IS-Steuerpflichtige, mit Ausnahme von steuerbefreiten Einrichtungen. Für teilweise steuerbefreite Einrichtungen gilt die Verpflichtung ausschließlich für Transaktionen, die sowohl steuerpflichtige als auch nicht steuerbefreite Einkünfte erzeugen.
• Steuerpflichtige mit persönlichem Einkommen, die eine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.
• IRNR-Steuerpflichtige, die ihr Einkommen über eine Betriebsstätte beziehen.
• Körperschaften, die unter das System der Einkommensanrechnung fallen und wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben, unbeschadet der Zurechnung von Einkommen, das ihren Mitgliedern zusteht.
• Hersteller und Vermarkter von computergestützten Abrechnungssystemen in Bezug auf ihre Tätigkeit der Herstellung und Vermarktung der den Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellten computergestützten Systeme.

Wann wird die Verordnung «VeriFactu» in Kraft treten?

Der Königliche Erlass 1007/2023 trat am Tag nach seiner Veröffentlichung im Staatsanzeiger, dem 7. Dezember 2023, in Kraft. In Anbetracht der technischen Entwicklung, die die darin vorgesehenen Maßnahmen erfordern, wurden jedoch eine Reihe von Fristen festgelegt, damit sich die verschiedenen Steuerpflichtigen an die Anforderungen der neuen Vorschriften anpassen können:

• Die Steuerpflichtigen, die computergestützte Rechnungssysteme verwenden (Unternehmen, Unternehmer, Freiberufler usw.), müssen ihre Systeme bis zum 1. Juli 2025 an die in der Verordnung und ihren Durchführungsbestimmungen festgelegten Anforderungen anpassen lassen.
• Die Hersteller und Vermarkter von computergestützten Rechnungssystemen (SIF) müssen ihre angepassten Lösungen innerhalb von höchstens neun Monaten nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung zur Umsetzung der Verordnung anbieten.

Anforderungen an computergestützte Fakturierungssysteme – SIF

Die "VeriFactu-Verordnung" legt fest, dass die für die Aufzeichnung und Dokumentation der Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen verwendeten EDV-Systeme die Unversehrtheit, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsaufzeichnungen gewährleisten müssen. Darüber hinaus müssen sie in der Lage sein, alle erstellten Rechnungsbelege kontinuierlich, sicher, korrekt, vollständig, automatisch, fortlaufend, unverzüglich und zuverlässig elektronisch an die Steuerbehörde zu übermitteln. Zu diesem Zweck müssen die EDV-Systeme Folgendes leisten:

• Ermöglichung der Eingabe von Rechnungsdaten auf beliebige Weise. 
• Speicherung und Verarbeitung der Rechnungsdaten entweder im Computersystem für die Rechnungsstellung selbst oder mittels eines externen physischen Datenträgers oder durch telematische Übertragung an ein anderes Computersystem, unabhängig davon, ob es sich um ein System für die Rechnungsstellung handelt oder nicht.
• Gleichzeitig oder unmittelbar vor der Ausstellung der Rechnung einen Datensatz zur Rechnungsregistrierung zu erstellen.
• Aufnahme eines Fingerabdrucks oder Hashes in die Registrierungs- und Stornierungsdatensätze, um sie zu verknüpfen und ihre Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Signieren Sie die Rechnungsdatensätze mit dem elektronischen Zertifikat des SIF-Anbieters.
• Ein lesbarer QR-Code auf der Rechnung erleichtert deren Erfassung und Digitalisierung und ermöglicht es dem Empfänger sogar, der AEAT freiwillig Informationen über die Rechnung zu übermitteln.
• Ermöglichung der kontinuierlichen und automatischen Übermittlung aller Rechnungsdaten an die AEAT.
• Erleichterung des sofortigen Zugriffs und/oder der Extraktion von Daten an die AEAT.

Merkmale der Rechnungssätze

Die verwendeten computergestützten Fakturierungssysteme müssen gleichzeitig mit oder unmittelbar vor der Ausstellung jeder Rechnung automatisch einen Registrierungsrechnungsdatensatz erstellen, in dem der zu erstellende Mindestinhalt angegeben ist. Jeder Abrechnungsdatensatz muss Folgendes enthalten:

