PDF-Dokumente elektronisch signieren
In vielen Unternehmen werden Dokumente wie beispielsweise Bestellungen oder Rechnungen immer noch im PDF-Format erstellt und zur Unterzeichnung per Hand ausgedruckt. Dies führt oft zu Verzögerungen und nicht selten auch zu organisatorischen Problemen. In anderen Unternehmen werden die Dokumente zwar nicht mehr ausgedruckt, dafür werden sie aber ohne jegliche Unterschrift per E-Mail bestätigt.
Das Problem dabei besteht darin, dass bei diesen Verfahren die Echtheit des Dokuments und die Identitäten der Unterzeichner nicht nachgewiesen werden können. Es kann also nicht mit endgültiger Sicherheit ausgeschlossen werden, dass das Dokument oder die Signatur nicht manipuliert wurden.
Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die elektronische Signatur von PDF-Dokumenten mit Hilfe von Softwarelösungen, die die Sicherheit und die Authenzität der Dokumente gewährleisten.
Was ist ein PDF-Dokument?
PDF-Dateien sind eine Art von Dokumenten, die mit einer Vielzahl von Programmen erstellt und bearbeitet werden können. Sie sind ein gängiges Format für den Austausch von Dokumenten und können mit dem Adobde Reader auf nahezu jedem Endgerät angezeigt werden.
PDF-Dokumente können aus fast jeder Anwendung erstellt werden, indem die Datei als PDF gespeichert wird. Über Bilder und Audiodateien bis hin zu Dokumenten können in PDF-Dateien eine Vielzahl von verschiedenen Inhalten gespeichert werden.
Das Akronym PDF steht dabei für Portable Document Format. Das liegt daran, dass PDF-Dateien mit allen Arten von Endgeräten kompatibel sind (z. B. Smartphones, Laptops, Tablets oder E-Reader).
Warum sollten PDF-Dokumente elektronisch signiert werden?
Die digitale Signatur ist heute die sicherste Methode, um PDF-Dokumente zu unterschreiben, da sie vor Betrug und Identitätsdiebstahl schützt. Darüber hinaus garantiert die Signatur die Authentizität der in einem PDF-Dokument enthaltenen Informationen. Jegliche Änderungen des Inhalts der signierten Dokumente werden aufgezeichnet. Ungewollten Abänderungen des Inhalts durch Dritte können so vorgebeugt und zurückverfolgt werden.
Die digitale Signatur bietet außerdem eine zusätzlichen Sicherheitsaspekt, da sie nicht modifiziert oder gelöscht werden kann. Ein weiterer Vorteil ist, das das Signieren der Dokumente mithilfe einer entsprechenden Software jederzeit und überall erfolgen kann.
Obwohl die digitale Signatur je nach Bedarf auf unterschiedliche Weise erstellt werden können, ist die sicherste Option, die Erstellung von Anbietern von Vertrauensdiensten wie EDICOM vornehmen zu lassen. EDICOM verfügt über eine Lösung fur das Signieren von Dokumenten mit elektronischer Unterschrift, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Garantien für die volle Rechtsgültigkeit des Dokuments bietet.
Elektronisch signieren mit EDICOMSignADoc
EDICOMSignADoc ist eine von EDICOM entwickelte Anwendung zur Optimierung Freigabe- und Signaturprozessen für elektronische Dokumente. Jeder Prozess, der die Freigabe von PDF-Dokumenten durch eine oder mehrere Personen erfordert, kann mit Hilfe von EDICOMSignADoc abgebildet werden.
Zum Beispiel:
- Unterzeichnung von Angeboten: Angebote werden per E-Mail an die Empfänger gesendet. Die Empfänger können sich die Dokumente dann anzeigen lassen und entscheiden, ob sie diese genehmigen oder ablehnen möchten.
- Interne Genehmigung von Rechnungen: Für Kreditorenrechnungen kann ein interner Genehmigungsprozess eingerichtet werden. Mehrere Personen müssen ihre Genehmigungen gemäß dem festgelegten Standard erteilen, um die Rechnung freizugeben.
- Unterzeichnung von Verträgen und Gehaltsabrechnungen: Die aktuelle Gesetzgebung verlangt ein gewisses Maß an Sicherheit bei der Unterzeichnung von Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträgen. Diese Dokumente können zum Signieren per E-Mail an Arbeitnehmer gesendet und archiviert werden.
Die Benutzeroberfläche von EDICOMSignADoc ist einfach und intuitiv und ermöglicht die elektronische Unterschrift in Echtzeit. Alle Statusänderungen der Dokumente werden dabei in einem Bericht dokumentiert. Dabei kann EDICOMSignADoc mit jedem ERP- oder CRM-System integriert werden.
Die PDF-Dokumente können an beliebig viele interne und externe Empfänger (z. B. Kunden oder Lieferanten) versendet werden. Dafür werden die Dokumente ganz einfach hochgeladen und die E-Mail-Adresse der Empfänger angegeben. Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung und können mit einem einzigen Klick auf das Dokument zugreifen und es signieren.
Neben dem Genehmigen, Ablehnen und Unterzeichnen von Dokumenten, stehen den Empfängern weitere Funktionen zur Verfügung. Diese beinhalten beispielsweise das Hinzufügen von Angaben zum Inhalt des Dokuments (z. B. die Zahlungsmethode für Rechnungen). Diese Daten werden mit Hilfe von editierbaren PDF-Formularen erfasst.
EDICOMSignADoc garantiert absolute Sicherheit
Mit EDICOMSignADoc können Sie sich den Status der Dokumente in Echtzeit anzeigen lassen. Sie können zum Beispiel verfolgen, ob die Empfänger die Dokument gelesen, bearbeitet oder abgelehnt haben.
Für jede Statusänderung eines Dokuments werden Nachweise erstellt, die in den so genannten Evidence Report aufgenommen werden. Dieser Bericht hat Beweiskraft im Fall von Forderungen oder Streitigkeiten, da auch dieser von EDICOM als Vertrauensdienstleister elektronisch signiert wird.
Zudem können Sie Fristen für die Bearbeitung Ihrer Dokumente für die Empfänger vorgeben und somit den Bearbeitungszeitraum der Dokumente beschränken.
Warum EDICOMSignADoc?
Das Signieren und das Genehmigen von PDF-Dokumenten mit EDICOMSignADoc erfolgt online und ist daher schnell und sicher. Die Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und per Post oder E-Mail versendet werden.
Darüber hinaus hat die elektronische Signatur durch EDICOMSignADoc die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Außerdem können Sie sich mit EDICOMSignADoc den Status eines Dokuments anzeigen lassen (z. B. empfangen oder bearbeitet).
