Italien: Digitalisierung des Versands und Empfangs von Zollerklärungen und anderen Zolldokumenten (AIDA)

Italien digitalisiert die Interaktion zwischen Unternehmen und der Zollbehörde ADM - Agentur für Zölle und Monopole. Zollerklärungen für Einfuhren müssen ab Juni 2022 elektronisch eingereicht werden:

• Im Jahr 2022 wurde die Digitalisierung der Dokumentenströme der Importe eingeleitet
• Fortsetzung der Digitalisierung der Dokumentenströme im Zusammenhang mit dem Export und dem Transit von Waren bis 2023
• Ab dem 2. Dezember 2024 wird Italien ein obligatorisches digitales System für Ausfuhrzollanmeldungen (AES) und Versandanmeldungen (NCTS) einführen

Diese Digitalisierung erfolgt in Übereinstimmung mit dem Europäischen Zolldatenmodell, EUCDM genannt. Das EUCDM ist das Zolldatenmodell für:

• Transeuropäische Zollsysteme wie NCTS, AES und ICS 
• Nationale Zollabfertigungssysteme in der EU

Ziel ist es, die Zolldaten für alle Anmeldungsarten zu harmonisieren und eine integrierte Sicht auf die gesetzlich festgelegten Daten zu gewährleisten, die die Wirtschaftsbeteiligten bei der Abgabe von Anmeldungen oder Mitteilungen bereitstellen müssen.

Die Digitalisierung der Zolldokumentationsströme ergibt sich aus der Umsetzung der europäischen Verordnung EU 952/2013, bekannt als „Zollkodex der Europäischen Union“. 

Das europäische Projekt ICS2

Die Europäische Union hat einen Prozess zur Reform des Zollsystems eingeleitet, um die Sicherheit importierter Waren zu verbessern. Diese Reform ist Teil des ICS2-Projekts, das die Zollbehörden in die Lage versetzen wird, potenzielle Bedrohungen dank eines integrierten Informationsflusses mit Daten der verschiedenen Akteure der Logistikkette genauer zu erkennen.

Das System wird Informationen über alle Waren sammeln, die vor ihrer Ankunft in die EU gelangen. Die Wirtschaftsbeteiligten müssen die Sicherheitsdaten in ICS2 über die summarische Eingangsanmeldung (ENS) angeben.

Ziel des Systems ist es, den Binnenmarkt und die europäischen Bürger durch neue zollrechtliche Sicherheitsmaßnahmen wirksamer zu schützen und gleichzeitig den freien Fluss des legalen Handels zu erleichtern.

Italien ist Vorreiter bei der Digitalisierung von Zollanmeldungen 

Gemäß den europäischen Leitlinien ist die italienische Zollbehörde federführend bei der Einführung des Systems und akzeptiert ausschließlich elektronische Einfuhrdokumente. Die Verwendung von Papierformularen ist nicht mehr erlaubt und das Ausdrucken von Dokumenten ist nicht mehr erforderlich. Dieses neue System bietet eine integrierte Sicht auf die Buchhaltung, um die steuerlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Registrierung von Einfuhrrechnungen und dem Vorsteuerabzug zu erfüllen.

Die Anmeldungen werden durch einen eindeutigen alphanumerischen Code namens MRN (Movement Reference Number) identifiziert

Das bisher verwendete IM-Modell wird je nach Art und Wert des Imports durch die folgenden Meldungen im XML-Format ersetzt:

• H1: Erklärung über die Überführung in den zollrechtlich freien Verkehr und die endgültige Bestimmung.
• H2: Zollanmeldung für das Zolllager.
• H3: Erklärung zur vorübergehenden Verwendung.
• H4: Erklärung zur aktiven Verbesserung.
• H5: Anmeldung der Verbringung von Waren im Rahmen des Handels mit Gebieten, die einer. besonderen Besteuerung unterliegen.
• H6: Zollanmeldungen im Postverkehr zur Überführung in den freien Verkehr (Postsendungen).
• H7: Abfertigung von Waren mit geringem Wert (in Kraft seit dem 1. Juli 2021).
• B1, B2, B4: Ausfuhrzollerklärungen (AES).
• D1, D2, D4: Zolltransitanmeldungen (NCTS).

