e-Rechnung in Brasilien: NF-e, NFS-e und CT-e

In Brasilien war die Einführung der elektronischen Rechnung von grundlegender Bedeutung für die Modernisierung des Steuersystems und die Erleichterung von Handelsgeschäften zwischen Unternehmen. Die elektronische Rechnung in Brasilien besteht aus mehreren Arten von digitalen Dokumenten, die jeweils für unterschiedliche Arten von Transaktionen und Steuerpflichten konzipiert sind. 

Die wichtigsten in Brasilien verwendeten elektronischen Dokumente sind die Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), die Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) und das Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Die NF-e ist das elektronische Äquivalent zu einer herkömmlichen physischen Rechnung. Es handelt sich um ein digitales Dokument, das elektronisch ausgestellt und gespeichert wird und den Verkauf von Waren zwischen Unternehmen dokumentiert. 

Um einen NF-e auszustellen, müssen die Unternehmen eine vom Finanzministerium zugelassene Ausgabesoftware verwenden und das Dokument mit einem gültigen digitalen Zertifikat digital signieren. Die NF-e garantiert die Authentizität und Integrität des Geschäftsvorgangs und erleichtert die Einhaltung der steuerlichen Pflichten.

In Brasilien hat das System für elektronische Rechnungen, bekannt als „NF-e“ (Nota Fiscal Eletrônica), die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen ausstellen und verwalten, revolutioniert. Mit diesem System werden Rechnungen elektronisch erstellt, übermittelt und archiviert, wodurch physische Dokumente überflüssig werden und der Informationsfluss rationalisiert wird.

Der elektronische Steuerbescheid ist ein XML-Dokument, das elektronisch ausgestellt und gespeichert wird und dazu dient, den Verkehr von Waren oder Dienstleistungen zwischen Anbietern und Nachfragern in den verschiedenen Bundesstaaten Brasiliens zu dokumentieren.

Dieses Dokument wird über Web Services an die SEFAZ gesendet, die nach der Validierung die entsprechende Genehmigung ausstellt und das ausstellende Unternehmen informiert. Zu diesem Zeitpunkt kann das ausstellende Unternehmen mit dem genehmigten NF-e das DANFE (NF-e-Hilfsdokument) ausstellen, bei dem es sich um einen Versandbericht im Zusammenhang mit dem genehmigten Steuerbescheid handelt, der die Waren während des Transports begleiten muss.

Die genehmigte NF-e muss dem Kunden zugesandt werden und dient als offizielle Rechnung, in der das Handelsgeschäft zwischen Käufer und Verkäufer aufgeführt ist.
Die steuerliche und rechtliche Gültigkeit der Nota Fiscal wird durch die digitale Unterschrift des Ausstellers und des Empfängers sowie durch die Validierung des Dokuments durch die brasilianischen Steuerbehörden (Secretaria de Fazenda - SEFAZ) als Schritt vor der kommerziellen Transaktion gewährleistet.

Änderung bei der Ausstellung von elektronischen 

Der Nationale Rat für Steuerpolitik (Confaz) hat die Sinief-Anpassung Nr. 43/2023 veröffentlicht, die wichtige Änderungen bei der Ausstellung von elektronischen Rechnungen (Nota Fiscal Electrónica oder NF-e) einführt. Ab dem 1. August 2024 wird das Ereignis der Ablehnung durch das Ereignis der Zurückweisung ersetzt. Abgelehnte Rechnungen, die aufgrund von Unstimmigkeiten bei der Eintragung in das staatliche Register ausgestellt wurden, können nicht mehr korrigiert, gelöscht oder unbrauchbar gemacht werden.

Diese Änderung erfordert von den Unternehmen eine erhöhte Aufmerksamkeit, um künftige Probleme zu vermeiden, da die Beseitigung Ablehnungsereignisses bedeutet, dass alle Unregelmäßigkeiten im staatlichen Register zur Ablehnung der elektronischen Rechnung (NF-e) führen. Dies gilt auch für Steuerschulden und die Nichterfüllung von Verpflichtungen.

Obwohl die Sinief-Anpassung Nr. 43/2023 die Beseitigung der Zurückweisung ab dem 1. August 2024 vorsieht, erfolgt die effektive Umsetzung gemäß der Technischen Mitteilung Nr. 2024.001 erst ab dem 2. September 2024, um den Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben.

Verfahren zur Erstellung und Validierung einer elektronischen Nota Fiscal:

1. Die XML-Datei wird mit einem digitalen Zertifikat signiert.
2. Die elektronische Rechnung wird per Webservice an die SEFAZ übermittelt.
3. Die SEFAZ erstellt ein Vorvalidierungsdossier und gibt eine Verwendungsgenehmigung zurück, um die Waren zu befördern.
4. Um die Durchfuhr der Ladung rechtlich abzusichern, druckt das Unternehmen das DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) auf Normalpapier aus.
5. Das DANFE ist ein äußerst wichtiges Dokument, das zwar elektronisch erstellt und von der SEFAZ auf die gleiche Weise validiert wird, aber die Waren bei ihrer Beförderung innerhalb des Landes in Papierform begleiten muss.

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Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Die NFS-e ist das elektronische Pendant zur Dienstleistungsrechnung. Sie dient der Erfassung von Dienstleistungsgeschäften zwischen Unternehmen und Freiberuflern. Wie die NF-e wird auch die NFS-e elektronisch mit einer von der Steuerbehörde zugelassenen Software ausgestellt und gespeichert. 

Die NFS-e trägt zur Vereinfachung der Besteuerung der erbrachten Dienstleistungen bei und bietet eine digitale Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge.

