E-Rechnung in Ecuador Alles, was Sie wissen müssen, um den Anforderungen der Steuerbehörde SRI gerecht zu werden

Bei der elektronischen Rechnungslegung in Ecuador handelt es sich um ein von der Steuerbehörde (SRI) eingeführtes System, das die Steuerbelege digitalisiert und die physischen Dokumente durch elektronische Dateien mit voller Rechtsgültigkeit ersetzt. Dieses System ermöglicht die Ausstellung, den Empfang und die Aufbewahrung von Belegen auf eine sicherere und flexiblere Art und Weise, die den steuerlichen Anforderungen des Landes entspricht.

Rechtlicher Rahmen für die elektronische Rechnungslegung in Ecuador

Die Einführung der elektronischen Rechnungslegung in Ecuador begann im Jahr 2012, als die Steuerbehörde (SRI) sie durch den Beschluss NAC-DGERCGC12-00105 als operative Option freigab. Von da an begann das Land eine Pilotphase, die auf verschiedene Wirtschaftssektoren ausgedehnt wurde.

Im Jahr 2014 wurde mit dem Beschluss NAC-DGERCGC14-00157 die Verwendung der elektronischen Rechnungslegung für die meisten Steuerzahler verbindlich vorgeschrieben, darunter öffentliche Einrichtungen, Universitäten, Joint Ventures und Anbieter wesentlicher Dienstleistungen. Seitdem hat die SRI je nach Art des Steuerpflichtigen und des Umfangs der Geschäftstätigkeit progressive Eintragungsschemata eingeführt und ein elektronisches System konsolidiert, das heute die zentrale Achse der Steuerkontrolle im Land darstellt.

Jüngste Änderungen der SRI-Vorschriften zur elektronischen Rechnungslegung in Ecuador

Die Steuerbehörde (Servicio de Rentas Internas – SRI) aktualisiert regelmäßig die Vorschriften für die elektronische Rechnungslegung, um sie an neue steuerliche Anforderungen anzupassen und den Steuerzahlern die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern. Diese Änderungen haben direkte Auswirkungen auf die Verfahren zur Ausstellung, Validierung und Aufbewahrung elektronischer Belege. Die wichtigsten Änderungen, die mit den jüngsten Entschließungen eingeführt wurden, sind im Folgenden aufgeführt:

Beschluss Nr. NAC-DGERCGC24-00000008 – 29/02/2024

Dieser Beschluss der SRI legt die ab März 2024 geltenden Quellensteuersätze fest. Die Änderungen betreffen vor allem die Mehrwertsteuer (MwSt.) und die Einkommensteuer, was sich unmittelbar auf die Ausstellung elektronischer Belege und die Buchführung der Unternehmen auswirkt.

• Ein neuer Mehrwertsteuersatz von 13 % wird festgelegt.
• Die Quellensteuersätze werden aktualisiert und liegen je nach Art des Einkommens zwischen 0 % und 10 %.
• Für Zahlungen, die nicht ausdrücklich vorgesehen sind, gilt eine allgemeine Quellensteuer von 2,75 %.
• Für Zahlungen an Gebietsfremde und Gelegenheitsverkehr sind besondere Bestimmungen vorgesehen.
• Zahlungsaggregatoren und Marktplätze dürfen nur einen monatlichen Quellensteuerbeleg ausstellen.
• Der Einbehalt muss zum Zeitpunkt der Zahlung oder bei der Gutschrift des Betrags erfolgen, je nachdem, was zuerst eintritt.

Beschluss NAC–DGERCGC25–00000014 – 27/06/2025

Dieser von der SRI erlassene Beschluss zielt darauf ab, das Verfahren zur Stornierung elektronischer Belege in Ecuador zu regeln. Die neuen Bestimmungen, die am 1. August 2025 in Kraft treten, verstärken die Steuerkontrolle, indem sie klare Regeln festlegen, wann, wie und innerhalb welcher Fristen Belege wie Verkaufsrechnungen, Quellensteuerbescheinigungen und ergänzende Dokumente storniert werden können.

