Polen: Verpflichtende B2B e-Rechnungsstellung ab 2026

E-Rechnung in Polen

Die polnische Regierung hat im Jahr 2021 den Entwurf eines Gesetzes zur massiven Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im Land veröffentlicht. Alle ausgestellten Rechnungen müssen über eine zentrale Plattform, das nationale E Invoicing System (KSeF), gemeldet werden. Alle Mehrwertsteuerzahler mit Sitz oder fester Niederlassung in Polen müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Um die Nutzung der Plattform zu fördern, hat die Regierung als steuerlichen Anreiz angekündigt, die Frist für die Mehrwertsteuererstattung um ein Drittel zu verkürzen (40 statt 60 Tage). Darüber hinaus können die Steuerpflichtigen von der Meldung der JPK_FA-Datei befreit werden. Unternehmen, die dies wünschen, können die nationale KSeF-Plattform nutzen, die ab dem 1. Januar 2022 zur freiwilligen Nutzung zur Verfügung steht.

Die schrittweise Einführung wird sein:

• 1. Februar 2026 für groβe Steuerzahler (über PLN 200 million pro Jahr),
• 1. April 2026 für alle weiteren Steuerzahler.

Durch die E-Rechnung möchte die polnische Regierung die Digitalisierung des Steuersystems vertiefen und von denselben Vorteilen profitieren, wie die anderen Länder in der Europäischen Union, die die E-Rechnung bereits eingeführt haben. Ein Beispiel dafür ist Italien, wo die E-Rechnung im B2B-Bereich seit 2019 Pflicht ist. Die E-Rechnung in Polen ist dem italienischen Modell sehr ähnlich, da alle Rechnungen an ein zentrales Portal gesendet werden.

Nationales System der elektronischen Rechnungsstellung - KSeF

Das KSeF ist die zentrale Plattform der Regierung für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen. Die Unternehmen müssen alle elektronischen Rechnungen an das KSeF senden, wo sie mit einer eindeutigen Kennung, der KSeF-ID, versehen werden.

Die Rechnungen können im Originalformat oder im PDF-Format auf dem Portal eingesehen und heruntergeladen werden. Das Portal dient auch als Speicher und archiviert elektronische Steuerdokumente über 10 Jahre lang.

Außerdem gibt die Plattform eine Reihe von Bescheinigungen aus. Die Nutzer werden über die durch den Zeitstempel zugewiesene Nummer über die Ablehnung der Rechnung oder einen Fehler der Zustellung von Rechnungen aufgrund der Nichtverfügbarkeit des KSeF selbst informiert.

Unter einer strukturierten Rechnung wird eine elektronische XML-Rechnung verstanden, die über das KSeF verwaltet wird. Bis auf weiteres werden strukturierte Rechnungen neben Papierrechnungen und den übrigen elektronischen Rechnungen, die bereits auf dem Markt sind, bestehen.

Neuigkeiten im nationalen System der elektronischen Rechnungsstellung (KSeF)

Das polnische Finanzministerium hat neue Änderungen des KSeF-Gesetzes angekündigt, zusammen mit der Veröffentlichung aktualisierter Rechnungsstrukturen. Neben der Bestätigung der neuen Inkrafttretensdaten der Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Rechnungen behandelt die Änderung auch wichtige Punkte, die während der öffentlichen Konsultation angesprochen wurden, wie:

• Erlaubnis, dass alle Steuerzahler die Offline-Modalität bis Ende 2026 freiwillig nutzen..
• Erlaubnis, dass die Rechnungen der Verbraucher (B2C) über KSeF ausgestellt werden. (opcional).
• Die Einreichung von Anlagen zu Rechnungen im KSeF werden ermöglicht, unabhängig vom Sektor, in dem der Steuerpflichtige tätig ist.
• Den Steuerpflichtigen erlauben, Rechnungen mit geringem Wert (bis zu 450 PLN brutto pro Rechnung oder 10.000 PLN pro Monat) weiterhin in der bisherigen Form bis zum 30. September 2026 auszustellen.
• Aufschub bis zum 31. Juli 2026 der Verpflichtung, eine KSeF-Nummer bei der Zahlung von elektronischen Rechnungen bereitzustellen, einschließlich der Zahlungen über das Mechanismus der Teilzahlung und der Sanktionen bei Nichteinhaltung.

Die Verordnung über die Nutzung des Nationalen Systems für elektronische Rechnungen vom 27. Dezember 2021 wird aufgehoben und durch eine neue ersetzt. Die aktualisierte Verordnung wird QR-Codes, den zweistufigen Zugriff auf Rechnungen und die internen Zertifizierungsprozesse abdecken.

Was die Anforderung der Bereitstellung der KSeF-Nummer für die Zahlungen von strukturierten Rechnungen, wird diese für Zahlungen gelten, die ab dem 1. August 2026 erfolgen.

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Vorteile der E-Rechnung in Polen

Unternehmen, die sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen entscheiden, können von einigen besonderen Maßnahmen profitieren:

• Verkürzung der Frist für die Mehrwertsteuererklärung von 60 auf 40 Tage.
• Befreiung von der Meldung der JPK_FA-Datei.

Die Regierung erwartet die folgenden Vorteile von der Einführung der E-Rechnung:

• Verbesserung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen durch den schnelleren und einfacheren Zugang zu Dokumenten
• Erhöhte Sicherheit dank der Standardisierung des Rechnungsformats
• Reduzierung menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Rechnungserstellung
• Optimierung der Steuerkontrollen
• Verbesserte Steuererhebung

Der Compliance-Service von EDICOM in Polen

EDICOM bietet Unternehemen eine Komplettlösung für den Versand und den Empfang von E-Rechnungen in Polen. EDICOMs Lösung ermöglicht die Automatisierung aller B2B- und B2G-Rechnungs- und Steuererklärungsprozesse. Die Lösung kann vollständig in jedes ERP-System integriert werden.

Mit der EDICOM-Lösung lässt sich auch die Erstellung der Standard Audit File for Tax (SAF-T) automatisieren. Die Komplettlösung von EDICOM trägt dazu bei, die Fristen für die Umsatzsteuerrückerstattung zu verkürzen, die Prozessskosten zu senken und ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten.