Vertrauensdienste

Was ist ein Vertrauensdiensanbieter?

Vertrauensdiensanbieter

Die Digitalisierung und das an Stellen schnelle Wachstum der globalen Wirtschaft bringen große Herausforderungen mit sich, auch für den elektronischen Austausch von Daten. Beispiele dafür sind die Sicherheit elektronischer Transaktionen und die Integrität der gemeinsam genutzten Informationen. Deshalb ist die Rolle der Anbieter von Vertrauensdiensten von zentraler Bedeutung für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber, die mit vertraulichen elektronischen Daten arbeiten. Aber was genau ist ein Vertrauensdiensteanbieter?

Ein Vertrauensdiensteanbieter ist ein Anbieter, der über das technologische Know-How verfügt, die in elektronischem Format erzeugten Informationen mit Mechanismen zu schützen, die deren Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität gewährleisten. Dies bietet natürlichen und juristischen Personen sichere elektronische Identifizierungs-mechanismen, die es ermöglichen, geschäftlichen Aktivitäten elektronisch und sicher durchzuführen.

Um die Sicherheit der in elektronischer Form erzeugten Daten zu gewährleisten, werden Mittel zur elektronischen Identifizierung von Personen und Unternehmen eingesetzt, wie z. B. elektronische Unterschriften, elektronische Zeitstempel oder die elektronische Langzeitarchivierung.
Die Implementierung elektronischer Vertrauensdienste bringt viele Vorteile mit sich, von denen die folgenden hervorzuheben sind:

  1. Garantiert die Sicherheit und Integrität elektronischer Dokumente beim Erstellen, Versenden, Empfangen und der Archivierung.
  2. Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von Prozessen, die Integration von Lösungen und den orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente.
  3. Deckt alle gesetzlichen Anforderungen an die Verarbeitung von Dokumenten lückenlos ab.
  4. Bietet auch für die Kunden und Lieferanten eines Unternehmens mehr Sicherheit.

Die Vertrauensdiensteanbieter können von verschiedenen Behörden akkreditiert und zertifiziert sein. EDICOM ist eine Zertifizierungsstelle (ACEDICOM) für Europa, Mexiko und Kolumbien. Das bedeutet, dass die von EDICOM angebotenen Vertrauensdienste den technischen Anforderungen der Gesetzgebung in der Europäischen Union, Mexiko und Kolumbien entsprechen. Dies macht EDICOM zu einem sogenannten Trust Service Provider, einem Vertrauensdienstanbieter.

Die ACEDICOM-Zertifizierungen sind Bestandteil der EDICOM B2B Cloud Platform. Das bedeutet, dass unsere Lösungen mit Mechanismen ausgestattet sind, die die Sicherheit und Vertraulichkeit der elektronischen Nachrichten gewährleisten.

 

Vertrauensdienste

Elektronische Signatur

Die elektronische Signatur ist ein Identifikationsmechanismus, der es ermöglicht, die handschriftliche Unterschrift elektronisch  zu ersetzen. Ein elektronisches Zertifikat, das von einem Zertifizierungsdiensteanbieter elektronisch signiert wird, verknüpft die Signaturprüfdaten mit den Unterzeichnern und bestätigt deren Authentizität.

Ein digitales Zertifikat wird verwendet, um die Parteien einer elektronischen Kommunikation zu identifizieren, verschlüsselte Informationen auszutauschen, die Vertraulichkeit von Daten zu gewährleisten, die Dokumente elektronisch zu signieren um die Integrität und Herkunft der Informationen zu belegen.
Ein Vertrauensdienstanbieter stellt nicht nur digitale Zertifikate aus, sondern übernimmt auch die Verantwortung, die Richtigkeit der Daten im digitalen Zertifikat zu garantieren.

Zu den häufigsten Verwendungszwecken elektronischer Zertifikate gehören die elektronische Signatur von Dokumenten und Software, die Verschlüsselung von Daten, die Digitalisierung oder zertifizierte Speicherung oder die persönliche Identifizierung.

Zeitstempel

Der elektronische Zeitstempel (Timestamp) bestätigt die Existenz und Integrität von Informationen über einen bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Als Zeitstempel-Anbieter fungiert EDICOM als vertrauenswürdige dritte Partei, die das Vorhandensein dieser elektronischen Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt beglaubigt.

Der elektronische Zeitstempel ist vielseitig einsetzbar: Er wird bei der zertifizierten Digitalisierung von Rechnungen, bei der Speicherung aller Arten von elektronischen Dokumenten und bei allen Prozessen verwendet, bei denen es wichtig ist, zu bescheinigen, dass bestimmte elektronische Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Form vorlagen.

Zertifizierte Digitalisierung von Dokumenten 

Die zertifizierten Archivierungsdienste von EDICOM ermöglichen es, ein elektronisches Archiv für Dokumente zu führen. Die Dokumente werden bei der Speicherung verifiziert und validiert, sodass das digitale Archiv denselben Sicherheitsstandards wie ein Papierarchiv entspricht.

