B2B und B2C e-Rechnung in Vietnam

In Vietnam ist die elektronische Rechnungsstellung seit Juli 2022 für alle Unternehmen verpflichtend, womit das Land zu den Vorreitern in der asiatischen Region gehört.

Der Erlass 70/2025/ND-CP (Erlass 70), der am 1. Juni 2025 in Kraft tritt, enthält wesentliche Änderungen und wichtige Ergänzungen zu den Bestimmungen des Erlasses 123/2020/ND-CP, der die Ausstellung, Verwaltung und Verwendung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen in Vietnam regelt.

Ziel dieses neuen Erlasses ist es, den Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung zu aktualisieren und ihn an den technologischen Fortschritt, die neue Dynamik des digitalen Handels und den wachsenden Bedarf der Steuerverwaltung an steuerlicher Kontrolle anzupassen.

Wie die E-Rechnung in Vietnam funktioniert

Ab Juli 2022 werden alle Organisationen, Unternehmen und Einzelpersonen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen. Dies bedeutet, dass selbstgedruckte Rechnungen, vorgedruckte Rechnungen und direkt bei den Steuerbehörden gekaufte Rechnungen nicht mehr als gültig angesehen werden. Nach den geltenden Vorschriften müssen alle geschäftlichen Transaktionen durch elektronische Belege nachgewiesen werden, was zu mehr Transparenz, Steuerkontrolle und Effizienz in den Verwaltungsabläufen führen soll.

Um elektronische Rechnungen ausstellen zu können, ist eine vorherige Registrierung über die Website des General Tax Department (GDT) und die Genehmigung der Steuerbehörde erforderlich. 

Elektronische Rechnungen in Vietnam verwenden das XML-Format. Zu den technischen Merkmalen gehören eine digitale Unterschrift und eine sichere Speicherung und Aufbewahrung für einen Zeitraum von 10 Jahren.

Die Steuerpflichtigen müssen die Daten der ausgestellten elektronischen Rechnungen über einen zugelassenen Dienstleister an die Steuerbehörden übermitteln. 

Die wichtigsten Arten von elektronischen Rechnungen in Vietnam

Im vietnamesischen Rechtsrahmen gibt es fünf Hauptarten von elektronischen Rechnungen:

• Mehrwertsteuer-Rechnung: wird für mehrwertsteuerpflichtige Transaktionen verwendet. Dazu gehören auch Rechnungen mit einem Steuererstattungsanspruch: Sie werden in bestimmten Fällen verwendet, in denen der Käufer einen Anspruch auf eine Mehrwertsteuererstattung hat.
• Handelsrechnung: wird hauptsächlich bei Exportgeschäften verwendet.
• Elektronische Rechnung für den Verkauf von öffentlichen Gütern
• Elektronische Rechnung für den Verkauf von Produkten aus dem nationalen Lagerbestand
• Andere Arten von Steuerdokumenten wie Flugtickets, Quittungen ´über Flugtarife, Dokumente zur Erhebung internationaler Frachtgebühren usw.

Diese Rechnungen können mit oder ohne Steueridentifikationsnummer ausgestellt werden. In beiden Fällen ist das ausstellende Unternehmen verpflichtet, die elektronische Rechnung an die Steuerverwaltung zu melden.

Wenn für die Rechnung ein Identifikationscode erforderlich ist, wird dieser von der Steuerbehörde anhand der vom Unternehmen bei der Erstellung der elektronischen Rechnung gemachten Angaben generiert. Es ist zwingend erforderlich, dass dieser Code auf der Rechnung angegeben wird, bevor diese an den Käufer versandt wird, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.

Elektronische Lieferscheine für den Warenverkehr

Neben Rechnungen verlangt das vietnamesische Steuersystem die Ausstellung elektronischer Lieferscheine zur Dokumentation und Kontrolle des Warenverkehrs. Je nach Art des Transports gibt es zwei Arten von Lieferscheinen:

1. Lieferschein für den internen Transport, der verwendet wird, wenn Waren zwischen Standorten oder Lagern innerhalb desselben Unternehmens bewegt werden.
2. Lieferschein für den gewerblichen Vertrieb, das verwendet wird, wenn Waren an Handelsvertreter oder andere Vermittler versandt werden.