Wie das Verfahren mit der italienischen Zollbehörde funktioniert

Das Verfahren läuft wie folgt ab:

• Sendung des Dokuments XML H1: Das Unternehmen oder der Spediteur muss dem Zoll das H1-XML-Dokument mit dem zu stellenden Einfuhrantrag übermitteln.
• Antwort des Zollamtes und Freigabe des MRN: Der Zoll teilt dem Absender mit, dass der Antrag erledigt ist, und vergibt eine MRN (Movement Reference Number), eine eindeutige Kennung, die allen anderen Dokumenten im Zusammenhang mit der Einfuhr beigefügt werden muss.
• Antrag auf die notwendigen Dokumente für den Vorsteuerabzug: Sobald die MRN vorliegt, kann das Unternehmen beim Zoll die für den Vorsteuerabzug erforderlichen Unterlagen wie den Freigabeprospekt, den Kurzprospekt oder die Buchhaltungsübersicht anfordern.

Archivierung gemäß den Vorschriften für Zolldokumente

Die in der Zollbox eines jeden Unternehmens enthaltenen Dokumente werden vom Zoll beglaubigt, was sie zu steuerlich relevanten und rechtsgültigen Dokumenten macht. Daher müssen Unternehmen, die Waren exportieren, importieren und bewegen, sicherstellen, dass alle relevanten Zolldokumente in Übereinstimmung mit den Vorschriften aufbewahrt werden, sowohl für Mehrwertsteuerzwecke als auch für wirtschaftliche Garantien..

Wichtige Importdokumente, deren Aufbewahrung unerlässlich ist:

• Zollanmeldung Zusammenfassung Prospetto
• Freigabedokument
• Prospetto für Zollanmeldungszwecke

Das letzte Dokument, das Prospetto für Buchhaltungszwecke, wird für die Registrierung der Zollerklärung und den Abzug der beim Zoll gezahlten Mehrwertsteuer verwendet. Dieses Dokument ist im Falle einer Steuerprüfung durch das Finanzamt von entscheidender Bedeutung.

Einschlägige Ausfuhrdokumente für die gesetzeskonforme Aufbewahrung:

• DAE (Elektronisches Verwaltungsdokument)
• Visto Uscire

Mit diesen Dokumenten können Unternehmen nachweisen, dass die Waren an der Ausgangszollstelle „freigegeben“ wurden. Sie sind auch unerlässlich, um zu belegen, dass eine ohne Mehrwertsteuer ausgestellte Rechnung gültig ist, da sie bestätigen, dass die Ausfuhr stattgefunden hat und die Waren die EU verlassen haben..

Darüber hinaus können Unternehmen mit Hilfe von Versandbegleitdokumenten (DAT) den Verlust gezahlter Sicherheiten vermeiden.

Automatisches Herunterladen von Dokumenten aus der Zollbox “Cassetto Doganale”

Italienische Unternehmen können dank der Webservice-Technologie automatisch Dokumente von ihrer „Cassetto Doganale“ herunterladen.

Die von den Unternehmen übermittelten MRN-Codes werden für den Download verwendet.

Um diese Funktion zu nutzen, müssen die Unternehmen einen Dienstleister in Anspruch nehmen, der in der Lage ist, eine Verbindung zur Zollbox herzustellen, sobald die MRN-Codes erhalten wurden.

Globale Plattform EDICOM

EDICOM, als Anbieter von Lösungen für den elektronischen Dokumentenaustausch kann sich mit der italienischen Zollbehörde in Verbindung setzen, um die für den Vorsteuerabzug der Unternehmen erforderlichen Buchhaltungsunterlagen zu erhalten. Diese Dokumente müssen für spätere Nachweise aufbewahrt werden.

• Konnektivität WebService: EDICOM hat einen WebService-Kommunikationskanal eingerichtet, mit dem sie Zusammenarbeit mit dem Zoll bei der Verwaltung von Zollanmeldungen. Elektronische Verbindung zu den in der Zollbox gespeicherten Dokumenten und sicheres und automatisches Abrufen dieser Dokumente unter Verwendung der MRN-Codes der Vorgänge.
• Elektronischer Langzeitarchivierungsdienst: Um die Aufbewahrung von Dokumenten zu gewährleisten, bietet EDICOM einen elektronischen Archivierungsdienst in der Cloud an, der die Anforderungen der Ersatzlagerung (Conservación Sustitutiva) in Italien erfüllt. Der Dienst EDICOMLta entspricht den italienischen Vorschriften und ist von der Europäischen Kommission als eIDAS-Dienst akkreditiert. Anwendung von Identifizierungs-, digitalen Signatur- und temporären elektronischen Validierungsmechanismen, um die Integrität und Authentizität von Dateien über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten.