Lösung für die Freigabe von Lieferantenrechnungen

Eine an die Prozesse in Ihrem Unternehmen angepasste Lösung für die Freigabe von Lieferanten- und Kreditorenrechnungen.

Dokumentenfreigabeprozess

Mit unserer Lösung lassen sich Rechnungs-freigabe-Workflows auf der Grundlage von Bestellungen und Lieferscheinen abbilden.

Integration mit Kreditorenbuchhaltungssystemen

Unsere Datenintegrationstechnologie ermöglicht die automatische Registrierung aller genehmigten Rechnungen in Ihrem Kreditoren-buchhaltungssystem.

Elektronische Nachweise

eIDAS-zertifizierte Langzeitspeicherung von Eingangsrechnungen, den dazugehörigen Freigabenachweisen und weiteren Dokumenten (z. B. Bestellung und Lieferschein).

Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung

Eine einfache Lösung für die Freigabe und Integration von Eingangsrechnungen.

Mit unserer Lösung können Sie die Integration von Eingangsrechnungen vollständig automatisieren.

Wir garantieren den Empfang und die Weiterleitung der Dokumente an die für die Freigabe zuständigen Personen. 

Die eIDAS-zertifizierte Lösung von EDICOM bietet eine sichere Aufbewahrung der Rechnungen zusammen mit den zugehörigen Dokumenten und Freigabenachweisen.

  • Angepasste Lösungen für die Freigabe von Kreditorenrechnungen.

  • Automatisierung des Empfangs und der Verarbeitung all Ihrer Rechnungen. 

  • Digitalisierung von Prozessen, indem 100% Ihrer Lieferanten direkt integriert werden, um Reaktionszeiten und Betriebskosten zu reduzieren. 

Eine Lösung, viele Vorteile

Empfang und Freigabe von EDI-Rechnungen

Rückverfolgbarkeit und Validierung von EDI-Rechnung

Konfigurieren Sie Ihre EDI-Schemata für Rechnungen

Wir helfen Ihnen bei der Definition Ihrer EDI-Schemata, um den Empfang von Rechnungen mit den von Ihnen gewünschten Daten zu gewährleisten. 

Integration von Bestellungen und Lieferscheindokumenten

Integrieren Sie Ihre EDI-B2B-Kommunikationsprojekte, die Ausstellung von Bestellungen und den Empfang von Lieferavisen, um Ihre logistischen Abläufe optimal zu planen. 

Validierung von Rechnungen

Die Daten in den EDI-Rechnungen enthaltenen Daten werden von der EDICOM-Lösung schnell verarbeitet.

Eingehende Rechnungen können so vorvalidiert werden, dass Rechnungen ohne gültige Referenzen zu Bestellungen, Versand- und Lieferavisen oder anderen erforderlichen Dokumenten nicht weiterverarbeitet werden. 

Erfahren Sie mehr über unsere integrierten EDI-Lösungen

Interner Freigabeprozess für Rechnungen

Erstellen Sie Ihren eigenen Freigabeprozess

Gestalten Sie Ihren internen Rechnungsfreigabeprozess. Legen Sie die Regeln fest, die bestimmen, wer verantwortlich ist und welche Schritte zur Verarbeitung jeder Rechnung erfolgen müssen.

Definieren Sie die Art der durchzuführenden Freigabe

Von einfachen Genehmingungsverfahren bis hin zu zertifizierten Verfahren mit doppeltem Authentifizierungsfaktor, individuelle elektronische Signatur, gemeinsame Unterschrift oder gemeinsame Unterzeichnung.

Freigabenachweis

Für jede freigegebene Rechnung wird ein Nachweis erstellt, der elektronisch gespeichert wird. Die Nachweise können jeder Zeit eingesehen werden.

Erfahren Sie mehr über unseren Service für die elektronische Dokumentenfreigabe

Integration von Rechnungen in die Kreditorenbuchhaltung

Datenkonvertierung

Rechnungen, die den Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen haben, werden durch sogenannte Mappings in das entsprechende Datenformat konvertiert und in das ERP-System übertragen.

Datenintegration

Die EDICOM-Lösung beinhaltet zertifizierte Kommunikationskanäle, um die Daten sicher an das ERP-System zu übertragen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob das ERP-System eine On-Premise-Anwendung oder im SaaS-Modus ist. EDICOM schaltet die jeweils erforderlichen Kanäle frei, um zu gewährleisten, dass Ihre Rechnungsdaten in jeweilige ERP-System integriert werden.

