SAF-T Polen: Elektronische Mehrwertsteuererklärung über JPK_VAT und JPK_CIT

SAF-T Reporting in Polen

Polen war eines der ersten europäischen Länder, das die elektronische Steuererklärung (E-Reporting oder E-Accounting) verbindlich eingeführt hat. Das elektronische MwSt.-Anmeldesystem, bekannt als SAF-T Polen, wurde 2016 für große Steuerzahler obligatorisch.

Das Hauptziel des Finanzministeriums besteht darin, das E-Reporting-Verfahren zu optimieren, indem die Anzahl der auszustellenden Dateien reduziert wird, was häufig eine Verdoppelung der Steuerinformationen bedeutet. Durch diesen Ansatz wird die Anzahl der Dokumente auf eine einzige SAF-T-Datei reduziert.

SAF-T-Dokumente müssen im XML-Format an die nationale Plattform der Steuerbehörde (KAS) gesendet werden. Zwei Dateien, JPK_VAT und JPK_CIT, sind obligatorisch. Beide müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert und für einen Zeitraum von 5 Jahren gespeichert werden.

Datei JPK_VAT: Elektronische Steuererklärungen

Polen war eines der ersten Länder in Europa, das die standardisierte SAF-T-Datei verwendet hat, um die Einhaltung der Steuervorschriften und die Berichterstattung der Unternehmen zu vereinfachen. 

Polen hat seine Version von SAF-T, bekannt als Jednolity Plik Kontrolny (JPK), im Jahr 2016 eingeführt und die monatliche Einreichung von JPK_VAT sowohl für polnische Unternehmen als auch für Unternehmen, die im Land tätig sind, zur Pflicht gemacht. Die Ausstellung dieses Dokuments ist seit dem 1. Oktober 2018 für alle Unternehmen obligatorisch. 

Die neue Version der SAF-T JPK_VAT-Datei ersetzt die folgenden Dateien: VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-ZT, VAT-ZZ und VAT-ZD. Dadurch werden doppelte Informationen vermieden und die Steuererklärungsprozesse sowohl für die Verwaltung als auch für die Steuerzahler vereinfacht.

Die JPK_VAT-Dateien und die Dateien für die elektronische Buchführung müssen im XML-Format erstellt werden, das dem von der OCDE entwickelten SAF-T-Format entspricht. Die JPK_VAT-Datei muss vor dem 25. eines jeden Monats übermittelt werden.

Die Datei JPK_VAT für die MwSt-Erklärung besteht hauptsächlich aus zwei Teilen. Einerseits enthält sie Felder für die Aufnahme von MwSt.-Aufzeichnungen (Informationen über Verkäufe und Käufe). Zum anderen aus den Feldern mit den steuerlichen Daten der MwSt-Erklärung für Unternehmen und Steuerpflichtige (MwSt-7 und MwSt-7K-Erklärungen).

Es gibt zwei Arten von JPK_VAT-Dateien, je nachdem, ob das Unternehmen die Mehrwertsteuer monatlich oder vierteljährlich meldet:

• JPK_V7M: für Steuerpflichtige, die die Mehrwertsteuer monatlich erklären.
• JPK_V7K: für Steuerpflichtige, die vierteljährlich erklären.

Seid Oktober 2020 ist es obligatorisch, die JPK_VAT in Kombination mit JPK_V7M/K zu präsentieren.
Zusätzlich zu JPK_VAT sollten die Unternehmen darauf vorbereitet sein, im Falle einer Prüfung die folgenden Buchhaltungsdateien elektronisch zu übermitteln. Diese sind wie folgt:

