Praktische Anwendungen der elektronischen Langzeitarchivierung
Wir stellen praktische Fälle vor, bei denen die elektronische Archivierung der Dokumente für die digitale Transformation eines Geschäfts unentbehrlich ist.
Elektronische Langzeitarchivierung für Ihre "paperless Strategie"
Die Verwaltung von Dokumenten auf Papier konsumiert eine Vielzahl wirtschaftlicher wie auch menschlicher Ressourcen.
Die Umstellung auf ein Modell, das auf der exklusiven Aufbewahrung der Dokumente im elektronischen Format beruht, ist ein Sprung, der mit absoluter Garantie der Legalität und Übereinstimmung mit den gültigen Vorschriften erfolgen muss. Deshalb sollte man die Dienstleistungen eines Vertrauensdiensteanbieters in Anspruch nehmen, der die Verantwortung einer störungssicheren Aufbewahrung der Dokumente im Laufe der Zeit übernimmt.
Elektronische Archivierung der mit der öffentlichen Verwaltung ausgetauschten Dokumente
Die Europäische Unión durchläuft eine Phase der digitalen Transformation, bei der sie die Verwendung von E-Rechnungen mit den öffentlichen Verwaltungen auferlegt. So ist es in der Richtlinie 2014/55/EU dargestellt, die den öffentlichen Sektor und seine Lieferanten zur Verwendung eines konkreten elektronischen Rechnungsstandards bei öffentlichen Auftragsbeziehungen anweist.
Diese europäische Richtlinie ist in Deutschland umgesetzt und befindet sich auf bundesstaatlicher und staatlicher Ebene in der Einführungsphase.
Die Behörden können eine Prüfung der Rechnungsdokumente verlangen. In diesem Fall müssen die elektronischen Originale (z. B. XRechnung, ZUGFeRD, XML) in einer elektronischen Vorrichtung gespeichert werden, die Vertraulichkeit, Zugänglichkeit und Lesbarkeit für das Audit gewährleistet. Die Archivierung muss über einen Zeitraum von 10+1 Jahren ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung bis zum Ende des Geschäftsjahres des Kunden bestehen.
Wie geschieht das?
1. Integration mit der ERP
Die EDICOM-Plattform wird mit der ERP integriert, um die Rechnungen in dem von der entsprechenden öffentlichen Verwaltung angeforderten Format auszustellen.
2. Konnektivität mit der öffentlichen Verwaltung
Die EDICOM-Lösung richtet einen direkten und doppelgerichteten Kommunikationskanal ein, mit dem der Rechnungsversand wie auch der Emfang der Anworten über den Bearbeitungsstatus der Dokumente automatisiert werden können.
3. Archivierung
Wir setzen Vorgehensweisen der elektronischen Aufbewahrung an den Originaldokumenten ein. Als laut eIDAS in Europa qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter wenden wir fortgeschrittene und auf europäischer Ebene anerkannte kryptographische Prozesse (elektronische Signatur, elektronischer Zeitstempel usw.) an, um die Vollständigkeit und Echtheit der Dokumente zu garantieren.
4. ACK-Verwaltung
Die EDICOM-Plattform empfängt die verschiedenen von den Verwaltungen gesendeten ACK (Antwortbestätigungen), die über den Status der einzelnen Rechnungen informieren und in die ERP integriert werden. Auf diese Weise entsteht ein Satz aus Dateien und Nachweisen, die zu einem einzigen Vertragsverhältnis gehören und die Abfrage der Dokumente erleichtern. Diese zugeordneten Antworten werden auch im Service der Langzeitarchivierung mit der Garantie des qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, der mit der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste definiert ist, aufbewahrt.
Elektronische Archivierung der MWST.-Bücher
Mit EDICOMLta können Sie die erklärten Steuerangaben der Rechnungen wie auch die von der Steuerbehörde gesendeten Statusmitteilungen auf sichere Weise archivieren.
In diesem Zusammenhang ist es notwendig, dass dieser Nachweis der Transaktionen sicher und zertifiziert erfolgt, damit er als rechtlicher Nachweis bei allen Vorfällen oder Reklamationen Dritter dienen kann.