Langzeitarchivierung von Dokumenten

Zertifizierte Datenspeicherung

Die Langzeitarchivierung durch EDICOM ist gemäß der eIDAS-Verordnung zertifiziert. Der EDICOM Trusted Service Provider fungiert somit als Garant für die Integrität der gespeicherten Daten. Somit lässt sich die Unveränderlichkeit der Dokumente auch rechtlich nachweisen.

Garantierte Rückverfolgbarkeit

Der Aufbewahrungsdienst bietet einen zusätzlichen Mehrwert, indem die aufbewahrten Rechnung mit anderen Dokumenten, wie Bestellungen, verlinkt werden können. Somit kann der gesamt Bestellprozess nachvollzogen werden.

EDICOMLta (Long Term Archiving)

EDICOMLta ist ein hochverlässlicher Archivierungdienst, der von der Europäischen Kommission im Rahmen der eIDAS-Verordnung akkreditiert wurde. Der Dienst vereinfacht die Archivierung und die Abfrage der eingegangenen Rechnungen.

Erfahren Sie mehr über EDICOMLta

Häufig gestellte Fragen

Die Lösung unterstützt jedes strukturierte EDI-Format. EDIFACT, X12 oder Compliance-Formate gemäß den Vorschriften eines beliebigen Landes (in der Regel XML) können von der Lösung verarbeitet werden.

Die Lösung verfügt über die erforderlichen Funktionen für die Validierung und die Verarbeitung elektronischer Signaturen. Dabei werden Parameter wie die Gültigkeit der Zertifikate oder die Art der verwendeten Signatur analysiert, um zu überprüfen, ob die angewandten Signatur korrekt ist.

Die Lösung ermöglicht es, die einzelne Dokumentensegmente und Felder zu identifizieren und zu extrahieren. Das gilt auch für die Bestellnummer. Die ausgelesenen Daten können dann im Freigabeprozess der eingegangenen Rechnungen verwendet werden.

Die Lösung ist für den Austausch und die Verarbeitung aller Geschäftsdokumente konzipiert.

Sie können mit der EDICOM-Lösung Bestellungen versenden. Bei Erhalt der Rechnung ist es dann möglich, die Schlüsseldaten der ursprünglichen Bestellung und der erhaltenen Rechnung zu verknüpfen.

Die Validierungen werden für jedes Projekt individuell definiert. Es können die Struktur einer Rechnung (syntaktische Validierung) sowie der Inhalt (semantische Validierung) überprüft werden.

Es können beliebig viele Freigabeprozesse konfiguriert werden. Jeder Freigabeprozess kann individuell angepasst werden. Das bedeutet, dass verschiedene Freigabemechnaismen konfiguriert werden können.

Es können mehrere Arten von Nachweisen erstellt werden. Von einfachen "Check"-Bestätigungen für Benutzer mit bestimmten Berechtigungen bis hin zu komplexeren Nachweismethoden wie z. B. dem doppelten Authentifizierungsfaktor oder der elektronischen Signatur mit personenbezogenen Zertifikaten.

Die Rechnungen werden standardmäßig über den jeweils gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt. Der Zeitraum der Aufbewahrung kann jederzeit angepasst werden. Die Rechnungen dabei jederzeit an die unternehmensinternen Systeme (z. B. ERP-System) übergeben werden.

Die Eingangschnungen werden zusammen mit den dazugehörigen Bestellungen und Lieferscheinen aufbewahrt.

Darüber hinaus können die Freigabenachweise zusammen mit den Dokumenten aufbewahrt werden. Somit wird für jede Rechnung eine Art Akte angelegt, die einer ständigen Prüfung durch EDICOM als Trusted Services Provider gemäß eIDAS unterliegt.

Diese Lieferanten können über das EDICOM Supplier Portal angebunden werden. Über das Potal können die Lieferanten Bestellungen empfangen und entsprechende Rechnungen erstellen und an Sie senden.

Automatisierung des Empfangs aller Rechnungen.

Die EDICOM-Lösung wurde speziell für die Datenintegration und die Dokumentenfreigabe entwickelt.

Mit unseren leistungsstarken Lösungen übernehmen wir auch die Verarbeitung von großen Mengen an Rechnungen. Maßgeschneiderte Lösungen, die an die individuellen Vorgaben eines jeden Unternehmens angepasst werden.

Senden Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die EDICOM-Lösung im Detail vorzustellen.

Verwenden Sie eine Unternehmensdomäne

 Die gesammelten persönlichen Daten werden von den Unternehmen innerhalb der EDICOM-Gruppe verarbeitet, um Kontaktanfragen zu bearbeiten und/oder angeforderte Dienstleistungen zu erbringen. Sie können Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten gemäß den Bestimmungen der Datenschutzrichtlinie ausüben.