Diese Lieferscheine müssen die gleichen formalen Anforderungen erfüllen wie elektronische Rechnungen, einschließlich des obligatorischen Inhalts, des digitalen Formats und der Möglichkeit, von der Steuerverwaltung gemeldet oder überprüft zu werden.

Aktualisierung der Gesetzgebung: Erlass 70/2025/ND-CP

Der Erlass 70/2025/ND-CP ist seit dem 1. Juni 2025 in Kraft. Sie ändert und ergänzt eine Reihe von Bestimmungen des Erlasses 123/2020/ND-CP, der die Ausstellung und Aufbewahrung von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen regelt. Das Rundschreiben 32/2025/TT-BTC hat vor allem zum Ziel, Leitlinien zu bestimmten Aspekten im Zusammenhang mit Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen in Übereinstimmung mit dem Erlass Nr. 70/2025/ND-CP festzulegen.

Erlass 70 führt Compliance-Anforderungen für ausländische Anbieter ein, die in Vietnam im elektronischen Handel tätig sind, legt spezifische Fristen für die Ausstellung von Rechnungen für verschiedene Arten von Transaktionen fest und erlaubt diesen Anbietern die Verwendung von Rechnungen mit Mehrwertsteuer.

Die wichtigsten Änderungen haben Auswirkungen auf:

1. Ausweitung des Anwendungsbereichs des E-Invoicing-Systems
   

   • Ausländische Anbieter von elektronischem Handel und digitalen Dienstleistungen, die keine ständige Niederlassung in Vietnam haben, können sich freiwillig für die Verwendung elektronischer Rechnungen mit Mehrwertsteuer registrieren lassen, sofern sie die lokalen Steuergesetze einhalten.

   • Haushalte und Einzelunternehmen können Dritte ermächtigen, in ihrem Namen elektronische Rechnungen auszustellen.

   • Export Processing Companies (EPEs) müssen je nach Art der Anmeldung Verkaufsrechnungen oder Rechnungen mit Mehrwertsteuer verwenden.

   • Exporteure können elektronische Handelsrechnungen ausstellen, wenn die technischen Voraussetzungen für die Übermittlung der Daten an die Steuerbehörde gegeben sind.

2. Standardisierte Fristen für die Ausstellung von Rechnungen
   

   • Exportierte Waren: Die Rechnung muss am nächsten Werktag nach der Zollabfertigung ausgestellt werden.

   • Verkauf von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen: zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs oder der Fertigstellung der Dienstleistung.

   • Vorauszahlungen: Die Rechnung wird zum Zeitpunkt der Zahlung ausgestellt (außer bei Anzahlungen).

   • Wiederkehrende oder großvolumige Dienste: bis zum 7. des Folgemonats oder entsprechend dem vereinbarten Zeitraum.

   • Für spezielle Sektoren wie Banken, Versicherungen, Verkehr, Gesundheitswesen und Glücksspiel gelten besondere Emissionsvorschriften.

3. Verbesserung von Inhalt und Format der Rechnungen
   

   • Es sind detaillierte Angaben erforderlich: Angaben zu Käufer und Verkäufer, USt.-IdNr., klare Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen.

   • Kann die digitale Signatur nicht am selben Tag angebracht werden, muss sie am nächsten Arbeitstag hinzugefügt werden.

   • Rechnungen, die über ein POS-System erstellt werden, müssen elektronisch (per E-Mail, SMS oder auf anderem Weg) oder über einen sicheren Link oder QR-Code übermittelt werden.

   • Besondere Anforderungen für:
       ◦ Digitale Transportdienste (Angaben zum Absender und zu den Waren).
       ◦ Werbeaktionen, die detailliert sein und vollständige Aufzeichnungen enthalten müssen.

