Vorteile des elektronischen Datenaustauschs

Der Druck von Geschäftsdokumenten, deren Bearbeitung, Sortierung, Kuvertierung, Porto, Versand, Registrierung im ERP usw. All diese Aufgaben werden drastisch reduziert oder verschwinden sogar ganz.

EDI-Dokumente werden in Sekundenschnelle gesendet und empfangen. Die vollständige oder teilweise Automatisierung der mit diesen Sendungen verbundenen Prozesse bedeutet auch, dass ihre Registrierung im ERP, die Validierung von Mengen oder Preisen oder der Abgleich der fälligen Beträge praktisch ohne eine Verzögerung durchgeführt werden können.

Die ausgetauschten Informationen beruhen auf Standards, die sowohl dem Sender als auch dem Empfänger bekannt sind. Dies garantiert eine korrekte Auslegung unabhängig von der Staatsangehörigkeit oder dem Wirtschaftszweig. Typische Fehler durch Dateneingabe, Interpretation unleserlicher Faxe, Verlust von Dokumenten, Fehler bei der Annahme von telefonischen Bestellungen usw. werden ebenfalls eliminiert.

Die Anpassungsfähigkeit von EDI erleichtert den Kommunikationsfluss und verbessert allgemein die Geschäftsbeziehungen zu allen Partnern und Gesprächspartnern.

Dies ist einer der bemerkenswertesten Vorteile von EDI. Durch die Einführung einer elektronischen Lösung werden die Kosten für die Verwaltung von Geschäftsdokumenten um mindestens 35 % gesenkt. Bei den elektronischen Rechnungen sind die Einsparungen mit bis zu 90 % noch viel höher. Diese drastische Kostensenkung ist zum einen auf die Automatisierung der Abläufe und zum anderen auf den Wegfall des Papierverbrauchs zurückzuführen.

Mit der EDI-Technologie ist es möglich, eine viel größere Anzahl von Geschäftsvorgängen mit weniger Personal zu bewältigen. Durch den Wegfall der Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung von Papierdokumenten können sich die Mitarbeiter Aufgaben mit größerem Mehrwert widmen.

Der Ersatz von Papier durch elektronische Dokumente erleichtert die Nachverfolgung der Dokumente. Es ist möglich, Vorgänge wie die Bestätigung des Eingangs von Bestellungen, Rechnungen, Änderungen an Bestellungen, den Status ausstehender Zahlungen usw. zu integrieren. Darüber hinaus ermöglicht der Versand von Dokumenten über private Netze wie EDICOMNet (EDICOM Value Added Network) eine ständige Kontrolle über den Status der Nachrichten hinsichtlich ihres Empfangs, ihrer Verarbeitung, ihres Lesens usw.

Die Einführung von EDI optimiert Arbeitsabläufe und Reaktionszeiten. Dies kommt den Kunden zugute, da die Produktions- und Liefertermine wesentlich genauer sind.

Mit EDI können elektronische Rechnungen sofort ausgestellt und empfangen werden. Die Automatisierung der Validierungs- und Abgleichsprozesse erleichtert auch die rasche Bearbeitung am Bestimmungsort, so dass der Cashflow-Bedarf im Voraus bestimmt werden kann. Dank dieser Vorwegnahme kann der Käufer in den Genuss von Skonti kommen und der Lieferant kann seine Liquidität verbessern.