Die E-Rechnung in Kolumbien

Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) hat in Kolumbien eine lange Tradition. Bereits 1995 setzte die Regierung als eines der ersten Länder Lateinamerikas die E-Rechnung der Papierrechnung gleich. Nach mehreren Initiativen markierte das Jahr 2015 ein Schlüsseldatum in der Entwicklung dieses Systems im Land, als die Nationale Steuer- und Zollbehörde (DIAN) das E-Rechnungsstellungssystem - SFE - einführte. Seit der Einführung wurde das System ständig verbessert und weitere Steuerdokumente wurden aufgenommen.

Durch die stetige Weiterentwicklung ist die E-Rechnung ein wichtiger Faktor für die digitale Transformation des Steuersystems des Landes geworden. Im Folgenden informieren wir Sie über die Funktionsweise der E-Rechnung und die wichtigsten Gesichtspunkte des kolumbianischen Steuersystems.

Das E-Rechnungssystem (SFE)

Das kolumbianische System für die E-Rechnung folgt einem Modell der vorherigen Validierung. E-Rechnungen müssen ebenso wie die übrigen elektronischen Steuerdokumente zuvor an die DIAN zur Validierung übermittelt werden. Nach der Validierung durch die DIAN werden sie von den Erstellern an die Empfänger übermittelt.

Das E-Rechnungsstellungssystem umfasst:

• Elektronische Verkaufsrechnung
• Bericht zur Validierung von Scheckbuch- oder Papierrechnungen, die aufgrund von technischen Problemen des Rechnungsstellers ausgestellt wurden
• Anhang der elektronischen Gehaltsabrechnung
• Unterstützungsdokument für Akquisitionen
• Registrierung von elektronischen Verkaufsrechnungen (RADIAN)
• Äquivalente Dokumente

Für wen gilt die E-Rechnung?

Die DIAN hat einen stufenweisen Roll-Out festgelegt, um die Implementierung der verschiedenen elektronischen Steuerdokumente zu erleichtern. Je nach Art der Rechnung oder des Steuerdokuments gelten daher für die Unternehmen unterschiedliche Fristen.

Elektronische Verkaufsrechnungen

Von allen Steuerdokumenten, die in dem System der E-Rechnungsstellung enthalten sind, ist die elektronische Verkaufsrechnung am weitesten verbreitet und befindet sich in der Endphase der Implementierung. Derzeit ist die elektronische Verkaufsrechnung für die folgenden Personen und Organisationen verpflichtend:

• Juristische Personen, die Waren und/oder Dienstleistungen verkaufen
• Natürliche Personen mit einem Bruttoeinkommen von mehr als 3.500 Unidad de Valor Tributario (UVT), die Waren und/oder Dienstleistungen mit einem verkaufen
• Natürliche Personen mit einem Bruttoeinkommen von mehr als 4.000 UVT, die Vertragspartner des Staates sind. Andere natürliche Personen mit einem Einkommen von weniger als 3.500 UVT aber:
• mit mehr als einer gewerblichen Niederlassung,
• Nutzung von immateriellen Gütern, oder
• Benutzer des Zolls.
• Sendungen und Investitionen von mehr als 3.500 UVT
• Steuerpflichtige Peronen und Organisationen, die sich für die einfache Besteuerung (RST) entschieden haben.

Die elektronische Verkaufsrechnung umfasst elektronische Gutschrifts-, Debitoren- und Exportrechnungen.

Anhang der elektronischen Gehaltsabrechnung

Elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnungsabrechnungen wurden kürzlich in das E-Rechnungsstellungssystem aufgenommen. Die Verwendung elektronischer Gehaltsabrechnungen ist für Personen verpflichtend, die dieses Dokument zum Nachweis von Kosten, Abzügen oder abzugsfähigen Steuern in der Einkommen-steuererklärung benötigen. Die Umsetzung begann am 1. September 2021.

Begleitdokument für Acquisitionen

Das Begleitdokument ist das Dokument, das die Käufer erstellen müssen, wenn sie Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten erwerben, der nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen auszustellen. Der Zweck dieses Dokuments besteht darin, die Transaktion zu akkreditieren und Kosten, Abzüge oder abzugsfähige Steuern für die Steuererklärung zu belegen.

Ab dem 2. Mai 2022 müssen elektronische Rechnungssteller, die Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten erwerben, die nicht zur Ausstellung einer Verkaufsrechnung verpflichtet sind, ein elektronisches Begleitdokument zur Validierung durch die kolumbianische Steuerbehörde DIAN erstellen und übermitteln. Dabei müssen die Vorgaben des Anexo técnico Documento Soporte 1.1 erfüllt sein.

