Polen: Verpflichtende B2B e-Rechnungsstellung ab 2026

E-Rechnung in Polen

Die polnische Regierung hat im Jahr 2021 den Entwurf eines Gesetzes zur massiven Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land veröffentlicht. Alle ausgestellten Rechnungen müssen über eine zentrale Plattform, das nationale E Invoicing System (KSeF), gemeldet werden. Alle Mehrwertsteuerzahler mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Um die Nutzung der Plattform zu fördern, hat die Regierung als steuerlichen Anreiz angekündigt, die Frist für die Mehrwertsteuererstattung um ein Drittel zu verkürzen (40 statt 60 Tage). Darüber hinaus können die Steuerpflichtigen von der Meldung der JPK_FA-Datei befreit werden. Unternehmen, die dies wünschen, können die nationale KSeF-Plattform nutzen, die ab dem 1. Januar 2022 zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung steht.

Die schrittweise Einführung wird sein:

• 1. Februar 2026 für groβe Steuerzahler (über PLN 200 million pro Jahr),
• 1. April 2026 für alle weiteren Steuerzahler.

Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF

Das KSeF ist die zentrale Plattform der Regierung für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen. Die Unternehmen müssen alle elektronischen Rechnungen an das KSeF senden, wo sie mit einer eindeutigen Kennung, der KSeF-ID, versehen werden.

Rechnungen im KSeF können auf zwei Arten ausgestellt werden:

• Online (mit Echtzeitübertragung), oder
• Im Offline24-Modus, der eine durchgehende Ausstellung auch ohne direkte Verbindung zu KSeF ermöglicht.

Die Rechnungen können im Originalformat oder im PDF-Format auf dem Portal eingesehen und heruntergeladen werden. Das Portal dient auch als Speicher und archiviert elektronische Steuerdokumente über 10 Jahre lang.

Außerdem gibt die Plattform eine Reihe von Bescheinigungen aus. Die Nutzer werden über die durch den Zeitstempel zugewiesene Nummer über die Ablehnung der Rechnung oder einen Fehler der Zustellung von Rechnungen aufgrund der Nichtverfügbarkeit des KSeF selbst informiert.

Unter einer strukturierten Rechnung wird eine elektronische XML-Rechnung verstanden, die über das KSeF verwaltet wird. Bis auf weiteres werden strukturierte Rechnungen neben Papierrechnungen und den übrigen elektronischen Rechnungen, die bereits auf dem Markt sind, bestehen.

Zusammengefasst übernimmt das KSeF folgende Funktionen:

• Ausstellung und Empfang von E-Rechnungen
• Validierung der Rechnungen
• Vergabe von Identifikationsnummern
• Archivierung für 10 Jahre

KSeF-Update: Neue Vorschriften

Das polnische Finanzministerium hat umfassende Änderungen am Nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) veröffentlicht – sowohl gesetzlich als auch technisch. Die wichtigsten Neuerungen:

• Freiwilliger Offline-Modus: Alle Steuerpflichtigen können den Offline24-Modus bis Ende 2026 freiwillig nutzen – unabhängig von KSeF-Zugangsproblemen.
• B2C-Rechnungen: Die Ausstellung von Verbraucherrechnungen (B2C) über KSeF ist nun optional.
• Rechnungsanhänge: Anhänge dürfen künftig branchenübergreifend zu KSeF-Rechnungen hinzugefügt werden.
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen unter 450 PLN (bzw. monatlich bis zu 10.000 PLN) dürfen bis zum 30. September 2026 im bisherigen Format erstellt werden.
• KSeF-Nummer bei Zahlungen: Die Pflicht zur Angabe der KSeF-Nummer bei Zahlungen – auch bei Split Payment – wurde auf den 1. Januar 2027 verschoben.
• Regulatorische Neufassung: Die aktuelle KSeF-Verordnung vom 27. Dezember 2021 wird ersetzt. Die neue Fassung beinhaltet QR-Codes, zweistufigen Rechnungsempfang und interne Zertifikate.

Zeitplan für KSeF 2.0

Ein detaillierter Zeitplan für die Einführung von KSeF 2.0, der aktualisierten Version des Systems, wurde veröffentlicht, einschließlich technischer Spezifikationen und Testphasen:

• Juni 2025: Veröffentlichung der KSeF 2.0 Dokumentation, die folgendes beinhaltet:
  • Das strukturierte Schema der Rechnung FA(3)
  • Aktualisierte Dokumentation der API
  • Kompletter Zeitplan der Integrationstests
• 30. September 2025: Anfang der Tests der API und für KSeF 2.0.
• Noviembre de 2025: Die Testversion der Steuerzahleranwendung für KSeF 2.0 wird eingeführt.

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Vorteile der E-Rechnung in Polen

Unternehmen, die sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheiden, können von einigen besonderen Maßnahmen profitieren:

• Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererklärung von 60 auf 40 Tage.
• Befreiung von der Meldung der JPK_FA-Datei.

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

• Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
• Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
• Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
• Optimierung der Steuerkontrollen
• Verbesserte Steuererhebung

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

So funktioniert die EDICOM-Lösung

• Datenerfassung: Unsere Lösung integriert sich mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem, um Rechnungsdaten zu erfassen.
• Dateierstellung: Anschließend wird eine XML-Datei gemäß den gesetzlichen Vorgaben erzeugt.
• Anbindung: Über einen Webservice-Aufruf werden die Dateien an die polnische Steuerbehörde übermittelt.
• Integration und Empfang: Die polnische Behörde sendet Statusmeldungen zu den Rechnungen zurück – diese Antworten werden automatisch in das ERP- oder Buchhaltungssystem des Kunden integriert.
• Archivierung: Die XML-Rechnungen und Statusnachrichten werden in unserem eIDAS-zertifizierten elektronischen Archiv sicher gespeichert.