B2C e-Invoice für Verkaufsstellen in Vietnam

Mit dem Inkrafttreten des Erlasses 70/2025/ND-CP ist die Verwendung elektronischer Rechnungen, die von Registrierkassen (POS) generiert werden, für alle Unternehmen des Einzelhandels, des Hotel- und Gaststättengewerbes, der Gastronomie und der persönlichen Dienstleistungen obligatorisch, sofern ihr Jahresumsatz die Schwelle von 1 Milliarde VND überschreitet. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Steuerkontrolle zu verstärken, die Ausstellung von Rechnungen zu vereinfachen und die Rückverfolgbarkeit von Handelsgeschäften mit Direktverkäufen an den Endverbraucher zu gewährleisten.

Die von diesen Unternehmen verwendeten Registrierkassen müssen elektronisch mit dem System der vietnamesischen Steuerbehörde verbunden sein, damit die in jeder Rechnung enthaltenen Informationen in Echtzeit an die Steuerverwaltung übermittelt werden können.

Elektronische Rechnungen, die von Registrierkassen an die Steuerbehörden übermittelt werden, müssen bestimmte Bedingungen erfüllen:

• Die elektronische Rechnung muss eindeutig als von einer POS-Kasse erstellt erkennbar sein.
• Digitale Signaturen sind optional, nicht zwingend erforderlich.
• Die auf der elektronischen Rechnung ausgewiesenen Ausgaben können als Ausgaben (im Rahmen der steuerlichen Pflichten) anerkannt werden, wenn sie durch ausreichende Nachweise dargelegt werden.

Eine elektronische Rechnung, die von einer POS-Kasse erstellt wird, muss die folgenden Informationen enthalten:

• Name, Anschrift und USt.-IdNr. des Verkäufers
• Name, Anschrift und USt.-IdNr./Personalausweisnummer/Telefonnummer des Käufers (falls vom Käufer gewünscht)
• Bezeichnung der Waren/Dienstleistungen, Einzelpreis, Menge und zu zahlender Gesamtpreis Wenn eine Organisation oder ein Unternehmen die Steuer nach dem Gutschriftsverfahren bezahlt, müssen der Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer, der Mehrwertsteuersatz, der zu zahlende Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer und der zu zahlende Gesamtbetrag mit Mehrwertsteuer deutlich auf der elektronischen Rechnung angegeben werden;
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Der Identifikationscode der Steuerbehörde oder die elektronischen Daten, die es dem Käufer ermöglichen, auf die in der von der POS-Kasse erstellten elektronischen Rechnung enthaltenen Informationen zuzugreifen und diese zu erklären.

Der Verkäufer übermittelt dem Käufer die elektronische Rechnung auf elektronischem Wege (per Nachricht, E-Mail oder auf anderem Wege) oder stellt ihm einen Link oder QR-Code zur Verfügung, über den er sie suchen und herunterladen kann.

EDICOM kann Ihnen helfen, die Erstellung und Ausstellung von B2C-Rechnungen auf integrierte und automatische Weise zu verwalten, sowohl gegenüber der GDT als auch beim Versand an den Endkunden zum Herunterladen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie dieser Prozess funktioniert, kontaktieren Sie uns bitte.

Was sind die Anforderungen an E-Invoicing-Dienstleister in Vietnam?

Ihr E-Invoicing-Dienstleister muss alle finanziellen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen, die von der Steuerbehörde vorgegeben werden.

Zu den technischen Anforderungen an einen E-Invoicing-Dienstleister gehört die Gewährleistung der folgenden Punkte:

• Sichere Konnektivität: Sicherstellung der Konnektivität mit der GDT 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.
• Zugang mit mehreren Geräten: Unterstützung verschiedener Gerätetypen wie Computer, Tablets und Smartphones der Nutzer.
• Sichere Verbindungen: Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der zwischen den Teilnehmern ausgetauschten Daten.
• Ein System zur Datenwiederherstellung.
• Aufbewahrung von Rechnungen: Das Angebot einer elektronischen Rechnungsspeicherung und -aufbewahrung, die die Sicherheit und Integrität Ihrer Dokumente garantiert. Dabei müssen die gespeicherten Daten online abrufbar sein.
• Die Dienstleister müssen alle Anforderungen der vom Finanzministerium herausgegebenen Datenverbindungsstandards erfüllen.

