Alles Wissenswerte rund um die Standard Audit File for Tax (SAF-T) in Portugal

Die Steuerkontrolle und die Betrugsbekämpfung sind einer der Hauptgründe für die Einführung elektronischer Steuererklärungen durch Steuerbehörden in der ganzen Welt. Standard Audit File for Tax (SAF-T) hat sich in vielen Ländern zu einem weit verbreiteten Standard für Steuererklärungen und elektronische Rechnungen entwickelt. Portugal war eines der ersten Länder, das den SAF-T-Standard implementiert hat.

Was ist SAF-T?

SAF-T ist eine Datendatei, die auf dem internationalen XML-Standard für den elektronischen Austausch von Steuerinformationen basiert.

SAF-T ist ein Instrument, das alle steuerlichen und buchhalterischen Informationen eines Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums dokumentiert. Die Hauptfunktion ist die Vereinfachung der Erfassung und Analyse von Buchungseinträgen, Steuererklärungen und anderen Buchhaltungsunterlagen durch Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden.

Die SAF-T-Datei wird durch eine vordefinierte Gruppe von Buchungseinträgen erzeugt. Die Datei kann leicht in ein vordefiniertes Format exportiert werden, unabhängig von der von den Steuerzahlern verwendeten Buchhaltungssoftware.

Einer der vielen Vorteile dieses Systems ist die Standardisierung, die eine schnelle und effiziente Aufdeckung von Steuerbetrug durch die Behörden ermöglicht. Weitere Vorteile sind: Sicherheit, Vereinfachung der Meldeverfahren, Verringerung der Verwaltungskosten und verbesserte Lesbarkeit der Daten, unabhängig vom Quellbuchhaltungssystem.

Aufgrund der Vorteile, die SAF-T bietet, haben viele Steuerbehörden in Europa dieses System eingeführt. Die Verwendung von SAF-T-Dateien ist bei Umsatzsteuererklärungen weit verbreitet, wird aber auch für andere Buchhaltungsdokumente genutzt. Derzeit wird SAF-T in den folgenden Ländern verwendet: Portugal, Ungarn, Polen, Norwegen, Litauen, Luxemburg und Österreich.

SAF-T in Portugal

Portugal ist eines der europäischen Länder, die SAF-T-Dateien für Steuererklärungen und die elektronische Rechnungsstellung verwenden. SAF-T wurde 2008 in Portugal eingeführt, aber erst 2013 von der portugiesischen Steuerbehörde verbindlich vorgeschrieben. Alle Unternehmen sind seitdem dazu verpflichtet, Rechnungen und Transportdokumente im SAF-T-Format zu übermitteln. Die Unternehmen müssen  ihre ERP- und Buchhaltungssoftware an das SAF-T-Format anpassen und einen automatischen Kommunikationskanal mit der Steuerbehörde, der Direcção Geral de Contribuições e Impostos (DGCI), einrichten.

Die portugiesische Steuerbehörde erkennt drei verschiedene SAF-T-Dokumente im portugiesischen Schema namens SAF-T-PT an: Rechnungen, Buchhaltung und Transportdokumente.

Elektronische Buchhaltung mit SAF-T-PT

Das Buchhaltungsdokument SAF-T-PT wird ab 2025 verbindlich für Unternehmen eingeführt. 

Das Buchhaltungsdokument enthält alle notwendigen Informationen, um die Erklärung der Handelsgeschäfte und die jährliche Erklärung der Buchhaltungs- und Steuerdaten auf elektronischem Wege zu erleichtern.

Die Erklärung kann monatlich oder jährlich übermittelt werden. Das Dokument SAF-T-PT muss die folgenden Kontrollfelder enthalten: Artikelkatalog, Kunden- und Lieferantenliste, USt.-Regelungen, Buchungsbewegungen und Kontenplan.

Private und öffentliche Unternehmen mit portugiesischer Umsatzsteuer-identifikationsnummer, die geschäftliche Transaktionen durchführen, müssen SAF-T-PT-Buchhaltungsdokumente erstellen und deklarieren.

Elektronische Steuererklärung und SAF-T-PT-Rechnungen

Die portugiesischen Behörden haben verfügt, dass alle Rechnungen und Lieferavisen nacheinander erstellt werden und einen Verschlüsselungsprozess durchlaufen müssen. Dabei wird eine elektronische Signatur, Daten aus der vorherigen Rechnung und Kontrolldaten verwendet.
Die elektronische Steuererklärung im SAF-T-PT-Format muss vor dem 25. Tag eines jeden Monats übermittelt werden.

Elektronische Transportdokumente

In Portugal sind die Steuerzahler dazu verpflichtet, den Steuer- und Zollbehörden vor dem Transport von Waren Transportdokumente zu übermitteln.

Zertifizierte Lösungen für SAF-T-PT

SAF-T bringt viele Vorteile mit sich, aber die Implementierung des Systems erfordert auch zertifizierte Software und interne Entwicklung, um die Erfassung und Zusammenstellung der Datenfelder zu automatisieren. Die Software muss auch in der Lage sein, Prüfmechanismen wie die elektronische Signatur und die sichere Speicherung zu erfüllen. EDICOM ist ein autorisierter Softwareanbieter in Portugal und bietet eine DGCI-zertifizierte Lösung an.

EDICOM’s Software ist eine elektronische B2B2G-Kommunikationsplattform für den elektronischen Datenaustausch (EDI), die elektronische Rechnungsstellung und USt.-Funktionen, die entwickelt wurde, um die weltweite Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Die Software ist in der Lage, die elektronische Kommunikation mit der portugiesischen Steuerbehörde zu zentralisieren und zu automatisieren.

Wie funktioniert EDICOM’s SAF-T-PT-Software?

• Die Lösung lässt sich mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem eines Unternehmens integrieren und erzeugt automatisch das erforderliche strukturierte Format (UBL 2.1 oder SAF-T-PT).
• In Portugal wird eine interne Validierung erstellt, die bestätigt, dass das Dokument korrekt erstellt wurde. Anschließend wird eine elektronische Signatur erzeugt.
• Das Dokument wird dann über sichere Kommunikationsprotokolle an die öffentliche Verwaltung oder die Steuerbehörde gesendet.
• Die von den Empfängern erstellten Empfangsbestätigungen können in das ERP-System integriert werden, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern.
• Darüber hinaus ist es möglich, elektronische Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit mithilfe von EDICOM’s Long-term Archiving (LTA) aufzubewahren. EDICOMLTA speichert die Dateien mit qualifizierten digitalen Zertifikaten, die von unserer eIDAS-zertifizierten Software ausgegeben werden. Diese digitalen eIDAS-Zertifikate garantieren die langfristige Integrität der Dokumente, die für die Aufbewahrung von SAF-T-PT-Dokumenten über einen Zeitraum von 15 Jahren erforderlich ist.
• Die Lösung von EDICOM automatisiert auch die Übermittlung von elektronischen Transportdokumenten an die Steuerbehörde durch einen Webservice-Aufruf, der einen Autorisierungscode zuweist. Die Lösung empfängt den Code automatisch und integriert ihn in das Transportdokument. Dieser Code autorisiert die Bewegung der Waren.