Die elektronische Rechnung in Italien

Italien ist eines der europäischen Länder, die sich am meisten für Innovation und digitale Transformation einsetzen. Es war eines der ersten Länder, das die elektronische Rechnungsstellung in den öffentlichen Verwaltungen förderte, und das erste Land der Europäischen Union, das diese Verpflichtung auch auf den privaten Sektor ausdehnte. Dies war im europäischen Rechtskontext etwas Ungewöhnliches, da die europäischen Vorschriften eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung nur im B2G-Bereich zuließen. Um bei der Ausweitung dieser Verpflichtung auf den privaten Sektor Vorreiter zu sein, war die Zustimmung des Europäischen Parlaments erforderlich.

Infolge der Konsolidierung der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt sich das System ständig weiter, da es Verbesserungen und Änderungen enthält, die zu einem größeren Umfang der Digitalisierung der Verwaltung führen.

e-Rechnung im B2G-Bereich

Mit dem Ziel, den grenzüberschreitenden Handel zu fördern, wird die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich seit 2014 von der Europäischen Union durch die Richtlinie 2014/55/EU "über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen" geregelt. Diese legt fest, dass alle öffentlichen Verwaltungen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu verwalten. Um der Richtlinie nachzukommen, haben die Mitgliedsstaaten die entsprechenden Bestimmungen in ihre Gesetzgebung umgesetzt.

Die Italienische Republik hat sie mit dem Dekret Nr. 148/2018 umgesetzt. Die Verwendung elektronischer Rechnungen in der Region war jedoch schon lange vor dem Gemeinschaftsrecht üblich. Das erste Gesetz zu ihrer Verwendung stammt aus dem Jahr 2007 (Artikel 1, Absätze 209 bis 213 des Gesetzes Nr. 244 vom 24. Dezember 2007), womit Italien einer der Pionierstaaten der elektronischen Rechnungsprüfung ist.

E-Procurement im öffentlichen Gesundheitswesen

Das nationale Gesundheitssystem (SSN) hat am 1. Februar 2020 damit begonnen, Waren von Lieferanten elektronisch über die NSO-Plattform zu beschaffen. Dieser Schritt war ein strategischer Schritt zur Dematerialisierung der Beschaffungsprozesse im italienischen Gesundheitswesen.

NSO ist eine Plattform zur Erleichterung des elektronischen Austauschs von Aufträgen zwischen öffentlichen Einrichtungen des Gesundheitswesens und Lieferanten des nationalen Gesundheitssystems (NHS).

e-Rechnung im B2B / B2C Bereich

Wie im öffentlichen Sektor unterliegt auch die elektronische Rechnungsstellung zwischen privaten Unternehmen den europäischen Rechtsvorschriften. In diesem Fall handelt es sich um die Richtlinie 2010/45/EU "über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem", mit der die Richtlinie 2006/112/EG geändert wird, die geschaffen wurde, um das Funktionieren des Binnenmarktes zu verbessern und die Interoperabilität zwischen den Mitgliedstaaten zu fördern.

In dieser Richtlinie wird festgelegt, dass die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung von der Zustimmung des Empfängers abhängt. Daher benötigte Italien die Genehmigung einer Ausnahmeregelung durch den Europäischen Rat, um die Verwendung ohne Zustimmung des Empfängers vorschreiben zu können.

Die Ausnahme kam 2018 durch den Durchführungsbeschluss (EU) 2018/593 zustande, mit dem die italienische Regierung die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verbindlich vorschreiben konnte.

Im B2C-Sektor ("Business to Consumer") sind die Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in allen Fällen auszustellen, in denen der private Verbraucher dies verlangt.

Elektronische Auslandsrechnungen

Zu Beginn der Verpflichtung mussten ausländische Rechnungen, die von italienischen Unternehmen empfangen und versandt wurden, bei der Agenzia delle Entrate mittels des Dokuments Trasmissione Dati Fatture - TDF angemeldet werden. Dieses System der Steuererklärung für ausländische Rechnungen hieß früher "Esterometro", wurde aber 2022 ersetzt.

