Neuigkeiten zur E-Rechnung in Skandinavien
Die Skandinavien gehört zu den europäischen Regionen, in denen die Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) am weitesten fortgeschritten ist. Schweden, Finnland, Norwegen und Dänemark gehörten zu den ersten Ländern, die die E-Rechnung einführten und damit den europäischen Richtlinien in diesem Bereich voraus waren. Wir analysieren die E-Rechnung jedes dieser Länder und deren zukünftige E-Procurement-Projekte.
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Die E-Rechnung in Schweden
In Schweden ist die öffentliche Verwaltung der Sektor, in dem die E-Rechnung am weitesten verbreitet ist. Bereits 2008 hat die schwedische Regierung die Ausstellung von E-Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber auf höchster Ebene verbindlich vorgeschrieben. Diese Verpflichtung wurde 2019 gemäß den Anforderungen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU auf die übrigen regionalen und kommunalen öffentlichen Auftraggeber ausgeweitet. Die Auftragnehmer müssen die E-Rechnungen im europäischen Format PEPPOL BIS Billing 3.0 an die Auftraggeber senden. Die empfohlene Kommunikationsmethode ist das Pan-European Public Procurement Online-Netzwerk (PEPPOL), in dem alle öffentlichen Auftraggeber als Empfänger registriert sind.
Die schwedische Verordnung für den elektronischen Informationsaustausch zwischen Behörden (2003:770) schreibt vor, dass die Behörden nicht nur in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, sondern diese auch über das PEPPOL-Netz an andere öffentliche Verwaltungen zu senden. Neben der E-Rechnung haben die öffentlichen Auftraggeber und ihre Lieferanten auch die Möglichkeit, über das PEPPOL-Netz elektronische Bestellungen und Produkt- und Dienstleistungskataloge auszutauschen.
Wenn Auftragnehmer die Anforderungen für die E-Rechnung nicht erfüllen, können diese von der Myndigheten för digital förvaltning (DIGG), der für die Digitalisierung der schwedischen öffentlichen Verwaltungen zuständigen Behörde, die auch das schwedische PEPPOL-Netzwerk verwaltet, sanktioniert werden.
In der Privatwirtschaft können Unternehmen auf freiwilliger Basis E-Rechnungen austauschen.
Die E-Rechnung in Norwegen
Norwegen war auch eines der ersten europäischen Länder, das die E-Rechnung an öffnetliche Auftraggeber verbindlich vorschrieb. Seit 2011 muss die zentrale Verwaltung in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung sind seit 2012 verpflichtet E-Rechnungen zu senden. Ab 2019 sind alle öffentlichen Auftraggeber sowie ihre Lieferanten verpflichtet, E-Rechnungen auszutauschen.
Die E-Rechnungen werden über das PEPPOL-Netz empfangen. Sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Lieferanten können ihren PEPPOL-Zugangspunkt wählen und müssen in der Lage sein, Rechnungen im nationalen Format EHF Billing 3.0 zu verarbeiten, das an die Anforderungen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU angepasst ist.
Um E-Rechnungen über PEPPOL senden und empfangen zu können, müssen Lieferanten und öffentliche Auftraggeber im elektronischen Empfängeradressenregister (ELMA) registriert sein, das als Herausgeber von Dienstmetadaten (SMP) für das PEPPOL-Netzwerk in Norwegen fungiert.
Im privaten Sektor wird die E-Rechnung trotz des Fehlens verbindlicher Vorgaben von vielen Unternehmen angenommen.
Privatunternehmen können sich auch dem ELMA bedienen, um herauszufinden, welche Unternehmen in Norwegen elektronische Dokumente im EHF-Format über das PEPPOL-Netz empfangen können. Derzeit sind fast 202.000 öffentliche und private Unternehmen und Auftraggeber im ELMA registriert.
Neben der E-Rechnung werden derzeit auch andere elektronische Dokumente über das PEPPOL-Netz ausgetauscht, wie z. B. Kreditrechnungen, Zahlungserinnerungen, Bestellungen oder elektronische Kataloge.
Die E-Rechnung in Dänemark
Dänemark ist ein Vorreiter bei der elektronischen Rechnungsstellung. Seit 2005 sind die öffentlichen Auftraggeber sowie ihre Lieferanten verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch auszustellen. Darüber hinaus schuf die dänische Regierung 2007 eine eigene Infrastruktur für den Austausch von E-Rechnungen namens NemHandel, ein Vorläufer des heutigen PEPPOL-Netzwerks.
Derzeit existieren in Dänemark beide Infrastrukturen: Die öffentlichen Auftraggeber müssen in der Lage sein, elektronische Dokumente sowohl im nationalen OIOUBL-Format über die NemHandel-Plattform als auch im europäischen PEPPOL-BIS-3-Format über das PEPPOL-Netzwerk zu empfangen. Das Ziel der Regierung ist es jedoch, dass ausschließlich die PEPPOL-Standards und das europäische Netzwerk verwendet werden, da diese für den grenzüberschreitenden Handel viele Vorteile bieten. Die NemHandel-Plattform selbst ist als Service Metadata Publisher (SMP) in das PEPPOL-Netzwerk integriert.
Darüber hinaus ist geplant, dass öffentliche Auftraggeber bis 2023 ihre Einkäufe elektronisch tätigen, indem sie elektronische Kataloge und elektronische Bestellungen für bestimmte Warenkategorien verwenden.
Im B2B-Bereich steht es den Unternehmen frei, die E-Rechnung zu nutzen, sofern beide Seiten zustimmen.
Die E-Rechnung in Finnland
Obwohl keine verbindlichen Vorgaben bestehen, die über die Richtlinie 2014/55/EU hinausgehen, ist die E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen in Finnland weit verbreitet. Seit 2010 ziehen die öffentlichen Auftraggeber E-Rechnungen vor.
Seit 2020 hat die finnische Regierung jedem öffentlichen Auftraggeber oder privaten Unternehmen, mit einem Umsatz von mindestens 10.000 Euro, das Recht eingeräumt, E-Rechnungen von Lieferanten anzufordern. Was die übrigen Privatunternehmen betrifft, so unterliegt die Verwendung der E-Rechnung einer Vereinbarung zwischen beiden Parteien.
Was das Rechnungsstellungssystem betrifft, so gibt es keine staatliche Plattform, sondern die Unternehmen können einen privaten Anbieter für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen wählen. Die Anbieter von E-Invoicing-Lösungen pflegen eine allgemein zugängliche Datenbank, die Informationen zum Status der E-Rechnung bei den einzelnen öffentlichen Auftraggebern und privaten Unternehmen enthält. Die Anbieter von E-Invoicing-Lösungen in Schweden führen derzeit ein ähnliches System ein, das sich an den guten Ergebnissen in Finnland orientiert.
Ab 2021 schreibt die Regierung vor, dass E-Rechnungen dem europäischen Standard entsprechen müssen. Zu diesem Zweck müssen die Rechnungen vor dem Versand an die Empfänger vom E-Rechnungsstellungssystem validiert werden. Die elektronischen Dokumente müssen in den nationalen Formaten TEAPPSXML 3.0 und Finvoice 3.0 ausgestellt werden.
Zu den Zielen der Regierung gehört auch die Entwicklung einer Real-time Economy, das den Austausch von elektronischen Dokumenten wie Katalogen, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen im öffentlichen Auftragswesen über das PEPPOL-Netz vorsieht.
Pan European Public Procurement Online (PEPPOL)
PEPPOL ist eine Initiative der Europäischen Kommission zur Vereinfachung des öffentlichen Auftragswesens und zur Förderung des grenzüberschreitenden Handels zwischen den Ländern der Europäischen Union. PEPPOL besteht aus einer Reihe von Instrumenten, die darauf abzielen, den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den verschiedenen europäischen Behörden zu standardisieren. Zu diesem Zweck bietet es folgende Funktionen:
- Das PEPPOL eDelivery Network
- Technische und rechtliche Vorgaben, die die Spezifikationen für die Interoperabilität zwischen Unternehmen und Behörden festlegen
Das PEPPOL-Netzwerk verbindet die verschiedenen öffentlichen Auftraggeber mit ihren Lieferanten über die so genannten PEPPOL-Zugangspunkte (Access Points) auf sichere und automatisierte Weise.
Die Zugangspunkte sind für das Senden und Empfangen elektronischer Dokumente über das PEPPOL-Netzwerk zuständig. Die Vielseitigkeit des Systems hat dazu geführt, dass sich die meisten nordischen Länder für dieses System entschieden haben, um sowohl ihre E-Rechnungen als auch andere elektronische Dokumente auszutauschen.
EDICOM ist seit 2015 als PEPPOL-Zugangspunkt registriert, der nicht nur in Europa, sondern auch in Australien, Neuseeland und Singapur von den sogenannten PEPPOL-Autoritäten dieser Länder zertifiziert wurde.
Über die E-Invoicing-Plattform von EDICOM können Unternehmen Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder andere elektronische Dokumente gemäß den technischen und gesetzlichen Anforderungen in Schweden, Finnland, Norwegen, Dänemark und einer Vielzahl weiterer Länder versenden und empfangen.
* EDICOM übernimmt die alleinige Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung. Die Veröffentlichung spiegelt nicht zwangsläufig die Positionen der Europäischen Union wider.