Lieferantenportal

Das Lieferantenportal ermöglicht die Integration von Lieferanten, die Ihnen ihre Rechnungen nicht per EDI übermitteln können.

Mit der Lösung können Sie den Rechnungseingang für die anschließende Freigabe und die Integration in die Kreditorenbuchhaltung automatisieren. Gleichzeitig können Bestellungen über das Portal versendet werden.

1

Bestellungsintegration

Bestellungen aus Ihrem ERP-System werden im Lieferantenportal veröffentlicht.

2

Benachrichtigung der Lieferanten

Die Lieferanten werden per E-Mail benachrichtigt, sobald sie eine Bestellung über das Portal erhalten.

3

Zugang zum Portal:

Ihre Lieferanten haben mit einem Benutzernamen und einem Passwort Zugang zum Portal, um die Bestellungen einzusehen.

4

Rechnungserfassung

Ihre Lieferanten erstellen automatisch Rechnungen auf der Grundlage der erhaltenen Bestellungen. Dadurch wird die Verarbeitung von Dokumenten weitgehend automatisiert.

5

Rechnungsfreigabe

Die im Portal erstellen Rechnungen werden in den internen Freigabeprozess zur Validierung durch die entsprechenden Personen eingefügt.

6

Integration der Kreditorenbuchhaltung

Genehmigte Rechnungen werden in Ihr ERP-System integriert.

Corporate Governance bei Lieferanten

Transparenz, Verantwortung und Sicherheit.

Dies sind die drei Säulen, auf die sich Corporate Governance stützt und die sehr direkt auf die Lieferantenbeziehungen anwendbar sind.

Lösungen für den Rechnungseingang und die Rechnungsfreigabe bieten zahlreiche Effizienzgewinne und Einsparungen bei der Verwaltung, da ein großer Teil der Rechnungsbearbeitung automatisiert wird.

Diese Effizienz führt zu minimalen Reaktionszeiten der Lieferanten und fördert einen transparenten Austausch von Informationen.

Verarbeitung von E-Mail-Rechnungen

Es ist üblich, dass Ihre Lieferanten Ihnen Rechnungen per E-Mail im PDF-Format senden.

Die den E-Mails beigefügten Anhänge sind in jeder Hinsicht vollwertige Originalrechnungen.

Diese Dokumente können von der EDICOM-Lösung verarbeitet und in die Kreditorenbuchhaltung integriert werden. So wird der Eingang aller Rechnungen automatisiert.

EDICOMNet Mailbox

Rechnungseingang via E-Mail

EDICOMNet Mailbox

EDICOMNet Mailbox ist ein Dienst, der die SMTP-Protokolle des EDICOM-Kommunikationsnetzes nutzt, um den Empfang von Rechnungen per E-Mail zu ermöglichen, einschließlich angehängter Dokumente im PDF-Format.

OCR Facturas

OCR von Rechnungen

Extraktion von Daten aus eingegangenen Rechnungen

Die Extraktion von Informationen aus E-Mails sowie aus Rechnungen durch die Anwendung von OCR-Techniken ist für die Anwendung von Validierungsregeln von entscheidender Bedeutung. 

  • Bestellnummer

  • Beträge

  • Produktreferenzen

  • Details zu Rabatten

  • Lieferscheine

  • Etc.

Invoices Workflow

Freigabe von Eingangsrechnungen

Workflow de Aprobación de facturas

Rechnungen, die nach der Datenextraktion die Validierungskontrollen bestehen, werden an EDICOMSignADoc weitergeleitet. Mit EDICOMSignADoc können Sie Prozesse erstellen, um die erforderlichen Freigabenachweise für die Annahme Ihrer Rechnungen zu erzeugen. 

Invoices integration

Integration von Rechnungen

Servición de integración de datos

Genehmigte Rechnungen werden schließlich in das ERP-System integriert. Die in Schritt zwei extrahierten Daten sind entscheidend für die Automatisierung des Rechnungsverarbeitung.

Senden Sie uns Ihre Kontaktdaten und wir melden uns umgehend bei Ihnen.

Einer unserer Kundenberater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um alle Ihre Fragen zu den EDICOM Lösungen zu beantworten.

Schreiben Sie uns!

Verwenden Sie eine Unternehmensdomäne

 Die gesammelten persönlichen Daten werden von den Unternehmen innerhalb der EDICOM-Gruppe verarbeitet, um Kontaktanfragen zu bearbeiten und/oder angeforderte Dienstleistungen zu erbringen. Sie können Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Widerspruch, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten gemäß den Bestimmungen der Datenschutzrichtlinie ausüben.