Stand der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Spanien

Das Projekt der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Spanien ist Teil des im September 2022 verabschiedeten Gesetzes "Crea y Crece", das die elektronische Rechnungsstellung als einziges System für die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und Selbstständigen in Spanien vorsieht. Diese Initiative wird eine größere Agilität und Kontrolle der Zahlungen gewährleisten, was zu einer Verringerung der Zahlungsrückstände führen und das Wachstum der Unternehmen fördern wird.

Technische Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Spanien

Am 20. Juni 2023 wurde der Entwurf eines königlichen Erlasses zur Umsetzung des Gesetzes 18/2022 über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Freiberuflern veröffentlicht und eine öffentliche Anhörung zur Abgabe von Stellungnahmen eröffnet, die am 10. Juli 2023 endete. Nach dieser Frist legten das Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation und das Ministerium für Finanzen und öffentliche Aufgaben der Europäischen Kommission am 2. Februar 2024 den Entwurf einer Verordnung zur Weiterentwicklung des Gesetzes "Crea y Crece" vor, der die während der öffentlichen Anhörung eingereichten Änderungen enthält und die Rechnungsstellungspflichten zwischen Unternehmen und Freiberuflern in Spanien regelt.

*Die wichtigsten neuen Funktionen sind:

Status der Rechnungen 

• Die Empfänger elektronischer Rechnungen müssen die tatsächliche Zahlung in voller Höhe oder ihre Ablehnung der öffentlichen Lösung mitteilen, unabhängig davon, ob die öffentliche Lösung oder eine private Plattform verwendet wurde oder ob die Rechnungsstände auch über letztere übermittelt wurden.
• Erfolgt der Austausch von Rechnungen zwischen privaten Plattformen, muss der Rechnungsempfänger den Rechnungsaussteller über die Ablehnung und die tatsächliche Zahlung sowie die Annahme der Rechnung informieren. 
• Die Mitteilung über den Zahlungsstand erfolgt an die öffentliche Lösung und wird nicht an die Sofortige Informationsversorgung (SII) gesendet.
• Die Informationen über den Rechnungsstatus werden innerhalb von 4 Kalendertagen ab dem Datum des jeweils gemeldeten Status übermittelt. Wird eine Rechnung nicht abgelehnt oder nachträglich korrigiert, so gilt sie als angenommen.

Format der öffentlichen Lösung

• Das Syntaxformat der öffentlichen Lösung ist Facturae. Zwischen privaten Plattformen kann jedes beliebige Format unter einer der folgenden Syntaxen verwendet werden: XML, UBL, EDIFACT oder Facturae.

Kommunikationsmechanismen der öffentlichen Lösung

• Die öffentliche Lösung wird über Mechanismen verfügen, die es den Rechnungsstellern ermöglichen, die Einziehung oder Nichtbezahlung von Rechnungen freiwillig zu melden.

Rechnungskopien

• Rechnungen, die zwischen privaten Plattformen ausgetauscht werden, müssen gleichzeitig als originalgetreue und eindeutig gekennzeichnete Kopie an die öffentliche Lösung übermittelt werden. Der Empfänger muss über Mechanismen in der öffentlichen Lösung verfügen, um die Originalrechnungen, Kopien oder beides herunterzuladen.

Fristen für die Meldung von Rechnungsstatus

• Für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro wird eine Frist von 12 Monaten für die Übermittlung von Rechnungserklärungen festgelegt.
• Für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 8 Mio. € wird eine zusätzliche Frist von 36 Monaten für die Übermittlung von Rechnungserklärungen festgelegt.

Von nun an läuft bis zum 6. Mai 2024 eine Frist für Beanstandungen aus den EU-Mitgliedstaaten. Nach Ablauf dieser Beschwerdefrist wird der Entwurf der Verordnung an den Staatsrat weitergeleitet, der den endgültigen Entwurf ausarbeitet und dem Ministerrat zur Genehmigung und anschließenden Veröffentlichung im Staatsanzeiger (BOE) vorlegt, wodurch die vorgesehenen Umsetzungsfristen in Gang gesetzt werden.

