Wie die E-Rechnung in Chile funktioniert

Die E-Rechnung in Chile ist seit einigen Jahren Pflicht und wird allgemein akzeptiert. Denn seit dem 1. Februar 2018 sind gemäß dem Gesetz Nr. 20.727 alle Unternehmen im Land dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch auszustellen. In Papierform ausgestellte Rechnungen sind nicht mehr gültig. Die Steuerbehörde (SII), die für Steuerangelegenheiten in Chile zuständig ist, bietet verschiedene Optionen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen an.

Die E-Rechnung in Chile im Überblick

Die SII begann im Jahr 2003 mit der Einführung der E-Rechnung, indem Unternehmen die Ausstellung von E-Rechnungen zunächst auf freiwilliger Basis ermöglicht wurde.

Im Jahr 2014 wurde mit dem Gesetz Nr. 20.727 die Verwendung der E-Rechnung ab dem Inkrafttreten des Gesetzes am 31. Januar 2014 dann schrittweise verpflichtend eingeführt. Dadurch wurden Rechnungen in Papierform durch die verschiedenen im Gesetz vorgesehenen sogenannten elektronischen Steuerdokumente (DTEs) ersetzt: Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Lieferscheine, Einkaufsrechnungen und steuerfreie Rechnungen.

Stakeholder und Funktionsweise der E-Rechnung in Chile

Die E-Rechnung ist in Chile für alle Unternehmen Pflicht. Wenn ein Unternehmen DTEs ausstellt, muss es gleichzeitig auch DTEs empfangen und verarbeiten. Die SII bietet verschiedene Möglichkeiten für der Erstellung und den Versand von E-Rechnungen an.

Die Unternehmen senden die DTEs in Echtzeit über das jeweilige E-Rechnungs-System zur Validierung an die SII. Nach der Validierung sendet die SII die Dokumente an den Aussteller zurück. Der Aussteller sendet die DTEs dann per E-Mail im Format XML_DTE an den Rechnungsempfänger.

Der Empfänger der E-Rechnung hat acht Tage Zeit, um die Rechnung zu akzeptieren oder abzulehnen. Wenn nach Ablauf dieser Frist keine Empfangsbestätigung vorliegt, betrachtet die SII die Rechnungen als angenommen.

Lösungen bzw. Systeme für die E-Rechnung in Chile

Die SII stellt den Unternehmen je nach der Anzahl der Rechnungen verschiedene E- Rechnungs-Systeme zur Verfügung:

1. Mit dem kostenlosen E-Invoicing-System der SII können Unternehmen E- Rechnungen ausstellen ohne monetäre Aufwände ausstellen und damit die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Diese Lösung wird nicht mir dem ERP-Systemen der Unternehmen integriert. Das bedeutet, dass die Lösung ausschließlich als Weblösung zur Verfügung steht. Über das Webportal der SII können folgende Dokumente erstellt werden: Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Lieferscheine und Einkaufsrechnungen. Diese Option eignet sich für Unternehmen mit einer geringen Anzahl von DTEs.
2. Eine eigene oder eine E-Invoicing-Lösung eines Softwarenabieters. Die Unternehmen können ihre eigene Software entwickeln oder die Software eines externen Anbieters verwenden. Diese Option ist für Unternehmen mit einer großen Anzahl an DTEs empfehlenswert. Mit der Software müssen Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Exportrechnungen, Exportgutschriften und -lastschriften und weitere Dokumente ausgestellt werden können. Die Software kann mit dem ERP-System eines Unternehmens integriert werden.

Arten der E-Rechnung (DTEs)

Es gibt verschiedene Arten von DTEs, die sowohl für den Aussteller als auch für den Empfänger als steuerlicher und gesetzlicher Nachweis für jeden Geschäftsvorgang bzw. jede Transaktion dienen. 

