Singapur: Projekt InvoiceNow der elektronischen Rechnung über Peppol

Die elektronische rechnung in Singapur

Singapur implementierte 2019 ein nationales E-Invoicing-Netzwerk, das auf dem Peppol-Standard basiert. Damit ist es das erste Land außerhalb Europas, das Peppol für den Austausch von E-Rechnungen im Bereich B2B nutzt. Um die Ausstellung von E-Rechnungen im Land zu fördern, hat die zuständige Behörde Infocomm Media Development Authority (IMDA) die Initiative InvoiceNow ins Leben gerufen, die finanzielle Anreize für Unternehmen vorsieht, die E-Rechnung verwenden.  

Die IMDA ist für die Zertifizierung der sogenannten Peppol Access Points und die Definition der technischen Spezifikationen der E-Rechnung zuständig. Die Unternehmen müssen die E-Rechnungen im Peppol-Format über einen Peppol Access Point versenden.

Seit 2024 können öffentliche Einrichtungen nun elektronische Rechnungen über die Plattform InvoiceNow erhalten. Die Lieferanten müssen die elektronischen Rechnungen an die Peppol-Kennung des General Accounting Department (AGD) senden. Diese elektronischen Rechnungen werden an die jeweiligen Behörden entsprechend der auf den elektronischen Rechnungen angegebenen Geschäftseinheit weitergeleitet.

Um den Prozess zu straffen und den Lieferanten Klarheit zu verschaffen, hat die IMDA eindeutige Peppol-Kennungen für alle Regierungsbehörden zentral registriert. Daher haben die Lieferanten nun die Möglichkeit, elektronische Rechnungen direkt an die Behörden zu senden und dabei die eindeutige Peppol-Kennung der Behörden zu verwenden. 

Zeitplan für die Umsetzung

Die Inland Revenue Authority of Singapore (IRAS) hat den Zeitplan für das neue B2B-Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung für in Singapur registrierte Unternehmen bestätigt.

GST-registrierte Unternehmen müssen die Plattform InvoiceNow nutzen, um Rechnungsdaten direkt an die Steuerverwaltung zu übermitteln.

Diese Einführung wird schrittweise in mehreren Phasen erfolgen:

• Ab dem 1. Mai 2025: freiwillige vorzeitige Anwendung durch GST-registrierte Unternehmen.
• Ab dem 1. November 2025: Neu eingetragene Unternehmen die sich auf freiwilliger Basis in dem GST registrieren.
• Ab dem 1. April de 2026: für alle neu eingetragenen auf freiwilliger Basis in dem GST.

¿Wie funktioniert InvoiceNow?

InvoiceNow ermöglicht die direkte Übertragung von Rechnungen in strukturiertem Format von einem Verwaltungssystem zu einem anderen, wodurch die Geschäftskosten gesenkt und die Zahlungszyklen verkürzt werden. InvoiceNow arbeitet im Rahmen des Peppol-Standards, der die Automatisierungsmöglichkeiten im elektronischen Dokumentenmanagement erleichtert. Auf diese Weise können sowohl KMU als auch große Unternehmen von einer reibungsloseren Rechnungsstellung und schnelleren Zahlungen profitieren, mit kürzeren Bearbeitungszeiten für Rechnungen und ohne manuellen Papierkram.

Die InvoiceNow-Plattform wird ein Peppol 5-Ecken-Modell (Peppol CTC) verwenden. Im Gegensatz zum 4-Ecken-Modell, bei dem der Austausch von Dokumenten über die Access Points erfolgt, führt das 5-Ecken-Modell einen zusätzlichen Fluss ein, bei dem die Access Points die Dokumente auch an die Steuerplattform senden.

EDICOM ist von der Infocomm Media Development Authority (IMDA) als Access Point für das Peppol-Netzwerk in Singapur akkreditiert. Über unseren Access Point können Sie das korrekte InvoiceNow-Format erstellen und es automatisch sowohl an Empfänger als auch an internationale Organisationen und Verwaltungen senden. Die Rechnungen werden in einem strukturierten PINT SG-Format ausgetauscht und eine Kopie sollte an IRAS geschickt werden.

Die technischen Spezifikationen „Invoice Data Submission Specifications for IRAS GST InvoiceNow Requirement“ sind jetzt für Dienstleister und GST-registrierte Unternehmen verfügbar, um die Verbesserung ihrer Systeme zu planen.

Aktualisierungen in InvoiceNow

IMDA hat zwei neue Arten von Handelsdokumenten im InvoiceNow Network ermöglicht.