EDICOM ist ein führender E-Invoicing-Partner für den Austausch von elektronischen Dokumenten in Vietnam

Für Unternehmen und Organisationen, die in Vietnam tätig sind, bietet EDICOM eine technologische Lösung, die an die Anforderungen des Landes angepasst ist, sowohl für B2B als auch für B2C. So funktioniert der Prozess:

• Die Plattform integriert sich in das Management- oder ERP-System des Unternehmens und erhält die erforderlichen Daten vom Kunden.
• EDICOM wandelt die Daten in das von der GDT definierte XML-Format um.
• Die strukturierte Rechnung wird mit einer digitalen Signatur und einem eindeutigen Identifikationscode versehen.
• Sie wird zur Validierung an die GDT gesendet.
• Nach der Validierung wird das Dokument empfangen und wieder in das ERP-System des Unternehmens integriert.
• Parallel dazu bietet EDICOM Dienstleistungen an, um die validierte Rechnung automatisch an den Empfänger zu senden.

EDICOM, Anbieter von EDI- (Electronic Data Interchange) und elektronischen Rechnungsstellungsdiensten, bietet Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in mehr als 80 Ländern eine Antwort und garantiert die vollständige Einhaltung der elektronischen Rechnungsstellung.

EDICOM entwickelt die Lösungen als Sofware-as-a-Service (SaaS) und garantiert dank einer robusten IT-Infrastruktur eine Systemverfügbarkeit von 99,9 % und den Zugang zum Service von jedem Ort der Welt aus.

Die Plattform lässt sich mit dem ERP-System eines jeden Unternehmens integrieren und wandelt die von den Benutzern bereitgestellten Informationen in Kundenstandards um. Dies geschieht druch sogenannte Mapping, die ERP-Daten an spezifische Formate anpassen, und umfasst die elektronische Signatur und die Registrierung von Codes für die steuerliche Überwachung sowie die Authentizität und Integrität von Dokumenten.

EDICOM bietet auch einen Archivierungdienst für gesendete und empfangene Rechnungen an. Mit diesem Dienst können alle gespeicherten E-Rechnungen schnell und einfach eingesehen, verwaltet und abgerufen werden.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Die Einführung der E-Rechnung bietet den Unternehmen viele Vorteile, die sich in Form von Kosteneinsparungen messen lassen.

• Dazu gehören direkte Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck, Versand von Rechnungen per Post und deren Aufbewahrung.
• Die Automatisierung des Prozesses bedeutet auch, dass die Produktivität in den Verwaltungsabteilungen steigt und mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
• Automatisierung und Integration von Rechnungseingangsprozessen. E-Dokumente können automatisch in die internen Systeme und die Buchhaltung integriert werden. Die Rechnungen werden fast ohne menschliches Zutun zur Zahlung vorbereitet.
• Höhere Effizienz und Ausschaltung menschlicher Fehler durch Automatisierung und vollständig integrierte Verarbeitung.
• Kürzere Liefer- und Zahlungsfristen. Die Prozesse der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs sind effizienter und unmittelbarer. Fehler bei der Erstellung von Rechnungen und deren Eingabe in die Buchhaltung werden vermieden.
• Höhere Sicherheit. Rechnungen werden über private Netze oder über spezielle Protokolle wie AS2, FTPS oder Web Services versandt. Digitale Signaturen gewährleisten außerdem die Integrität, Herkunft und Authentizität der Rechnungen.
• Flexible und sichere Aufbewahrung im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Originale und signierte Dokumente werden mindestens so lange aufbewahrt, wie es die geltende Gesetzgebung vorschreibt. Dies reduziert die Lagerkosten und erleichtert die Einsichtnahme in alte Rechnungen.
• Eliminierung des Risikos, physische Dokumente zu verlieren, durch sichere Aufbewahrung und Einsichtnahme in die Rechnungen auf elektronischem Wege.