B2B und B2C e-Rechnung in Vietnam

In Vietnam ist die elektronische Rechnungsstellung seit Juli 2022 für alle Unternehmen verpflichtend, womit das Land zu den Vorreitern in der asiatischen Region gehört.

Vietnam begann das E-Invoicing-Projekt 2018 mit der Verabschiedung des Erlasses 119. Gemäß dem neuen Erlass wurde die Frist für die Umsetzung für Unternehmen um zwei Jahre verlängert. Der Erlass ist ein entscheidender Schritt für Vietnam, um die Digitalisierung voranzutreiben und die E-Rechnung im öffentlichen und privaten Sektor (B2B & B2G) einzuführen. Das Ziel des Projekts ist es, die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu steigern und Steuerbetrug zu bekämpfen.

Obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Vietnam

Ab Juli 2022 werden Organisationen, Unternehmen und Privatpersonen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszustellen. Ab diesem Zeitpunkt sind Organisationen, Unternehmen und Einzelpersonen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten, verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Von den Steuerpflichtigen selbst ausgedruckte Rechnungen, vorgedruckte Rechnungen und von der Steuerbehörde gekaufte Rechnungen sind dann nicht mehr gültig.

Um elektronische Rechnungen ausstellen zu können, müssen sich die Steuerpflichtigen zunächst auf der Website der Generaldirektion für Steuern (GDT) registrieren und eine Genehmigung erhalten.

Die Vorschriften sehen zwei Arten von Rechnungen vor: Rechnungen mit einem GDT-Identifikationscode und Rechnungen ohne GDT-Identifikationscode.

Der Identifikationscode wird von der Steuerbehörde anhand der von den Steuerpflichtigen in der elektronischen Rechnung gemachten Angaben vergeben. Dieser Code muss der elektronischen Rechnung hinzugefügt werden, bevor sie an die Empfänger gesendet wird.

Die Kunden von EDICOM müssen keine Identifikationscodes für ihre Rechnungen erstellen, da EDICOM über einen von den vietnamesischen Steuerbehörden zertifizierten Kanal funktioniert. Dies vereinfacht den Prozess der Erstellung und Integration elektronischer Rechnungen.

Merkmale der E-Rechnung in Vietnam

Was die technischen Anforderungen betrifft, so wird im Rundschreiben Nr. 68/2019 / TT-BTC des Finanzministeriums die Umsetzung von E-Invoicing im Erlass 119 erläutert.

Elektronische Rechnungen in Vietnam verwenden das XML-Format, die technischen Merkmale müssen eine digitale Signatur enthalten und erfordern eine sichere Speicherung und Aufbewahrung für einen Zeitraum von 10 Jahren.

Die Steuerzahler müssen die Daten in E-Rechnungen entweder direkt oder über einen autorisierten Dienstleister an die Steuerbehörden übermitteln.

Der Stichtag am 31. Oktober bietet ein wichtiges Zeitfenster für einen reibungslosen und sicheren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß den Bestimmungen des Dekrets 119.

B2C e-Invoice für Verkaufsstellen in Vietnam

Die elektronische Rechnung, die an der Verkaufsstelle (POS) erstellt wird, ist nicht obligatorisch, aber für bestimmte Arten von Unternehmen zulässig. Unternehmen und Einzelunternehmer, die Waren oder Dienstleistungen direkt an Verbraucher liefern, dürfen elektronische Rechnungen verwenden, die von POS-Kassen ausgestellt werden (Abschnitt 2, Artikel 8 des Rundschreibens 78/2021/TT-BTC). Darunter fallen Unternehmen wie Einkaufszentren, Supermärkte, der Einzelhandel mit Konsumgütern, Lebensmitteln und Getränken, Restaurants, Hotels, der Einzelhandel mit modernen Arzneimitteln, Unterhaltungs- und Entspannungsdienstleistungen und andere Dienstleistungen.

Elektronische Rechnungen, die von Registrierkassen an die Steuerbehörden übermittelt werden, müssen bestimmte Bedingungen erfüllen:

• Die elektronische Rechnung muss eindeutig als von einer POS-Kasse erstellt erkennbar sein.
• Digitale Signaturen sind optional, nicht zwingend erforderlich.
• Die auf der elektronischen Rechnung ausgewiesenen Ausgaben können als Ausgaben (im Rahmen der steuerlichen Pflichten) anerkannt werden, wenn sie durch ausreichende Nachweise dargelegt werden.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung über die Registrierkassen erfolgte in zwei Phasen:

1. Bis Ende 03/2023: Auswirkungen auf Catering, Gastgewerbe, Einkaufszentren, Supermärkte und Einzelhändler (B2C).
2. Ab 01/04/2023: übrige Unternehmen und Geschäftseinheiten.

EDICOM kann Ihnen helfen, die Erstellung und Ausstellung von B2C-Rechnungen auf integrierte und automatische Weise zu verwalten, sowohl gegenüber der GDT als auch beim Versand an den Endkunden zum Herunterladen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie dieser Prozess funktioniert, kontaktieren Sie uns bitte.