Die Steuerdokumente, die laut Gesetz in elektronischer Form ausgestellt werden müssen, sind: Rechnungen, Einkaufsrechnungen, Rechnungsabrechnungen, Lastschriften, Gutschriften, Lieferscheine, Ausfuhrrechnungen, Ausfuhrgutschriften und Ausfuhrlastschriften.

• E-Rechnung. Elektronisch generiertes Steuerdokument, das die Rechung in Papierform ersetzt. Die E-Rechnung ist der Rechnung in Papierform gleichgestellet und muss vor dem Versand an den Empfänger von der SII genehmigt werden. Das Dokument enthält Angaben zu den verkauften Produkten oder Dienstleistungen, zur Zahlungsmethode und zum Preis pro Einheit.
• Rechnung für Dienstleistungen, die nicht der Mehrwertsteuer unterliegen oder davon befreit sind. Dieses Dokument wird für steuerbefreite Umsätze, hauptsächlich für die Mehrwertsteuer, erstellt.
• Elektronische Kaufrechnung: Beleg für einen Kauf. Wird in den folgenden Fällen ausgestellt:
  • Wenn der Aussteller eine für den Wechsel des Mehrwertsteuersubjekts zugelassene Quellensteuerstelle ist und Umsätze tätigt, bei denen er verpflichtet ist, die Mehrwertsteuer ganz oder teilweise einzubehalten.
  • Wenn der Aussteller steuerpflichtige Umsätze mit Verkäufern oder Dienstleistern, wie im Freistellungsbeschluss Nr. 1496 von 1976 angegeben, ausführt, die über keine Steuerdokumentation verfügen.
• Elektronischer Lieferschein. Steuerdokumente, die ausgestellt werden müssen, wenn zum Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder Gütern keine Rechnung ausgestellt wird. Dwe Lieferschein belegt und rechtfertigt die Lieferung der Waren durch den Verkäufer und den Empfang durch den Empfänger. Dder Lieferschein muss nummeriert und von der SII abgestempelt sein. Auf der anschließend ausgestellten Rechnung muss die Nummer des Lieferscheins angegeben werden.
• Elektronische Abrechnung. Steuerbeleg, in dem die Abrechnung der Verkäufe, die sich aus einem Konsignationsvertrag ergeben, und die Fakturierung der zwischen dem Aussteller und dem Empfänger vereinbarten Provision, wie im Rundschreiben Nr. 126 von 1977 angewiesen, zusammengeführt werden.
• Elektronische Gutschrift. Dient der Stornierung oder der Korrektur einer bereits ausgestellten Rechnung.
• Elektronische Lastschrift. Wird vom Rechnungsaussteller gesendet, wenn sich der Betrag der ursprünglichen Rechnung ändert.
• Elektronische Exportrechnungen. Unterscheidet sich in Bezug auf die Mehrwertsteuer und die Validierung von der E-Rechnung. Das Dokument ermöglicht die Aufnahme von Daten, die in der E-Rechnung nicht enthalten sind, wie z. B. die Eingabe von Beträgen in Fremdwährung, die Identifizierung des Transportmittels und des Transportunternehmens oder des Einschiffungs- und Ausschiffungshafens.
• Elektronische Exportgutschrift. Dient zur Stornierung oder Änderung von Exportrechnungen.
• Elektronische Exportlastschrift. Wird erstellt, wenn sich der Betrag der ursprünglichen Ausfuhrrechnung ändert.

Alle ausgestellten elektronischen Steuerdokumente müssen eine elektronische Signatur enthalten, die die Herkunft der Dokumente nachweist und ihre Integrität gewährleistet.

Annahme bzw. Ablehung von Rechnungen 

Unter bestimmten Umständen kann eine E-Rechnung abgelehnt werden, z. B. wenn der Betrag oder die Anlieferungsort der Ware nicht stimmt oder wenn die Ware in schlechtem Zustand zugestellt wird.

