Funktionsweise der Online-E-Rechnung (Factura Electrónica en Línea, FEL) in Guatemala

Guatemala steht kurz vor dem Abschluss der Migration zum neuen System der Online-E-Rechnung - der sogenannten Factura Electrónica en Línea, FEL -, die von der Oberaufsicht für Steuerverwaltung (Superintendencia de Administración Tributaria, SAT) festgelegt wurde. 

Von FACE zu FEL

Die E-Rechnung bewegt sich in Guatemala in Richtung des vom Abkommen Nummer 13-2018 der SAT-Leitung und dessen Reformen definierten Modells. Damit erfolgt der Übergang vom im Jahr 2011 eingeführten FACE-Modell zum FEL-Modell. Am 1. Juli 2023 ist der endgültige Termin, an dem die FEL Regelung als einzige für die Ausgabe von Steuerdokumenten zulässige Regelung für diejenigen sein wird, die sich um ersten Mal für die Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit eintragen.

Die Steuerzahler haben sich seit 2019 schrittweise nach dem von SAT vorgegebenen Zeitplan oder freiwillig dem neuen FEL System angeschlossen, ohne auf das Aufnahmedatum ihres Segments zu warten.

Das im Jahr 2007 gestartete E-Invoicing-Modell hat seit seinen Anfängen Änderungen erfahren. Unter den wichtigsten Neuheiten in Bezug auf das vorherige FACE Steuersystem sind Folgende hervorzuheben: 

• Die vollständige Abschaffung der Rechnungskopie, d. h., dass die Information der Rechnung nicht mehr an GFACE gesendet werden muss.
• Andererseits wird die E-Signatur auf den E-Rechnungen als Vorgehensweise für ihre
• Authentizität und Nichtablehnung Pflicht.
• Und drittens wird SAT alle Rechnungen speichern. Das stellt die Aussteller und Empfänger jedoch nicht davon frei, die XML-Datei während der im Steuergesetzbuch festgelegten Frist aufzubewahren. Die Zertifizierer sind auch dazu verpflichtet, die Dateien der zertifizierten DTE und die jeweiligen Empfangsbestätigungen von SAT im XML-Format aufzubewahren.

Elektronische Steuerdokumente (Documentos Tributarios Electrónicos, DTE)

Die elektronischen Steuerdokumente sind, wie ihr Name schon sagt, Unterlagen, die eine geschäftliche Transaktion im elektronischen Format nachweisen. 

DTE-Typen

• Rechnung
• Devisenrechnung
• Devisenrechnung kleine Steuerzahler
• Rechnung kleine Steuerzahler
• Sonderrechnung
• Gutschrift
• Quittung für Spende 
• Quittung
• Lastschrift*
• Gutschrift*

*Update der elektronischen Steuererklärung (DTE)

Die Oberste Steuerbehörde (SAT) von Guatemala hat eine Änderung der Anforderungen für die Dokumente Gutschrift und Lastschrift im Rahmen der elektronischen Steuererklärung (DTE) angekündigt. 

Ab dem 1. März 2023 müssen die Seriennummern und die Nummer des Ursprungsdokuments in die Referenzergänzung dieser DTE-Dokumente aufgenommen werden. Diese Informationen müssen sowohl in der XML-Datei als auch in der grafischen Darstellung (PDF) oder im Ausdruck des Dokuments enthalten sein.

Die Änderung erfolgt in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Regelung für E-Rechnungen gemäß der Vorstandsvereinbarung 13-2018 und deren Änderungen sowie Artikel 17 des Dekrets Nr. 27-92, Mehrwertsteuergesetz. Laut der SAT ist diese Maßnahme notwendig, um eine größere Transparenz bei der Erfüllung der Vorgaben bzgl. Steuern zu gewährleisten.
 

DTE-Formate

Die elektronischen Steuerdokumente müssen als im XML-Format strukturierte Dateien erstellt werden.

Die guatemaltekische Steuerbehörde (Superintendencia de Administración Tributaria – SAT) hat die Unternehmen darüber informiert, dass diese bis spätestens zum 14. Januar 2023 den neuen Validierungen der Version FEL 1.7.4 entsprechen müssen.

In der neuesten Version sind einige Neuheiten enthalten:

• „Es wurden Validierungen für die Ausstellung von DTEs mit CF hinzugefügt“: Details des Regierungsverordnung  245-2022 NIT des Käufers. Verfügt der Käufer nicht über eine solche Kennzahl, so ist der eindeutige Identifizierungscode (Código Único de Identificación – CUI) des persönlichen Identifizierungsdokuments  (Documento Personal de Identificación – DPI) anzugeben. Die Worte ‚Endverbraucher‘ oder die Abkürzung ‚CF‘ dürfen nur in solchen Dokumenten verwendet werden, die Transaktionen oder Dienstleistungen von weniger als 2.500 Guatemaltekischen Quetzal oder die die Erbringung von Grundversorgungsdienstleistungen wie z. B. Trinkwasser, Strom und Telefonie von weniger als 500 Guatemaltekischen Quetzal ausweisen.
• „Der ID-Kennziffer (CIVA) 887 wurde der Zusatz 1084 zur Identifikation der Betriebsart hinzugefügt“: Neue Klassifizierung der Betriebsart zur Verwendung bei der Ausstellung der CIVA.
• „Bei der Validierung 2.5.2 Arten von juristischen Personen ist die Zuweisung der USt. in den folgenden DTE-Typen optional“: Juristische Personen, bei denen die Zuweisung der USt. in den folgenden DTE-Typen optional ist, Aktualisierung des Katalogs.
• „Der Position 15 in der Validierung 2.6.1 wird der folgende Zusatz hinzugefügt: (XSD:Phrase) EXE-Link": Der Satz Typ 8 "ISR exempt phrases" und der Code 4 "Exemptions Income from Lucrative Activities, non-profit entities" werden hinzugefügt.
• „Die Position 11 der Validierung 2.2.4: Empfänger-ID wird ersetzt": Die Validierung für die Verwendung der ID für Empfänger im Ausland entfällt.

Wer muss sich dem FEL-System anschließen?

Alle von SAT Ernannten sind dazu verpflichtet, wobei die Menge der erstellten Rechnungen, die Höhe der abgerechneten Bruttoeinnahmen, finanzielle Bindung, Eintragung in Sonderregelungen oder andere Kriterien berücksichtigt werden. Zurzeit müssen folgende Steuerzahler CPE über das FEL-System ausstellen: 

• Besondere Steuerzahler
• Große regionale Steuerzahler
• Lieferanten des SAT 243-2019 Beschlussstatus (Ausschreibung, Angebot, offener Vertrag, elektronische Umkehrversteigerung).
• Lieferanten des SAT 838-2019 Beschlussstatus (individuelle fachliche Dienstleistungen).
• Steuerzahler, die die FACE-E-Rechnung verwenden. 

Regelung der Online-E-Rechnung (FEL)

Die FEL Regelung umfasst Ausstellung, Übertragung, Zertifizierung und Aufbewahrung der Rechnungen, Gut- und Lastschriften, Quittungen und sonstige zugelassenen Dokumente. Die Dateien werden als elektronische Steuerdokumente (Documentos Tributarios Electrónicos, DTE) bezeichnet.

Das FEL Steuersystem ähnelt sehr dem anderer Länder in Lateinamerika wie Mexiko oder Peru. 
Es handelt sich um ein Modell, bei dem die Steuerdokumente vor ihrer Erklärung an SAT von einem Vertrauensdienstanbieter validiert werden müssen. In diesem Fall wird der Vertrauensdienstanbieter als Zertifizierungseinrichtung bezeichnet. Um als DTE-Zertifizierer agieren zu können, müssen die Zertifizierer gegenüber SAT zugelassen werden. Die Zulassung muss jährlich verlängert werden.

Anforderungen als elektronischer Abrechner in Guatemala

• MwSt.-Anschluss
• Besitz eines aktiven Geschäfts
• Verfügung über eine virtuelle Agentur
• Aktualisierte Daten im Registro Tributario Unificado (RTU).
• Der Sitz muss lokalisiert sein. 
• Im FEL als Aussteller zugelassen sein.
• Einhaltung der technischen Vorschriften.
• Über die E-Signatur verfügen. 
• Mit der Steuererklärung auf dem Laufenden sein.
• Eine Zertifizierungseinrichtung zur Validierung der DTE beauftragt zu haben.

