Conservazione digitale a norma - Digitale Standardspeicherung

Digitale Archivierung von Dokumenten: Worin besteht sie?

Unter digitaler Bewahrung versteht man die zertifizierte elektronische Langzeitspeicherung aller Arten von digitalen Dokumenten. Dieser elektronische Aufbewahrungsdienst muss die Authentizität, Integrität und Verfügbarkeit der aufbewahrten Dokumente gewährleisten und dabei stets die strengsten Sicherheitsstandards einhalten.
 

Ersatzweise Archivierung in Italien

Substitute Preservation wurde mit dem Ziel geschaffen, italienischen Unternehmen einen Rechtsrahmen zu bieten, der Richtlinien für die Digitalisierung und elektronische Aufbewahrung von analogen Dokumenten festlegt. Papierdokumente, die auf der Grundlage dieser Richtlinien digitalisiert und aufbewahrt werden, sind garantiert rechtsgültig. 
Dies setzt voraus, dass italienische Unternehmen über eine Plattform für den Dokumentenaustausch verfügen, die eine gesetzeskonforme elektronische Speicherung ermöglicht. Diese Plattform soll dazu beitragen, den Prozess der Dematerialisierung von Dokumenten zu vereinfachen. Alle steuerlich relevanten Papierdokumente müssen digitalisiert und digital aufbewahrt werden, wobei die Richtlinien der Substitute Conservation.
Die Ersatzspeicherung zielt darauf ab, den Wert des elektronischen Dokumentenarchivs durch ein System zu erhöhen, das zwei Bedingungen dauerhaft garantiert: die Integrität, die bescheinigt, dass die elektronisch gespeicherten Dokumente nicht verändert wurden, und die Authentizität, die eindeutig die natürliche oder juristische Person als Urheber eines bestimmten Dokuments identifiziert. Um diese Merkmale zu bescheinigen, werden zwei Verfahren angewandt:
 

• Qualifiziertes elektronische Signatur: Diese Signatur ist einer handschriftlichen Unterschrift gleichwertig und hat in allen Ländern der Europäischen Union die gleiche Rechtsgültigkeit. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht es, die Herkunft der Daten und den Unterzeichner zu identifizieren. Darüber hinaus bietet die elektronische Signatur archivierten Dokumenten die für die digitale Aufbewahrung erforderlichen Integritäts- und Authentizitätsgarantien als Standard. Der Dienst der qualifizierten elektronischen Signatur wird häufig von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter erbracht. 

« Ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist ein Technologieanbieter, der über die erforderlichen Zertifizierungen und die notwendigen technischen Kapazitäten verfügt, um elektronische Transaktionen mit den notwendigen Vertrauensmechanismen zu versehen: elektronische Signatur, Zeitstempel usw.»

• Elektronische Zeitstempelung (Timestamp) :Das Zeitstempeln oder elektronische Zeitstempeln wird verwendet, um zu beweisen, dass ein Datensatz existierte und seit einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr verändert worden ist. Wie im vorigen Fall wird der Zeitstempeldienst in der Regel von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter durchgeführt, der mit diesem Verfahren das Vorhandensein der Daten zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt bescheinigt.

Während die Surrogate Preservation ein Vorher und Nachher in der Digitalisierung italienischer Unternehmen darstellt, sind die meisten Dokumente heutzutage digitalen Ursprungs. Aus diesem Grund werden heute in der Regel die Begriffe „digitale Bewahrung“ oder „elektronische Bewahrung“ verwendet, da sie die Bewahrung aller Arten von Dokumenten unabhängig von ihrem Ursprung umfassen würden.

Die eIDAS-Verordnung: Was ist sie und wie wirkt sie sich auf die digitale Archivierung aus? 

In einem zunehmend digitalen Europa brauchen Bürger, Unternehmen und der öffentliche Sektor einen Rechtsrahmen, der Sicherheit und Rechtssicherheit für die elektronischen Aktivitäten bietet, die tagtäglich sowohl im öffentlichen als auch im privaten Umfeld stattfinden. Diese Sicherheitsmechanismen sind in der Verordnung Nr. 910/2014, bekannt als eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt), über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt festgelegt. Die Verordnung ist seit dem 1. Juli 2016 in Kraft. Die eIDAS-Verordnung schafft die Grundlagen für sicherere elektronische Transaktionen zwischen Bürgern, Unternehmen und dem öffentlichen Sektor.

