SII: Elektronische Verwaltung der MwSt in Spanien

Die sofortige Bereitstellung von Informationen (SII) ist das von der staatlichen Steuerbehörde (AEAT) entwickelte System für die elektronische Verwaltung der Mehrwertsteuer-Registrierungsbücher in Spanien. Mit diesem System, das 2017 eingeführt wurde, müssen Unternehmen Angaben zu ausgestellten und erhaltenen Rechnungen innerhalb von maximal 4 Kalendertagen übermitteln.

Was bedeutet ist die sofortige Bereitstellung von Informationen (SII)?

Das System zur sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) ist das von der Steuerbehörde geförderte MwSt-Verwaltungssystem, das die elektronische Verarbeitung der Mehrwertsteueraufzeichnungen ermöglicht. Die Unternehmen, die zur Nutzung dieses Systems verpflichtet sind, müssen der AEAT auf telematischem Wege die Aufzeichnungen über ihre ausgestellten und erhaltenen Rechnungen sowie andere relevante Transaktionen übermitteln, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu vereinfachen, die Steuerkontrolle zu verbessern und die Mehrwertsteuererstattung zu beschleunigen.

Wer ist von SII betroffen?

Das SII ist obligatorisch für Unternehmen, die monatlich Mehrwertsteuer zahlen, einschließlich der folgenden Gruppen von Unternehmen:

• Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro.
• Unternehmen, die in MwSt.-Gruppen registriert sind.
• Unternehmen, die im System der monatlichen Mehrwertsteuerrückerstattung (REDEME) registriert sind.
• Unternehmen, die sich diesem System freiwillig anschließen..

Wie funktioniert die elektronische Verwaltung der MwSt Daten?

Vor dem SII reichten die Unternehmen jährliche oder vierteljährliche Zusammenfassungen ihrer Vorgänge mit den Formularen 347, 340 oder 390 ein. Mit dem SII werden die Rechnungsbelege der Unternehmen sowie die Meldung anderer Vorgänge elektronisch und unmittelbar in der elektronischen Zentrale der AEAT vorgenommen.

Die von dieser Sendung betroffenen Vorgänge sind folgende:

• Ausgestellte Rechnungen
• Erhaltene Rechnungen
• Investitionsgüter
• Innergemeinschaftliche Umsätze

Diese Informationen werden über eine Datei im XML-Format übermittelt, die aus den Informationen im Verwaltungssystem des Unternehmens erstellt wird. Diese Datei enthält die Rechnungsdaten und muss in ihrer Struktur den von der AEAT festgelegten technischen Spezifikationen entsprechen. Nach der Übermittlung der Datei validiert die AEAT die Daten und sendet eine Antwort mit dem Status des Datensatzes zurück, so dass die Unternehmen eventuelle Fehler schnell korrigieren können.

Fristen für die Einreichung von Informationen bei der AEAT

Das SII legt spezifische Fristen für die Übermittlung von Daten an die AEAT fest, die je nach Art der Transaktion variieren:

• Ausgestellte Rechnungen: Das Unternehmen hat eine Frist von 4 Kalendertagen ab dem Datum der Ausstellung, um die Daten an die AEAT zu übermitteln. Wenn die Rechnungen vom Empfänger oder einem bevollmächtigten Dritten ausgestellt werden, verlängert sich die Frist auf 8 Kalendertage.
• Eingehende Rechnungen: Die Frist für die Übermittlung der Daten beträgt 4 Tage ab der buchhalterischen Erfassung der Rechnung und immer vor dem 16. des auf den Abrechnungszeitraum folgenden Monats.
• Innergemeinschaftliche Umsätze: Die Angaben müssen innerhalb von 4 Kalendertagen nach Versand oder Erhalt der Waren übermittelt werden.
• Investitionsgüter: Die Unternehmen haben bis zum letzten Abrechnungszeitraum des Kalenderjahres Zeit, die Informationen zu übermitteln, wobei die Frist am 30. Januar des Folgejahres endet.

