Funktionsweise der Online-E-Rechnung (Factura Electrónica en Línea, FEL) in Guatemala

Guatemala steht kurz vor dem Abschluss der Migration zum neuen System der Online-E-Rechnung - der sogenannten Factura Electrónica en Línea, FEL -, die von der Oberaufsicht für Steuerverwaltung (Superintendencia de Administración Tributaria, SAT) festgelegt wurde. 

Von FACE zu FEL

Die E-Rechnung bewegt sich in Guatemala in Richtung des vom Abkommen Nummer 13-2018 der SAT-Leitung und dessen Reformen definierten Modells. Damit erfolgt der Übergang vom im Jahr 2011 eingeführten FACE-Modell zum FEL-Modell. Am 1. Juli 2023 ist der endgültige Termin, an dem die FEL Regelung als einzige für die Ausgabe von Steuerdokumenten zulässige Regelung für diejenigen sein wird, die sich um ersten Mal für die Ausübung einer wirtschaftlichen Tätigkeit eintragen.

Die Steuerzahler haben sich seit 2019 schrittweise nach dem von SAT vorgegebenen Zeitplan oder freiwillig dem neuen FEL System angeschlossen, ohne auf das Aufnahmedatum ihres Segments zu warten.

Das im Jahr 2007 gestartete E-Invoicing-Modell hat seit seinen Anfängen Änderungen erfahren. Unter den wichtigsten Neuheiten in Bezug auf das vorherige FACE Steuersystem sind Folgende hervorzuheben: 

• Die vollständige Abschaffung der Rechnungskopie, d. h., dass die Information der Rechnung nicht mehr an GFACE gesendet werden muss.
• Andererseits wird die E-Signatur auf den E-Rechnungen als Vorgehensweise für ihre
• Authentizität und Nichtablehnung Pflicht.
• Und drittens wird SAT alle Rechnungen speichern. Das stellt die Aussteller und Empfänger jedoch nicht davon frei, die XML-Datei während der im Steuergesetzbuch festgelegten Frist aufzubewahren. Die Zertifizierer sind auch dazu verpflichtet, die Dateien der zertifizierten DTE und die jeweiligen Empfangsbestätigungen von SAT im XML-Format aufzubewahren.

Elektronische Steuerdokumente (Documentos Tributarios Electrónicos, DTE)

Die elektronischen Steuerdokumente sind, wie ihr Name schon sagt, Unterlagen, die eine geschäftliche Transaktion im elektronischen Format nachweisen. 

DTE-Typen

• Rechnung
• Devisenrechnung
• Devisenrechnung kleine Steuerzahler
• Rechnung kleine Steuerzahler
• Sonderrechnung
• Gutschrift
• Quittung für Spende 
• Quittung
• Lastschrift*
• Gutschrift*

*Update der elektronischen Steuererklärung (DTE)

Die Oberste Steuerbehörde (SAT) von Guatemala hat eine Änderung der Anforderungen für die Dokumente Gutschrift und Lastschrift im Rahmen der elektronischen Steuererklärung (DTE) angekündigt. 

Ab dem 1. März 2023 müssen die Seriennummern und die Nummer des Ursprungsdokuments in die Referenzergänzung dieser DTE-Dokumente aufgenommen werden. Diese Informationen müssen sowohl in der XML-Datei als auch in der grafischen Darstellung (PDF) oder im Ausdruck des Dokuments enthalten sein.

Die Änderung erfolgt in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Regelung für E-Rechnungen gemäß der Vorstandsvereinbarung 13-2018 und deren Änderungen sowie Artikel 17 des Dekrets Nr. 27-92, Mehrwertsteuergesetz. Laut der SAT ist diese Maßnahme notwendig, um eine größere Transparenz bei der Erfüllung der Vorgaben bzgl. Steuern zu gewährleisten.

Neue Regeln und Validierungen - Version 1.7.7

Die Direktion der Steuerverwaltung (SAT) hat über die Version 1.7.7 der technischen Dokumentation des Systems der elektronischen Online-Rechnungen Änderungen an den Regeln und Validierungen vorgenommen, die auf die verschiedenen Arten von bestehenden elektronischen Steuerdokumenten (electronic tax documents, eTDs) angewendet werden. Die wichtigsten Neuerungen sind :

• Die Sätze für die Befreiung von der Umsatzsteuer oder die Nichtunterwerfung unter die Umsatzsteuer werden geändert. Dies betrifft eVVs der folgenden Typen: RDON, RECI, FACT und FCAM.
   
