Wie man die elektronische Rechnung in Guatemala und die FEL-Regelung einhält

Die elektronische Rechnungsstellung in Guatemala erfolgt im Rahmen des Systems der elektronischen Online-Rechnungsstellung (FEL), das von der Obersten Steuerbehörde (SAT) geregelt wird. Dieses Modell erfordert die Ausstellung elektronischer Steuerdokumente (DTE), die elektronisch erstellt, signiert und validiert werden müssen. Mit der Einführung dieses Modells soll die Steuerverwaltung modernisiert, die Buchhaltung rationalisiert und eine größere Transparenz im Geschäftsverkehr gewährleistet werden.

Von FACE zu FEL: die Entwicklung von E-Invoicing in Guatemala

Die elektronische Rechnungsstellung in Guatemala hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt und ist vom FACE-System, das 2011 eingeführt wurde, zum System der elektronischen Online-Rechnungsstellung (FEL) übergegangen. Diese Änderung wurde in der SAT-Vereinbarung Nr. 13-2018 und den dazugehörigen Reformen festgelegt, um die Ausstellung von elektronischen Steuerdokumenten effizienter zu gestalten. Seit 2019 erfolgt die Umstellung auf FEL schrittweise, wobei obligatorische Phasen und freiwilliger Beitritt bis zur endgültigen Einführung am 1. Juli 2023 kombiniert werden.

Das LEF-System weist im Vergleich zum KSE-System wesentliche Änderungen auf:

• Abschaffung der Rechnungskopie: Es ist nicht mehr notwendig, die Information an GFACE zu senden.
• Delegierte elektronische Signatur: Erforderlich, um die Authentizität und Integrität elektronischer Steuerdokumente (ETD) zu gewährleisten.
• Zentralisierte Lagerung: SAT bewahrt alle elektronischen Rechnungen auf, obwohl Aussteller und Empfänger auch die XML-Datei für die im Steuergesetzbuch festgelegte Zeit aufbewahren müssen. Die Zertifizierer sind ebenfalls verpflichtet, zertifizierte DTEs und SAT-Empfangsbestätigungen zu speichern.

FEL-Regelung in Guatemala: Ausstellung, Zertifizierung und Validierung von elektronischen Rechnungen

Die Regelung für elektronische Rechnungen (FEL) regelt die Ausstellung, Übermittlung, Zertifizierung und Aufbewahrung elektronischer Steuerdokumente (ETD), einschließlich Rechnungen, Gutschrifts- und Belastungsanzeigen, Quittungen und anderer zugelassener Steuerdokumente.

In diesem System muss jedes DTE von einer Zertifizierungsstelle validiert werden, einer von der Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) zugelassenen dritten Partei, die die Einhaltung der Vorschriften überprüft und die fortgeschrittene elektronische Signatur anwendet. Die Zertifizierungsstellen müssen ihre Zulassung jährlich einholen und erneuern, um ihre Tätigkeit ausüben zu können.

Wie läuft das Verfahren zur Ausstellung elektronischer Rechnungen in Guatemala ab?

• Erzeugung des DTE: Das ausstellende Unternehmen extrahiert die Daten aus seinem ERP-System und erstellt eine XML-Datei mit den Transaktionsinformationen.
• Validierung und Zertifizierung: Die Zertifizierungsstelle prüft, ob das Dokument den Regeln des FEL-Programms entspricht, wendet die fortgeschrittene elektronische Signatur an und vergibt einen elektronischen Autorisierungscode.
• Übermittlung an SAT: Sobald das DTE zertifiziert ist, wird es der SAT vorgelegt, die ihre eigenen Validierungen durchführt, um die Authentizität, Integrität und Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen.
• Empfangsbestätigung: Die SAT stellt dem Bescheiniger eine Empfangsbestätigung aus, in der die Annahme oder Ablehnung des Dokuments angegeben ist.
• Zustellung an den Empfänger: Der DTE wird dem Empfänger im XML-Format zusammen mit seiner grafischen Darstellung oder einer PDF-Version übermittelt.
• Bewahrung des DTE: Sowohl die Aussteller als auch die Empfänger müssen die XML-Dateien für die in der Abgabenordnung vorgesehene Dauer aufbewahren. Die bescheinigenden Stellen müssen auch die zertifizierten DTEs und SAT-Empfangsbestätigungen aufbewahren.

Wer ist verpflichtet, elektronische Rechnungen im Rahmen der FEL-Regelung auszustellen?