E-Rechnungen in Chile können vom Empfänger innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen nach ihrem Eingang bei der SII reklamiert werden. Sobald die sieben Tage verstrichen sind, ohne dass das elektronische Dokument bearbeitet wurde, gilt die Rechnung als unwiderruflich angenommen.

Da die Annahme oder die Ablehnung der E-Rechnung eine Information ist, die nur an die SII gesendet wird, hat die Steuerbehörde ein System zur Abfrage von Informationen über die beanstandeten Rechnungen eingerichtet. Dank dieser Funktion können die Aussteller den Status ihrer E-Rechnungen einsehen.

Überprüfung von Rechnungen, die der SII gemeldet wurden, aber nicht an den Empfänger zugestellt wurden

Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nicht ordnungsgemäß an den Empfänger zugestellt wird. Dann kann der Empfänger das Dokument nicht überprüfen und bestätigen. Wenn die siebentägige Frist für die Anlehnung des Dokuments abgelaufen ist, betrachtet das SII die Rechnung automatisch als gültig und nimmt diese in das Formular F29 für die Steuererklärung auf. Wenn die Rechnungen also nicht korrekt zugestellt werden, wirkt sich das dirket negativ auf die Steuererklärung aus.

Eine E-Invoicing-Lösung kann diese möglichen Unstimmigkeiten zwischen dem Formular 29 und den eingegangenen DTEs durch eine automatische Überprüfung der von den Lieferanten an das SII ausgestellten Rechnungen erkennen und verhindern.

Die EDICOM-Lösung gleicht die Rechnungsinformationen im ERP-System  mit den Informationen auf den bei der SII eingegangenen Rechnungen ab, um zu prüfen, ob sie übereinstimmen. Stellt sie fest, dass eine Rechnung in der SII, aber nicht im ERP vorhanden ist, gibt sie eine Warnung aus. Das System weist den Lieferanten darauf hin, die nicht erhaltene DTE innerhalb von 24 Stunden zu senden. Ist die DTE nach Ablauf dieser Frist nicht übermittelt worden, reklamiert das System die E-Rechnung automatisch bei der SII, was zu ihrer Ablehnung führt.

Elektronische Lieferscheine

Lieferscheine sind Steuerdokumente, die ausgestellt werden müssen, wenn zum Zeitpunkt der Lieferung von Waren oder Gütern keine Rechnung ausgestellt wird. Lieferscheine sind somit das elektronische Dokument, das die Lieferung der Waren durch den Verkäufer und den Empfang durch den Empfänger nachweist und rechtfertigt.

Die Lieferscheine müssen nummeriert und von der SII abgestempelt sein. Auf der anschließend ausgestellten Rechnung muss die Nummer des Lieferscheins angegeben werden.

Die Frist für die Ausstellung der Rechnung ab dem Datum der Ausstellung des Lieferscheins ist der zehnte Tag des Monats nach der Lieferung der Waren, spätestens jedoch der letzte Tag des Vormonats.

Aufbewahrung der DTEs

Die DTEs müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, wobei die folgenden Vorgaben zu berücksichtigen sind:

• Die Dokumente müssen vom Ausssteller im Format XML erstellt und gespeichert werden.  Die Unternehmen müssen in der Lage sein jederzeit auf die gespeicherten Informationen zuzugreifen, um auf mögliche Anfragen durch die SII reagieren zu können. Die gespeicherten DTEs bilden die Grundlage für die Buchführung eines Unternehmens.
• Der Empfänger erhält die DTEs im Format XML vom Aussteller und muss die Dokumente als Nachweise im Rahmen der Buchhaltung aufbewahren.
• Handelt es sich bei dem Empfänger einer E-Rechnung um ein Unternehmen, das nicht für den elektronischen Austausch von Dokumenten registriert ist, so muss das Unternehmen die Rechnung ausdrucken und in Papierform aufbewahren.