Seit Juli 2022 müssen elektronische Rechnungen elektronisch über das Sistema di Interscambio (SdI) erklärt werden.

Diese Maßnahme ist im LEGGE-Gesetz vom 30. Dezember 2020, Nr. 178, geregelt, das besagt, dass:

• Die elektronische Übermittlung von Umsätzen, die von nicht im Hoheitsgebiet des Staates ansässigen Parteien getätigt werden, muss innerhalb der Fristen für die Ausstellung der Rechnungen oder der Dokumente zur Bescheinigung des Vorgangs erfolgen.
• Die elektronische Übermittlung muss vor dem fünfzehnten Tag des Monats erfolgen, der auf den Tag der Ausstellung des Dokuments oder den Tag des Eingangs des Dokuments zur Bescheinigung des Vorgangs folgt.

Absichtserklärung

Die Dichiarazione d'Intento ist eine Erklärung, die normalerweise von Exporteuren abgegeben wird, die Waren kaufen oder einführen möchten, ohne dass auf die Rechnungen, die sie erhalten, Mehrwertsteuer erhoben wird. Zu diesem Zweck übermitteln sie, nachdem sie von der Agenzia delle Entrate die Genehmigung erhalten haben, diese Erklärung an ihre Lieferanten, damit diese die Daten in die Rechnung aufnehmen können.

Dieser Rechnungstyp sollte folgende Information enthalten:

• Natura: Erweiterungscode "N3.5" ist gleichstellend zu "non imponibili - a seguito di dichiarazioni d'intento”
• Tipo Dato: Es muss das Wort "INTENTO" deklariert werden
• Riferimento Testo: Das Protokoll über den Eingang der Absichtserklärung und die fortlaufende Nummer, getrennt durch "-" oder "/" (z. B. 08060120341234567-000001), müssen angegeben werden
• Riferimento Data: Das Datum der telematischen Empfangsbestätigung der Agenzia delle Entrate, die das Protokoll der Absichtserklärung enthält, ist zu melden.

Falls die angegebene dichiarazione d'intento nicht gültig ist, wird die Rechnung mit dem Fehlercode 00477 zurückgewiesen.

Elemente der e-Rechnung in Italien

Sistema di Interscambio (SdI)

Das italienische Rechnungsstellungssystem heißt Sistema di Interscambio (SdI) und wird von der Agenzia delle Entrate, der italienischen Steuerbehörde, verwaltet.

Das SdI verfolgt ein zentralisiertes Modell für die elektronische Rechnungsstellung mit Vorabvalidierung. Alle elektronischen Rechnungen, ob B2B, B2C oder B2G, müssen an die zentrale Regierungsplattform geschickt werden, damit sie genehmigt und den Empfängern zugestellt werden können.

Merkmale der itlienischen e-Rechnung FatturaPA

Die italienische e-Rechnung nennt sich FatturaPA und wird über das Provvedimento 30/04/2018 reguliert, mit dem technischen Anhang und nachfolgenden Aktualisierungen.

Format der FatturaPA

Es iste in XML Format, definiert durch die Agencia Tributaria italiana. Archivierung / Speicherung

Die Aufbewahrung elektronischer Dokumente ist in der italienischen Verordnung Conservazione Elettronica/Sostitutiva geregelt. Elektronische B2B-, B2C- und B2G-Rechnungen (sowie andere relevante Steuerdokumente) müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wobei die Integrität, Authentizität und Lesbarkeit im Laufe der Zeit gewährleistet werden muss.

Cloud-Rechnungen

Cloud-Rechnungen sind elektronische Rechnungen. Sie sind elektronische Dokumente mit denselben rechtlichen und steuerlichen Merkmalen wie Papierrechnungen. Einer ihrer Hauptvorteile ist, dass sie in der Cloud gespeichert werden und ihre Verwaltung durch digitale Lösungen automatisiert ist. In Italien ist ihre Verwendung im B2B- und B2G-Bereich obligatorisch.

