Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein rechtlicher und steuerlicher Ersatz für die Papierrechnung und bietet besondere Sicherheitsbedingungen, um deren Integrität und Authentizität zu gewährleisten.
Die wichtigsten Merkmale der elektronischen Rechnung
Die elektronische Rechnung ist ein rechtlicher und steuerlicher Ersatz für die Papierrechnung. Dieses technische System ist bereits Realität und in allen Regionen der Welt obligatorisch geworden. Doch herrscht trotz der zunehmenden Verbreitung immer noch Verwirrung darüber, was die digitale Rechnungsstellung wirklich mit sich bringt.
Der größte Irrtum besteht darin, dass jede Rechnung, die auf elektronischem Wege versandt und empfangen wird, an sich eine elektronische Rechnung ist. Zusätzlich zu dieser Bedingung müssen eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt sein, damit das digitale Dokument zu einer Alternative mit den gleichen rechtlichen und steuerlichen Eigenschaften wird wie sein Gegenstück in Papierform.
Damit eine elektronische Rechnung als gültiges Originaldokument angesehen wird, muss es 3 wesentliche Bedingungen erfüllen:
Rechnungsformat: Ein mehr oder weniger komplexes digitales Rechnungsformat ist erforderlich: EDIFACT, XML, PDF, X12...
Elektronische Übermittlung: Eine telematische Übermittlung ist erforderlich. Sie muss von einem Computer ausgehen und von einem anderen Computer abgeholt werden.
Integrität und Authentizität: Das Dokument muss unveränderbar sein, um seine Integrität und Authentizität zu gewährleisten.
Wie sieht die elektronische Rechnung weltweit aus?
Damit eine elektronische Rechnung als gültiges Originaldokument angesehen werden kann, muss sie den Anforderungen der Rechtsvorschriften des Landes entsprechen, in dem sie ausgestellt wurde:
Verpflichtend
Verschiedene Regionen haben den Steuerzahlern die elektronische Rechnungsstellung in großem Umfang vorgeschrieben. In Lateinamerika gibt es viele Länder, in denen die Verwendung dieses Fakturierungssystems für 100 % der Aussteller praktisch verpflichtend ist. In Europa haben einige Länder dies zu einem obligatorischen Format in den Beziehungen der öffentlichen Verwaltungen zu ihren Lieferanten gemacht.
Vorbereitende administrative Formalitäten
In einigen Staaten müssen vor der Ausstellung elektronischer Rechnungen bestimmte Formalitäten erfüllt werden, wie z. B. die Eintragung in ein Register, die Ausstellung von Bescheinigungen usw.
Rechnungsformat
In vielen Fällen ist das Format der digitalen Rechnung, in dem das elektronische Dokument erstellt werden muss, definiert und standardisiert, wobei XML die am weitesten verbreitete Sprache ist.
Steuerlicher Kontrollcode
Länder, die die Nutzung elektronischer Rechnungen fördern, um die Steuerhinterziehung einzudämmen, verlangen die Angabe von Kontrollcodes auf dem Dokument. Diese werden normalerweise von der zuständigen Steuerverwaltung ausgestellt, bevor das Dokument an den Kunden versandt wird.
Elektronische Signatur
In den Rechtsvorschriften der verschiedenen Länder müssen die Rechnungen oftmals mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dies soll die Unversehrtheit des Dokuments und die Authentizität seiner Herkunft zu gewährleisten.
Aufbewahrung
Die Aufbewahrung der elektronischen Originaldokumente unter bestimmten Sicherheits- und Zugangsbedingungen ist häufig Gegenstand der verschiedenen bestehenden Rechtsvorschriften für die elektronische Rechnungsstellung.
Die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland
Die Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland wurden durch europäische Vorschriften bestimmt und ist derzeit nur im öffentlichen Sektor verpflichtend. Als föderaler Staat legt jedes Bundesland auch seine eigene Rechnungsstellungspolitik fest. Das Rechnungsformat wird als ZUGFeRD 2.1 bezeichnet.
Weitere Informationen zur elektronischen Rechnung in Deutschland
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Lateinamerika und Europa sind die beiden Regionen der Welt, in denen die elektronische Rechnungsstellung am stärksten verbreitet ist.
Elektronische Rechnungsstellung in Lateinamerika
Elektronische Rechnungsstellung in Europa
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
Höhere Effizienz der Verwaltungsabläufe
Das Ausstellen, Versenden, Empfangen und Registrieren von Dokumenten erfolgt sofort und automatisch. Alle Prozesse sind mit dem internen Sender- und Empfängerverwaltungssystem integriert. Durch diesen Automatisierungsgrad werden die mit der manuellen Registrierung von Rechnungen verbundenen Fehler erheblich reduziert.
Kostensenkung
Die Kosten für das Ausstellen, Versenden und Empfangen von Rechnungen werden drastisch reduziert. Einige Studien beziffern diese Einsparung auf rund 90 % im Vergleich zu den Kosten für die Ausstellung und Verwaltung desselben Dokuments in Papierform.
Verkürzte Reaktionszeiten
Die Effizienz beim Versenden und Empfangen des Dokuments, die Unmittelbarkeit der Zustellung und das weitgehende Verschwinden von Fehlern bei der Ausstellung des Dokuments führen zu einer spürbaren Verkürzung der Antwort- und Zahlungsfristen.
Sichere Kommunikation
Die Möglichkeit, den Versand dieser Dokumente über private Netze wie das VAN (Value Added Network) oder über spezielle Punkt-zu-Punkt-Protokolle wie AS2 zu verwalten, garantiert einen sicheren und vertraulichen Versand.
Integrität der Dokumente
Gleichzeitig bietet die Anwendung elektronischer Signaturen sowohl dem Absender als auch dem Empfänger größere Garantien hinsichtlich der Integrität des Inhalts und der Authentizität der Herkunft.
Integration in Verwaltungssysteme
Die Ausstellung dieser Dokumente kann auf der Grundlage der in den internen Verwaltungssystemen der Lieferanten und Kreditoren erfassten Daten automatisiert werden. Außerdem können die Rechnungsempfänger durch den elektronischen Eingang der Rechnungen deren Validierung und Konsolidierung automatisieren. Dies ermöglicht eine direkte Erfassung ohne menschlichen Eingriff in das Kreditorenverwaltungssystem.
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