• Es wird ein neues „Political Organizations Complement“ mit folgenden Merkmalen hinzugefügt: Dieses enthält Daten wie: die Art des Beitrags, die Angabe der Herkunft des Beitrags im Freitext, den Wert des Beitrags. Dies betrifft DTEs des Typs: RDON, RECI (Dies gilt nur für „Personerías“, also: 734 politische Parteien und 2719 Bürgerkomitees.)
   
• Ein neuer DTE-Typ „Shipping Note (NENV)“ und die entsprechende Ergänzung zur Warenübertragung werden hinzugefügt: Dieser enthält Daten wie die Spediteur-ID, die Art des Dokuments, ob NIT, CUI oder Foreign, das amtliche Kennzeichen des Transportfahrzeugs, NIT oder CUI des Empfängers, Bestimmungsadresse, Grund.
  *Validierungen des Dokuments erfolgen anhand des NIT- oder CUI-Formats, des Foreign ID-Formats, der Fahrzeugkennzeichen anhand einer SAT-Datenbank und anhand des Kennzeichenstatus „aktiv“.
   
• Eine neue Art von DTE wurde hinzugefügt: „Advance Receipt (RANT): Dies ist ein Dokument, das Zahlungen unterstützt, die im kommerziellen Betrieb als Vorschüsse bezeichnet werden. Es wird klargestellt, dass diese Art von Dokument nicht die Verpflichtung zur Ausstellung des elektronischen Steuerdokuments ersetzt.

Neue Entwicklungen von der SAT gefördert 

Am 15. November 2023 hielt die Oberste Steuerbehörde (SAT) eine Pressekonferenz ab, um wichtige Änderungen bei der Vergabe von Steueridentifikationsnummern (NIT) bekannt zu geben.

Ab dem 4. Oktober 2023 werden die "neuen NITs", die speziell für guatemaltekische Privatpersonen und Ausländer mit Wohnsitz in Guatemala bestimmt sind, aus den ersten 9 Ziffern des Unique Identification Code (CUI) bestehen. Es sei darauf hingewiesen, dass die derzeitigen NITs unverändert bleiben werden. Es ist außerdem vorgesehen, dass die NITs bis 2025 die vollen 13 Ziffern der CUI enthalten werden.

Diese Änderung wird erhebliche Auswirkungen auf die Datenbanken aller in Guatemala tätigen Unternehmen haben und sich auf die Registrierung von Kunden, Buchhaltungsunterlagen, Lieferanten und alle mit der NIT verbundenen Informationen auswirken. Die SAT ist bestrebt, einen effizienten Übergang zu gewährleisten und den betroffenen Unternehmen während dieses Anpassungsprozesses Hilfestellung zu geben.

Wer muss sich dem FEL-System anschließen?

Alle von SAT Ernannten sind dazu verpflichtet, wobei die Menge der erstellten Rechnungen, die Höhe der abgerechneten Bruttoeinnahmen, finanzielle Bindung, Eintragung in Sonderregelungen oder andere Kriterien berücksichtigt werden. Zurzeit müssen folgende Steuerzahler CPE über das FEL-System ausstellen: 

• Besondere Steuerzahler
• Große regionale Steuerzahler
• Lieferanten des SAT 243-2019 Beschlussstatus (Ausschreibung, Angebot, offener Vertrag, elektronische Umkehrversteigerung).
• Lieferanten des SAT 838-2019 Beschlussstatus (individuelle fachliche Dienstleistungen).
• Steuerzahler, die die FACE-E-Rechnung verwenden. 

Regelung der Online-E-Rechnung (FEL)

Die FEL Regelung umfasst Ausstellung, Übertragung, Zertifizierung und Aufbewahrung der Rechnungen, Gut- und Lastschriften, Quittungen und sonstige zugelassenen Dokumente. Die Dateien werden als elektronische Steuerdokumente (Documentos Tributarios Electrónicos, DTE) bezeichnet.

Das FEL Steuersystem ähnelt sehr dem anderer Länder in Lateinamerika wie Mexiko oder Peru. 
Es handelt sich um ein Modell, bei dem die Steuerdokumente vor ihrer Erklärung an SAT von einem Vertrauensdienstanbieter validiert werden müssen. In diesem Fall wird der Vertrauensdienstanbieter als Zertifizierungseinrichtung bezeichnet. Um als DTE-Zertifizierer agieren zu können, müssen die Zertifizierer gegenüber SAT zugelassen werden. Die Zulassung muss jährlich verlängert werden.

