Die E-Rechnung in Vietnam

Vietnam verschiebt die Implementierung der elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) mit dem Erlass 123/2020/NĐ-CP bis Juli 2022. Das neue Gesetz ändert den vorherigen Erlass (119/2018/ND-CP), der die Implementierung bis November 2020 vorschrieb.

Vietnam begann das E-Invoicing-Projekt 2018 mit der Verabschiedung des Erlasses 119. Gemäß dem neuen Erlass wurde die Frist für die Umsetzung für Unternehmen um zwei Jahre verlängert.

Der Erlass ist ein entscheidender Schritt für Vietnam, um die Digitalisierung voranzutreiben und die E-Rechnung im öffentlichen und privaten Sektor (B2B & B2G) einzuführen. Das Ziel des Projekts ist es, die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu steigern und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Was wird sich am 1. Juli 2022 ändern?

Die Verordnung 123/2020/NĐ-CP legt einen zweijährigen Zeitraum für die Einführung der E-Rechnung fest, der am 31. Oktober endet.

Ab diesem Zeitpunkt sind Organisationen, Unternehmen und Einzelpersonen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Von den Steuerpflichtigen selbst ausgedruckte Rechnungen, vorgedruckte Rechnungen und von der Steuerbehörde gekaufte Rechnungen sind dann nicht mehr gültig.

Um elektronische Rechnungen ausstellen zu können, müssen sich die Steuerpflichtigen zunächst auf der Website der Generaldirektion für Steuern (GDT) registrieren und eine Genehmigung erhalten.

Die Vorschriften sehen zwei Arten von Rechnungen vor: Rechnungen mit einem GDT-Identifikationscode und Rechnungen ohne GDT-Identifikationscode.

Der Identifikationscode wird von der Steuerbehörde anhand der von den Steuerpflichtigen in der elektronischen Rechnung gemachten Angaben vergeben. Dieser Code muss der elektronischen Rechnung hinzugefügt werden, bevor sie an die Empfänger gesendet wird.

Die Kunden von EDICOM müssen keine Identifikationscodes für ihre Rechnungen erstellen, da EDICOM von den vietnamesischen Steuerbehörden zertifiziert ist. Dies vereinfacht den Prozess der Erstellung und Integration elektronischer Rechnungen.

Merkmale der E-Rechnung in Vietnam

Was die technischen Anforderungen betrifft, so wird im Rundschreiben Nr. 68/2019 / TT-BTC des Finanzministeriums die Umsetzung von E-Invoicing im Erlass 119 erläutert.

Zu beachten ist, dass E-Rechnungen in Vietnam im XML-Format vorliegen müssen, mit einer digitalen Signatur versehen sind und für einen Zeitraum von zehn Jahren sicher aufbewahrt werden müssen.

Die Steuerzahler müssen die Daten in E-Rechnungen entweder direkt oder über einen autorisierten Dienstleister an die Steuerbehörden übermitteln.

Der Stichtag am 31. Oktober bietet ein wichtiges Zeitfenster für einen reibungslosen und sicheren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß den Bestimmungen des Dekrets 119.

Was sind die Anforderungen an E-Invoicing-Dienstleister in Vietnam?

Ihr E-Invoicing-Dienstleister muss alle finanziellen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen, die von der Steuerbehörde vorgegeben werden.

Zu den technischen Anforderungen an einen E-Invoicing-Dienstleister gehört die Gewährleistung der folgenden Punkte:

• Sichere Konnektivität: Sicherstellung der Konnektivität mit der GDT 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.
• Zugang mit mehreren Geräten: Unterstützung verschiedener Gerätetypen wie Computer, Tablets und Smartphones der Nutzer.
• Sichere Verbindungen: Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der zwischen den Teilnehmern ausgetauschten Daten.
• Ein System zur Datenwiederherstellung.
• Aufbewahrung von Rechnungen: Das Angebot einer elektronischen Rechnungsspeicherung und -aufbewahrung, die die Sicherheit und Integrität Ihrer Dokumente garantiert. Dabei müssen die gespeicherten Daten online abrufbar sein.
• Die Dienstleister müssen alle Anforderungen der vom Finanzministerium herausgegebenen Datenverbindungsstandards erfüllen.

EDICOM ist ein führender E-Invoicing-Partner für den Austausch von elektronischen Dokumenten in Vietnam

EDICOM ist ein Anbieter von EDI- und E-Invoicing-Diensten für Unternehmen und öffentliche Auftraggeber in mehr als 60 Ländern. Die globale E-Invoicing-Plattform von EDICOM passt sich an die jeweiligen technischen und gesetzlichen Vorgaben der einzelnen Länder an. Für Unternehmen und Organisationen, die in Vietnam tätig sind, bietet EDICOM eine IT-Lösung, die an die regulatorischen Anforderungen des Landes angepasst ist.

Über die globale E-Invoice-Plattform von EDICOM erstellt das System elektronische Rechnungen, sendet sie an den GDT-Hub, empfängt Daten von der GDT und sendet Rechnungen an die Empfänger.

EDICOM entwickelt die Lösungen als Sofware-as-a-Service (SaaS) und garantiert dank einer robusten IT-Infrastruktur eine Systemverfügbarkeit von 99,9 % und den Zugang zum Service von jedem Ort der Welt aus.

Die Plattform lässt sich mit dem ERP-System eines jeden Unternehmens integrieren und wandelt die von den Benutzern bereitgestellten Informationen in Kundenstandards um. Dies geschieht druch sogenannte Mapping, die ERP-Daten an spezifische Formate anpassen, und umfasst die elektronische Signatur und die Registrierung von Codes für die steuerliche Überwachung sowie die Authentizität und Integrität von Dokumenten.

EDICOM bietet auch einen Archivierungdienst für gesendete und empfangene Rechnungen an. Mit diesem Dienst können alle gespeicherten E-Rechnungen schnell und einfach eingesehen, verwaltet und abgerufen werden.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Die Einführung der E-Rechnung bietet den Unternehmen viele Vorteile, die sich in Form von Kosteneinsparungen messen lassen.

• Dazu gehören direkte Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck, Versand von Rechnungen per Post und deren Aufbewahrung.
• Die Automatisierung des Prozesses bedeutet auch, dass die Produktivität in den Verwaltungsabteilungen steigt und mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
• Automatisierung und Integration von Rechnungseingangsprozessen. E-Dokumente können automatisch in die internen Systeme und die Buchhaltung integriert werden. Die Rechnungen werden fast ohne menschliches Zutun zur Zahlung vorbereitet.
• Höhere Effizienz und Ausschaltung menschlicher Fehler durch Automatisierung und vollständig integrierte Verarbeitung.
• Kürzere Liefer- und Zahlungsfristen. Die Prozesse der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs sind effizienter und unmittelbarer. Fehler bei der Erstellung von Rechnungen und deren Eingabe in die Buchhaltung werden vermieden.
• Höhere Sicherheit. Rechnungen werden über private Netze oder über spezielle Protokolle wie AS2, FTPS oder Web Services versandt. Digitale Signaturen gewährleisten außerdem die Integrität, Herkunft und Authentizität der Rechnungen.
• Flexible und sichere Aufbewahrung im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Originale und signierte Dokumente werden mindestens so lange aufbewahrt, wie es die geltende Gesetzgebung vorschreibt. Dies reduziert die Lagerkosten und erleichtert die Einsichtnahme in alte Rechnungen.
• Eliminierung des Risikos, physische Dokumente zu verlieren, durch sichere Aufbewahrung und Einsichtnahme in die Rechnungen auf elektronischem Wege.