FAQs zu EDICOMSignADoc

In diesem Abschnitt können Sie Informationen zu Themen im Zusammenhang mit der EDICOMSignADoc-Lösung, ihrer Verwendung, ihren Funktionen, der elektronischen Signatur und der Sicherheit der Plattform einsehen.

Trust Services Provider

EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc ist eine Lösung für die Erstellung und Ausführung von Genehmigungs- und Unterschriftsprozessen für Dokumente auf elektronischem Wege. Sie ist sehr nützlich in Situationen, in denen eine Person eine Genehmigung und/oder Unterschrift für ein bestimmtes Dokument von einer anderen Person in der Organisation benötigt. Sie kann auch verwendet werden, um eine Genehmigung von jemandem außerhalb des Unternehmens zu erhalten.

Die häufigsten Anwendungen für EDICOMSignADoc sind u.a. die Genehmigung und Unterzeichnung von Geschäftsangeboten, die interne Genehmigung von Rechnungen oder die Unterzeichnung von Verträgen und Lohnabrechnungen.

Mit der Lösung kann jedoch jeder Prozess umgesetzt werden, bei dem eine Genehmigung und/oder Unterschrift von einer anderen Person erforderlich ist, unabhängig davon, ob diese derselben Organisation angehört, die das Dokument ausstellt.

Zunächst muss der betreffende Genehmigungsablauf festgelegt werden: Es werden die Schritte, Personen und Bedingungen bestimmt, die der Ablauf erfordert. Sobald der Sender des Dokuments dies erledigt hat, wird der Ablauf in Gang gesetzt, indem eine E-Mail an den/die ausgewählten Empfänger mit einem Link versandt wird, über den diese auf die Genehmigungs- und Signaturumgebung zugreifen können. Hier können sie das Dokument einsehen, genehmigen, unterschreiben und herunterladen.

Während dieses Prozesses haben die Sender des Dokuments die Möglichkeit, den Status des Dokuments zu sehen, ob es angesehen wurde oder nicht, ob der Empfänger seine Zustimmung gegeben hat oder nicht, ob eine Maßnahme ergriffen wurde oder nicht usw.

Bei jedem Ereignis, das im Zusammenhang mit dem Dokument auftritt, werden Nachweise erzeugt, die den Nachweisbericht bilden, der von EDICOM als Vertrauensdienstleister elektronisch signiert wird. Der Nachweisbericht hat bei jeder Art von Anforderung oder Streitigkeit Beweiskraft.

Ja, die Lösung passt sich perfekt an die Merkmale und die Komplexität des jeweiligen Genehmigungsablaufs an. Von komplexeren Genehmigungsabläufen mit mehr Schritten, mehr beteiligten Personen, höheren Sicherheitsauthentifizierungssystemen und mehr Bedingungen bis hin zu einem so einfachen Prozess wie dem Senden eines Dokuments an einen Empfänger, um eine einzige Genehmigung zu erhalten.

Innerhalb der verschiedenen Optionen, die die Workflows bieten, kann konfiguriert werden, wer die autorisierten Sender der Dokumente sind, welche Metadaten angegeben werden müssen, wie lang die Frist für die Genehmigung oder Ablehnung der Dokumente ist, aus wie vielen Schritten der Genehmigungsprozess besteht, welche Bedingungen in den Schritten festgelegt werden, wer die Empfänger der Dokumente sind, wie viele Mindestgenehmigungen in jedem Schritt erforderlich sind, ob eine Authentifizierungsmethode wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung erwünscht ist oder welche Art von Nachweis bei jedem Ereignis auf dem Dokument erzeugt wird.

 

Mit EDICOMSignADoc können Sie Dokumente an jeden beliebigen Empfänger senden, unabhängig davon, ob es sich um interne oder externe Personen (Kunden, Lieferanten usw.) handelt. Laden Sie das Dokument hoch und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, damit dieser eine Benachrichtigung erhält und mit einem einzigen Klick das Dokument zur Genehmigung und Unterschrift abrufen kann.

