Wie ist die elektronische Rechnung in Kolumnien

Das Ziel der elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien besteht darin, das Steuersystem zu modernisieren und zu digitalisieren, um eine größere Effizienz, Transparenz und Steuerkontrolle zu gewährleisten. Dieses System, das von der Nationalen Steuer- und Zolldirektion (DIAN) geregelt wird, wird ständig weiterentwickelt, um die Steuerverwaltung zu optimieren und die elektronische Erfüllung der steuerlichen Pflichten zu gewährleisten.

Entwicklung der elektronischen Rechnung in Kolumbien

Kolumbien war eines der ersten Länder in Lateinamerika, das die Rechtsgültigkeit elektronischer Rechnungen anerkannte und sie seit 1995 mit Papierrechnungen gleichstellte. Im Jahr 2015 setzte die Nationale Steuer- und Zolldirektion (DIAN) mit der Einführung des Systems für elektronische Rechnungen (SFE) jedoch einen wichtigen Meilenstein, um die Steuerverwaltung zu modernisieren und zu digitalisieren.

Seitdem hat sich das System stetig weiterentwickelt, neue Steuerdokumente wurden aufgenommen und die technischen und regulatorischen Prozesse verbessert. Um die schrittweise Übernahme durch die Steuerzahler zu erleichtern, hat das DIAN gestaffelte Zeitpläne für die Einhaltung der Vorschriften festgelegt und damit die digitale Transformation des kolumbianischen Steuersystems gestärkt.

Elektronisches Fakturierungssystem (SFE) in Kolumbien

Das System der elektronischen Rechnungsstellung (SFE) in Kolumbien funktioniert nach einem Vorvalidierungsmodell, bei dem alle elektronischen Steuerdokumente zunächst zur Überprüfung und Genehmigung an das DIAN geschickt werden müssen. Erst nach der Validierung können sie vom Aussteller an den Endempfänger geliefert werden.

Dieses System gewährleistet die Rechtmäßigkeit der Transaktionen und soll die Einhaltung der Steuervorschriften erleichtern, die Steuerkontrolle verbessern und die Verwendung von Papier reduzieren. Die vom SFE erfassten Dokumente sind:

• Elektronische Verkaufsrechnung
• Validierungsbericht für Papierrechnungen, die aufgrund eines technischen Defekts verwendet wurden
• Beleg für die elektronische Gehaltsabrechnung
• Beleg für Einkäufe bei nicht verpflichteten Rechnungsstellern
• Registrierung von elektronischen Verkaufsrechnungen als Werttitel (RADIAN)
• Elektronische gleichwertige Dokumente

Elektronische Verkaufsrechnungen: Anwendungsbereich und verpflichtete Steuerzahler

Die elektronische Verkaufsrechnung ist das am häufigsten verwendete Steuerdokument im Rahmen des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Kolumbien. Ihre Ausstellung ist für eine große Gruppe von Steuerpflichtigen in Übereinstimmung mit den vom DIAN festgelegten Richtlinien obligatorisch. Die folgenden Steuerpflichtigen müssen dieser Verpflichtung nachkommen:

• Juristische Personen, die Waren vertreiben und/oder Dienstleistungen erbringen.
• Einzelpersonen mit einem Bruttoeinkommen von mehr als 3.500 UVT aus dem Verkauf von Waren und/oder Dienstleistungen.
• Staatliche Auftragnehmer mit einem Einkommen von über 4.000 UVT.
• Personen mit einem Einkommen von weniger als 3.500 UVT, die aber:
  • Verfügen über mehr als eine Verkeufseinrichtung.
  • Immaterielle Werte ausnutzen.
  • Sind Benutzer des Zolls.
• Einzahlungen oder Investitionen über mehr als 3.500 UVT.
• ACRE- Steuerpflichtige im Rahmen der einfachen Besteuerung DOR (RST).

Diese Art von Rechnungen umfasst Modalitäten wie elektronische Kredit-, Debit- und Exportrechnungen und passt sich somit an verschiedene Handelsszenarien an und erleichtert ihre Integration in das digitale Steuersystem des Landes.

Elektronische Gehaltsabrechnung: Was ist das und wie wird sie ausgestellt?

Das Dokument zum Nachweis der elektronischen Gehaltsabrechnung ist Teil des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Kolumbien und ist für Unternehmen, die Einkommen oder Mehrwertsteuer erklären und Zahlungen aus Arbeits- oder Rechtsverhältnissen leisten, obligatorisch. Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, Kosten, Abzüge oder abzugsfähige Steuern vor der DIAN zu belegen.

Das Dokument muss aus den Informationen in der Gehaltsabrechnungs- oder BPO-Software des Unternehmens erstellt werden. Diese Informationen werden in elektronische Dokumente umgewandelt, die digital unterzeichnet und zur Validierung an das DIAN übermittelt werden. Nach der Validierung werden sie zusammen mit ihrer grafischen Darstellung in das interne System integriert und automatisch an die Mitarbeiter versandt. Im Falle von Fehlern müssen nach demselben Verfahren Berichtigungsschreiben ausgestellt werden.

Nach den geltenden Vorschriften müssen diese Dokumente monatlich ausgestellt und innerhalb der ersten 10 Kalendertage des Monats nach der entsprechenden Zahlung übermittelt werden. Es ist nicht zulässig, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Einreichung am Ende des Steuerzeitraums zu konsolidieren. 

RADIAN: Registrierung von e-Rechnungen als wertvolle Sicherheit

Das DIAN hat die RADIAN-Plattform implementiert, um elektronische Verkaufsrechnungen als Sicherheiten zu registrieren, eine wichtige Voraussetzung für deren Verwendung im Factoring. Zu diesem Zweck müssen die Rechnungen neben der Registrierung und Validierung in RADIAN auch bestimmte technische und kommerzielle Anforderungen erfüllen.

