e-Invoicing

Polen: Verpflichtende B2B e-Rechnungsstellung ab 2026

Polen: B2B-E-Rechnung

Polen: KSeF e-Invoicing Projekt

Minister Andrzej Domański hat einen neuen Zeitplan für die Einführung der elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Polen über die nationale KSeF-Plattform bestätigt. Die schrittweise Einführung wird sein:

  • 1. Februar 2026 für groβe Steuerzahler (über PLN 200 million pro Jahr),
  • 1. April 2026 für alle weiteren Steuerzahler.

Das Projekt war ursprünglich für den 1. Juli 2024 geplant, wurde aber verschoben. Finanzminister Andrzej Domański erklärte, dass auf der KSeF-Plattform Fehler diagnostiziert worden seien und ein externes IT-Audit durchgeführt werden würde.

Alle ausgestellten Rechnungen müssen über eine zentrale Plattform, das nationale E Invoicing System (KSeF), gemeldet werden. Alle in Polen ansässigen Unternehmen sind von dieser Regelung betroffen.

Um die Nutzung der neuen Plattform zu fördern, hat die Regierung als steuerlichen Anreiz angekündigt, die Frist für die Mehrwertsteuererstattung um ein Drittel zu verkürzen (40 statt 60 Tage). Darüber hinaus können die Steuerpflichtigen von der Meldung der JPK_FA-Datei befreit werden.

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Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF

Das KSeF ist eine zentrale staatliche Plattform für die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen. Die Unternehmen müssen alle elektronischen Rechnungen an das KSeF senden, wo ein digitaler Zeitstempel angebracht wird.

Die Plattform gibt auch eine Reihe von Benachrichtigungen aus, die die Nutzer über eine durch den Zeitstempel zugewiesene Nummer, die Ablehnung einer Rechnung oder die Unmöglichkeit, Rechnungen auszustellen, weil die KSeF-Plattform ausgefallen ist, informieren.

Alle Mehrwertsteuerzahler mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen müssen elektronische Rechnungen ausstellen.

Unter einer strukturierten Rechnung wird eine elektronische XML-Rechnung verstanden, die über das KSeF bearbeitet wird. Bis auf weiteres werden strukturierte Rechnungen neben Papierrechnungen und den übrigen elektronischen Rechnungen, die bereits auf dem Markt verwendet werden, weiter bestehen.

Die Rechnungen können im KSeF-Portal durchsucht und im Originalformat oder als PDF heruntergeladen werden. Das Portal wird auch als Speicher für elektronische Steuerdokumente dienen, die 10 Jahre lang archiviert werden.

Zeitplan der Einführung

  • Oktober 2021: Beginn der Testphase. Dienstleister können sich an der Erprobung des Systems mit KSeF beteiligen.
  • Januar 2022: Freiwillige Phase. Unternehmen können ab sofort strukturierte Rechnungen an KSeF ausstellen und von den steuerlichen Vorteilen profitieren.
  • 1. Februar 2026 für groβe Steuerzahler (über PLN 200 million pro Jahr)
  • 1. April 2026 für alle weiteren Steuerzahler.

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

Vorteile der E-Rechnung in Polen

Unternehmen, die sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheiden, können von einigen besonderen Maßnahmen profitieren:

  • Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererklärung von 60 auf 40 Tage.
  • Befreiung von der Meldung der JPK_FA-Datei.

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

  • Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
  • Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
  • Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
  • Optimierung der Steuerkontrollen
  • Verbesserte Steuererhebung

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Die EDICOM-Plattform für elektronische Rechnungen und die Einhaltung der Mehrwertsteuer ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungen und Steuererklärungsprozesse.

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