Portugal: Elektronische Rechnungsstellung mit der öffentlichen Verwaltung

Die elektronische Rechnungsstellung ist in Portugal in den Beziehungen zwischen Lieferanten und öffentlichen Verwaltungen obligatorisch.  Die eSPap, Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, spielt die Rolle einer koordinierenden Einrichtung bei der Einführung des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Portugal.

Rechtlicher Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung (B2G) in Portugal

Die elektronische Rechnungsstellung in Portugal wird durch das Gesetzesdekret 111-B/2017 geregelt, mit dem die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen umgesetzt wird, die für alle Mitgliedstaaten verbindlich ist. Dieses Gesetzesdekret wurde anschließend durch das Gesetzesdekret 123/2018 geändert, um neue Merkmale des Modells und die verschiedenen Umsetzungsphasen zu definieren.

E-Rechnungssystem in Portugal

Das E-Rechnungssystem in der portugiesischen öffentlichen Verwaltung basiert auf einem dezentralisierten Modell, so dass die öffentlichen Einrichtungen die vom eSPAP bereitgestellte Plattform für den Rechnungsempfang nutzen oder ihre eigenen Plattformen für den Rechnungsempfang, die Validierung und die Verarbeitung entwickeln können. Die Verbindung kann über das AS2-Protokoll oder über Webdienste hergestellt werden.

Öffentliche Einrichtungen, die zur Nutzung der eSPap-Plattform verpflichtet sind

• Direkte Regierungsverwaltungen
• Öffentliche Einrichtungen

Freiwillig zur Nutzung der eSPap-Plattform verpflichtete öffentliche Einrichtungen

• Die Präsidentschaft der Republik
• Versammlung der Republik
• Procuradoria -Geral da República
• Gerichtshöfe
• Unabhängige Verwaltungsstellen
• Einrichtungen des öffentlichen Unternehmenssektors (Krankenhäuser)
• Universitäten

Merkmale der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal

Die obligatorischen Dokumente, die im Verkehr mit öffentlichen Verwaltungen ausgestellt werden müssen, sind die Rechnung, die Gutschrift und die Belastungsanzeige.

Format der Rechnung: Es können die beiden von der Europäischen Union zugelassenen Formate verwendet werden: UBL 2.1 "CIUS-PT" und CEFACT "CIUS-PT". 

Elemente, die in der strukturierten Datei enthalten sein müssen:

• Prozess- und Rechnungskennzeichen
• Zeitraum der Rechnungsstellung
• Informationen zum Mitauftragnehmer
• Informationen über den öffentlichen Auftragnehmer
• Informationen über die begünstigte Einrichtung, falls abweichend von den oben genannten
• Informationen über den steuerlichen Vertreter des Vertragspartners
• Vertragsreferenz
• Lieferbedingungen
• Zahlungsanweisungen
• Informationen über Anpassungen und Gebühren
• Angaben zu den Rechnungspositionen
• Rechnungssumme

Elektronische Signatur und Aufbewahrung: Elektronische Signaturen sind obligatorisch, und die Rechnungen müssen sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Einheitlicher Dokumentencode (ATCUD) und zweidimensionaler QR-Code

Die portugiesische Steuerbehörde Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) hat die Verpflichtung angekündigt, auf Rechnungen und relevanten Steuerdokumenten den eindeutigen Dokumentencode ATCUD (Code Validation Numero Sequential) und den zweidimensionalen Barcode (QR-Code) anzubringen. Diese Maßnahmen sollen die Übermittlung von Rechnungen vereinfachen, die Kontrolle der von den Steuerpflichtigen getätigten Transaktionen verbessern und so die Schattenwirtschaft, Betrug und Steuerhinterziehung bekämpfen.

Die ATCUD-Codes müssen auf allen Rechnungen erscheinen und ihre Lesbarkeit muss gewährleistet sein, unabhängig davon, auf welchem Datenträger sie dem Kunden vorgelegt werden, ob in elektronischer Form oder auf Papier. Die QR-Codes müssen nur auf den Rechnungen angebracht werden, die in Papierform oder im signierten PDF-Format vorgelegt werden. Bei mehrseitigen Dokumenten erscheint der ATCUD-Code auf allen Seiten; im Falle des QR-Codes kann dieser auf der ersten oder letzten Seite erscheinen.

Voraussetzungen für die Anbringung von ATCUD- und QR-Codes in Rechnungen:

• eine von der AT zertifizierte Softwarelösung
• ein von der AT ausgestellter Serienvalidierungscode

EDICOM Globale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung

Wenn Ihr Unternehmen ein E-Invoicing-Projekt in Portugal oder in einem anderen Land der Welt hat, kann EDICOM Ihnen bei Ihren steuerlichen Verpflichtungen helfen. Unsere Plattform ermöglicht die integrierte Verwaltung der elektronischen Rechnungsstellung mit den portugiesischen Behörden sowie andere telematische Verfahren steuerlicher Art, wie z.B. die Erklärung der Buchhaltungsdatei SAF-T.

In diesem Sinne bietet EDICOM seinen Kunden eine globale Lösung, die alle technischen Anforderungen erfüllt, die im portugiesischen B2G-System für elektronische Rechnungen oder in jedem anderen Land der Welt gelten.