Elektronische Rechnung in Kenia: So erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben

Die Kenya Revenue Authority (KRA) hat die elektronische Rechnung für alle Mehrwertsteuerpflichtigen zur Pflicht gemacht. Um die Rückverfolgbarkeit und Echtheit jedes Geschäftsvorfalls zu gewährleisten, hat die Regierung das Tax Invoice Management System (TIMS) eingeführt, ein fortschrittliches Modell zur Echtzeit-Kontrolle.

Was ist TIMS und wie funktioniert die elektronische Rechnung in Kenia?

Das Tax Invoice Management System (TIMS) ist die offizielle Plattform für die Kontrolle elektronischer Rechnungen in Kenia. Über diese Lösung verlangt die KRA, dass jede von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen getätigte Geschäftstransaktion in Echtzeit an die Steuerbehörde gemeldet wird.

TIMS stützt sich auf elektronische Steuerkontrollgeräte, die als Electronic Tax Registers (ETR) oder Kontrollgeräte bekannt sind und in die Rechnungsstellungssysteme der Unternehmen integriert sind. Diese Geräte validieren, signieren digital, verschlüsseln und übermitteln die Informationen jeder Rechnung unverzüglich an die KRA.

Anforderungen der KRA an Steuerzahler

Um die Anforderungen für elektronische Rechnungen in Kenia zu erfüllen, müssen Sie verschiedene Vorgaben der KRA (Kenya Revenue Authority) beachten:

• Verfügen Sie über ein zertifiziertes TIMS-Gerät: Es ist unerlässlich, über ein aktualisiertes elektronisches Steuerregister (ETR), auch bekannt als Steuerkontrollgerät, zu verfügen, das in Ihr Rechnungsstellungssystem integriert ist. Dieses von der KRA zugelassene Gerät ist dafür zuständig, jede elektronische Rechnung in Echtzeit zu validieren, digital zu signieren, zu verschlüsseln und an die Steuerbehörde zu senden.
• Angabe der obligatorischen Daten auf jeder elektronischen Rechnung: Neue elektronische Rechnungen müssen bestimmte Pflichtfelder enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören die Steueridentifikationsnummer des Käufers, die Seriennummer der verwendeten Kontrollvorrichtung (ETR), die eindeutige Rechnungsnummer und ein vom System generierter QR-Code. Anhand dieser Angaben können die KRA und der Empfänger die Echtheit der Rechnung überprüfen. Darüber hinaus ist die elektronische Signatur jeder Rechnung obligatorisch, wodurch die Integrität und Unverfälschtheit des Originaldokuments gewährleistet wird.
• Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen: Sie müssen elektronische Rechnungen gemäß den steuerrechtlichen Bestimmungen mindestens 5 Jahre lang in digitaler Form aufbewahren.

Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht in Kenia

Die Einführung von TIMS erfolgte schrittweise zwischen 2021 und 2022, mit einer Übergangsphase für die Anpassung an das neue System für die Steuerzahler. Seit dem 30. November 2022 ist die Verwendung der elektronischen Rechnung über das TIMS-System für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu Geldstrafen und rechtlichen Maßnahmen führen. Daher ist es unerlässlich, über eine Lösung zu verfügen, die die automatisierte Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.

EDICOM: Globale Lösung für elektronische Rechnungsstellung

Die Erfahrungen Kenias mit dem TIMS-Modell spiegeln einen sich zunehmend festigenden globalen Trend wider: den Übergang zu digitalen und automatisierten Steuerumgebungen. In diesem Szenario stehen Unternehmen, die in verschiedenen Märkten tätig sind, vor der Herausforderung, sich an unterschiedliche lokale Vorschriften anzupassen, die jeweils eigene technische und rechtliche Anforderungen mit sich bringen. Angesichts dieser Komplexität wird eine zentralisierte und flexible Technologielösung zu einem entscheidenden Faktor für Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz.

EDICOM reagiert auf diesen Bedarf mit einer globalen Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die für die einheitliche Verwaltung der Steuerprozesse in mehr als 80 Ländern konzipiert ist. Dank ihrer skalierbaren Architektur und ihrem Cloud-Ansatz ermöglicht die Lösung die Integration der Ausstellung, Validierung, Unterzeichnung und Archivierung elektronischer Rechnungen aus einer einzigen Umgebung, die an die gesetzlichen Vorgaben der jeweiligen Steuerbehörde angepasst ist. Dies vereinfacht die Abläufe in den Unternehmen erheblich, da keine separaten Systeme für jede Region mehr erforderlich sind.

Darüber hinaus wird die Lösung von EDICOM kontinuierlich aktualisiert, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei jeder Änderung der Rechtslage zu gewährleisten, was den Unternehmen Sicherheit und Rechtssicherheit bietet. Diese Anpassungsfähigkeit in Verbindung mit einem hohen Automatisierungsgrad ermöglicht es, Fehler zu reduzieren, Rechnungszyklen zu beschleunigen und die für die Steuerverwaltung aufgewendeten Ressourcen zu optimieren.