Anforderungen als elektronischer Abrechner in Guatemala

• MwSt.-Anschluss
• Besitz eines aktiven Geschäfts
• Verfügung über eine virtuelle Agentur
• Aktualisierte Daten im Registro Tributario Unificado (RTU).
• Der Sitz muss lokalisiert sein. 
• Im FEL als Aussteller zugelassen sein.
• Einhaltung der technischen Vorschriften.
• Über die E-Signatur verfügen. 
• Mit der Steuererklärung auf dem Laufenden sein.
• Eine Zertifizierungseinrichtung zur Validierung der DTE beauftragt zu haben.

Funktionsweise der E-Rechnung in Guatemala

• Die Aussteller erstellen eine Datei, die vom Zertifizierer in die strukturierte Datei umgewandelt wird.

• Der Zertifizierer prüft, ob die in der FEL-Regelung geltenden Regeln und Validierungen eingehalten wurden und trägt die fortgeschrittene E-Signatur ein. Er erzeugt einen elektronischen Zulassungscode, der dem Dokument vor seinem Versand an SAT zugeordnet wird.

• Jedes DTE muss sofort an SAT und an den Aussteller gesendet werden.

• SAT führt die notwendigen Validierungen durch, um zu prüfen, ob das Dokument die Regeln und Eigenschaften erfüllt, die die Authentizität, Vollständigkeit, Format und die rechtlich festgelegten Anforderungen garantieren.

• SAT stellt eine Empfangsbestätigung an den Zertifizierer aus, egal ob das Dokument angenommen oder abgelehnt wird.

• Das DTE wird dem Empfänger im XML-Format, anhand einer grafischen Darstellung oder im PDF-Format übergeben.

• Aussteller und Empfänger müssen die Dateien im XML-Format der zertifizierten DTE während des im Steuergesetzbuch festgelegten Zeitraum aufbewahren. Der Zertifizierer muss seinerseits die zertifizierten DTE und die entsprechenden von SAT gesendeten Empfangsbestätigungen aufbewahren.

Eine einzige Plattform zur Verwaltung der E-Rechnung auf internationaler Ebene.

Für E-Rechnungen gelten eine Reihe von rechtlichen und technischen Anforderungen, die sich von einem Land zum anderen unterscheiden. Das führt dazu, dass die Prozesse an jedes Modell des Landes, in dem man tätig sein wird, angepasst werden müssen.

Es gibt technologische Lösungen wie die EDICOM Global e-Invoicing Platform, die sich an die internen Managementsysteme und an die in jedem Land geltenden Anforderungen anpassen können. Auf diese Art können erfolgreiche Projekte internationaler E-Rechnungen entsprechend der rechtlichen und steuerlichen Anforderungen von Mexiko, Brasilien, Chile, Costa Rica, Kolumbien oder beliebigen anderen Ländern erzielt werden.

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Hier die Hauptvorteile von EDICOM Global Platform:

• Automatisierung: Die Lösung wird mit den wichtigsten ERP auf dem Markt integriert, um den Versand von Rechnungen oder beliebigen sonstigen Steuermitteilungen zu automatisieren.
   
• Zentralisierung. Für die Einhaltung der Steuervorgaben in über 60 Ländern weltweit geeignete Plattform, sodass alle Vorgehensweisen in einer einzigen Lösung zentralisiert werden können.
   
• Internationalisierung: EDICOM Platform ist nicht nur für elektronische MWST.-Erklärungen sondern auch für E-Invoicing und sonstige geschäftliche oder steuerliche Mitteilungen vorbereitet.
   
• Compliance. Die Plattform erfüllt die spezifischen technischen und rechtlichen Anforderungen der einzelnen Länder für den Versand der Informationen an die Steuerbehörde. Indem dieser Prozess auf eine einzige Plattform ausgelagert und automatisiert wird, erreicht der Kunde Flexibilität und Agilität. Dazu kommt die Garantie, dass seine Informationen bei der jeweiligen öffentlichen Einrichtung richtig ankommen.
   
• Sicherheit und Verfügbarkeit. Die EDICOM Plattform besitzt verschiedene Zertifizierungen wie ISO 27001, ISO20000, ISAE 3402 oder TIER II DESIGN. Die von EDICOM über diese Zertifizierungen mit allen seinen Kunden übernommene Verpflichtung besteht darin, höchste Sicherheitsgarantien zu bieten und die mit der Gesellschaft im SLA vereinbarte Lösungsverfügbarkeit von mindestens 99,9 % beizubehalten.