• Umsatzsteueridentifikationsnummer, Name, Nachname, Vorname oder Name der für die Ausstellung der Rechnung verantwortlichen Person.
• Rechnungsnummer und gegebenenfalls die Rechnungsserie sowie das Ausstellungsdatum und das Datum, an dem die dokumentierten Umsätze getätigt wurden oder die Vorauszahlung eingegangen ist.
• Art der ausgestellten Rechnung, wobei anzugeben ist, ob es sich um eine vollständige oder eine vereinfachte Rechnung handelt, sowie gegebenenfalls die zusätzlichen Angaben, die zur korrekten Identifizierung der Art der ausgestellten Rechnung erforderlich sind.
• Die allgemeine Beschreibung der Transaktionen und der Gesamtbetrag der Rechnung.
• Angabe des Systems bzw. der Systeme, das bzw. die auf die für MwSt.-Zwecke dokumentierten Umsätze angewandt wurde(n), oder anderer Umsätze mit steuerlichen Auswirkungen.
• Angabe, ob der Empfänger der Rechnung der Mehrwertsteuerpflichtige ist.
• Die Steuerbemessungsgrundlage der Umsätze, die Mehrwertsteuerschuld, der/die angewandte(n) Satz/Sätze des Äquivalenzzuschlags und der Betrag des Äquivalenzzuschlags.
• Wenn der Umsatz nicht mehrwertsteuerpflichtig ist, der entsprechende Betrag und der Grund für die Nichtbesteuerung.
• Das Datum, die Stunde, die Minute und die Sekunde, zu denen der Registrierungsrechnungssatz erstellt wurde.

Wenn eine Rechnung fälschlicherweise ausgestellt wurde und der zugehörige registrierte Rechnungsdatensatz storniert werden muss, muss ein Storno-Rechnungsdatensatz erstellt werden, der die für die korrekte Durchführung der Stornierung erforderlichen Informationen enthält. Andererseits enthält die Verordnung Sicherheitsmechanismen, die gewährleisten, dass die Rechnungsdatensätze nicht verändert werden, wie z. B. der Fingerabdruck oder Hash und die elektronische Signatur.

Registrierung von SIF-Ereignissen

Computergestützte Abrechnungssysteme müssen ein Ereignisprotokoll führen, das alle Interaktionen mit dem computergestützten System sowie die durchgeführten Vorgänge und Ereignisse während seiner Nutzung aufzeichnet. Diese Funktionalität der IT-Systeme muss:

• Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit jedes Herunterladens, Ablegens oder Speicherns von Datensätzen.
• Gewährleistung der unveränderlichen Aufbewahrung der Originaldaten, wobei jede Änderung oder Löschung durch Erstellung eines neuen Datensatzes erfasst wird.
• Alle vom System selbst erzeugten Rechnungsdatensätze aufbewahren.
• Ein Register zu haben, das automatisch jede Interaktion, jede durchgeführte Operation, das Starten und Herunterfahren, den Eintritt und das Verlassen des Benutzers und aufgetretene Fehler aufzeichnet.

Wie werden VeriFactu-Rechnungen identifiziert?

Wenn ein Unternehmen oder ein Gewerbetreibender seine gesamten Rechnungsunterlagen an die AEAT übermittelt, muss dieses Verfahren auf den Rechnungen selbst vermerkt werden. Zu diesem Zweck müssen die VeriFactu-Rechnungen die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Sie enthalten einen QR-Code mit einer Reihe von Daten zur Identifizierung der Rechnung.
• Fügen Sie eine Referenz darauf ein, dass sie über ein überprüfbares Rechnungsausstellungssystem mit der Bezeichnung "VERI*FACTU" erstellt wurden.

EDICOM, VeriFactu-Lösung für Unternehmen und Software-Anbieter

EDICOM ist der Technologieanbieter mit dem größten Volumen an elektronischen Rechnungen in Spanien. Unsere Erfahrung in der Entwicklung von Datenintegrationsprojekten umfasst auch die Einführung von Lösungen für die Steuerberichterstattung wie SII (Sofortige Lieferung von Informationen) und Ticket BAI, die die Erklärung der Datensätze im Zusammenhang mit den in den Rechnungen enthaltenen Steuern automatisieren.

Mit der "VeriFactu-Verordnung" wird die Verpflichtung zur Steuerberichterstattung auf der Grundlage von ausgestellten Rechnungen auf 100 % der spanischen Unternehmen ausgedehnt.  Unsere intern entwickelte technologische Plattform ermöglicht es, uns schnell an eventuelle steuerliche Änderungen anzupassen und die Anforderungen an die Verwaltung und den Versand von Rechnungsbelegen mit den folgenden VeriFactu-Lösungen zu erfüllen:  

• VeriFactu Web: Manuelle Lösung für die Registrierung der Rechnungen in der AEAT.
• VeriFactu Integriert: Automatische Lösung für die Registrierung aller Ihrer Rechnungen direkt aus Ihrem ERP mit der AEAT.

Beide Lösungen verwenden einen Hash, der die Rechnungsunterlagen verkettet, die elektronisch signiert werden, um die Rückverfolgbarkeit des Rechnungsprozesses zu gewährleisten. Darüber hinaus enthalten sie einen QR-Code, der das Lesen der Rechnungen erleichtert.

Wenn Ihr Unternehmen hingegen wächst und zu einem Großunternehmen mit einem Umsatz von etwa 6 Millionen Euro werden kann, können Sie sich für den Anschluss an das SII-System entscheiden. Die Einführung der elektronischen MwSt-Verwaltung mit dem SII befreit Sie von den Anforderungen der "VeriFactu-Verordnung", vereinfacht die Einhaltung der Steuervorschriften und verbessert Ihre Verwaltungsabläufe.