Funktionsweise der E-Rechnung in Guatemala

• Die Aussteller erstellen eine Datei, die vom Zertifizierer in die strukturierte Datei umgewandelt wird.

• Der Zertifizierer prüft, ob die in der FEL-Regelung geltenden Regeln und Validierungen eingehalten wurden und trägt die fortgeschrittene E-Signatur ein. Er erzeugt einen elektronischen Zulassungscode, der dem Dokument vor seinem Versand an SAT zugeordnet wird.

• Jedes DTE muss sofort an SAT und an den Aussteller gesendet werden.

• SAT führt die notwendigen Validierungen durch, um zu prüfen, ob das Dokument die Regeln und Eigenschaften erfüllt, die die Authentizität, Vollständigkeit, Format und die rechtlich festgelegten Anforderungen garantieren.

• SAT stellt eine Empfangsbestätigung an den Zertifizierer aus, egal ob das Dokument angenommen oder abgelehnt wird.

• Das DTE wird dem Empfänger im XML-Format, anhand einer grafischen Darstellung oder im PDF-Format übergeben.

• Aussteller und Empfänger müssen die Dateien im XML-Format der zertifizierten DTE während des im Steuergesetzbuch festgelegten Zeitraum aufbewahren. Der Zertifizierer muss seinerseits die zertifizierten DTE und die entsprechenden von SAT gesendeten Empfangsbestätigungen aufbewahren.

Eine einzige Plattform zur Verwaltung der E-Rechnung auf internationaler Ebene.

Für E-Rechnungen gelten eine Reihe von rechtlichen und technischen Anforderungen, die sich von einem Land zum anderen unterscheiden. Das führt dazu, dass die Prozesse an jedes Modell des Landes, in dem man tätig sein wird, angepasst werden müssen.

Es gibt technologische Lösungen wie die EDICOM Global e-Invoicing Platform, die sich an die internen Managementsysteme und an die in jedem Land geltenden Anforderungen anpassen können. Auf diese Art können erfolgreiche Projekte internationaler E-Rechnungen entsprechend der rechtlichen und steuerlichen Anforderungen von Mexiko, Brasilien, Chile, Costa Rica, Kolumbien oder beliebigen anderen Ländern erzielt werden.

• E-INVOICING-Weißbuch in LATAM herunterladen

Hier die Hauptvorteile von EDICOM Global Platform:

• Automatisierung: Die Lösung wird mit den wichtigsten ERP auf dem Markt integriert, um den Versand von Rechnungen oder beliebigen sonstigen Steuermitteilungen zu automatisieren.
   
• Zentralisierung. Für die Einhaltung der Steuervorgaben in über 60 Ländern weltweit geeignete Plattform, sodass alle Vorgehensweisen in einer einzigen Lösung zentralisiert werden können.
   
• Internationalisierung: EDICOM Platform ist nicht nur für elektronische MWST.-Erklärungen sondern auch für E-Invoicing und sonstige geschäftliche oder steuerliche Mitteilungen vorbereitet.
   
• Compliance. Die Plattform erfüllt die spezifischen technischen und rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder für den Versand der Informationen an die Steuerbehörde. Indem dieser Prozess auf eine einzige Plattform ausgelagert und automatisiert wird, erreicht der Kunde Flexibilität und Agilität. Dazu kommt die Garantie, dass seine Informationen bei der jeweiligen öffentlichen Einrichtung richtig ankommen.
   
• Sicherheit und Verfügbarkeit. Die EDICOM Plattform besitzt verschiedene Zertifizierungen wie ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 oder TIER II DESIGN. Die von EDICOM über diese Zertifizierungen mit allen seinen Kunden übernommene Verpflichtung besteht darin, höchste Sicherheitsgarantien zu bieten und die mit der Gesellschaft im SLA vereinbarte Lösungsverfügbarkeit von mindestens 99,9 % beizubehalten.