e-Invoicing,  Compliance

Modelle der elektronischen Rechnungsstellung: CTC, Clearance, Real-Time, zentralisiert, Interoperabilität, und weitere…

Die elektronische Rechnungsstellung ist im digitalen Zeitalter zu einem wesentlichen Instrument der Unternehmensführung geworden. Es gibt jedoch kein einziges Modell, das weltweit einheitlich angewandt wird. Die einzelnen Länder haben unterschiedliche Ansätze gewählt und ihre E-Invoicing-Systeme an ihre spezifischen rechtlichen, wirtschaftlichen und technologischen Gegebenheiten angepasst.

Diese Vielfalt an Modellen spiegelt die unterschiedlichen Prioritäten und Bedürfnisse der einzelnen Länder wider, von der Verwaltungsvereinfachung und der Verringerung des Steuerbetrugs bis hin zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und der Integration mit neuen Technologien. In diesem Artikel gehen wir auf die Vielfalt dieser E-Invoicing-Modelle ein und untersuchen, wie die verschiedenen Länder ihre eigenen Systeme einführen und welche Auswirkungen dies auf international tätige Unternehmen hat.

Abgesehen von ihren spezifischen Merkmalen lassen sich zwei Methoden der Datenerhebung unterscheiden: Post-Audit Methode und CTC (Continuous Transaction Controls).

Inhaltsverzeichnis [Ausblenden]

Post-Audit-Methode

E-Invoicing-Modelle mit nachträglicher Prüfung sind Systeme, bei denen die Rechnungen direkt vom Aussteller an den Empfänger gesendet werden, ohne dass eine vorherige Genehmigung durch die Steuerbehörden erforderlich ist. Mit anderen Worten, die Steuerbehörden greifen nicht in den Prozess der Ausstellung und des Empfangs elektronischer Dokumente in Echtzeit ein, sondern überprüfen die Transaktionen nachträglich durch Audits.

Schlüsselaspekte der Post-Audit-Methode

  • Direkte Übermittlung: Elektronische Rechnungen werden direkt zwischen dem Aussteller und dem Empfänger ausgetauscht, ohne dass zum Zeitpunkt der Ausstellung eine staatliche Plattform oder ein Vermittler zwischengeschaltet ist.
  • Verantwortung des Steuerpflichtigen: Die Aussteller und Empfänger elektronischer Rechnungen müssen sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen den rechtlichen und technischen Anforderungen der Steuerbehörden entsprechen.
  • Post-Audits: Post-Audit-Modelle ermöglichen eine größere operative Agilität, erfordern aber, dass die Unternehmen genaue und organisierte Aufzeichnungen führen, um Post-Audits erfolgreich bewältigen zu können. Bei diesen Prüfungen werden die Rechnungen daraufhin überprüft, ob sie den steuerlichen Vorschriften entsprechen und ob sie in den Buchhaltungssystemen der Unternehmen korrekt erfasst wurden.
  • Operative Flexibilität: Dieses Modell bietet den Unternehmen mehr Flexibilität und Autonomie bei der Verwaltung ihrer Rechnungsstellungsprozesse, da sie nicht von der sofortigen Bestätigung durch die Steuerbehörden abhängig sind.
  • Regeln und Standards: Obwohl die Steuerbehörden nicht in Echtzeit eingreifen, legen sie Regeln und Standards fest, denen elektronische Rechnungen entsprechen müssen, sowohl was das Format als auch den Inhalt betrifft.

CTC-Methode (Continuous Transaction Controls)

Die Kontrolle und Überwachung von Transaktionen ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung der Vorschriften und die betriebliche Effizienz zu gewährleisten.

Aus diesem Grund verabschieden viele Länder verbindliche Rechtsvorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und übernehmen das CTC-Modell. Bei diesem System muss die elektronische Rechnung in Echtzeit an die nationale Steuerbehörde übermittelt werden. Es ermöglicht den Behörden, Daten über die Geschäftstätigkeit in Echtzeit zu erfassen, und zwar direkt aus dem Austausch von Geschäftsvorgängen oder aus den Verwaltungssystemen der Unternehmen. 

Diese Strategie behebt die Ineffizienzen, die mit Post-Audit-Modellen verbunden sind, bei denen rückwirkende Prüfungen Informationen über Transaktionen lange nach deren Abschluss liefern.

Dies verbessert nicht nur die Transparenz und Genauigkeit der Finanzaufzeichnungen, sondern ermöglicht es den Unternehmen auch, schnell auf Probleme zu reagieren und so das Risiko von Strafen und Bußgeldern zu minimieren.