Wer ist zur Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtet?

Unternehmer und Freiberufler, die Rechnungen für Umsätze ausstellen müssen, die sie im Rahmen ihrer unternehmerischen oder beruflichen Aktivitäten tätigen, wenn der Empfänger des Umsatzes ein Unternehmer oder Freiberufler ist, sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Diese Verpflichtung gilt nicht, wenn:

• Eine der beiden Parteien des Umsatzes hat den Sitz ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit nicht im spanischen Gebiet oder verfügt dort nicht über eine Betriebsstätte, an die die Rechnung gerichtet ist.
• Es handelt es sich um vereinfachte Rechnungen, die gemäß Artikel 4 des Königlichen Dekrets 1619/2012 ausgestellt werden, außer im Fall von qualifizierten vereinfachten Rechnungen gemäß Artikel 7.2 der Verordnung.

Ab wann wird die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

Der Königliche Erlass wird zwölf Monate nach seiner Veröffentlichung im Staatsanzeiger in Kraft treten und ab diesem Zeitpunkt für Unternehmen und Freiberufler gelten. Nach dem der Europäischen Kommission vorgelegten Entwurf sind die Phasen der Umsetzung wie folgt:

• 12 Monate für die Ausstellung/Empfang von Rechnungen und die Übermittlung der entsprechenden Abrechnungen von Unternehmen, deren Jahresumsatz 8 Millionen Euro übersteigt, ab der endgültigen Veröffentlichung des Königlichen Erlasses.
• 24 Monate für die Ausstellung/Empfang von Rechnungen von Unternehmen, deren Jahresumsatz weniger als 8 Millionen Euro beträgt, ab der endgültigen Veröffentlichung des Königlichen Erlasses.
• 36 Monate für die Übermittlung der entsprechenden Erklärungen von Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Millionen Euro ab der endgültigen Veröffentlichung des Königlichen Erlasses.

In den ersten 12 Monaten nach Inkrafttreten des Königlichen Erlasses müssen Unternehmen, die verpflichtet sind, bei ihren Umsätzen elektronische Rechnungen auszustellen, diesen eine Kopie im PDF-Format beifügen, die deren Lesbarkeit für Unternehmen und Gewerbetreibende gewährleistet, für die die Verpflichtung zum Erhalt elektronischer Rechnungen noch nicht in Kraft getreten ist, es sei denn, der Empfänger der elektronischen Rechnungen erklärt sich freiwillig und ausdrücklich damit einverstanden, diese in ihrem ursprünglichen Format zu erhalten.

Wie wird die elektronische Rechnungsstellung in Spanien funktionieren?

Das spanische System für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich besteht aus einer Reihe privater Plattformen für den elektronischen Rechnungsaustausch, die den Anforderungen des königlichen Erlasses entsprechen, und einer öffentlichen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die als Rechnungsspeicher dient und von der staatlichen Steuerbehörde (AEAT) verwaltet wird.

Die elektronische Rechnungsstellung kann über private Plattformen, über die öffentliche Lösung oder über eine Kombination aus beidem erfolgen.  Unternehmen und Freiberufler werden verpflichtet sein, elektronische Rechnungen an ihre Geschäftskunden und Freiberufler auszustellen und zu übermitteln und sie von ihren Lieferanten über einen dieser Kanäle zu empfangen. Unabhängig davon, über welchen Kanal die elektronische Rechnung an den Kunden übermittelt wird, sind alle Aussteller elektronischer Rechnungen, die nicht die öffentliche Lösung für die elektronische Rechnungsstellung nutzen, verpflichtet, eine originalgetreue Kopie jeder Rechnung in Facturae-Syntax an die öffentliche Lösung zu übermitteln, die die in der technischen Vorschrift für die elektronische Rechnungsstellung festgelegten Mindestanforderungen enthält.

Wie erstellt man eine elektronische Rechnung?