Mit diesem System können Unternehmen alle Ereignisse im Zusammenhang mit ihren Rechnungen elektronisch verwalten, wie z. B. Empfangs- oder Annahmebestätigungen, die digital signiert werden müssen. Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, kann eine Rechnung als Wertpapier betrachtet werden.

Um auf der RADIAN-Plattform arbeiten zu können, ist eine DIAN-autorisierte Software erforderlich. EDICOM bietet als zertifizierter Technologieanbieter eine integrierte Lösung, die die Erzeugung, Übertragung und Registrierung von Ereignissen in RADIAN automatisiert, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und den Zugang zum elektronischen Factoring erleichtert.

Elektronische äquivalente Dokumente - Was sind sie und wann gelten sie?

Elektronische Äquivalenzdokumente sind Belege, die die elektronische Verkaufsrechnung in bestimmten Fällen ersetzen, z. B. wenn der Lieferant nicht zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet ist. Diese Dokumente müssen ebenfalls mit einer Software erstellt und vom DIAN validiert werden, wobei die festgelegten technischen Anforderungen zu erfüllen sind.

Eines der bekanntesten ist das Ticket, das von P.O.S.-Systemen generiert wird und üblicherweise an physischen Verkaufsstellen verwendet wird. Darüber hinaus gibt es andere Arten von gleichwertigen Dokumenten, wie z. B. solche, die bei Verkehrsdiensten, Shows, Glücksspielen, Mautgebühren, öffentlichen Diensten und anderen verwendet werden.

Das DIAN legte für diese Dokumente einen Zeitplan für die schrittweise Einführung im Jahr 2024 fest, wobei die Termine je nach Art des Dokuments und der Kategorie des Steuerpflichtigen variierten. Dieser Zeitplan erleichterte die Einführung des Systems und sorgte für einen geordneten Übergang zur vollständigen Digitalisierung der elektronischen Dokumente.

Beschluss 000119/2024: Änderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung

Das DIAN veröffentlichte den Beschluss 000119 aus dem Jahr 2024, mit dem es relevante Änderungen am System der elektronischen Rechnungsstellung in Kolumbien einführte und mehrere Punkte des Beschlusses 000165 aus dem Jahr 2023 anpasste. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

• Äquivalenzoption: Die Steuerpflichtigen konnten je nach Art des Geschäftsvorfalls zwischen der Ausstellung einer elektronischen Verkaufsrechnung oder eines elektronischen Äquivalenzdokuments wählen.
• Verlängerung der Umsetzungsfristen: Die Frist für die elektronische Ausstellung bestimmter gleichwertiger Dokumente, z. B. für öffentliche Dienstleistungen, Personenbeförderung und Erklärungen, wurde um drei Monate verlängert.
• Flugtickets: Es wurde eine Frist von maximal 48 Stunden ab der Reservierung im GDS-System für die Ausstellung des elektronischen Ersatzdokuments für das Flugticket festgelegt.

Umsetzung des RIPS im Gesundheitsbereich

Das kolumbianische Gesundheitsministerium hat den Beschluss Nr. 1884 veröffentlicht, mit dem die Fristen für die Einführung des individuellen Registers für die Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen (RIPS) als Unterstützung für die elektronische Rechnungsstellung im Gesundheitswesen verlängert werden. Dieser Übergang wurde in drei Phasen definiert, je nach Komplexität der Leistungserbringer, mit Startterminen zwischen Oktober 2024 und April 2025.

Wird ein RIPS nicht validiert, muss die Einrichtung die elektronische Abrechnung ohne die für den Gesundheitssektor spezifischen Felder ausfüllen und das RIPS gemäß Beschluss 3374 aus dem Jahr 2000 einreichen. Darüber hinaus können die Anbieter bis Dezember 2025 RIPS für bereits erbrachte Leistungen einreichen.

Neue Leistungserbringer, die sich nach September 2024 in das amtliche Register (REPS) eintragen lassen, müssen ab April 2025 mit der Übermittlung dieser Dateien beginnen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, einen geordneten Übergang zu erleichtern und die Einhaltung der technischen und rechtlichen Vorschriften im Gesundheitssektor zu gewährleisten.

EDICOM, vom DIAN zugelassener Lieferant für die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien

EDICOM ist ein von der DIAN zugelassener Technologieanbieter für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Kolumbien. Diese Akkreditierung garantiert, dass das Unternehmen alle technischen, rechtlichen und finanziellen Anforderungen des Dekrets 2242 von 2015 erfüllt.

Zu den Bedingungen, die EDICOM erfüllt, gehören die Aktualisierung des Einheitlichen Steuerregisters (RUT), die Eintragung in das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, die Zertifizierung nach ISO 27001 im Bereich der Informationssicherheit und die Einhaltung der vorgeschriebenen Schwellenwerte für Eigenkapital und Vermögen. Darüber hinaus verwenden ihre Systeme das vom DIAN standardisierte XML-Format, verwenden eine autorisierte Nummerierung, integrieren eine digitale Signatur und gewährleisten die Authentizität und Integrität jeder Rechnung durch einen eindeutigen elektronischen Rechnungscode (Código Único de Factura Electrónica).

Dank dieser Zertifizierung bietet EDICOM eine umfassende Lösung für die elektronische Dokumentenverwaltung, die nicht nur an die kolumbianischen Steuervorschriften, sondern auch an die Vorschriften mehrerer Länder angepasst ist und es den Unternehmen ermöglicht, effizient und sicher auf den internationalen Märkten zu agieren und die Rückverfolgbarkeit und Konformität ihrer Steuervorgänge zu gewährleisten.