1. JPK_FA (Faktury VAT): Verkaufsrechnungsregister. Es enthält Daten zu den Waren, die auf jeder Verkaufsrechnung aufgeführt sind, sowie Informationen über die Transaktion selbst.
2. JPK_FA_RR: enthält Informationen über RR-Mehrwertsteuerrechnungen.
3. JPK_MAG (Magazyn): Lageraufzeichnungen. Sie enthalten Informationen über Warenbewegungen, Wareneingänge und -ausgänge sowie Daten über den Wert, den Zustand oder die Rechnungsnummer im Zusammenhang mit der Transaktion der betreffenden Waren.
4. JPK_KR (Księgi Rachunkowe): enthält alle Einträge in den Buchhaltungsbüchern.
5. JPK_WB (Wyciągi bankowe): Kontoauszug mit Informationen zu jeder Transaktion auf dem Konto, einschließlich Angaben zu den Gegenparteien oder Überweisungswerten. Die Erstellung des JPK WB kann an eine Bank ausgelagert werden.
6. JPK_EWB (Ewidencja przychodó): Einkommensregistrierung für MwSt.-Steuerpflichtige, die einen Pauschalsatz als Form der Steuerveranlagung verwenden.
7. JPK_PKPiR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów): enthält Buchhaltungsdaten, die in einer logischen Struktur organisiert sind. Bezieht sich auf diejenigen, die ein Steuerbuch über Einnahmen und Ausgaben führen.

Datei JPK_CIT: Elektronische Berichterstattung für Zwecke der Unternehmenseinkommen (CIT)

Das polnische Finanzministerium verlangt die Einreichung einer weiteren SAF-T-Datei mit der Bezeichnung JPK_CIT. Dies ergibt sich aus der Aufteilung des JPK_KR-Schemas in zwei verschiedene Schemata: 

• JPK_KR_PD para libros de contabilidad en base a leyes de impuestos a la renta PIT y CIT.
• JPK_ST_KR für die Erfassung des Anlagevermögens sowie der immateriellen und rechtlichen Werte.

Derzeit werden diese Informationen auf Anfrage verlangt, aber ab 2025 müssen sie jährlich vorgelegt werden. Die Verpflichtung wird schrittweise eingeführt, abhängig von der Größe des Unternehmens und dem Beginn des Steuerjahres.

Ab dem 31. Dezember 2024 folgende Unternehmen müssen JPK_KR präsentieren

• Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro.
• Kapitalgesellschaften (PGK)

Ab dem 31 Dezember 2025 folgende Steuerzahler müssen JPK_KR, JPK_PKPIR und JPK_EWP präsentieren

• Andere CIT- und PIT/PPE/PPL-Steuerpflichtige, die zur Abgabe der JPK_VAT-Erklärung verpflichtet sind.

Ab dem 31 Dezember 2026 folgende Steuerzahler müssen JPK_KR, JPK_PKPIR, JPK_EWP präsentieren

• Alle anderen CIT- und PIT/PPE/PPL-Steuerzahler, unabhängig von Größe und Geschäftstätigkeit.

EDICOM Global Compliance Plattform

EDICOM automatisiert die Erstellung, Übermittlung und Speicherung von SAF-T-Dateien an die polnische Steuerbehörde. Die EDICOM-Plattform wandelt die Daten in das erforderliche Format um und stellt eine Verbindung mit der KAS-Plattform her, um sie vor dem 25. eines jeden Monats zu übermitteln. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, Fehler werden vermieden und der Meldeprozess gestrafft, so dass sich die Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten können.

Darüber hinaus kann EDICOM alle Dokumente für eine spätere Einsichtnahme oder Anforderung durch die Steuerbehörde elektronisch speichern.

Die Compliance-Plattform von EDICOM bietet Lösungen zur Erfüllung der SAF-T-Anforderungen (Standard Audit File for Tax), die es Unternehmen ermöglichen, die Einhaltung von Steuervorschriften in mehreren Ländern effizient zu verwalten.

Sie ist so konzipiert, dass sie die einzigartigen SAF-T-Anforderungen mehrerer Länder erfüllt und die Einhaltung lokaler und internationaler Steuervorschriften sicherstellt. Dies hilft Unternehmen, nahtlos in verschiedenen Rechtsordnungen zu operieren und sich an die sich ständig entwickelnden rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen.

EDICOM hält sich über die gesetzlichen Änderungen der SAF-T-Anforderungen weltweit auf dem Laufenden und aktualisiert die Plattform automatisch, um eine kontinuierliche Einhaltung zu gewährleisten. Dies spart den Unternehmen Zeit und Ressourcen für die Verfolgung von Gesetzesänderungen.

Durch die Nutzung der globalen Plattform von EDICOM können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz verbessern, die Einhaltung der SAF-T-Vorschriften gewährleisten und die mit der Nichteinhaltung grenzüberschreitender Steuervorschriften verbundenen Risiken mindern.