e-Invoicing

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E-Rechnung im Bereich B2B in Ghana

Ghanas Steuerbehörde, die Ghana Revenue Authority (GRA), hat das E-VAT-System durch das geänderte Mehrwertsteuergesetz 870 im Oktober 2022 eingeführt. Es handelt sich dabei um eine Verbesserung der Art und Weise, wie Mehrwertsteuerumsätze in Rechnung gestellt werden. Das Gesetz macht das Modell durch eine stufenweise Einführung für alle Unternehmen verbindlich.

Das E-VAT-System in Ghana besteht aus einem Clearance-Modell. Dabei fügt die GRA jeder Rechnung sogenannte die ‚Sales Data Controller‘-Informationen (SDC) bei, bevor diese vom Rechnungsaussteller als PDF oder in Papierform an den Empfänger gesendet werden kann. Die SDC-Informationen umfassen neben einer eindeutigen Rechungsnummer auch einen Zeitstempel und einen QR-Code.

Auch Gutschriften müssen der GRA gemeldet werden. Darüber hinaus müssen die Unternehmen auch Informationen über ihre Lagerbestände und Einkäufe elektronisch an die Steuerbehörde übermitteln.

Zeitplan

Die GRA sieht eine stufenweise Einführung der E-Rechnung vor.

  1. Phase: Ab Oktober 2022 gilt die Pflicht für bestimmte große Unternehmen
  2. Phase: Im Laufe des Jahres 2023 werden die mittleren Unternehmen dazu aufgefordert, die Vorgaben umzusetzen
  3. Phase: Ab 2024 gilt die Pflicht für alle Unternehmen

Anbindung an die E-VAT-Plattform

Die EDICOM-Lösung ist an die E-VAT-Platfform abgebunden und ermöglicht so die problemlose Übertragung der Daten an die GRA und den Versand der Rechnungen an die Empfänger. Durch die ERP-Integration der Lösung lassen sich die Prozesse gesetzeskonform und effizient automatisieren.
Zunächst werden die Daten aus dem ERP-System exportiert

Die Daten werden von EDICOM gemäß der GRA-Vorgaben validiert, in das Zielformat konvertiert und an die E-VAT-Plattform Übermittelt integriert

Die E-VAT-Plattform validiert die Rechnungsdaten und fügt die SDC-Informationen bei. Die validierten Daten werden dann an das ERP-System zurückgegeben und gleichzeitung als PDF-Rechnung per E-Mail an den Empfänger gesendet. 

Die validierten Rechnungsdaten werden anschließend über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von sechs Jahren in der EDICOM-Cloud aufbewahrt

Automatischer Versand von Rechnungen

Der Versand der Rechnungen in PDF an die Empfänger lässt sich effizient mit der EDICOM-Lösung abbilden und vervollständigt so den Rechnungslegeungsprozess in Ghana. So können die gesetzeskonformen Rechnungen an alle Empfänger zugestellt werden:

  • Erstellung von Rechnungen: Der Rechnungsaussteller erstellt die Rechnung bzw. die Gutschrift im ERP-System
  • Versand an Kunden: Die Rechnung kann direkt entweder im Anhang der E-Mail an die Kunden gesendet werden oder über einen Hyperlink. Über den Hyperlink wählen sich die Kunden in ein Online-Portal ein und laden die Rechnung herunter.
  • Rückverfolgbarkeit der Rechnungen: Der Rechnungsaussteller kann den Status der Rechnungen (z. B. ‚empfangen‘ oder ‚heruntergeladen‘) einsehen und kann so nachvollziehen, ob die Rechnungen von den Kunden bearbeitet wurden. 

Die EDICOM-Lösung bietet somit ein Höchstmaß an Datensicherheit und Transparenz im Vergleich zum herkömmlichen E-Mail-Versand.

Gesetzlicher Rahmen

Die Gesetzänderung 870 erweitert das ursprüngliche Gesetz in Bezug auf die E-Rechnung aus dem Jahr 2013, indem es die Pflicht für Unternehmen einführt. Im Oktober 2022 war zunächst eine Auswahl großer Unternehmen dazu aufgefordert E-Rechnungen gemäß der neuen Vorgaben auszustellen. Derzeit fordert die GRA weitere große Unternehmen zur Umsetzung auf. Die GRA erwartet, dass alle großen und mittleren Unternehmen im Laufe des Jahres 2023 E-Rechnungen ausstellen werden.

Das E-VAT-System soll den Rechnungslegungsprozess vereinfachen. Dies sind die Vorteile für Unternehmen:

  • Effizientere Buchführung und Rechnungslegung
  • Kosten-, Material- und Zeiteinsparungen
  • Vereinfachung des Verfahrens für die Steuerrückerstattung

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