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Polen macht die B2B-E-Rechnung zur Pflicht

Polen: B2B-E-Rechnung

Die Europäische Kommission hat das Projekt Polens zur Einführung einer Pflicht für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich genehmigt. Das Land hatte den Antrag am 2. August 2021 eingereicht. Durch die Genehmigung kann Polen mit der Umseztung der Pflicht zur E-Rechnung ab 2023 fortfahren. Die Unternehmen werden dann dazu verpflichtet sein, das zentrale Rechnungseingangsportal KseF zu nutzen, die schon seit dem 1. Januar 2022 für freiwillige Nutzung zur Verfügung steht.

Polen treibt das nationale Projekt der E-Rechnung im B2B-Bereich voran. Die Spezifikationen der E-Rechnung wurden im Februar 2021 in Form eines Gesetzesentwurfs veröffentlicht und im Oktober desselben Jahres genehmigt. Ab der Implemetierung des KseF-Portals im Januar 2022 haben die Unternehmen ein Jahr Zeit, um ihre internen Systeme und Prozesse an die neuen Anforderungen anzupassen.

Durch die E-Rechnung möchte die polnische Regierung die Digitalisierung des Steuersystems vertiefen und von denselben Vorteilen profitieren, wie die anderen Länder in der Europäischen Union, die die E-Rechnung bereits eingeführt haben. Ein Beispiel dafür ist Italien, wo die E-Rechnung im B2B-Bereich seit 2019 Pflicht ist. Die E-Rechnung in Polen ist dem italienischen Modell sehr ähnlich, da alle Rechnungen an ein zentrales Portal gesendet werden.

Um die Nutzung des neuen Portals zu fördern hat die Regierung angekündigt, den Zeitraum für die Umsatzsteuerrückerstattung um ein Drittel zu verkürzen (20 anstatt 40 bzw. 60 Tage) und die Unternehmen von der Pflicht zur Erklärung der JPK_FA-Datei zu befreien.

Im Folgenden werden die wichtigsten Merkmale der E-Rechnung in Polen erläutert.

Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF

Das KSeF ist eine zentrale staatliche Plattform für die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen. Die Unternehmen müssen alle elektronischen Rechnungen an das KSeF senden, wo ein digitaler Zeitstempel angebracht wird. Die Plattform gibt auch eine Reihe von Benachrichtigungen aus, die die Nutzer über eine durch den Zeitstempel zugewiesene Nummer, die Ablehnung einer Rechnung oder die Unmöglichkeit, Rechnungen auszustellen, weil die KSeF-Plattform ausgefallen ist, informieren.

Die Rechnungen können im KSeF-Portal durchsucht und im Originalformat oder als PDF heruntergeladen werden. Das Portal wird auch als Speicher für elektronische Steuerdokumente dienen, die 10 Jahre lang archiviert werden.

Zeitplan der Einführung

  • Oktober 2021: Beginn der Testphase. Unternehmen können freiwillig an der Testphase des Portals teilnehmen.
  • Januar 2022: Freiwillige Phase. Unternehmen können freiwillig E-Rechnung erstellen und über das zentrale Portal versenden.
  • 2023: Die Nutzung des zentralen Portals wird zur Pflicht.

Welche Unternehmen sind von dieser Maßnahme betroffen?

Alle Unternehmen mit einer polnischen Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Format der Rechnungen

Die E-Rechnungen, werden in einem definierten Formaten an das KseF-Portal gesendet. Während der freiwilligen Phase bis Januar 2023 ist die Verwendung der strukturierten Rechnungen neben Papierrechnungen und den bestehenden Formaten elektronischer Rechnungen möglich.

Vorteile der E-Rechnung in Polen

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

  • Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
  • Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
  • Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
  • Optimierung der Steuerkontrollen
  • Verbesserte Steuererhebung

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.

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