Rechtlicher Beweiswert für Ihre Steuerunterlagen
1. Integration mit Buchhaltungssystemen
EDICOMLta wird in die Plattform für elektronischen Datenaustausch oder in die internen Managementsysteme der Unternehmen integriert, wobei eine detaillierte Historie der an die Steuerverwaltung gesendeten elektronischen Dokumente gespeichert wird.
2. Elektronische Protokolle
Die erklärten Steuerangaben der Rechnungen und die von der Steuerbehörde gesendeten Statusmitteilungen werden sicher in Form elektronischer Protokolle aufbewahrt.
3. Anwendung Metadaten
Die Lösung wendet Metadaten an, mit denen die Klassifizierung und Identifizierung der gesendeten Dokumente sowie die Hierarchisierung und Aufstellung der ausgetauschten Dokumente ermöglicht wird. Das System bietet Rückverfolgbarkeit und lässt eine schnelle Abfrage wie auch die Wiederherstellung aller Protokolle zu.
4. Wiederherstellung der Protokolle
Die gesendeten Dateien und die erhaltenen Bestätigungen, die mit diesen gespeichert werden, können jederzeit wieder hergestellt und abgefragt werden.
International zertifizierte Plattform
Unsere EDICOMLta Lösung ist in Übereinstimmung mit den obersten internationalen Vorschriften in Bezug auf elektronische Archivierung wie die eIDAS Verordnung oder die ISO 14641-1 Norm gestaltet und zertifiziert.
Wir verfügen außerdem über lokale Zertifizierungen in Regionen, in denen es spezifische Gesetze für die elektronische Archivierung gibt, wie z. B. Conservazione Elettronica in Italien oder NOM151 in Mexiko.
Elektronische Archivierung in der Abteilung für Personalwesen
Das Personalwesen in einem Unternehmen erfordert die Verwaltung zahlreicher Dokumente im Zusammenhang mit den Mitarbeitenden (Lohnabrechnungen, Verträge, Berichte für das Finanzamt, Steuerrückzahlungen, Krankenstände, Sondergenehmigungen, Reisekosten usw.). Die Herausforderungen für die Mitarbeiter im Personalwesen beim Umgang mit diesen Dokumenten sind vielfältig: Verwaltung großer Dokumentenmengen, Heterogenität der Formate und Typen, Klassifizierung, Aufbewahrung, Wiederherstellung usw.
Aufgrund der Vertraulichkeit der verarbeiteten Dokumente müssen diese unter strengen Sicherheitsbedingungen aufbewahrt werden. Außerdem muss Rückverfolgbarkeit unter den Dokumenten, die Teil der Akte desselben Mitarbeiters sind, ermöglicht werden.
Dokumente eines Mitarbeitenden in einer einzigen Akte zentralisieren
1. Integration mit der ERP
Die Lösung schließt sich an die ERP an, um digitale wie auch Multimediadokumente aufzunehmen. Es können große Dokumentenchargen gesendet und nach effizienten Kriterien je ID des Mitarbeitenden gespeichert werden.
2. Manuelles Hochladen der Dokumente
Die Dokumente können auch anhand Zugriff auf das Interface der Lösung mit einem Drag&Drop-System hochgeladen werden.
3. Anwendung elektronischer Siegel
Das qualifizierte elektronische Siegel und der qualifizierte Zeitstempel werden auf die Dokumente angewendet, um deren Vollständigkeit zu garantieren.
4. Rückverfolgbarkeit nach Metadaten
Die Dokumente werden in der Lösung anhand einer mit dem Kunden vereinbarten Metadatenstruktur, in der die ID des Mitarbeitenden steht, klassifiziert. Dadurch kann eine Spur geschaffen werden, die alle Dokumente eines Mitarbeitenden in einer einzigen elektronischen Akte vereint.
5. Versand von Meldungen
Die Lösung sendet dem Mitarbeitenden eine Meldung mit einem privaten und sicheren Link für das Herunterladen des gespeicherten Dokuments.
6. Privater und sicherer Zugriff
Jeder Mitarbeitende verfügt über eine private Umgebung, in der er seine Akte jederzeit einsehen kann. Außerdem werden alle seine Handlungen - egal ob Anzeige oder Download - an den einzelnen Dokumenten als Nachweis registriert.
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