• Bestellung: Damit können Einkäufer ein elektronisches Bestelldokument ohne menschliches Eingreifen von System zu System an Lieferanten senden. Da sich die Bestelldaten im System des Lieferanten befinden, kann der Lieferant die Bestelldaten in eine elektronische Rechnung umwandeln, die er über das Netz an den Käufer zurückschickt, was den Aufwand für die Dateneingabe verringert und die Qualität der Daten verbessert, die der Käufer benötigt, um die Rechnung mit der Bestellung abzugleichen. Dies trägt dazu bei, die Bearbeitung und Bezahlung der Lieferanten zu beschleunigen.
• Rechnungsantwort: Dies ist ein Dokument, das die Einkäufer an die Lieferanten senden, um den Status der Lieferantenrechnung im System der Einkäufer zu aktualisieren. Auf diese Weise werden die Lieferanten über den Status der Rechnung informiert, was automatisch die Nachverfolgungszeit mit den Einkäufern verkürzt und die Kundenzufriedenheit unnötig gefährdet.

IMDA-akkreditierte Peppol-Ready-Lösungsanbieter, die Lösungen anbieten, die eine Verbindung zum Netz herstellen, sind verpflichtet, den Erhalt dieser Dokumente zu unterstützen.

Erfüllen Sie die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Singapur

Die globale Rechnungsstellungsplattform von EDICOM ist vollständig in Ihr ERP-System integriert und ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen an jede Agentur oder jedes Unternehmen in Singapur zu senden und von dort zu empfangen.

1. EDICOM erstellt das PINT SG-Format und sendet es an den Ziel-Access Point.
2. Gleichzeitig stellt es über die API eine Verbindung zu IRAS her und sendet eine Kopie der e-Rechnung.
3. EDICOM ist auch in der Lage, eingehende elektronische Rechnungen in Ihr ERP zu integrieren, die von anderen Peppol Access Points empfangen werden.

Mit EDICOM können Sie den gesamten Prozess des Versands und Empfangs elektronischer Dokumente mit jedem Unternehmen in Singapur automatisieren und digitalisieren.

Die EDICOM-Lösung überlässt nichts in den Händen von Dritten. Alle Prozesse werden auf unserer eigenen Cloud-basierten Infrastruktur ausgeführt. Dies ermöglicht es den Unternehmen auch, ohne Neuinstallationen an ihren Systemen zu arbeiten oder sich um die Wartung zu kümmern.

Einer der größten Vorteile eines globalen Anbieters wie EDICOM ist, dass Sie Ihre gesamte elektronische Kommunikation zentralisieren können, auch wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Ländern tätig ist.
Mit der EDICOM-Lösung haben die Unternehmen die Gewissheit, dass sie sich korrekt an die geltenden Gesetze und Verfahren anpassen. Die Plattform wandelt die Kommunikation automatisch in die erforderlichen Formate und Standards um und folgt dabei den etablierten Sicherheits- und Nachrichtenprotokollen.

Hintergrund zur Einführung von Peppol in Singapur

Singapur treibt die Einführung der E-Rechnung weiter voran. Unternehmen können dies nutzen, um ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Zahlungszeiträume zu verkürzen und die Umweltbelastung zu minimieren.

Bei Peppol handelt es sich um eine Reihe von technischen Spezifikationen und Standards, die die Beschaffungsprozesse zwischen Unternehmen und Behörden unabhängig von ihrem Standort und den von ihnen verwendeten Systemen vereinfachen sollen. Aufgrund seiner Qualität und internationalen Akzeptanz wird der Peppol-Standard nicht nur in Europa und im Bereich B2G eingesetzt, sondern auch für den Austausch elektronischer Dokumente im Bereich B2B.

1. Die IMDA wurde im Mai 2018 die erste Peppol-Behörde außerhalb Europas. Die Regierung von Singapur beschloss, die E-Rechnung im Land gemäß europäischer Standards und basierend auf Peppol zu entwickeln, um den internationalen Handel zu fördern
2. Das nationale Peppol-Netzwerk wurde im Januar 2019 mit elf Access Point-Anbietern eingeführt
3. Die Akkreditierung von Peppol-konformen Lösungen wurde 2019 eingeführt und mehr als 50 Anbieter hatten sich bis Januar 2020 erfolgreich an das Netzwerk angeschlossen
4. Im März 2020 wurden Subventionen für die Einführung von E-Rechnungen angekündigt, um Anreize für Unternehmen zu schaffen, sich bis zum 31. Dezember 2020 an das Netzwerk anzuschließen
5. Das E-Rechnung wurde im September 2020 in InvoiceNow umbenannt.
6. Das nationale E-Invoicing-Netzwerk wurde im September 2020 in InvoiceNow umbenannt.

Vorteile für große Unternehmen

Digitalisierung von Prozessen 

• Empfang von Rechnungen in einem standardisierten Format.
• Keine manuelle Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
• Nahtlose Integration des ERP-Systems in das Peppol-Netzwerk.

Vermeidung von Fehlern

• Durch die vollautomatische Übertragung der Rechnungsdaten an das ERP-System werden Fehler, die bei der manuellen Verarbeitung entstehen können, vermieden.
• Der Aufwand für die Erkennung und Behebung von Fehlern im weiteren Verlauf des Prozesses wird deutlich reduziert.

Potenziale für das Lieferantenmanagement

• Frühzahlerrabatte dank der schnellen Bearbeitung von Rechnungen.
• Einsicht des Status von Rechnungen für Lieferanten.