Im Rahmen des Konzepts der kontinuierlichen Transaktionsüberwachung werden mehrere E-Invoicing-Modelle mit differenzierten Verfahren eingesetzt.

Clearance CTC Modell

Das Clearance-Modell ist dadurch gekennzeichnet, dass jede elektronische Rechnung von der Steuerbehörde validiert oder genehmigt werden muss, bevor sie an den Empfänger gesendet werden kann. Die elektronischen Rechnungen werden in Echtzeit an die nationale Plattform der Regierung gesendet, die Mechanismen wie eindeutige Kennungen und QR-Codes auf jedes Dokument anwendet.

Es ermöglicht eine effiziente und genaue Verwaltung von Steuerinformationen und verringert den Bedarf an rückwirkenden Prüfungen. Es ist das vorherrschende Modell in den meisten lateinamerikanischen Ländern und wurde auch in Saudi-Arabien, Israel, etc....

In Mexiko wird die elektronische Rechnung Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) genannt und ist seit 214 für alle Steuerzahler obligatorisch. Die CFDI wird im XML-Format ausgestellt, was eine automatische Verarbeitung und Datenvalidierung durch die Steuerverwaltung (SAT) ermöglicht. Jede elektronische Rechnung enthält ein digitales Siegel, das ihre Authentizität und Integrität garantiert.

In Saudi-Arabien müssen elektronische Rechnungen über eine API an die zentrale Plattform gesendet werden. Die Plattform setzt die folgenden Sicherheitsmechanismen ein: elektronische Signatur, Generierung eines universell eindeutigen Bezeichners (UUID), Generierung eines Hashes und Einfügen eines QR-Codes.

Interoperabilitätsmodell Peppol CTC

Im interoperablen Modell werden die Steuerinformationen ebenfalls in Echtzeit übermittelt, aber in diesem Fall über Dienstleister für den elektronischen Rechnungsaustausch, die so genannten Access Points. Die Dienstleister haben die Flexibilität, sich untereinander über die auszutauschenden Formate zu verständigen, so dass offene Netze mit einer Vielzahl von interoperablen Formaten und Dienstleistern entstehen.

Ein repräsentatives Beispiel für diesen Ansatz ist das Peppol-Modell, bei dem elektronische Rechnungen oder Dokumente über Peppol-Zugangspunkte ausgetauscht werden, wobei das Peppol-BIS-Format auf der Grundlage von UBL 2.1 oder CII verwendet wird. Bei diesem Verfahren sendet der Verkäufer die Rechnung an seinen Zugangspunkt, der das Dokument an den Zugangspunkt des Käufers weiterleitet, der es schließlich an den Empfänger sendet. Dies wird als das 4-Ecken-Peppol-Modell bezeichnet.

Peppol wird in Ländern wie Belgien, Australien oder Singapur verwendet. Die Steuerzahler müssen strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz und den Peppol-BIS-Standard senden und/oder empfangen.

Das CTC-Modell von Peppol sieht jedoch einen fünften Schlüsselpunkt im Netzwerk vor, indem es die Infrastruktur um eine zentrale Steuerplattform erweitert. Die staatliche Plattform fungiert als fünfter Eckpunkt. Das Peppol CTC-Modell ist ein Hybridmodell, das Elemente bestehender CTC-Modelle mit der Peppol-Infrastruktur kombiniert. Während beim 4-Ecken-Modell der Dokumentenaustausch über die Zugangspunkte läuft, wird beim 5-Ecken-Modell ein Fluss hinzugefügt, bei dem die Zugangspunkte die Dokumente auch an die Fiskalplattform senden.

Zentralisiertes Modell

Beim zentralisierten Modell werden die elektronischen Rechnungen in Echtzeit an die entsprechende nationale Plattform gesendet, die die Dokumente empfängt und verarbeitet. Die zentrale Plattform ist für den Versand des Dokuments an den Empfänger zuständig. 

Dieses Modell wurde von Italien, Polen und Rumänien übernommen.

Italiens elektronisches Rechnungsstellungssystem SdI hat in Europa Maßstäbe gesetzt. Es ist das erste EU-Land, das seine Nutzung sowohl im öffentlichen als auch im privaten Bereich massiv verbreitet hat. Seit 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung mit öffentlichen Verwaltungen, bekannt als FatturaPA, obligatorisch, und seit 2019 ist sie auch für private Unternehmen vorgeschrieben.