Die elektronischen Rechnungen müssen den technischen Anforderungen entsprechen, die im Königlichen Erlass zur Genehmigung der Entwicklung der Vorschriften für die Rechnungsstellungspflichten festgelegt sind. Nach dem Entwurf dieser Verordnung, der der Europäischen Kommission übermittelt wurde, können sie in einer der folgenden Syntaxen ausgestellt werden:

• UN/CEFACT XML CII-Format für Rechnungen, das für die gesamte Branche gilt.
• UBL-Format für Rechnung und Gutschrift gemäß der Norm ISO/IEC 19845:2015.
• EDIFACT-Format für Rechnungen gemäß ISO 9735.
• Facturae-Format, in der jeweils gültigen Fassung für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmern und Freiberuflern.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnungen werden durch einen der folgenden Mechanismen gewährleistet:

• Mittels einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste.
• Durch elektronischen Datenaustausch (EDI), bei dem Verfahren verwendet werden, die die Authentizität der Herkunft und die Integrität der Daten gewährleisten.

Status der elektronischen Rechnung

Die Empfänger elektronischer Rechnungen sind gemäß den Bestimmungen von Artikel 2bis Absatz 1 des Gesetzes 56/2007 vom 28. Dezember verpflichtet, die zur Ausstellung der Rechnung verpflichtete Partei über die folgenden Rechnungsstatus zu informieren:

• Vollständige kommerzielle Annahme oder Ablehnung der Rechnung und deren Datum.
• Vollständige kommerzielle Annahme oder Ablehnung der Rechnung und deren Datum.

Desweiteren kann man über weitere Status der e-Rechnung informieren: 

• Teilweise kommerzielle Annahme oder Ablehnung der Rechnung und deren Datum. 
• Teilbezahlung der Rechnung, gezahlter Betrag und Datum,
• Abtretung der Rechnung an einen Dritten zum Zwecke der Einziehung oder Zahlung, mit Angabe des Zessionars und des Datums der Abtretung.

Die Information über den Rechnungsstatus wird innerhalb von höchstens 4 Kalendertagen, ausgenommen Samstage, Sonntage und nationale Feiertage, ab dem Datum der jeweiligen Statusmeldung übermittelt.

Verbindung zwischen privaten E-Invoicing-Plattformen

Die Anbieter privater E-Invoicing-Plattformen sind verpflichtet, sich mit jedem anderen privaten E-Invoicing-Betreiber, der Teil des spanischen E-Invoicing-Systems ist, zusammenzuschalten, wenn sie von einem ihrer Kunden dazu aufgefordert werden. 

Alternativ dazu können die Betreiber, sofern der Kunde dies zulässt, die öffentliche E-Invoicing-Lösung als Mittel zur Konnektivität nutzen. Wird zu diesem Zweck die öffentliche Lösung genutzt, so ist die vom Empfänger benannte private Plattform für die elektronische Rechnungsstellung dafür verantwortlich, die elektronische Rechnungsstellung so umzuwandeln, dass sie mit der Syntax und den technischen Spezifikationen übereinstimmt, die von den Parteien vereinbart wurden, falls sie vom Format und den Spezifikationen der öffentlichen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung abweicht, wobei die Authentizität ihrer Herkunft und die Integrität ihres Inhalts gewahrt bleiben.

EDICOM Globale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung

EDICOM, eine internationale Referenz im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung, ist der von spanischen Unternehmen am häufigsten genutzte Anbieter für den Austausch elektronischer Rechnungen untereinander. Unsere Plattform ist auch eine der am häufigsten von Unternehmen in Spanien und auf der ganzen Welt genutzten, um die elektronische Rechnungsstellung mit den spanischen öffentlichen Verwaltungen zu verwalten, sowie andere steuerbezogene Telematikverfahren wie die SII (Sofortige Lieferung von Informationen) oder Ticket Bai (Baskenland).

In dieser Hinsicht bietet EDICOM seinen Kunden eine globale Lösung, die alle technischen Anforderungen erfüllt, die im spanischen System der elektronischen Rechnungsstellung oder in jedem anderen Land der Welt gelten.