Äquivalente Dokumente

Bestellscheine, die an der Verkaufsstelle zur Bezahlung einer Ware oder Dienstleistung ausgestellt werden, müssen elektronisch ausgestellt werden.  Die entsprechenden Dokumente sind die folgenden:

• Das Ticket von Registrierkassen mit P.O.S.-Systemen
• Die Eintrittskarte für das Kino
• Fahrkarte für den Personenverkehr
• Die Erklärung wird von Treuhandgesellschaften, Investmentfonds, kollektiven Investmentfonds, ausländischen Investmentfonds, Investmentfonds auf Gegenseitigkeit, Wertpapierfonds, Pensions- und Abfertigungsfonds ausgegeben
• Flugtickets oder Fahrkarten für die Personenbeförderung im Luftverkehr
• Der Schein, der Bruchteil oder das Formular bei Glücksspielen, die nicht örtlich begrenzt sind
• Dokumente der Operationen der Agrarbörse und anderer Waren
• Eintrittskarten für die öffentlichen Veranstaltungen

Anforderungen für die Ausstellung von E-Rechnungen

• Das Unternehmen muss von der DIAN als Aussteller von elektronischen Rechnungen zugelassen sein
• Ein digitales Zertifikat, das von einer von der Nationalen Akkreditierungsstelle Kolumbiens (ONAC) akkreditierten Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde
• Eine elektronische Rechnungssoftware, die von einem von der DIAN zugelassenen Softwaredienstleister (TSP) bereitgestellt wird

Chronologie der E-Rechnung in Kolumbien

• 1995: Artikel 37 des Gesetzes 223 stellt die E-Rechnung mit der Papierrechnung gleich.
• 2007: Erste Vorschriften für die E-Rechnungsstellung. Die Ausstellung, Übermittlung, Annahme und Aufbewahrung auf digitalem Wege werden ebenso wie die technischen Spezifikationen des Systems durch das Dekret 1929 und den Beschluss 14465 festgelegt.
• 2015: Verabschiedung des Dekrets 2242, das ein neues E-Rechnungsstellungs-system regelt, mit dem die Fehler des bisherigen Rechnungsstellungsmodells behoben wurden.
• 2016: Start des Pilotprojekts, an dem insgesamt 58 kolumbianische Unternehmen teilgenommen haben und an dem EDICOM aktiv mitgewirkt hat, um mögliche Fehler im Rechnungsstellungsmodell zu erkennen und zu korrigieren.
• 2019: Der Zeitplan für die Implementierung der E-Rechnung wird nach dem vom der DIAN aufgestellten Zeitplan begonnen.
• 2020: Die Vorschriften für die Ausstellung von E-Rechnungen werden geändert.
• 2021: Einführung der elektronischen Gehaltsabrechnung und der RADIAN-Plattform.

Ziele der E-Rechnung

• Steuerliche Kontrolle. Die kolumbianische Regierung versucht, die Steuerhinterziehung durch den Einsatz des elektronischen Systems zu reduzieren. Die E-Rechnung ist ein wichtiges Instrument zur Vorbeugung von Steuerhinterziehung und zur Optimierung des Steuererhebungsverfahrens. Die DIAN schätzt, dass der kolumbianischen Regierung jährlich 15 Milliarden Dollar an Umsatzsteuereinnahmen entgehen.
• Digitalisierung der Verwaltung durch der E-Rechnung. Kolumbien tritt in die Fußstapfen anderer lateinamerikanischer Länder wie Mexiko, Brasilien und Chile, die führend in der Entwicklung der elektronischen Verwaltung sind. Die E- Rechnung ist ein Schlüsselelement auf dem Weg zum E-Government. In diesem Sinne hat die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für das Land folgende Vorteile:
• Kosteneinsparungen durch die Abschaffung von Papier und manuellen Verfahren sowie die Verringerung von Fehlern durch die Automatisierung von Prozessen.
• Umweltvorteile durch Verringerung der CO2-Emissionen des Papier-verbrauchs und der Energiekosten für den Transport.
• Einheitliche Verfahren durch die Automatisierung von Abläufen.
• Erhöhte Sicherheit der Verfahren durch die Einführung von Authentizitäts-mechanismen wie elektronische Signaturen.
• Förderung der Rechnungslegung und der steuerlichen Transparenz.
• Förderung von Auslandsinvestitionen und der Wettbewerbsfähigkeit des Landes dank der Steuerkontrolle.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile für die Unternehmen mit sich, die sich letztlich in Kosteneinsparungen niederschlagen. Daher sind die Investitionen in die Software, die für die Einführung dieses Systems erforderlich sind, äußerst rentabel.

