Einhaltung und Verpflichtung der SAF-T Datei in Portugal

Die SAF-T (Standard Audit File for Tax) ist eine elektronische Datei, die international für die Übermittlung von Steuer- und Buchhaltungsdaten verwendet wird. In Portugal ist seine Einführung der Schlüssel zur Verbesserung der Steuerkontrolle, zur Erhöhung der Transparenz und zur Vereinfachung der Einhaltung der steuerlichen Pflichten.

Was ist eine SAF-T Datei?

SAF-T (Standard Audit File for Tax) ist eine elektronische Datei im XML-Format, die den Austausch von Steuer- und Buchhaltungsinformationen zwischen Unternehmen und Steuerbehörden erleichtern soll. Ihr Hauptziel ist die Standardisierung von Steuerdaten, um eine effizientere und genauere Prüfung von Transaktionen zu ermöglichen und die Transparenz der Buchhaltungsprozesse zu gewährleisten. Durch die Standardisierung der Informationen können die Steuerbehörden die Geschäftsvorgänge wirksamer überwachen und prüfen und so zur Bekämpfung des Steuerbetrugs beitragen.

Diese Datei enthält eine Reihe von Aufzeichnungen mit Details zu Rechnungen, Buchhaltung und anderen Finanzbewegungen, die so strukturiert sind, dass sie von Steuerbehörden oder externen Prüfern leicht analysiert werden können. Ihr standardisiertes und flexibles Format ermöglicht es den Regierungen, sie an ihre Steuermeldesysteme für die Prüfung oder Einreichung von Steuererklärungen anzupassen.

Rechtlicher Rahmen für SAF-T in Portugal

Die SAF-T-Datei wird in Portugal durch eine Reihe von Vorschriften geregelt, die Unternehmen dazu verpflichten, ihre Steuer- und Buchhaltungsdaten digital zu hinterlegen. Der Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA) führt den obligatorischen Charakter der SAF-T-Datei ein, während die Portaria n.º 321-A/2007 die technischen Anforderungen festlegt, einschließlich der Struktur im XML-Format zur Gewährleistung der Datenstandardisierung. 

Darüber hinaus legt die Portaria n.º 31/2019 die spezifischen Anforderungen für die Übermittlung der SAF-T-Buchhaltungsdatei an die Steuer- und Zollbehörde (AT) fest, und das Gesetzesdekret n.º 198/2012 regelt die Pflichten im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und der Übermittlung von Transportdokumenten im SAF-T-Format. Diese Verordnungen bilden den rechtlichen Rahmen, der in Portugal tätige Unternehmen dazu verpflichtet, die Erstellung und Übermittlung der SAF-T-Datei einzuhalten.

Wie funktioniert die SAF-T-Datei in Portugal?

In Portugal ist die SAF-T-Datei für Unternehmen, die eine Geschäftstätigkeit mit Sitz oder tatsächlicher Geschäftsleitung auf portugiesischem Gebiet ausüben, obligatorisch. Dazu gehören alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, die ihre Steuer- und Buchhaltungsdaten digital übermitteln müssen.

Die Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) in Portugal kennt drei Arten von SAF-T-Dateien mit jeweils spezifischen Funktionen:

• SAF-T der Rechnungsstellung: Erfasst alle Informationen im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und den Verkäufen, einschließlich der Daten für die Mehrwertsteuererklärung. Es muss vor dem 5. eines jeden Monats eingereicht werden.  
• SAF-T der Buchhaltung: Detaillierte Angaben zu den buchhalterischen Bewegungen des Unternehmens, einschließlich Aufzeichnungen über Artikel, Kunden, Lieferanten und Mehrwertsteuerregelungen. Es wird verwendet, um monatliche oder jährliche Erklärungen von Buchhaltungsinformationen an die TA zu übermitteln.
• SAF-T für Beförderungsdokumente: Dieses Dokument enthält Angaben zu den Dokumenten für die Beförderung von Waren. Es muss vor Beginn jeder Warenbewegung vorgelegt werden und ermöglicht den Behörden die Überwachung des Warenverkehrs im portugiesischen Hoheitsgebiet.

Das SAF-T-Verfahren umfasst die automatische Generierung der Datei im XML-Format aus den Verwaltungssystemen des Unternehmens in Übereinstimmung mit den festgelegten Standards. Die Datei muss je nach Abrechnungszeitraum monatlich oder jährlich an das Finanzamt übermittelt werden, wobei die in den geltenden portugiesischen Steuergesetzen festgelegten Fristen einzuhalten sind.

Technische Requisiten für die Erstellung einer SAF-T Datei

Die SAF-T-Datei muss im XML-Format gemäß den technischen Spezifikationen der Portaria n.º 321-A/2007 erstellt werden, die die Standardisierung und Lesbarkeit der Daten gewährleistet. Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen die Unternehmen eine von der Steuer- und Zollbehörde (AT) zertifizierte Software verwenden, mit der die Datei gemäß den festgelegten Standards erstellt werden kann. 

Darüber hinaus ist die Automatisierung des Prozesses der Erstellung und Einreichung der SAF-T-Datei von entscheidender Bedeutung. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Managementsysteme mit einer Software integriert sind, die die automatische Erfassung von Buchhaltungs- und Steuerdaten erleichtert, und dass diese innerhalb der in den geltenden Vorschriften festgelegten Fristen korrekt eingereicht werden.

EDICOM, konforme Lösung für SAF-T in Portugal

Die EDICOM-Lösung für die Verwaltung von SAF-T-Dateien in Portugal wurde von der Steuer- und Zollbehörde (AT) geprüft und zertifiziert und erfüllt die technischen Anforderungen der Portaria N.º 363/2010 und 340/2013. Diese Vorschriften legen die Zertifizierungskriterien für Rechnungssoftware fest und garantieren, dass die EDICOM-Lösung die Sicherheits- und Konformitätsstandards für die automatische Erstellung, Signierung und den Versand von SAF-T-Dateien erfüllt. 

Die EDICOM-Lösung gewährleistet nicht nur die Einhaltung der Vorschriften, sondern ermöglicht auch die Integration der SAF-T-Dateierstellung direkt in die Verwaltungssysteme der Unternehmen. Dies automatisiert sowohl die Erstellung als auch den Versand der Dateien an die TA, wodurch Fehler reduziert und die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erleichtert werden. Die Lösung umfasst auch Dienstleistungen wie die sichere Aufbewahrung von Dokumenten, die die Integrität und die Zugänglichkeit der Dateien auf lange Sicht gewährleisten.