Polen: B2B-E-Rechnung über die KSeF-Plattform zur Pflicht

Polen treibt sein Projekt zur massiven Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung bei Privatunternehmen voran. Die Merkmale des neuen E-Invoicing-Systems sind in dem im Februar vom Ministerium veröffentlichten Gesetzentwurf festgelegt. Unternehmen, die dies jedoch schon jetzt wünschen, können jedoch weiterhin die nationale Plattform KSeF nutzen, die seit dem 1. Januar 2022 zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung steht.

Mit der Einführung des E-Invoicing will die Regierung die Digitalisierung des Steuersystems vorantreiben und von den Vorteilen der Umsetzung profitieren, so wie es andere EU-Länder bereits tun, z. B. Italien, wo die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich seit 2019 verpflichtend ist. 

Alle ausgestellten Rechnungen müssen über eine zentrale Plattform, das nationale E Invoicing System (KSeF), gemeldet werden. Um die Nutzung der neuen Plattform zu fördern, hat die Regierung als steuerlichen Anreiz angekündigt, die Frist für die Mehrwertsteuererstattung um ein Drittel zu verkürzen (40 statt 60 Tage). Darüber hinaus können die Steuerpflichtigen von der Meldung der JPK_FA-Datei befreit werden.

Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF

Das KSeF ist eine zentrale staatliche Plattform für die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen. Die Unternehmen müssen alle elektronischen Rechnungen an das KSeF senden, wo ein digitaler Zeitstempel angebracht wird. Die Plattform gibt auch eine Reihe von Benachrichtigungen aus, die die Nutzer über eine durch den Zeitstempel zugewiesene Nummer, die Ablehnung einer Rechnung oder die Unmöglichkeit, Rechnungen auszustellen, weil die KSeF-Plattform ausgefallen ist, informieren.

Die Rechnungen können im KSeF-Portal durchsucht und im Originalformat oder als PDF heruntergeladen werden. Das Portal wird auch als Speicher für elektronische Steuerdokumente dienen, die 10 Jahre lang archiviert werden.

Zeitplan der Einführung

• Oktober 2021: Beginn der Testphase. Dienstleister können sich an der Erprobung des Systems mit KSeF beteiligen.
• Januar 2022: Freiwillige Phase. Unternehmen können ab sofort strukturierte Rechnungen an KSeF ausstellen und von den steuerlichen Vorteilen profitieren.
• 01 Juli 2024: Obligatorische Verwendung der strukturierten elektronischen B2B-Rechnung (XML).

Welche Unternehmen sind von dieser Maßnahme betroffen?

Alle Unternehmen mit Sitz in Polen.

Format der Rechnungen

Unter einer strukturierten Rechnung wird eine elektronische XML-Rechnung verstanden, die über das KSeF bearbeitet wird. Bis auf weiteres werden strukturierte Rechnungen neben Papierrechnungen und den übrigen elektronischen Rechnungen, die bereits auf dem Markt verwendet werden, weiter bestehen.

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Vorteile der E-Rechnung in Polen

Unternehmen, die sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheiden, können von einigen besonderen Maßnahmen profitieren:

• Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererklärung von 60 auf 40 Tage.
• Befreiung von der Meldung der JPK_FA-Datei.

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

• Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
• Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
• Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
• Optimierung der Steuerkontrollen
• Verbesserte Steuererhebung

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.