• Direkte Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck, Versand von Rechnungen per Post und deren Aufbewahrung.
• Die Automatisierung des Prozesses bedeutet auch, dass die Produktivität in den Verwaltungsabteilungen steigt und mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
• Automatisierung und Integration von Rechnungseingangsprozessen. E-Dokumente können automatisch in die internen Systeme und die Buchhaltung integriert werden. Die Rechnungen werden fast ohne menschliches Zutun zur Zahlung vorbereitet.
• Höhere Effizienz und Ausschaltung menschlicher Fehler durch Automatisierung und vollständig integrierte Verarbeitung.
• Kürzere Liefer- und Zahlungsfristen. Die Prozesse der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs sind effizienter und unmittelbarer. Fehler bei der Erstellung von Rechnungen und deren Eingabe in die Buchhaltung werden vermieden.
• Höhere Sicherheit. Rechnungen werden über private Netze oder über spezielle Protokolle wie AS2, FTPS oder Web Services versandt. Digitale Signaturen gewährleisten außerdem die Integrität, Herkunft und Authentizität der Rechnungen.
• Flexible und sichere Aufbewahrung im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Originale und signierte Dokumente werden mindestens so lange aufbewahrt, wie es die geltende Gesetzgebung vorschreibt. Dies reduziert die Lagerkosten und erleichtert die Einsichtnahme in alte Rechnungen.
• Eliminierung des Risikos, physische Dokumente zu verlieren, durch sichere Aufbewahrung und Einsichtnahme in die Rechnungen auf elektronischem Wege.

EDICOM, DIAN-zugelassener Softwareanbieter für die E-Rechnung

EDICOM ist ein zugelassener Softwareanbieter für die E-Rechnung in Kolumbien. Um diese Genehmigung des DIAN zu erhalten, hat EDICOM alle in Artikel 12 des Dekrets 2242 von 2015 festgelegten Kriterien erfüllt:

• Ein gültiges und aktualisiertes einheitliches Steuerregister (RUC)
• Akkreditierung nach ISO 27001 für Informationssicherheitsmanagementsysteme
• Von einem Wirtschaftsprüfer oder Steuerprüfer unterzeichnete Bescheinigung über die Finanzlage des Unternehmens, aus der hervorgeht, dass die liquiden Mittel 20.000 UVT und das Anlagevermögen 10.000 UVT übersteigen.
• EDICOM garantiert die Einhaltung der von der DIAN festgelegten Anforderungen für die Ausstellung der E-Rechnung, die in Artikel 3 des Dekrets 2242 von 2015 festgelegt sind:
• Verwenden Sie das von der DIAN festgelegten Standardformats für die elektronische XML-Erstellung
• Eine von der DIAN genehmigte fortlaufende Nummerierung
• Erfüllung der geltenden Anforderungen von Artikel 617 und die besonderen Anforderungen von 512-9 und 512-11 ET.
• Digitale oder elektronische Signatur, die die Authentizität und Integrität gemäß der von der DIAN festgelegten Signaturverfahrfen entsprechen.

Darüber hinaus ist EDICOM als digitale Zertifizierungsstelle von der ONAC befugt, elektronische Zertifikate als digitale Signatur auszustellen, die für die Unterzeichnung von E-Rechnungen und anderer Steuerdokumente wie z. B. elektronischer Gehaltsabrechnungen erforderlich sind.

Die Tatsache, dass EDICOM von der DIAN als Anbieter für die Erstellung von E-Rechnungen und von der kolumbianischen ONAC als digitale Zertifizierungsstelle zugelassen ist, ermöglicht es EDICOM, ein umfassendste technische Lösung für den Austausch elektronischer Dokumente in Kolumbien zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist EDICOM’s Global E-Invoicing Platform in der Lage, nicht nur die Anforderungen der DIAN in Kolumbien zu erfüllen, sondern auch die aller Steuer-behörden in ganz Lateinamerika, Europa und Asien.

EDICOM hat eine Softwarelösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen entwickelt, die an die Spezifikationen der Herkunfts- und Bestimmungsländer von Unternehmen angepasst sind. Die Plattform wird in das ERP- oder interne Verwaltungssystem eines Unternehmens integriert, wodurch die E-Rechnungsstellung automatisiert wird.