Wie man in Portugal legal PDF-Rechnungen verschickt

Am 1. Januar 2025 müssen Rechnungen im PDF-Format in Portugal die Authentizitätsanforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllen, um als gültige Dokumente zu gelten. Die Business@Mail-Lösung erleichtert die automatisierte Einhaltung der Vorschriften für das Signieren und Versenden von Rechnungen und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit und rechtmäßige Aufbewahrung elektronischer Dokumente.

Anforderungen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in Portugal

Das Gesetzesdekret Nr. 28/2019 legt die Bedingungen für die Ausstellung elektronischer Dokumente fest und fördert die Einführung eines elektronischen Rechnungssystems und die elektronische Einreichung von Dokumenten, was den Unternehmen ermöglicht, die Kosten für die Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten zu senken und die Entwicklung und Nutzung neuer Technologien durch die Unternehmen zu fördern.

Artikel 12 dieses Dekrets legt die folgenden Anforderungen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen fest:

• Rechnungen und andere steuerlich relevante Dokumente können vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Wege ausgestellt werden.
• Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts von elektronisch ausgestellten Dokumenten gelten als gewährleistet, wenn eines der folgenden Verfahren angewandt wird:
  • Eine gesetzlich vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur.
  • Einen qualifizierten elektronischen Siegel, gemäss der Verordnung (UE) n.º 910/2014.
  • Verwendung eines elektronische Datenaustauschsystems, sofern die jeweiligen Absender und Empfänger eine Verinbarung gemäss der Empfehlung der Komission nº 1994/820/CE treffen.

Anpassungszeitraum bis zum 31. Dezember 2024

Die portugiesische Regierung hat verschiedene Anpassungen am Steuerkalender vorgenommen, um die Einhaltung der im Gesetzesdekret Nr. 28/2019 angekündigten Anforderungen zu erleichtern. Die Fristen wurden verlängert, dennoch ist es ratsam, die Mechanismen und Lösungen für die Einhaltung der Vorschriften vorhergesehen zu haben. Ab dem 31. Dezember 2024 wird die qualifizierte elektronische Signatur von Rechnungen im PDF-Format obligatorisch sein.

Was bedeutet eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur gemäß der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates muss ein Dienst sein, der von einem eIDAS-Vertrauensdiensteanbieter erbracht wird, der über die entsprechenden Akkreditierungen und die geeignete Technologie für die Erbringung spezifischer elektronischer Identifizierungsdienste verfügt, die beispielsweise elektronische Signaturen ermöglichen. 

Gemäß der eIDAS-Verordnung ist EDICOM als vertrauenswürdige Drittpartei für die Erbringung der folgenden Dienstleistungen in der Europäischen Union zugelassen:

• Erstellung, Überprüfung und Validierung elektronischer Signaturen, elektronischer Siegel und elektronischer Zeitstempel, zertifizierter elektronischer Zustelldienste und damit verbundener Zertifikate.
• Aufbewahrung von elektronischen Signaturen, Siegeln oder Zertifikaten im Zusammenhang mit diesen Diensten.

Wie lässt sich der Versand von PDF-Rechnungen in Portugal automatisieren?

EDICOM bietet Unternehmen die Möglichkeit, den Versand von elektronischen Dokumenten, wie z.B. Rechnungen im PDF-Format, zu optimieren. Mit der Business@Mail-Lösung können Sie alle Arten von elektronischen Dokumenten an 100 % der Partner senden, auch wenn diese nicht über EDI verfügen, egal ob es sich um Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder andere Partner handelt.

Der Massenversand von elektronischen Rechnungen im PDF-Format erfolgt, ohne dass die Dokumente ausgedruckt oder eingescannt werden müssen. Der Prozess würde wie folgt ablaufen:

1. Der Emittent erzeugt aus seinem Verwaltungssystem eine mit EDICOM abgestimmte Datei zur Erstellung der elektronischen Rechnungen.
2. Die EDICOM-Plattform transformiert die Daten in den jeweils erforderlichen Standard (UBL, XML, EDIFACT...) und versieht jede Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
3. EDICOM erkennt den Empfänger jeder Rechnung, und wenn der Kunde kein EDI-Partner ist, wird die Rechnung in Business@Mail in ihrem elektronischen Format zusammen mit einer visuellen PDF-Darstellung veröffentlicht.
4. Business@Mail sendet eine E-Mail, die den Empfänger über die Verfügbarkeit der Rechnungen zur Einsichtnahme oder zum Herunterladen informiert und verschiedene Empfangsbestätigungen gemäß dem portugiesischen Mehrwertsteuergesetzbuch erstellt.

Vorteile der Business@Mail Lösung

Business@Mail bietet sowohl dem Unternehmen, das die Dokumente ausstellt, als auch den Kunden, die die Plattform zum Empfang von PDF-Rechnungen nutzen, einen hohen Nutzen.

• Optimierung der Verwaltungsaufgaben: Automatisierung aller sich wiederholenden Aufgaben. Außerdem wird der Einsatz von Druckern überflüssig, was Einsparungen bei Papier, Tinte und Wartung bedeutet.
• Effiziente Zustellung: Sie ist sofort und sicher. Sie wird innerhalb von Sekunden über sichere und vertrauliche Kanäle zugestellt.
• Vollständige Rückverfolgbarkeit des Versands: Alle Aktionen werden durch Statusmeldungen (gesendet, empfangen, angesehen) aufgezeichnet, so dass Sie kontrollieren können, ob der Partner die von Ihnen gesendeten Dokumente abruft.
• Es lässt sich in jedes beliebige Verwaltungssystem integrieren, ohne dass der normale Betrieb des Unternehmens im Geringsten beeinträchtigt wird.
• Sie bietet mehr Sicherheit, Flexibilität und Kontrolle als der Versand per E-Mail. Es bedeutet auch eine erhebliche Ressourceneinsparung, da die Ausstellung und Bearbeitung von Rechnungen auf analogem Weg entfällt.

Ein wichtiger Punkt ist, dass die Rückverfolgbarkeit dieser Lösung auch die Einhaltung der im portugiesischen Mehrwertsteuergesetzbuch verankerten Pflicht zur Erstellung von Empfangsbestätigungen auf Gutschriften durch den Empfänger ermöglicht.