Was sind die Anforderungen an E-Invoicing-Dienstleister in Vietnam?

Ihr E-Invoicing-Dienstleister muss alle finanziellen, rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen, die von der Steuerbehörde vorgegeben werden.

Zu den technischen Anforderungen an einen E-Invoicing-Dienstleister gehört die Gewährleistung der folgenden Punkte:

• Sichere Konnektivität: Sicherstellung der Konnektivität mit der GDT 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.
• Zugang mit mehreren Geräten: Unterstützung verschiedener Gerätetypen wie Computer, Tablets und Smartphones der Nutzer.
• Sichere Verbindungen: Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der zwischen den Teilnehmern ausgetauschten Daten.
• Ein System zur Datenwiederherstellung.
• Aufbewahrung von Rechnungen: Das Angebot einer elektronischen Rechnungsspeicherung und -aufbewahrung, die die Sicherheit und Integrität Ihrer Dokumente garantiert. Dabei müssen die gespeicherten Daten online abrufbar sein.
• Die Dienstleister müssen alle Anforderungen der vom Finanzministerium herausgegebenen Datenverbindungsstandards erfüllen.

EDICOM ist ein führender E-Invoicing-Partner für den Austausch von elektronischen Dokumenten in Vietnam

Für Unternehmen und Organisationen, die in Vietnam tätig sind, bietet EDICOM eine technologische Lösung, die an die Anforderungen des Landes angepasst ist, sowohl für B2B als auch für B2C. So funktioniert der Prozess:

• Die Plattform integriert sich in das Management- oder ERP-System des Unternehmens und erhält die erforderlichen Daten vom Kunden.
• EDICOM wandelt die Daten in das von der GDT definierte XML-Format um.
• Die strukturierte Rechnung wird mit einer digitalen Signatur und einem eindeutigen Identifikationscode versehen.
• Sie wird zur Validierung an die GDT gesendet.
• Nach der Validierung wird das Dokument empfangen und wieder in das ERP-System des Unternehmens integriert.
• Parallel dazu bietet EDICOM Dienstleistungen an, um die validierte Rechnung automatisch an den Empfänger zu senden.

EDICOM, Anbieter von EDI- (Electronic Data Interchange) und elektronischen Rechnungsstellungsdiensten, bietet Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in mehr als 80 Ländern eine Antwort und garantiert die vollständige Einhaltung der elektronischen Rechnungsstellung.

EDICOM entwickelt die Lösungen als Sofware-as-a-Service (SaaS) und garantiert dank einer robusten IT-Infrastruktur eine Systemverfügbarkeit von 99,9 % und den Zugang zum Service von jedem Ort der Welt aus.

Die Plattform lässt sich mit dem ERP-System eines jeden Unternehmens integrieren und wandelt die von den Benutzern bereitgestellten Informationen in Kundenstandards um. Dies geschieht druch sogenannte Mapping, die ERP-Daten an spezifische Formate anpassen, und umfasst die elektronische Signatur und die Registrierung von Codes für die steuerliche Überwachung sowie die Authentizität und Integrität von Dokumenten.

EDICOM bietet auch einen Archivierungdienst für gesendete und empfangene Rechnungen an. Mit diesem Dienst können alle gespeicherten E-Rechnungen schnell und einfach eingesehen, verwaltet und abgerufen werden.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Die Einführung der E-Rechnung bietet den Unternehmen viele Vorteile, die sich in Form von Kosteneinsparungen messen lassen.

• Dazu gehören direkte Einsparungen durch den Wegfall von Papier, Druck, Versand von Rechnungen per Post und deren Aufbewahrung.
• Die Automatisierung des Prozesses bedeutet auch, dass die Produktivität in den Verwaltungsabteilungen steigt und mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
• Automatisierung und Integration von Rechnungseingangsprozessen. E-Dokumente können automatisch in die internen Systeme und die Buchhaltung integriert werden. Die Rechnungen werden fast ohne menschliches Zutun zur Zahlung vorbereitet.
• Höhere Effizienz und Ausschaltung menschlicher Fehler durch Automatisierung und vollständig integrierte Verarbeitung.
• Kürzere Liefer- und Zahlungsfristen. Die Prozesse der Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs sind effizienter und unmittelbarer. Fehler bei der Erstellung von Rechnungen und deren Eingabe in die Buchhaltung werden vermieden.
• Höhere Sicherheit. Rechnungen werden über private Netze oder über spezielle Protokolle wie AS2, FTPS oder Web Services versandt. Digitale Signaturen gewährleisten außerdem die Integrität, Herkunft und Authentizität der Rechnungen.
• Flexible und sichere Aufbewahrung im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Originale und signierte Dokumente werden mindestens so lange aufbewahrt, wie es die geltende Gesetzgebung vorschreibt. Dies reduziert die Lagerkosten und erleichtert die Einsichtnahme in alte Rechnungen.
• Eliminierung des Risikos, physische Dokumente zu verlieren, durch sichere Aufbewahrung und Einsichtnahme in die Rechnungen auf elektronischem Wege.