E-Beleg oder Kaufbeleg

Der E-Beleg ist der Nachweis für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, die der Endverbraucher erhält. Der E-Beleg wird auch als Gutschein, Ticket oder Kaufbeleg bezeichnet. Er ist ein elektronisch erstellter und signierter Steuerbeleg und weist den Nettopreis, die Mehrwertsteuer und die Gesamtkosten separat aus, wie es bei Rechnungen der Fall ist, was bei Papierquittungen derzeit nicht der Fall ist. 

Jeder elektronisch erstellte Beleg muss innerhalb von maximal einer Stunde an das Finanzamt (SII oder Servicio de Impuestos Internos) gesendet werden. Zusätzlich zu den elektronischen Belegen müssen die Steuerpflichtigen eine tägliche Verkaufsübersicht mit den Transaktionen des unmittelbar vorangegangenen Tages erstellen und diese elektronisch signiert an den SII senden.

Der Beschluss Nr. 74 des SII regelt das Verfahren für die Ausstellung von elektronischen Belegen und elektronischen nicht steuerpflichtigen oder steuerbefreiten Belegen sowie die technischen Merkmale elektronischer Belege:

• E-Signatur: Elektronische Belege müssen elektronisch signiert werden, um die Integrität, Authentizität und Nachweisbarkeit des Dokuments zu gewährleisten.
• Format: XML
• Aufbewahrung: 6 Jahre im ursprünglichen XML-Format.
• E-Stempel des Finanzamts: Diese Signatur wird verwendet, um zu überprüfen, dass die Bogennummern der E-Belege vom SII über den Bogenautorisierungscode (CAF bzw. Bogenautorisierungscode) autorisiert sind, dass die Daten auf den elektronischen Belegen nicht geändert wurden und dass die elektronischen Belege vom jeweiligen Aussteller erstellt wurden, wenn sie elektronisch signiert werden.
• Bogenautorisierungscode (CAF): Um elektronische Belege ausstellen zu können, müssen die Steuerzahler zuvor die Bogen für elektronische Quittungen herunterladen. Der CAF ist für die elektronische Stempelung der Belege erforderlich. Jeder vom SII genehmigte Bogen gehört zu einer Rechnung.
• Ausdruck: Der Ausdruck der E-Belege auf Papier und dessen Verwendung ist fakultativ, da die virtuelle Darstellung bevorzugt wird. Er muss den elektronischen Stempel des SII enthalten.
• Virtuelle Darstellung: Die digitale Darstellung des Dokuments ermöglicht Einsicht und Zusendung auf elektronischem Wege.

Nach Ausstellung des E-Belegs muss bei Änderungen der Empfängerdaten, bei Ermäßigungen oder Stornierungen eine elektronische Gutschrift ausgestellt werden. Falls der Umtausch gegen ein höherwertiges Produkt erfolgt, muss nur für die Wertdifferenz gut ein Beleg ausgestellt werden.

EDICOMs E-Invoicing-Lösung

Die E-Invoicing-Lösung von EDICOM bildet die E-Rechnungen gemäß der gesetzlichen und technischen Vorgaben in den einzelnen Ländern ab und erleichtet somit Compliance für multinationale Unternehmen. Mit der Lösung lassen sich die Erstellung, der Versand und die Aufbewahrung elektronischer Belege gemäß den Vorgaben der SII in Chile automatisieren.

Durch die Rückverfolgbarkeit und die Automatisierung, die EDICOM-Lösung für die Erstellung und den Versand von E-Rechungen bietet, lassen sich Fehler im Rahmen der Rechnungslegung drastisch reduzieren. Dank der Verifizierung der Daten gemäß der Vorgaben der SII, sind unsere Kunden jederzeit über den Status ihrer Dokumente informiert. Dadurch wird die Übereinstimmung zwischen den erhaltenen DTEs und der monatlichen Steuererklärung (Formular 29) gewährleistet.

Mit der EDICOM-Lösung wird also nicht nur die Erstellung und der Versand von E-Rechnungen abgebildet, sondern auch die ordnungsgemäße Erstellung der Steuererklärung sichergestellt.