Ja, neben der Genehmigung oder Ablehnung des Dokuments und der elektronischen Unterzeichnung ist es auch möglich, die von den Empfängern zum Zeitpunkt der Genehmigung eingegebenen Daten zu erfassen und zu integrieren. Diese Daten werden mit Hilfe von ausfüllbaren PDF-Formularen ausgefüllt (Zahlungsarten, Abrechnungskonten,...).

Die folgenden Benutzertypen sind in der Lösung vorhanden:

  • Sender: Ist berechtigt, Dokumente in einem oder mehreren Workflows zu versenden.
  • Administrator: Erstellt und ändert Genehmigungsabläufe.
  • Supervisor: Überwacht den Status von Dokumenten in einem oder mehreren Workflows (Vertriebsleiter, Einkaufsleiter usw.).

Zusätzlich zu diesen Benutzertypen auf der Seite des Dokumentenversands ist es wichtig zu wissen, dass die Lösung auf der Empfängerseite sowohl von registrierten Benutzern der Plattform als auch von nicht registrierten Benutzern verwendet werden kann.

Ja, EDICOMSignADoc ist zu 100 % kompatibel mit jedem Managementsystem, egal ob marktüblich oder proprietär, vor Ort oder in der Cloud, etc.

Unser Modell basiert auf einem auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittenen Service, der sich auf firmeneigene Technologien und die Erfahrung eines Teams von mehr als 400 Ingenieuren stützt, die sich seit 1995 der Anwendungsintegration widmen.

Je nach dem für die Erstellung der Dokumente, die Sie zur Unterschrift versenden müssen, genutzten Tool, wird die Entwicklung entsprechend angepasst, um Ihre Verwaltungssysteme und SignADoc ineinander zu integrieren.

Einige Beispiele für Marktlösungen, die EDICOMSignADoc integriert, sind u.a. SAP, Sage, Oracle, Sharepoint oder Alfresco.

Es gibt jedoch keine Einschränkungen, wenn es darum geht, jede Art von System oder Datenbank in EDICOMSignADoc zu integrieren, da das Team von mehr als 400 auf Datenintegration spezialisierten Ingenieuren eine effektive Integration durchführt.

Ja, eine Anwendung muss keine Marktanwendung sein, um in SignADoc integriert werden zu können. Unsere Lösung ist perfekt mit Legacy- oder intern entwickelten Systemen kompatibel, egal ob diese in der Cloud oder vor Ort installiert sind.


Einer der Hauptvorteile von EDICOMSignADoc besteht darin, dass die traditionellen Prozesse der Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten schneller und flexibler werden. Denn alles wird telematisch abgewickelt, ohne dass man Papier ausdrucken oder irgendwohin reisen muss.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Dokumente die gleiche Gültigkeit haben wie Dokumente mit handschriftlicher Unterschrift. Dies ist dank der von EDICOM als Vertrauensdienstleister elektronisch generierten und signierten Nachweise möglich. Diese Nachweise können bei jeder Art von Rechtsstreitigkeiten oder Auseinandersetzungen mit Dritten vorgelegt werden, da sie Beweiskraft haben.

Nachdem ein Genehmigungsfluss entwickelt und implementiert wurde, kann der Sender des Dokuments außerdem kontrollieren, welche Stufen das Dokument durchläuft. Die Lösung gibt in Echtzeit Auskunft darüber, ob es angesehen wurde oder nicht, ob es genehmigt wurde oder nicht, oder ob nichts unternommen wurde.

Ja, die Implementierung eines SignADoc-Projekts beinhaltet von Anfang an einen Standard-Support, der Ihnen Zugang zu unserem Kundendienstzentrum (C.A.U.) verschafft, das mit mehreren dedizierten Telefonleitungen in den verschiedenen Ländern, in denen EDICOM tätig ist, ausgestattet ist.

Das Kundendienstzentrum von EDICOM ist ein effizienter Bereich mit minimalen Reaktionszeiten für die Kunden und der Fähigkeit, Vorfälle in Echtzeit zu lösen, ohne dass diese intern an andere Bereiche weitergeleitet werden müssen. Über diesen Link können Sie die Sprachen und Öffnungszeiten, in denen dieser Support zur Verfügung steht, sowie die anderen Kontaktmöglichkeiten für Vorfälle einsehen.

