Alles Wissenswerte rund um die Standard Audit File for Tax (SAF-T) in Portugal

Die Steuerkontrolle und die Betrugsbekämpfung sind einer der Hauptgründe für die Einführung elektronischer Steuererklärungen durch Steuerbehörden in der ganzen Welt. Standard Audit File for Tax (SAF-T) hat sich in vielen Ländern zu einem weit verbreiteten Standard für Steuererklärungen und elektronische Rechnungen entwickelt. Portugal war eines der ersten Länder, das den SAF-T-Standard implementiert hat.

Was ist SAF-T?

SAF-T ist eine Datendatei, die auf dem internationalen XML-Standard für den elektronischen Austausch von Steuerinformationen basiert. SAF-T ist ein Instrument, das alle steuerlichen und buchhalterischen Informationen eines Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums dokumentiert. Die Hauptfunktion ist die Vereinfachung der Erfassung und Analyse von Buchungseinträgen, Steuererklärungen und anderen Buchhaltungsunterlagen durch Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden.

Die SAF-T-Datei wird durch eine vordefinierte Gruppe von Buchungseinträgen erzeugt. Die Datei kann leicht in ein vordefiniertes Format exportiert werden, unabhängig von der von den Steuerzahlern verwendeten Buchhaltungssoftware.

Einer der vielen Vorteile dieses Systems ist die Standardisierung, die eine schnelle und effiziente Aufdeckung von Steuerbetrug durch die Behörden ermöglicht. Weitere Vorteile sind: Sicherheit, Vereinfachung der Meldeverfahren, Verringerung der Verwaltungskosten und verbesserte Lesbarkeit der Daten, unabhängig vom Quellbuchhaltungssystem.

Aufgrund der Vorteile, die SAF-T bietet, haben viele Steuerbehörden in Europa dieses System eingeführt. Die Verwendung von SAF-T-Dateien ist bei Umsatzsteuererklärungen weit verbreitet, wird aber auch für andere Buchhaltungsdokumente genutzt. Derzeit wird SAF-T in den folgenden Ländern verwendet: Portugal, Ungarn, Polen, Norwegen, Litauen, Luxemburg und Österreich.

SAF-T in Portugal

Portugal ist eines der europäischen Länder, die SAF-T-Dateien für Steuererklärungen und die elektronische Rechnungsstellung verwenden. SAF-T wurde 2008 in Portugal eingeführt, aber erst 2013 von der portugiesischen Steuerbehörde verbindlich vorgeschrieben. Alle Unternehmen sind seitdem dazu verpflichtet, Rechnungen und Transportdokumente im SAF-T-Format zu übermitteln. Die Unternehmen müssen  ihre ERP- und Buchhaltungssoftware an das SAF-T-Format anpassen und einen automatischen Kommunikationskanal mit der Steuerbehörde, der Direcção Geral de Contribuições e Impostos (DGCI), einrichten.

Die portugiesische Steuerbehörde erkennt drei verschiedene SAF-T-Dokumente im portugiesischen Schema namens SAF-T-PT an: Rechnungen, Buchhaltung und Transportdokumente.

SAF-T für die elektronische Buchführung

In der Buchhaltungsdatei werden alle Informationen gesammelt, die erforderlich sind, um die Erklärung der vereinfachten Unternehmensinformationen und der jährlichen Steuer- und Buchhaltungsinformationen auf elektronischem Wege zu erleichtern. Diese Erklärung kann monatlich oder jährlich erfolgen. Die Buchhaltungsdatei SAF-T muss die folgenden Kontrollfelder enthalten: Liste der Posten, Kunden und Lieferanten; Mehrwertsteuerregelungen; Buchungsbewegungen und Kontenplan.

In Portugal ist die elektronische Erklärung für private oder öffentliche Unternehmen verpflichtend, die gewerbliche, industrielle oder landwirtschaftliche Tätigkeiten ausüben und ihren Sitz oder ihre tatsächliche Verwaltung im Inland haben. Die Buchhaltungsdatei SAF-T muss die folgenden Informationen enthalten:

• Kopfzeile (Header)
• Liste der Hauptbuchkonten (GeneralLedgerAccounts)
• Kundenliste (Customer)
• Lieferantenliste (Supplier)
• Steuertabelle (TaxTable)
• Hauptbucheinträge (GeneralLedgerEntries)
• Erhalt der ausgestellten Dokumente (Zahlungen), sofern vorhanden.

