Compliance-as-a-Service (CaaS): Was ist das und wie kann man es nutzen?
Compliance-as-a-Service (CaaS) ist eine cloudbasierte Lösung zur Einhaltung von gesetzlichen und technischen Vorgaben, die sich aus den verschiedenen Vorschriften unf Gesetzen für elektronische Transaktionen ergeben.
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Was ist Compliance?
Compliance oder Corporate Compliance ist die Gesamtheit der Verfahren und bewährten Praktiken, mit denen sichergestellt werden soll, dass ein Unternehmen und seine Mitarbeiter die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dazu gehört die Beobachtung der Rechtsvorschriften, die das Unternehmen in jedem Land, in dem es tätig ist, betreffen, aber auch andere Aspekte, die eher mit der Ethik und Moral des Unternehmens zusammenhängen. Zum Beispiel gute Unternehmensführung, Datensicherheit oder finanzielle Transparenz.
Compliance ist nicht neu. Das Konzept entstand in den angelsächsischen Ländern und war mit dem Finanzbereich verbunden, da diese Unternehmen eine Vielzahl von Vorschriften einhalten mussten. Heutzutage hat sie sich jedoch aufgrund der Globalisierung auf alle Sektoren ausgeweitet.
Warum Compliance-as-a-Service (CaaS)?
Compliance steht heute in direktem Zusammenhang mit Software. Unternehmen auf der ganzen Welt befinden sich mitten in einem digitalen Transformationsprozess. Dabei werden digitale Anwendungen auf den verschiedenen betrieblichen Ebenen von Unternehmen eingeführt.
CaaS ist ein Service, der es Unternehmen ermöglicht, die Einhaltung von Vorschriften (z. B. im Bereich Steuern) auszulagern und zu automatisieren. Dies bedeutet, dass der Compliance-Anbieter für die Verwaltung und die Gewährleistung der Einhaltung der für die jeweilig geltenden Vorschriften und Normen zuständig ist. Auf diese Weise soll die Arbeitsbelastung der Unternehmen verringert werden.
Traditionell war diese Dienstleistung in stark regulierten Sektoren wie Pharmazeutika, Banken und Finanzen sehr gefragt. Heute muss jedoch jedes Unternehmen, das global tätig ist, verschiedene gesetzliche Vorschriften beachten und einhalten.
Dank der Digitalisierung werden Compliance-Prozesse auf automatisierte Weise in die Betriebsabläufe des Unternehmens integriert. Die Einführung von CaaS-Lösungen setzt bereits ein gewisses Maß an Digitalisierung der Unternehmen voraus. Die Kosteneinsparungen durch die Optimierung von Prozessen und die Verbesserung der Effizienz sowie der Vorteil der Skalierung von Lösungen lohnen sich aber für Unternehmen. CaaS sollte daher als Teil einer umfassenderen digitalen Strategie implementiert werden.
Vorteile des Outsourcings von CaaS
- Reduzierung der Risiken durch Nichteinhaltung von Vorschriften bei elektronischen Transaktionen (z. B. Geldbußen), die wirtschaftliche, zeitliche und ressourcenbezogene Kosten sowie Folgen für den Ruf des Unternehmens mit sich bringen
- Ständige Transparenz bzgl. gesetzlicher und technischer Anforderungen
- Kosteneinsparung durch die Auslagerung einer spezialisierten Dienstleistung, die eine ständige Reaktionsfähigkeit auf Änderungen erfordert, um neue Vorschriften einzuhalten
- Fokussierung der Ressourcen auf die strategischen Ziele des Unternehmens
- Schnelle Anpassung an neue Märkte
- Spezialisierte Beratung bei der Durchführung neuer Projekte
- Ständige Aktualisierung der cloudbasierten Software
Proaktives vs. reaktives Compliance
Die Komplexität der Vorschriften auf einem derart fragmentierten globalen Markt erhöht die Risiken der Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Es ist deshalb wichtig, Veränderungen und Tendenzen frühzeitig zu erkennen.
Eine proaktive Strategie beinhaltet eine Bestandsaufnahme der Einhaltung der Vorschriften sowie der Risiken der Nichteinhaltung, um neue Projekte in Angriff nehmen zu können. Mit einem strategischen Partner, der die Einhaltung internationaler Vorschriften bei allen elektronischen Transaktionen sicherstellt, können Unternehmen sich absichern und ruhig arbeiten.
CaaS und die E-Rechnung
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf die E-Rechnung und das E-Reporting ist einer der Aspekte, die in den Bereich Compliance fallen. Daher werden die Aufgaben der Beobachtung und Überprüfung neuer oder aktualisierter Vorschriften an Beratungsunternehmen und Softwareanbieter delegiert, um die Einhaltung der Rechtsvorschriften zu gewährleisten.
In den letzten Jahren ist die E-Rechnung weltweit in vielen Ländern Pflicht geworden. Zudem stehen derzeit viele Länder und Gesetze vor der Einführung. Die Anforderungen für die korrekte Ausstellung der Dokumente sind jedoch von Land zu Land unterschiedlich. So gibt es unterschiedliche z. B. Formate, Fristen und Datensicherheitsvorgaben. Das Ergebnis ist eine wachsende Nachfrage der Unternehmen nach CaaS-Lösungen.
Compliance umfasst somit auch die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen. In vielen Ländern sind Unternehmen verpflichtet, bei der Ausstellung von E-Rechnungen bestimmte Vorgaben einzuhalten, z. B. die Verwendung eines bestimmten Formats, die Aufnahme bestimmter Informationen und die Verwendung digitaler Signaturen.
Die Erstellung und der Empfang von E-Rechnungen kann von einem CaaS-Anbieter übernommen werden. Dies kann die komplette Einrichtung von entsprechenden Softwarelösungen, die Integration mit den internen Systemen und Applikationen von Unternehmen, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Erstellung der erforderlichen Dokumente für die Steuerbehörden umfassen.
Mit CaaS wird Compliance also an einen externen Anbieter vergeben und diese Prozesse dadurch automatisieren. Dies umfasst die Erfassung, Speicherung und Analyse von Compliance-relevanten Daten wie z. B. Richtlinien, Verfahren, Berichte, Prüfungsnachweise. Durch die zentrierte Aufarbeitung dieser Informationen erleichtert CaaS den Zugriff und erhöht die Transparenz. Dadurch wird die Reaktion auf neue und veränderte gesetzliche Anforderungen beschleunigt.
Dank CaaS können Unternehmen das Compliance-Management auslagern und sich auf spezialisierte Fachleute verlassen sowie digitale Lösungen nutzen, um Prozesse zu automatisieren und Informationen effizient zu verwalten. Dies trägt nicht nur zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung bei, sondern hilft auch, die Einhaltung der geltenden Vorschriften und Gesetze zu gewährleisten.