So viele Dokumente, wie die Sender wünschen.

Nein, mit SignADoc können Sie so viele Dokumente versenden, wie Sie möchten, und so viele Abläufe erstellen, wie Sie benötigen.

Jedes SignADoc-Projekt hat unterschiedliche Merkmale und Bedürfnisse und verursacht daher entsprechende Kosten.

Wenn Sie einen genauen Kostenvoranschlag erhalten möchten, empfehlen wir Ihnen, sich mit uns in Verbindung zu setzen oder uns Ihre Daten zukommen zu lassen, damit wir Sie umgehend kontaktieren können.

Kostenvoranschlag beantragen

Gültigkeit und Konformität

Ja, dank der Tatsache, dass die Lösung den Nachweisbericht mit allen Ereignissen für jedes Dokument erstellt. Weiterhin ist es möglich, die ausgestellten Dokumente zusammen mit den Unterschriften und Genehmigungsnachweisen in EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving) aufzubewahren, das von der Europäischen Kommission als eIDAS-Dienst akkreditiert ist.

EDICOMLta lennenlernen

Jede Genehmigung eines Dokuments erzeugt einen Nachweis.

Jeder Nachweis hinterlässt eine Spur im Prozess der Dokumentengenehmigung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durch einen elektronischen Zeitstempel von EDICOM als Vertrauensdiensteanbieter identifiziert wird. Die vollständige Reihenfolge dieser Nachweise wird in einen Bericht aufgenommen, der wiederum von EDICOM als ditter Vertrauensperson unterzeichnet wird. Der Bericht ist ein wichtiges Instrument zur Erfassung der Schritte, die ein Dokument von der Ausstellung bis zur endgültigen Genehmigung durchlaufen hat. 

Die von EDICOM als Vertrauensdiensteanbieter gebotenen Garantien, die ausgestellten elektronischen Zeitstempel und die Unterschrift des Nachweisberichts, stellen eine Garantie dar, die als Nachweis für den Lebenszyklus eines Dokuments vorgelegt werden kann.

EDICOMSignADoc bewahrt die Dokumente zusammen mit dem Genehmigungsnachweis für sechs Monate auf. Wenn Sie diesen Zeitraum über 180 Tage hinaus verlängern und die Sicherheitsebenen der gespeicherten Dokumente mit zusätzlichen Funktionen ausstatten möchten, können Sie unseren Langzeitarchivierungsservice mit den Akkreditierungen eIDAS, ONAC (Kolumbien) und NOM151 (Mexiko) sowie ISO 14641 integrieren.

Ja, wie in Artikel 25 der europäischen Verordnung Nr. 910/2014 eIDAS festgelegt:

Artikel 25 - Rechtswirkung elektronischer Signaturen

  • Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt.

  • Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

  • Eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt.

Sicherheit

Ja, denn EDICOM und seine Infrastruktur werden ständig Kontrollen und Audits unterzogen, die höchste Verfügbarkeit, Qualität und Sicherheit der Dienste garantieren.

Im EDICOM-Datenverarbeitungszentrum (DVZ), das dank der Redundanz aller Komponenten und Dienste ein Hochverfügbarkeitsmodell bietet.

Diese Redundanz wird durch die Tatsache erreicht, dass es mehrere Rechenzentren an verschiedenen geografischen Standorten gibt, die perfekt synchronisiert sind und ihre Ressourcen und Aufzeichnungen in Echtzeit replizieren.

Zu den zahlreichen Zertifizierungen und Akkreditierungen, über die EDICOM auf globaler Ebene verfügt, gehören die ISO 27001 für Informationssicherheit, die ISO 20000 für IT-Servicequalität, die ISAE 3402 für die Eignung von Managementprozessen zur Gewährleistung der Informationssicherheit oder die TIER II-Zertifizierung für die Hochverfügbarkeit der Infrastruktur.

Die Liste der Zertifizierungen ist unter diesem Link einsehbar.