Verbindung und Konnektivität zu dem SII AEAT-System

Das SII-System ist auf einen automatisierten Betrieb ausgelegt, der den Informationsaustausch zwischen Unternehmen und der AEAT erleichtert. Die Unternehmen können sich auf zwei Arten an das SII anschließen:

• Web service: Diese Option ist ideal für Unternehmen mit einem hohen Transaktionsvolumen, da sie die vollständige Automatisierung der Einreichung der MwSt.-Registrierungsbücher über das Verwaltungssystem des Unternehmens ermöglicht. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und der Meldeprozess optimiert.
• Web Portal: Für Unternehmen mit wenigen Transaktionen ermöglicht das Webportal die manuelle Eingabe von Informationen, die dann an die AEAT übermittelt werden. Diese Option ist eingeschränkter und eignet sich nur für Unternehmen mit einem geringen Transaktionsvolumen.

Vorteile der sofortigen Bereitstellung von Informationen (SII)

Das SII bietet eine Reihe von Vorteilen sowohl für die Unternehmen als auch für die Steuerbehörde:

• Automatisierung: der Einsatz von Technologien für den elektronischen Datenaustausch ermöglicht eine effizientere Verwaltung der Mehrwertsteuer, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und Fehler minimiert werden.
• Effizientere Steueraufsicht: Die AEAT verfügt über die Rechnungsdaten in Echtzeit, was die Kontrolle der Vorgänge erleichtert und den Bedarf an zusätzlichen Anforderungen verringert.
• Berichtigung von Fehlern: Die Steuerpflichtigen können die in den Überweisungen festgestellten Fehler korrigieren, ohne auf die Aufforderung der AEAT warten zu müssen, was die Transparenz erhöht und die Strafen verringert.
• Verringerung der formalen Verpflichtungen: Durch die Annahme des SII entfallen die Verpflichtungen zur Einreichung der Formulare 347, 340 und 390, was die Steuerverwaltung vereinfacht.
• Schnellere Rückgaben: Durch die Verfügbarkeit detaillierter und aktueller Informationen kann die AEAT die Verfahren zur Erstattung der Mehrwertsteuer beschleunigen und die Wartezeiten für die Unternehmen verkürzen..

Beziehung zwischen dem SII und der elektronischen Rechnungsstellung in Spanien

Das SII und die elektronische Rechnung sind komplementäre Systeme, die unterschiedliche Ziele verfolgen. Während sich das SII auf die Steuerkontrolle und die Transparenz bei der Verwaltung der Mehrwertsteuer konzentriert, verfolgt die elektronische Rechnung, die durch das Gesetz „Crea y Crece“ gefördert wird, vor allem das Ziel, den Zahlungsverzug bei B2B-Transaktionen zu verringern, die Zahlungen zwischen Unternehmen zu regeln und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu fördern.

Obwohl beide Systeme unabhängig voneinander funktionieren, weisen sie bestimmte Gemeinsamkeiten auf, wie z. B. die Verwendung eindeutiger Identifikatoren für Rechnungen und die Übermittlung von Daten in elektronischen Formaten. Unternehmen, die zur Einhaltung des SII verpflichtet sind, müssen sich auch auf die elektronische Rechnungsstellung einstellen, was eine technologische Herausforderung darstellt, die eine korrekte Integration beider Systeme erfordert, um Doppelarbeit oder betriebliche Probleme zu vermeiden.

EDICOM, Lösungsbeschreibung für das SII

EDICOM bietet eine integrale Lösung für die Verwaltung des SII, die den Prozess der Ausstellung und Übermittlung der MwSt-Registrierungsbücher an die AEAT automatisiert. Mit der Lösung können Unternehmen XML-Dateien erstellen, sie sicher versenden und die entsprechenden Benachrichtigungen erhalten.

Darüber hinaus fungiert EDICOM als „vertrauenswürdiger Dritter“ gemäß der europäischen Verordnung 910/2014 und bietet eine sichere und langfristige Aufbewahrung der von der AEAT ausgestellten Umsatzsteuerbücher und Statusmeldungen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Unternehmen die geltenden Vorschriften einhalten und im Falle möglicher Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten über die erforderlichen Informationen verfügen.

Die EDICOM-Lösung ist so konzipiert, dass sie in die Managementsysteme des Unternehmens integriert werden kann, was die Prozessautomatisierung erleichtert und manuelle Eingriffe minimiert, die Effizienz erhöht und das Risiko von Fehlern bei der Datenübertragung verringert.