Die Buchhaltungsdatei SAF-T muss vor der Übermittlung verschlüsselt und für einen gesetzlichen Zeitraum von 15 Jahren aufbewahrt werden. Die Verschlüsselung des Dokuments vor der Übermittlung ist notwendig, um die Integrität sowie die Vertraulichkeit der Informationen sowie der wichtigsten Steuerdaten in dieser Datei zu wahren. Darüber hinaus unterstreicht die elektronische Speicherung der SAF-T-Datei die Notwendigkeit, eine dokumentierte Aufzeichnung langfristig aufrechtzuerhalten, was die Prüfungsprozesse und die Einhaltung der Vorschriften erleichtert.

Elektronische Steuererklärung und SAF-T-PT-Rechnungen

Die portugiesischen Behörden haben verfügt, dass alle Rechnungen und Lieferavisen nacheinander erstellt werden und einen Verschlüsselungsprozess durchlaufen müssen. Dabei wird eine elektronische Signatur, Daten aus der vorherigen Rechnung und Kontrolldaten verwendet. Die elektronische Steuererklärung im SAF-T-PT-Format muss vor dem 25. Tag eines jeden Monats übermittelt werden.

Elektronische Transportdokumente

In Portugal sind die Steuerzahler dazu verpflichtet, den Steuer- und Zollbehörden vor dem Transport von Waren Transportdokumente zu übermitteln.

EDICOM, SAF-T zertifizierte Lösung in Portugal

Die EDICOM-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die elektronische Buchhaltung, die Mehrwertsteuererklärung und die Transportdokumente wurde von der portugiesischen Steuer- und Zollbehörde gemäß den Anforderungen der Portaria N.º 363/2010 und 340/2013 geprüft und zertifiziert, in denen die Zertifizierungsanforderungen für Rechnungssoftware festgelegt sind.

Unsere SAFT-Lösung enthält Mehrwertdienste, die sie zu einer umfassenden Anwendung für die Ausstellung jeder SAFT-Datei in Portugal machen, die die Prozesse der Erstellung, des Versands und der Speicherung elektronischer Dokumente gemäß den festgelegten Anforderungen unterstützt.

Wie die SAFT-Lösung funktioniert

Unsere Lösung ist in der Lage, die elektronische Kommunikation mit den portugiesischen Behörden zu vereinfachen, zu zentralisieren und zu automatisieren.

• Die Lösung lässt sich mit dem ERP- oder Buchhaltungssystem eines Unternehmens integrieren und erzeugt automatisch das erforderliche strukturierte Format (UBL 2.1 oder SAF-T-PT).
• In Portugal wird eine interne Validierung erstellt, die bestätigt, dass das Dokument korrekt erstellt wurde. Anschließend wird eine elektronische Signatur erzeugt.
• Das Dokument wird dann über sichere Kommunikationsprotokolle an die öffentliche Verwaltung oder die Steuerbehörde gesendet.
• Die von den Empfängern erstellten Empfangsbestätigungen können in das ERP-System integriert werden, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern.
• Darüber hinaus ist es möglich, elektronische Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Zeit mithilfe von EDICOM’s Long-term Archiving (LTA) aufzubewahren. EDICOMLTA speichert die Dateien mit qualifizierten digitalen Zertifikaten, die von unserer eIDAS-zertifizierten Software ausgegeben werden. Diese digitalen eIDAS-Zertifikate garantieren die langfristige Integrität der Dokumente, die für die Aufbewahrung von SAF-T-PT-Dokumenten über einen Zeitraum von 15 Jahren erforderlich ist.
• Die Lösung von EDICOM automatisiert auch die Übermittlung von elektronischen Transportdokumenten an die Steuerbehörde durch einen Webservice-Aufruf, der einen Autorisierungscode zuweist. Die Lösung empfängt den Code automatisch und integriert ihn in das Transportdokument. Dieser Code autorisiert die Bewegung der Waren.