In Rumänien ist die Ausstellung und der Empfang elektronischer Rechnungen über das System RO E-Factura, die zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, obligatorisch. Nach der elektronischen Übermittlung der Rechnung weist die Plattform der Rechnung eine Identifikationsnummer zu.

Modell der Berichterstattung in Echtzeit

Die Echtzeit-Erklärung besteht darin, dass die Rechnung in Echtzeit an die Steuerbehörde und anschließend auch an den Empfänger in dem zwischen ihnen vereinbarten Format übermittelt wird. Die nationale Plattform validiert die Rechnung nicht und leitet sie auch nicht an den Empfänger weiter. Sie fungiert lediglich als Aufbewahrungsort für die Rechnungen.

Es gibt mehrere Beispiele für die Verwendung dieses Modells sowohl für die elektronische Rechnungsstellung als auch für die elektronische Mehrwertsteuererklärung.

Dezentrales Modell

Dieses Modell kombiniert mehrere Prozesse aus den oben genannten Modellen. 

Daran beteiligt sind sowohl zertifizierte Dienstleister als auch die zentrale Plattform der Regierung. Das Unternehmen sendet die elektronische Rechnung an seinen zertifizierten Dienstleister, der das Dokument validiert und es an die zentrale Plattform weiterleitet. In der Folge erfolgt der Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen ebenfalls über die Anbieter und nicht über die zentrale staatliche Plattform.

Frankreich und Spanien werden dieses elektronische Rechnungsstellungsmodell einführen.

In Frankreich wird das Public Billing Portal (PPF) eine Schlüsselrolle spielen, indem es alle im Land ausgetauschten elektronischen Rechnungen zentralisiert. Die Unternehmen können ihre elektronischen Rechnungen in Frankreich über PDPs (Platforme de Dématérialisation Partenaires) verwalten.

Diese Plattformen fungieren als von der DGFiP zugelassene Drittparteien, die die Rechnungen validieren, sie an den staatlichen Knotenpunkt (PPF oder Portail Public de Facturation) weiterleiten und sie dem Empfänger über dessen PDP zukommen lassen.

EDICOM-Lösung: Internationale Plattform für elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung in einem globalen Kontext erfordert Lösungen, die seiner Komplexität entsprechen. Aus diesem Grund erleichtert und vereinfacht die EDICOM E-Invoicing-Plattform die globale Einhaltung von Steuervorschriften in den Bereichen B2G, B2B und B2C.

Von einer zentralisierten Umgebung aus können Sie alle Prozesse verwalten, die mit dem Versand und dem Empfang von elektronischen Rechnungen sowie anderen Steuerdokumenten verbunden sind, wie z. B. MwSt.-Berichte, Transportdokumente oder Erklärungen, die von den Steuerbehörden in den Ländern, in denen ein Unternehmen tätig ist, verlangt werden können.

Die EDICOM-Plattform lässt sich in jedes ERP-System (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, ORACLE usw.) integrieren, um die erforderlichen Daten zu extrahieren und die elektronische Rechnung zu erstellen, und ermöglicht die Kommunikation mit den Steuerbehörden in jedem Land, um die Integration gemäß dem jeweils definierten elektronischen Rechnungsmodell durchzuführen. 

Unsere Lösungen sind so konzipiert, dass sie die spezifischen rechtlichen Anforderungen von mehr als 80 Ländern erfüllen. Die E-Invoicing-Plattform automatisiert die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Aufbewahrung von Rechnungen, gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften der Steuerbehörden und verringert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

Eine Plattform. Unendliche Lösungen.

Zentralisieren Sie alle Ihre EDI- und E-Invoicing-Prozesse und erfüllen Sie die lokalen Anforderungen über einen einzigen internationalen Anbieter.

Möchten Sie wissen, wie wir Ihnen helfen können?

EDICOM News Deutschland | Erfahren Sie mehr über e-Invoicing

Wie funktioniert die E-Rechnung in Costa Rica?

Informieren Sie sich über alles Wissenswerte rund um die E-Rechung in Costa Rica.

Die E-Rechnung wird in Saudi-Arabien zur Pflicht: FATOORAH

Die E-Rechnung in Saudi-Arabien wird FATOORAH genannt und gilt für B2B-, B2C- und B2G-Transaktionen

Rumänien: E-Invoicing für B2B und B2C verpflichtend

Die elektronische Rechnungsstellung für B2B ist ab dem 1. Januar 2024 und für B2C ab Januar 2025 verpflichtend