EDICOMs Zertifizierungen als vertrauenswürdige Drittpartei sind weltweit gültig:

  •     Vertrauensdiensteanbieter gemäß der Verordnung der Europäischen Union
  •     Zertifizierungsdienstleister des Wirtschaftsministeriums (Mexiko)
  •     Zertifizierungsstelle der ONAC (Kolumbien)

Ja, das Service Level Agreement (SLA), das bei der Beauftragung einer Dienstleistung sowohl vom Kunden als auch von EDICOM unterzeichnet wird, legt Mindestprozentsätze fest, zu deren Einhaltung sich EDICOM in folgenden Punkten verpflichtet:

  • Verfügbarkeit der EDICOM e-Commerce Plattform (99,9%).
  • Verfügbarkeit und Reaktionszeiten des Kundendienstzentrums (99,5 %).
  • Maximale Reaktionszeit für die Auflösung von Vorfällen (99,5 %).

Bei Nichteinhaltung dieser Prozentsätze ist der Kunde berechtigt, eine Entschädigung für die betroffenen Leistungen zu den festgelegten Bedingungen zu verlangen.

Elektronische Signatur

Eine elektronische Signatur ist eine Reihe von Daten, die mit einer Nachricht verknüpft sind und es ermöglichen, die Integrität des Unterzeichners und die Integrität der Nachricht zu überprüfen.

Für rechtliche Zwecke, wie in Artikel 25 der europäischen eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 festgelegt, sind beide gleich gültig. Daher kann man in dieser Hinsicht nicht sagen, dass eine der beiden besser oder schlechter ist.

Im Hinblick auf die europäische eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014 wurde die Terminologie lediglich auf die "elektronische Signatur" vereinheitlicht.

In einigen lateinamerikanischen Ländern wird zwischen elektronischen Signaturen für einfache elektronische Signaturen, d. h. solche, die mit nicht anerkannten elektronischen Zertifikaten erstellt werden, und digitalen Signaturen für solche, die mit anerkannten elektronischen Zertifikaten erstellt werden, unterschieden. In der Europäischen Union wird diese Unterscheidung jedoch nicht getroffen.

Der Begriff "digitalisiert" bezieht sich in der Regel auf die grafische Darstellung der Paraphe oder des Schriftzugs einer Unterschrift. Das heißt, was durch Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift oder durch eine Unterschrift von Hand mit einem Gerät wie einem Stift und einem elektronischem Grafiktablett erreicht würde.

Diese grafische Darstellung einer handschriftlichen Unterschrift bietet keine Garantie und hat im Falle von Streitigkeiten oder Unstimmigkeiten keinerlei Beweiskraft, da sie keine starken Sicherheitssysteme verwendet. Einerseits werden keine kryptographischen Techniken verwendet, mit denen die Integrität des Dokuments oder die Authentizität des Unterzeichners überprüft werden kann. Somit handelt es sich auch nicht um eine Authentifizierungsmethode wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Eine elektronische Signatur wird angebracht, wenn ein Empfänger ein Dokument empfängt und genehmigt, wenn der Genehmigungsfluss auf diese Weise konfiguriert wurde.

Eine elektronische Signatur wird auch auf den Nachweisbericht angewandt, der alle an einem Dokument vorgenommenen Handlungen zusammenfasst.

EDICOMSignADoc kann jede Art von Signatur implementieren. Von Signaturen, die aus nicht anerkannten Zertifikaten erzeugt werden, bis hin zu den anspruchsvollsten Signaturen, die die Verwendung von anerkannten Zertifikaten oder Siegeln und den Einsatz von Geräten für die sichere Signaturerstellung erfordern.

Die spezifischen Merkmale Ihres Projekts und die Art der Dokumente, die Sie verwenden bestimmen die Konfiguration der am besten geeigneten Signatur- und Genehmigungsmechanismen.

EDICOM ist ein Vertrauensdiensteanbieter und eine Zertifizierungsstelle in der Europäischen Union, Kolumbien und Mexiko. In diesen Umgebungen ist es zur Ausstellung von Zertifikaten für die Unterzeichnung von Dokumenten berechtigt. Je nach Ihrem Projekt zur Dokumentenfreigabe können wir die Ausstellung aller erforderlichen Zertifikate in Ihre Lösung einbetten.

Senden Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Einer unserer Kundenberater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um alle ihre Fragen zu den EDICOM Lösungen zu beantworten.

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