EDI-Anwendungen

Mit der Technologie für elektronischen Datenaustausch EDI können die Transaktionen aller Abteilungen eines Unternehmens optimiert werden – und zwar, indem EDI für alle Dokumente (Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine usw.) eingesetzt wird, die zwischen den Partnern einer Geschäftsbeziehung ausgetauscht werden

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Welche sind die Hauptanwendungen von EDI?

Mit EDI werden die Transaktionen der Vertriebs,- Einkaufs-, Verwaltungs-  und Finanzabteilungen der Unternehmen agiler und effizienter.

Der elektronische Datenaustausch ist als Arbeitssystem für die Automatisierung der Integration Ihrer Geschäftsdokumente in die ERP oder in das interne Managementsystem gedacht. Je größer die Anzahl der Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Logistikbetreiber usw.) und der ausgetauschten EDI-Mitteilungen, umso größer sind die Vorteile.

Diese Vorteile führen zu bedeutenden Kostensenkungen, die je nach Einführungsstufe bis zu 90 % des gleichen Prozesses mit per Post, Fax oder E-Mail verwalteten Dokumenten ausmachen.

Im Anschluss werden einige der wichtigsten EDI-Anwendungen und ihre Vorteile für die Unternehmen untersucht, die diese elektronischen Mitteilungen in ihre normale Verwaltung aufnehmen.

Aufnahme der Bestellungen (ORDERS) in EDI

Einkaufsabteilungen müssen beachtliche Ressourcen für Erstellung, Versand und Kontrolle der Bestellungen an die Lieferanten bestimmen. Für die Lieferanten bedeuten Auslegung und Registrierung dieser Bestellungen in ihren Systeme viel Aufwand, der von Mitarbeitern im Vertrieb oder in der Verwaltung bewältigt werden muss.

Dazu kommt, dass diese Transaktionen für Einkäufer wie auch für Lieferanten immer kritisch sind. Von ihnen hängt letztlich die effiziente und hochwertige Dienstleistung für die Endkunden des einen und des anderen Partners ab.

Wie werden Bestellungen in Ihre EDI-Lösung integriert?

  1. Sie tragen Ihre Bestellung für den Lieferanten ein einziges Mal in Ihre ERP ein.

  2. Die Daten dieser Bestellung werden in den Standard umgewandelt, in dem der Lieferant die Bestellung erwartet.

  3. Eine effiziente EDI-Anwendung erkennt den Empfänger an der Struktur des elektronischen Dokuments und sendet es automatisch über sichere Kanäle an den Lieferanten.

  4. Sie erhalten einen Hinweis, der Ihnen mitteilt, wann Ihre Bestellung am Ziel erhalten und verarbeitet wurde.

  5. Bei Problemen oder wenn die Verarbeitung Ihrer Bestellung länger als erwartet dauert, erhalten Sie diesbezügliche Hinweise und Warnungen.
  1. Sie erhalten die Bestellungen Ihrer Kunden in Ihrer EDI-Lösung.

  2. Diese werden automatisch in eine Datenstruktur umgewandelt, die Ihre ERP importieren kann.

  3. Die Daten Ihrer Bestellung werden in das Managementsystem integriert und sind für die Verarbeitung bereit.

  4. Der Kunde wird automatisch darüber benachrichtigt, dass Sie die Bestellung erhalten haben und sie am bearbeiten sind.

Aufnahme der Lieferscheine mit EDI (DESADV)

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das die Ware bei ihrem Übergang zum Kunden begleitet. Er stellt eine grundlegende Geschäftstransaktion dar, mit der geprüft werden kann, ob die erhaltene Ware tatsächlich mit der Bestellung übereinstimmt.

Die Möglichkeit dieser Prüfung vor der Rechnungserstellung ermöglicht evtl. erforderliche Anpassungen daran, falls Differenzen zur ursprünglichen Bestellungen entstanden wären.

 

Wie werden Versandhinweise in Ihre EDI-Lösung aufgenommen?

  1. Ihr Lieferant erstellt einen Versandhinweis, sobald die Ware versandbereit ist.

  2. Sie erhalten diesen Hinweis, der automatisch in Ihr Managementsystem oder in Ihre ERP integriert wird.

  3. Das erhaltene Dokument muss der ursprünglichen Bestellung entsprechen. So können evtl. Differenzen vor dem Erhalt der Ware festgestellt werden.

  4. Sie erstellen einen Bestätigungshinweis für den Lieferanten, wenn alles in Ordnung ist.

  5. Ihre Läger erfahren im Voraus die Ankunft neuer Produkte. So können sie planen, was zu mehr Effizienz bei den Ablade- und Einlagerungsprozessen führt.