Bei den Dokumenten, die validiert und gespeichert werden, kann es sich um Originale handeln, die von Anfang an in elektronischer Form erstellt wurden. Es können aber auch Papierdokumente, die digitalisiert wurden, validiert und archiviert werden. 

Das digitalisierte Dokument ersetzt in einigen Ländern dann sogar das Originaldokument in Papierform. Dass bedeutet, dass in einigen Fällen das nicht-digitalisierte Originaldokument vernichtet werden kann. Beispiele dafür sind die digitalisierten Rechnungen in Spanien, Mexiko und Italien.

Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten

Bei der elektronischen Langzeitaufbewahrung durch EDICOMLta (EDICOM Long-term Archiving) werden die Dokumente in digitaler Form aufbewahrt, wobei deren Integrität gewahrt bleibt. Durch Prozesse wie den elektronischen Zeitstempel wird sichergestellt, dass die Daten über den Zeitraum der Aufbewahrung nicht verändert wurden. Die Lösung entspricht damit der  eIDAS-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste der Europäischen Union.

EDICOMLta ist eine zertifizierte Plattform für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente für den von den Unternehmen geforderten oder vom jeweiligen Gesetzgeber festgelegten Zeitraum. Die Lösung garantiert den permanenten Zugriff auf die Plattform hochgeladenen Dokumente sowie auf den Nachweis der Integrität eines jeden Dokuments.

EDICOMSignADoc

EDICOMSignADoc ist eine Lösung, die mithilfe von elektronischen Vertrauensdiensten, wie z. B. der digitalen Signatur, das Verfahren der Unterzeichnung und Genehmigung  von Dokumenten elektronisch abbildet.

Die Lösung ermöglicht die Konfiguration angepassten Genehmigungsabläufen, die die internen Verfahren eines Unternehmens widerspiegeln. Die Lösung ist in der Lage interne sowie externe Benutzer, wie Lieferanten oder Kunden, in die Prozesse einzubinden. Zum Biepsiel wenn es um die Genehmigung von Verträgen oder Rechnungen geht.

Vorteile von EDICOMSignADoc:

  • Ermöglicht die Signaturprozesse für Dokumente digital, effizient und sicher.
  • Optimiert die Arbeitsabläufe und das Projektmanagement. Die Lösung ist in verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens einsetzbar, z. B. im Vertrieb oder in der Personalabteilung. Ein konkretes Beispiel ist der Versand von Angeboten an Kunden. Die Angebote können über EDICOMSignADoc an Kunden gesendet werden, die diese mithilfe der Anwendung elektronisch unterzeichnen und somit genehmigen. Dieser Vorgang kann auch für andere Dokumente wie z. B. Arbeitsverträge implementiert werden.
  • Ermöglicht eine lückenlose Übersicht über Dokumente durch ein konfigurierbares Dashboard mit detaillierten Informationen zum Status der einzelnen Dokumente.
  • Kompatibilität mit jedem ERP-System.
  • Ermöglicht die Datenintegration zwischen Systemen und Anwendungen.
  • Als Software-as-a-Service (SaaS) ist die Lösung rund um die Uhr mit einer Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 % aktiv.

 

EDICOM als weltweiter Vertrauensdienstleister

Als globaler Technologieanbieter sind alle EDICOM-Lösungen mit den im jeweiligen Land erforderlichen Zertifizierungen ausgestattet, die die Sicherheit und Vertraulichkeit der elektronischen Nachrichten gewährleisten.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Zertifizierungen aufgeführt:

  • European Certification Authority 
    • Akkreditierung von als Zertifizierungsstelle für ganz Europa.
  • Zertifizierungsdienstanbieter in Mexiko 
    • Akkreditierung als Zertifizierungsdiensteanbieter bzw. Zertifizierungsstelle in Mexiko.
  • Time Stamping Authority 
    • Akkreditierung als Zeitstempeldienstanbieter für Mexiko.
  • Archivierung von elektronischen Dokumenten nach NOM151 in Mexiko 
    • Vom mexikanischen Wirtschaftsministerium akkreditiertes Unternehmen für die Erbringung von Dienstleistungen zur Archivierung von elektronischen Dokumenten gemäß der Norma Oficial Mexicana SCFI-2002.
  • Partner des Zentralamts für Steuern in Mexiko für die Ausstellung von Zeitstempeln für elektronische Rechnungen (Comprobante Fiscal Digital por Internet - CFDI).
  • Qualifizierter Vertrauensdienstanbieter in der Europäischen Union
    • Durch die Verordnung Nr. 910/2014. Für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen innerhalb der Europäischen Union.
  • Stelle für digitale Zertifizierung in Kolumbien
    • Von dem Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) autorisierte Dienste für die Ausstellung von digitalen Zertifikaten und elektronischen Signaturen.

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Was sind elektronische Vertrauensdienste?

EDICOM ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter im Sinne der EU-Verordnung 910/2014, besser bekannt als eIDAS.