Das System der elektronischen Online-Rechnung (FEL) ist für Steuerzahler verpflichtend, wie von der Obersten Steuerbehörde (SAT) festgelegt. Die Einstufung basiert auf Kriterien wie dem Volumen der ausgestellten Rechnungen, der Höhe des in Rechnung gestellten Bruttoeinkommens, der wirtschaftlichen Verflechtung, der Registrierung in Sonderregelungen oder anderen von der Steuerbehörde festgelegten Bedingungen. Derzeit sind folgende Steuerpflichtige verpflichtet, elektronische Steuerdokumente (ETD) über das FEL-System auszustellen:

• Besondere Steuerzahler.
• Große regionale Steuerzahler.
• Staatliche Lieferanten gemäß SAT-Beschluss 243-2019 in Fällen von Ausschreibungen, Angeboten, offenen Verträgen und elektronischen Rückwärtsauktionen.
• Lieferanten des Staates gemäß dem SAT-Beschluss 838-2019 bei der Erbringung individueller professioneller Dienstleistungen.
• Steuerpflichtige, die das elektronische Rechnungsstellungssystem FACE nutzten, wurden zwangsweise in das FEL-Regime überführt.

Darüber hinaus weitet die SAT den Anwendungsbereich der elektronischen Rechnungsstellung in Guatemala immer weiter aus, so dass es wichtig ist, dass die Steuerpflichtigen die geltenden Beschlüsse regelmäßig überprüfen und sicherstellen, dass sie die geltenden Bestimmungen einhalten. 

Arten von elektronischen Steuerdokumenten (DTE) in Guatemala

Elektronische Steuerdokumente (DTE) sind digitale Steuerbelege, die geschäftliche Transaktionen unterstützen und die Einhaltung der steuerlichen Verpflichtungen im Rahmen des Systems der elektronischen Online-Rechnung (FEL) ermöglichen. Jedes DTE muss elektronisch erstellt, zertifiziert und validiert werden, bevor es an die Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) gesendet wird.

Das FEL-Regime sieht verschiedene Arten von ETD vor, je nach Art der Transaktion:

• Rechnung: Hauptdokument für den Kauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen.
• Wechselrechnung: Ähnlich wie die Rechnung, aber mit der Wirkung eines Wertpapiers.
• Wechselrechnung für kleine Steuerzahler: Version der Austauschrechnung für kleine Steuerzahler.
• Rechnung für kleine Steuerzahler: Wird von denjenigen ausgestellt, die unter dieser Regelung registriert sind.
• Sonderrechnung: Wird für Einkäufe bei Lieferanten verwendet, die nicht zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind..
• Gutschrift: Dokument zur Erfassung von Erstattungen oder Rabatten, die auf frühere Rechnungen angewendet wurden.
• Lastschrift: Ermöglicht die Anpassung von Werten auf bereits ausgestellten Rechnungen, wodurch sich der geschuldete Betrag erhöht.
• Gutschrift: Korrigiert oder storniert eine ausgestellte Rechnung ganz oder teilweise.
• Quittung: Zahlungsnachweis für bestimmte Transaktionen.
• Spendenquittung: Dokument, das die Lieferung von Spenden bescheinigt..

Jedes dieser Dokumente muss den Anforderungen und Prozessen entsprechen, die von der SAT für ihre korrekte Ausstellung und Zertifizierung im Rahmen des FEL-Regimes festgelegt wurden. Die Einführung des DTE optimiert nicht nur die Steuerverwaltung, sondern vereinfacht auch die Verwaltung von Steuerdokumenten für Unternehmen und Steuerzahler.

Voraussetzungen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in Guatemala  

Um in Guatemala das System der elektronischen Online-Rechnung (FEL) nutzen und elektronische Steuerdokumente (DTE) ausstellen zu können, müssen die Steuerzahler eine Reihe von Anforderungen erfüllen, die von der Obersten Steuerbehörde (SAT) festgelegt wurden. Diese Kriterien gewährleisten, dass die Aussteller elektronischer Rechnungen die geltenden steuerlichen und technischen Vorschriften einhalten.

Steuerpflichtige, die an der Ausstellung elektronischer Rechnungen interessiert sind, müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:

• Sie müssen der Mehrwertsteuer (VAT) angeschlossen sein.
• Sie müssen ein aktives, bei der SAT registriertes Unternehmen haben.
• Sie müssen über eine zugelassene virtuelle Agentur verfügen, da dies das Mittel zur Verwaltung elektronischer Steuerverfahren ist.
• Sie müssen die Daten im Einheitlichen Steuerregister (RTU) auf dem neuesten Stand halten.
• Sie müssen ein Steuerdomizil haben, das bei der SAT registriert ist.
• Eine Zulassung als Emittent im Rahmen des FEL-Regimes erhalten.
• Sie müssen die technischen Vorschriften und Anforderungen für die Ausstellung von DTEs einhalten.
• Er muss über eine elektronische Unterschrift verfügen, die für die Bestätigung der Echtheit der Dokumente erforderlich ist.
• Die Steuererklärungen und -zahlungen müssen auf dem neuesten Stand sein.
• Beauftragung einer von der SAT zugelassenen Zertifizierungsstelle, die die DTEs vor der Übermittlung an die Steuerbehörde validiert und zertifiziert.

Das FEL-Akkreditierungsverfahren ist unerlässlich, um die Rechtmäßigkeit und Gültigkeit der elektronischen Rechnungen in Guatemala zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Anforderungen ermöglicht es den Steuerzahlern, innerhalb des Systems zu arbeiten, ihre Rechnungsstellung zu rationalisieren und die Einhaltung ihrer steuerlichen Pflichten zu erleichtern.

FEL e-invoice-Zusätze

Bei den elektronischen Rechnungsergänzungen handelt es sich um zusätzliche Daten, die in die elektronischen Steuerdokumente (DTE) aufgenommen werden, um spezifische Informationen über bestimmte Transaktionen zu liefern. Die Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) hat wichtige Änderungen an der Ausfuhrergänzung vorgenommen und die Factura Provisional (FACP) eingeführt, die sich direkt auf die Ausführer in Guatemala auswirkt.

Änderungen am Export-Plugin

SAT hat Änderungen an der Ausfuhrergänzung vorgenommen, die für alle Ausführer gelten, unabhängig davon, ob sie eine vorläufige Rechnung ausstellen. Die Änderungen umfassen zwei neue bedingte Felder (LugarExpedición y PaísConsignatario), die in die elektronischen Steuerdokumente (DTE) aufgenommen werden müssen. Außerdem wurden für Ausführer, die verpflichtet sind, vorläufige Rechnungen auszustellen, vier zusätzliche Felder hinzugefügt: Vorläufige Genehmigungsnummer, Serie des Ursprungsdokuments, Nummer des Ursprungsdokuments und Nummer der Warenerklärung. Diese Aktualisierungen zielen darauf ab, die Rückverfolgbarkeit von Außenhandelsgeschäften zu optimieren und die Steuerkontrolle im Land zu stärken.

Vorläufiger Rechnungszusatz (FACP)

Die vorläufige Rechnung (Provisional Invoice, FACP) ist ein Dokument, das von Exporteuren zur Unterstützung von Geschäften verwendet wird, wenn die endgültige Ausfuhr noch nicht abgeschlossen ist, so dass der Vorgang formell registriert werden kann, während die entsprechenden Verfahren abgeschlossen werden. Es wird vor allem in Sektoren verwendet, in denen Waren schnell versandt werden müssen, wie z. B. verderbliche Produkte, die für ihre internationale Vermarktung ein schnelles Dokumentenmanagement erfordern. Obwohl es den Exportprozess erleichtert, ersetzt das FACP nicht die Exportrechnung, die ausgestellt werden muss, sobald die Waren beim Empfänger im Ausland eingetroffen sind, um die Einhaltung der geltenden Steuer- und Zollvorschriften zu gewährleisten.

Die globale E-Invoicing-Plattform von EDICOM

EDICOM ist ein internationaler Maßstab für Lösungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und Steuerkonformität und bietet eine globale Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, die Ausstellung und den Empfang von elektronischen Steuerdokumenten (ETD) in Übereinstimmung mit den Vorschriften der einzelnen Länder zu automatisieren. In Guatemala erleichtert die EDICOM-Lösung die Erstellung, Zertifizierung und den Versand von DTEs im Rahmen der elektronischen Online-Rechnungsstellung (FEL) und garantiert die Einhaltung der von der Obersten Steuerbehörde (SAT) festgelegten Anforderungen.

Dank ihrer fortschrittlichen Technologie ermöglicht die EDICOM-Plattform den Unternehmen, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren, indem sie den Arbeitsablauf automatisiert, manuelle Fehler reduziert und eine reibungslose Integration mit ERP-Systemen gewährleistet. Darüber hinaus bietet sie sichere elektronische Speicherdienste, die die Aufbewahrung und den Abruf von DTEs gemäß den in den guatemaltekischen Vorschriften festgelegten gesetzlichen Fristen erleichtern.

Als Spezialist für E-Invoicing bietet EDICOM eine skalierbare Lösung, die an die Steuervorschriften mehrerer Länder angepasst werden kann und es den Unternehmen ermöglicht, effizient und sicher auf den internationalen Märkten zu agieren und die Rückverfolgbarkeit und Konformität ihrer Steuervorgänge zu gewährleisten.