Cloud-Rechnungen müssen ein bestimmtes Format haben und bestimmte Anforderungen erfüllen, die ihre Gültigkeit bestimmen. Der gesamte Prozess findet im digitalen Raum statt und wird in der Cloud archiviert, immer nach Parametern, die seine Integrität garantieren. Dieses System ist ein Schritt in Richtung Dematerialisierung und bedeutet eine qualitative und quantitative Verbesserung sowohl für Unternehmen als auch für öffentliche Verwaltungen, die treibende Kraft hinter der elektronischen Rechnungsstellung.

Die Einführung der Cloud-Rechnungsstellung betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern ist auch für KMU und Freiberufler möglich. Die von Cloud Invoices unterstützten technologischen Lösungen sind für verschiedene Arten von Unternehmen und Geschäftsvolumina geeignet. Sie reichen von Lösungen auf der Grundlage der EDI-Technologie (Electronic Data Interchange), die in das ERP-System des Unternehmens integriert sind und den gesamten Prozess der Rechnungserstellung in der Cloud gemäß den rechtlichen und technischen Anforderungen, den Versand der Rechnung selbst und die Ausgabe eines Stroms von Benachrichtigungen zur Kontrolle ihrer Verwaltung automatisieren, bis hin zu Weblösungen über Formulare, die manuell eingegeben werden und für ein kleines Volumen an elektronischen Rechnungen geeignet sind.

Vorteile del Cloud-Rechnungen

Die Rechnungsstellung in der Cloud bietet eine Reihe von Vorteilen dank der Automatisierung der Prozesse zur Erstellung, zum Empfang und zur Verwaltung von Rechnungen, die die Effizienz steigern, menschliche Fehler reduzieren und die wirtschaftlichen Kosten senken. Je fortschrittlicher die Lösung ist, desto größer ist der Nutzen für den Nutzer.

Vorteile der Rechnungsstellung in der Cloud:

• Sie erhöhen die Effizienz der Verwaltungsabläufe. Die Ausstellung, der Versand, der Empfang und die Registrierung von Dokumenten erfolgt unmittelbar und automatisch. Verringerung der Fehlerquote durch Automatisierung.
• Kostenreduzierung dank der digitalen Natur im Gegensatz zu Papier.
• Verkürzung der Antwort- und Zahlungsfristen dank der Unmittelbarkeit des Versands und des Empfangs.
• Sicherheit in der Kommunikation dank der Verwaltung des Versands über private Netzwerke oder die Verwendung spezifischer Protokolle.
• Integrität der Dokumente durch die Anwendung von Prüfverfahren.
• Integration mit Verwaltungssystemen für die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen.
• Speicherung und Cloud-Speicherung.

Italia, Vorreiter bei der Einführung der e-Rechnung im B2B-Bereich

Italien war eines der ersten Länder der Welt (und das erste in Europa), das ein obligatorisches Modell für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen eingeführt hat. Dieses Engagement für die elektronische Rechnungsstellung hat dem italienischen Staat große Vorteile gebracht. Das erste Jahr der Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung brachte 3,5 Milliarden Euro in die Staatskasse. Die Vorteile wurden im Laufe der Zeit noch deutlicher, als sich die Einführung konsolidierte und die italienische Wirtschaft begann, die Vorteile der Digitalisierung, die sich aus der elektronischen Rechnungsstellung ergeben, sowohl direkt als auch indirekt zu nutzen.

Die guten Ergebnisse der Digitalisierung des Steuersystems dank des Einsatzes der elektronischen Rechnungsstellung dienten als Inspiration für andere Länder, die begonnen haben, ihre eigenen elektronischen Rechnungsstellungssysteme zu entwickeln und das SdI-Modell zu imitieren. Den Stand der Einführung von Projekten zur elektronischen Rechnungsstellung in anderen Ländern können Sie hier einsehen.