Die wichtigsten Bestimmungen der Verordnung lassen sich in drei Kernpunkten zusammenfassen:

• Schaffung eines Rechtsrahmens für elektronische Signaturen, elektronische Siegel, elektronische Zeitstempel, elektronische Zustelldienste und Website-Authentifizierung.
• Sie regelt die Rolle des qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters: von den Sicherheitsanforderungen zur Erfüllung dieser Rolle bis hin zu den Auditverfahren. Ein Vertrauensdiensteanbieter ist eine natürliche oder juristische Person, die einen oder mehrere Vertrauensdienste erbringt, entweder als qualifizierter Anbieter oder als nicht qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter.

« EDICOM ist ein qualifizierter Anbieter von vertrauenswürdigen Dienstleistungen für die Ausstellung von Zertifikaten, die Erzeugung von Zeitstempeln, die zertifizierte elektronische Zustellung und die Langzeitspeicherung. »

• Sie legt die Bedingungen fest, unter denen die EU-Länder die elektronischen Identifizierungsmittel von Personen und Unternehmen aus anderen Mitgliedstaaten akzeptieren müssen, um so die Interoperabilität zu gewährleisten.

Die eIDAS-Verordnung stellt nicht nur einen Durchbruch bei den elektronischen Identifizierungsmethoden dar, sondern treibt auch die digitale Transformation von Unternehmen und Verwaltungen voran. Durch die Einführung von Vertrauensdiensten werden elektronische Dokumente mit analogen Dokumenten gleichgestellt und ermöglichen die Verarbeitung elektronischer Dokumente an der Quelle mit derselben Gültigkeit wie die traditionell auf Papier ausgestellten Dokumente.  Ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz im digitalen Zeitalter. 

Anwendungen der digitalen Bewahrung auf Standard: 

Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten ist bei elektronischen Rechnungen sowie bei allen anderen steuerlich relevanten Dokumenten vorgeschrieben. Zu letzteren gehören Dokumente wie die PEC (zertifizierte elektronische Post), Verträge und Dokumente, die mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wurden, oder Auftragsbestätigungen und vieles mehr. Die gängigsten sind:

Digitale Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sowie aller Buchhaltungsunterlagen ist für einen Zeitraum von 10 Jahren ab dem Ausstellungsdatum vorgeschrieben.

Digitale Aufbewahrung von Kostenabrechnungen 

Die digitale Aufbewahrung erstreckt sich in der Regel auch auf die Deklaration von Spesenabrechnungen und deren Belege. Spesenabrechnungen müssen wie Rechnungen aufbewahrt werden und ihre Echtheit und Unversehrtheit muss gewährleistet sein.

Digitale Aufbewahrung von Unterschriften neben Dokumenten, die Genehmigungsworkflows unterliegen

Einige wichtige Dokumente sind Gegenstand von Genehmigungsverfahren, an denen eine oder mehrere Personen beteiligt sind, um die Einhaltung ihres Inhalts zu gewährleisten und nachzuweisen. Kommerzielle Angebote, Lieferantenrechnungen, Arbeitsverträge, Verträge über die Erbringung von Dienstleistungen, usw. Auf dem Markt gibt es Lösungen, die die Digitalisierung dieser Genehmigungen erleichtern. Je nach Wichtigkeit des Dokuments kommen bei diesen Lösungen mehr oder weniger anspruchsvolle Verfahren für die Genehmigung zum Einsatz (elektronische Signatur der Plattform, Unterschrift mit anerkanntem Zertifikat, doppelter Authentifizierungsfaktor usw.).

In diesen Fällen ist es nicht nur wichtig, das genehmigte Dokument digital aufzubewahren, sondern noch wichtiger ist es, die Beweise für jede Genehmigung aufzubewahren. Dieser Nachweis erzeugt eine Spur, die zu einem bestimmten Zeitpunkt durch einen elektronischen Zeitstempel identifiziert werden kann und im Falle möglicher Diskrepanzen oder Unstimmigkeiten größere Garantien bietet. 
 

« EDICOMSignADoc ist die Lösung für die Genehmigung von Dokumenten mit elektronischer Signatur, die in Verbindung mit den Diensten des EDICOM Qualified Trusted Service Provider die digitale Aufbewahrung dieser Dokumente zusammen mit dem Genehmigungsnachweis automatisiert».

Die gesamte Abfolge dieser Nachweise wird in einen Bericht integriert, der wiederum von der vertrauenswürdigen dritten Partei unterzeichnet wird. Dieser Bericht ist ein wichtiges Instrument zur Aufzeichnung der Schritte, die ein Dokument von seiner Ausstellung bis zu seiner endgültigen Genehmigung durchlaufen hat. 
Die Verpflichtung zur digitalen Bewahrung erstreckt sich auch auf digital signierte Dokumente, unabhängig von der beim Signiervorgang verwendeten Lösung.