• Eine Stornierung ist nur im Falle eines Irrtums oder wenn die Transaktion noch nicht abgeschlossen ist, zulässig.
• Als „Endverbraucher“ ausgestellte Rechnungen können nicht storniert werden.
• Rechnungen können online oder mit einer Gutschrift storniert werden. Quellensteuer- und Ergänzungsbescheinigungen können nur online storniert werden.
• Die Frist für die Online-Kündigung ist der 10. Tag des auf die Ausgabe folgenden Monats; nach Ablauf dieser Frist kann nur noch eine Gutschrift ausgestellt werden (bis zu 12 Monate).
• Stornierungen, die die Zustimmung des Empfängers erfordern, müssen innerhalb von 5 Arbeitstagen beantwortet werden, andernfalls sind sie ungültig.
• Die Stornierung von ausgehandelten Rechnungen, Steuerrückerstattungsbelegen und Papierbelegen außerhalb der Fristen ist nicht zulässig.
• Bei einer Massenstornierung (mehr als 1.000 Belege) ist ein besonderes Verfahren erforderlich.
• Frühere Beschlüsse werden dahingehend reformiert, dass die Frist von bis zu 4 Tagen für die Übermittlung elektronischer Belege abgeschafft wird. Diese müssen nun unverzüglich übermittelt werden.
• Die Verpflichtung, den Empfänger über jede Änderung des Status des elektronischen Belegs zu informieren, wird festgelegt.

Wer ist in Ecuador verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen?

Seit dem Inkrafttreten der SRI-Beschlüsse ist die Verwendung elektronischer Rechnungen in Ecuador von einer freiwilligen Option zu einer Verpflichtung für eine große Anzahl von Steuerzahlern geworden. Hier erfahren Sie, wer nach den geltenden Rechtsvorschriften verpflichtet ist, elektronische Belege auszustellen:

• Steuerpflichtige, die im Rahmen ihrer regulären Geschäftstätigkeit mit schweren Maschinen oder Lkw-Ausrüstung handeln.
• Natürliche oder juristische Personen, die Transaktionen mit dem Staat über Beträge von 1.000 USD oder mehr gemeldet haben.
• Unternehmen oder Personen, die mit dem Verkauf von Flüssiggas befasst sind.
• Steuerzahler, die im vorangegangenen Steuerjahr Transaktionen mit dem Staat in Höhe von 200.000 bis 300.000 USD verzeichnet haben.
• Natürliche oder juristische Personen mit einem Jahreseinkommen zwischen 100.000,01 und 200.000 Dollar.
• Steuerpflichtige, deren Einkommen die für Kleinunternehmen festgelegte Schwelle überschreitet.

Was ist ein elektronischer Beleg?

Ein elektronischer Beleg ist ein elektronisches Dokument, das in Ecuador getätigte Handels- und Steuertransaktionen unterstützt. Er hat dieselbe Rechtsgültigkeit wie ein physischer Beleg, sofern er die von der SRI festgelegten technischen Anforderungen erfüllt, z. B. im XML-Format vorliegt und eine gültige elektronische Signatur aufweist.

Vom SRI zugelassene Arten von elektronischen Belegen:

• Rechnung
• Abrechnung des Erwerbs von Waren und der Erbringung von Dienstleistungen
• Gutschrift
• Lastschrift
• Quellensteuerbeleg
• Lieferschein

So funktioniert die elektronische Rechnungslegung in Ecuador

Das Modell der elektronischen Rechnungslegung in Ecuador basiert auf einem automatisierten Verfahren, das von der Steuerbehörde (SRI) validiert wurde. Das Verfahren beginnt mit der Erstellung des Belegs im XML-Format durch ein elektronisches Rechnungslegungssystem, das eine gültige elektronische Signatur enthalten muss. Diese Datei wird an die SRI geschickt, die ihre Struktur und ihren Inhalt prüft. Wenn er die technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt, genehmigt die SRI seine Ausstellung und generiert einen einmaligen Genehmigungscode für jeden Beleg.