  6. Wird der elektronische Lieferschein mit Codes gesendet, mit denen die logistischen Einheiten identifiziert werden können, wird deren Prüfung am Ziel durch Einlesen der Barcodes der einzelnen Packstücke vereinfacht.
  1. Ausgehend von der erhaltenen Bestellung wird in Ihrer ERP ein Lieferschein mit der tatsächlichen Anzahl der Teile erstellt, die von jeder angeforderten Sachnummer versendet werden.

  2. Ihre EDI-Lösung nimmt die Daten aus Ihrem Lieferschein und sendet sie automatisch in dem Format, in dem Ihr Kunde sie als Versandhinweis der Ware erwartet, an seinen Bestimmungsort.

  3. Ihr Kunde prüft Ihren Versandhinweis, indem er ihn mit der ursprünglichen Bestellung vergleicht. Dieser Prozess läuft normalerweise vollautomatisch ab, da alle über EDI erstellten Geschäftsdokumente (Bestellung, Lieferschein, Rechnung usw.) gekennzeichnet sind.

  4. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Überprüfung in Ordnung ist.

  5. Mit diesem Prozess können der Liefer- und Abladeprozess beschleunigt werden, da Ihr Kunde im Voraus weiß, welche Waren er erhält. So wird die Verarbeitungsdauer Ihrer Bestellungen am Bestimmungsort reduziert.

Aufnahme der Rechnungen (INVOICE) mit EDI

Die Automatisierung der Abrechnungsprozesse ist ein strategischer Schritt, der bis zu 90 % Einsparung im Vergleich zur manuellen Bearbeitung dieser Dokumente ausmachen kann.

Die von den Abteilungen für Verbindlichkeiten verwaltete Rechnungsmenge erfordert Maßnahmen, um deren Prüfung, Freigabe, Verbuchung und Zahlung an den Lieferanten zu optimieren. Auch die Ersteller von Rechnungen müssen kostspielige Ressourcen für kritische Aufgaben bestimmen. Zu diesen kritischen Aufgaben gehört die regelmäßige Fakturierung an die Kunden, wozu außerdem Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versand gehören. Außerdem müssen regelmäßige Kontrollen zur Prüfung des Erhalts und Status der Rechnung in der Abteilung für Verbindlichkeiten erfolgen.

Mit der Aufnahme der E-Rechnungen können fast alle diese Schritte automatisiert werden. Sie bietet große Wettbewerbsvorteile für Sender und Empfänger, die wiederum zu besseren Effizienzwerten beim Management und demzufolge zu bedeutenden Kosteneinsparungen führen.

Wie werden die Rechnungen in Ihre EDI-Lösung integriert?

  1. Ihre EDI-Lösung erhält die von Ihrem Lieferanten erstellte Rechnung.

  2. Diese wird einem Mapping-Prozess unterzogen, der eine Datendatei erzeugt, um sie in Ihre ERP aufzunehmen.

  3. Die Daten kommen sicher in Ihrem lokalen Netzwerk an, indem die Rechnung in Ihrem Management eingetragen wird.

  4. Die automatische Eintragung des Dokuments in Ihrer ERP vereinfacht die Vergleichs- und Freigabeprozesse mit anderen schon eingetragenen Dokumenten wie Bestellungen oder Lieferscheinen.

  5. Ist der Freigabeprozess erfolgreich, gibt das System sie zur Zahlung frei und kann automatisch eine Bestätigungsmitteilung an die EDI-Lösung Ihres Lieferanten senden.

  6. Zusätzlich zu den Rechnungen, die Ihnen Ihre Lieferanten mit der EDI-Lösung senden, können sie auch die integrieren, die Ihnen andere ohne diese Technologie senden. Erkundigen Sie sich nach unseren EDI-Lösungen für Webportale.
  1. Sie erstellen die Rechnungen in der ERP.

  2. Ihre EDI-Lösung entnimmt die Daten dieser Dokumente und unterzieht sie einem Mapping-Prozess, um sie an die vom Kunden erwartete Struktur anzupassen.

  3. Ihre EDI-Lösung erkennt den Empfänger in der Rechnung und sendet sie ihm automatisch über die festgelegten Kommunikationskanäle.

  4. Ihr Kunde erhält die Rechnung.

  5. Sie erhalten einen Hinweis, dass das Dokument verarbeitet wurde. Wenn jedoch Fehler auftreten oder es länger als erwartet dauert, erhalten Sie konkrete Hinweise.

  6. Wenn Sie eine EDI-Lösung haben, können Sie 100 % Ihrer Rechnungen elektronisch erstellen. Sie können sie mit diesen Mitteln sogar an Kunden senden, die diese Technologie nicht besitzen. Erkundigen Sie sich nach unserer Lösung für die Veröffentlichung von EDI-Rechnungen.

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