Digitale Bewahrung von zertifizierter elektronischer Post (PEC) 

PEC (Posta Elettronica Certificata) ist eine zertifizierte elektronische Post. Es handelt sich dabei um ein System, mit dem E-Mails mit dem gleichen rechtlichen Wert wie ein eingeschriebener Brief verschickt werden können. Da sie steuerlich relevant sein können, sollten sie auch aufbewahrt werden..

EDICOM Long-Term Archiving (EDICOMLta)

EDICOMLta (Long-Term Archiving) ist der zertifizierte elektronische Langzeitspeicherdienst, der von EDICOM als qualifiziertem Vertrauensdienstleister entwickelt und angeboten wird. 

EDICOMLta ist eine zertifizierte Plattform für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente für den von Unternehmen geforderten oder gesetzlich festgelegten Zeitraum. Sie kann jede Art von Dokument und in jedem Format speichern. 

Diese Plattform garantiert die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Sicherheit der gespeicherten Dokumente. Zu diesem Zweck gewährleistet sie den ständigen Zugang zu und das Abrufen von allen auf die Plattform hochgeladenen Dokumenten sowie die Verwaltung von Beweismitteln, um die Integrität digital gespeicherter Dokumente aus rechtlicher Sicht nachzuweisen.

Ein Computerbeweis ist eine Datei, die einen an einem Dokument durchgeführten Vorgang rechtlich rechtfertigt.

« EDICOMLta ist eine zertifizierte elektronische Speicherlösung, die Dokumente aufbewahrt und dabei ihre Integrität und Authentizität im Laufe der Zeit bewahrt.»

Die aktive Rolle von EDICOM als qualifizierter Anbieter von Treuhanddiensten umfasst die kontinuierliche Prüfung der archivierten Unterlagen in Übereinstimmung mit den internationalen Normen (XSADEsLT und ISO14641) und gegebenenfalls den lokalen Vorschriften. All dies mit dem Ziel, den aufbewahrten Dokumenten den Status elektronischer Originale mit Beweiskraft zu verleihen und sie gegenüber Dritten und Behörden gültig zu machen.

Im Falle Italiens erfüllt EDICOMLta standardmäßig alle Anforderungen an die digitale Bewahrung. Die Integrität, Authentizität und Zugänglichkeit der in EDICOMLta archivierten Dokumente wird garantiert, wobei stets die höchsten Sicherheitsstandards eingehalten werden.
 

Vorteile von EDICOMLta:

• Integrität und Authentizität: EDICOM setzt Systeme für qualifizierte Signaturen und qualifizierte elektronische Zeitstempel ein, die sowohl den Anforderungen der eIDAS-Verordnung für qualifizierte Vertrauensdienste als auch den Anforderungen des italienischen Rechts für die digitale Bewahrung als Standard entsprechen.
• Abfrage und Rückverfolgbarkeit: Alle elektronischen Dokumente werden auf der Plattform auf der Grundlage von Metadaten klassifiziert und eingeordnet. Diese Metadaten ermöglichen es, die Rückverfolgbarkeit zwischen den Dokumenten zu definieren und erleichtern die sofortige Abfrage und das Auffinden innerhalb der Plattform.
• Hierarchisierung der Dokumente: EDICOMLta ermöglicht es, den gesamten Zyklus eines jeden elektronischen Dokuments zu erhalten.
• Gesetzliche Archivierung: Elektronische Akten werden im Data Processing Center (DPC) von EDICOM unter strengen Sicherheitsmaßnahmen gespeichert. 
• Dokumentenprüfung: Elektronische Signaturen und Siegel auf Dokumenten werden regelmäßig überprüft, um die Attribute der Integrität und Authentizität zu erhalten.
• Zugänglichkeit und Verwaltung: EDICOMLta ermöglicht die Integration mit den internen Verwaltungssystemen der Unternehmen (ERP, CRM oder SCM, u.a.) oder mit den EDI- und e-Invoice-Lösungen von EDICOM, wodurch die Speicherung dieser elektronischen Dokumente automatisiert wird.
• Redundanz: EDICOM speichert elektronische Dateien redundant in zwei DPCs, um die Sicherheit zu erhöhen und eine Serviceverfügbarkeit von 99,9% zu gewährleisten.