Nach der Autorisierung wird der Beleg zusammen mit der gedruckten Darstellung des elektronischen Dokuments (RIDE), einer lesbaren Version der XML-Datei, an den Kunden geschickt. Es ist wichtig zu beachten, dass der Empfänger seine Zustimmung zum Erhalt elektronischer Belege gegeben haben muss. Geschieht dies nicht, so ist der Aussteller verpflichtet, den gedruckten RIDE zu liefern. Darüber hinaus müssen sowohl der Emittent als auch der Empfänger die Belege mindestens sieben Jahre lang aufbewahren, damit sie für Steuerprüfungen oder gesetzliche Anforderungen zur Verfügung stehen.

Anforderungen für die elektronische Rechnungslegung in Ecuador

Um in Ecuador elektronische Rechnungen ausstellen zu können, müssen eine Reihe von technischen und administrativen Anforderungen erfüllt werden, die von der SRI festgelegt wurden. Diese gewährleisten, dass die erzeugten Belege gültig und sicher sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

• Sie müssen über ein gültiges elektronisches Signaturzertifikat verfügen, das von einer autorisierten Stelle ausgestellt wurde.
• Sie müssen über ein elektronisches Rechnungslegungssystem verfügen, das Belege im XML-Format gemäß den SRI-Richtlinien erstellt.
• Sie müssen im SRI-Online-Portal registriert sein und über Zugangsdaten verfügen.
• Sie müssen die Genehmigung zur Ausstellung elektronischer Belege über das SRI-System beantragen.
• Sie müssen eine registrierte Lastschriftvereinbarung besitzen.

Pflichten des elektronischen Absenders und Empfängers

Die Ausstellung und Entgegennahme elektronischer Belege bringt eine Reihe von Verantwortlichkeiten mit sich, um die Einhaltung von Rechtsvorschriften und die Rückverfolgbarkeit von Transaktionen gegenüber dem SRI zu gewährleisten. Sowohl die Emittenten als auch die Empfänger sollten sich dieser Verpflichtungen bewusst sein und sie bei ihren Rechnungslegungs- und Verwaltungsprozessen anwenden.

Pflichten des elektronischen Emittenten:

• Holen Sie die Zustimmung des Empfängers zum Versand elektronischer Belege ein.
• Geben Sie Dokumente im XML-Format aus und signieren Sie sie digital.
• Senden Sie jeden Beleg zur Validierung an die SRI, bevor Sie ihn an den Kunden senden.
• Übergeben Sie den RIDE an den Empfänger, wenn dieser den elektronischen Beleg nicht akzeptiert.
• Bewahren Sie Belege mindestens sieben Jahre lang auf.

Pflichten des elektronischen Empfängers:

• Ermächtigen Sie den Lieferanten zum Empfang elektronischer Rechnungen.
• Überprüfen Sie die Gültigkeit der Belege auf der SRI-Website.
• Sicherstellung der elektronischen Speicherung der eingegangenen Dokumente.
• Sicherstellung der Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Belege für künftige Prüfungen.

Globale Plattform für elektronische Rechnungslegung EDICOM

EDICOM ist ein internationaler Technologieanbieter, der sich auf die elektronische Rechnungslegung und die Einhaltung von Steuervorschriften spezialisiert hat. Unsere globale Plattform ermöglicht die automatisierte Ausstellung und den Empfang elektronischer Belege gemäß den Anforderungen der ecuadorianischen Steuerbehörde (Servicio de Rentas Internas, SRI). Die Lösung gewährleistet die Erstellung, Validierung und den Versand von Dokumenten im XML-Format, die elektronisch signiert sind und den geltenden Vorschriften entsprechen.

Dank ihrer SaaS-Technologie optimiert die EDICOM-Plattform die Verwaltungsprozesse, reduziert manuelle Fehler und lässt sich problemlos in ERP-Systeme integrieren. Sie umfasst auch digitale Archivierung, sodass die Belege während des von der SRI vorgeschriebenen Zeitraums sicher aufbewahrt werden können.

Als Spezialist für elektronische Rechnungslegung bietet EDICOM eine skalierbare Plattform, die sich an die Steuervorschriften mehrerer Länder anpassen lässt und die Einhaltung der Steuervorschriften auf internationalen Märkten mit einer einzigen zentralen Lösung erleichtert.