Neuer nationaler Standard für die elektronische Fakturierung von Dienstleistungen in Brasilien

Das Szenario in Bezug auf den elektronischen Steuerbescheid (NFS-e) ist durch die Vielzahl von Normen und Anforderungen gekennzeichnet, die von jeder Gemeinde aufgrund ihrer Autonomie bei der Ausarbeitung ihrer Verfahren zur Erhebung der Steuer auf Dienstleistungen jeglicher Art (ISSQN) geschaffen wurden.

In diesem Zusammenhang hat jede Stadt ihre eigenen Anforderungen entwickelt, um ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden, was zu Problemen und Schwierigkeiten für NFS-e-Emittenten geführt hat, die in vielen Städten tätig sind, da sie ihre Systeme an die Standards, das Design und andere Anforderungen der einzelnen Städte anpassen mussten.

Mit der Gründung der Convênio NFS-e am 30. Juni 2022, die von der Receita Federal Brasileira (RFB), der Confederação Nacional dos Municipios (CNM) und anderen relevanten Verbänden unterzeichnet wurde, wurde das Nationale System der NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) geschaffen, mit dem Ziel, einen nationalen Standard für NFS-e im ganzen Land zu schaffen. 

Zu den wichtigsten Merkmalen des Systems gehören:

• Öffentlicher Web-Aussteller: Möglichkeit, die NFS-e über das Webportal einfach und kostenlos zu erstellen. 
• Public Broadcaster Mobile: Vereinfachte Version des Web-Broadcasters, verfügbar für mobile Anwendungen. 
• Ausstellung über API: Möglichkeit der Verbindung der Geschäftssysteme der Steuerzahler mit den Servern des nationalen Finanzsekretariats (SEFIN), das für die Genehmigung der NFS-e zuständig ist. 
• Declaração de Prestação de Prestação de Serviço (DPS): Vorheriges Dokument, das an SEFIN zur Genehmigung und Umwandlung in eine NFS-e geschickt wird. (Ersetzt das Konzept des Recibo Provisório de Serviço (RPS), das derzeit bei der Ausstellung lokaler NFS-e in Kraft ist).
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): Dokument der digitalen Existenz, das zur Dokumentation von Dienstleistungsvorgängen verwendet wird. 
• NFS-e-Ereignisse: Möglichkeit der Registrierung von Ereignissen in einer bereits genehmigten NFS-e, wie z. B.: Stornierung, Vertretung, Korrekturschreiben, u. a. 
• Documento Nacional de Arrecadação (ADN): Dokument für die Erhebung der ISSQN-Steuern (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), das für alle am System beteiligten Gemeinden gilt. 
• Nationale Datenumgebungen (ADN): Nationales Repository der in diesem System genehmigten NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (Portal für elektronische Dienstleistungsrechnungen): Gateway für die Abfrage von erstellten Dokumenten und anderen Fragen zum System.

Abgesehen von den oben genannten Merkmalen gibt es verschiedene Module, denen sich die Gemeinden nach Unterzeichnung einer Interessensbekundung anschließen können (die Gemeinden können weiterhin selbst entscheiden, ob sie sich dem System anschließen wollen oder nicht), wobei sie die Module auswählen können, die sie am meisten interessieren, mit Ausnahme des Anschlusses an die Nationale Datenumgebung (ADN), der obligatorisch sein wird.

Darüber hinaus können die in diesem System ausgestellten e-NFS mit den am Prozess beteiligten Parteien (Gemeinde, Kunde, Dienstleister, Buchhalter usw.) geteilt werden. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Beitritts zur ADN besteht darin, dass eine Gemeinde, die ihr lokales Verfahren zur Ausstellung von NFS-e nicht einstellen möchte, ihre Arbeit auf diese Weise fortsetzen kann, indem sie sich verpflichtet, die eingegangenen und genehmigten NFS-e ihrer Steuerzahler an die ADN zu senden, so dass die lokalen Steuerzahler ihre NFS-e weiterhin nach einem einheitlichen Standard ausstellen können. 

Die Einführung des nationalen NFS-e-Systems erfolgt in 4 obligatorischen und einer freiwilligen Phase:

1. Unterzeichnen Sie die Vertragsbindungsfrist und senden Sie sie ab
2. Konfigurieren Sie die Website des Gemeindeverwaltungspanels
3. Auswahl und Verwendung der Produkte.
4. Passen Sie die lokale Gesetzgebung an den nationalen Standard an
5. Passen Sie die lokale Infrastruktur an den nationalen Standard an. (Optional)

• Aufgrund der großen Vorteile des Projekts haben sich bereits Gemeinden wie São Paulo, Salvador und Florianópolis dem Projekt angeschlossen, das die Heterogenität der derzeitigen Systeme zur Ausstellung von Rechnungen für Versorgungsleistungen im ganzen Land vereinheitlichen und rationalisieren wird, um eine bessere Verwaltung und Kontrolle des Prozesses durch die beteiligten Parteien zu ermöglichen. 

Aktualisierung der NFS-e in Brasilien

Die Ausstellung von NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) in Brasília wurde ab dem 1. Januar 2023 geändert.

Bislang konnten Steuerpflichtige, die Rechnungen für ihre Dienstleistungen und Produkte in Brasília ausstellen mussten, dies mit der NF-e tun. Ein Steuerbescheid für beide Arten von Handelsgeschäften innerhalb des Bundesdistrikts. Im Gegensatz zu anderen Gemeinden des Landes, wo zwei Modelle ausgestellt werden müssen: der NFS-e für die Rechnungsstellung von Dienstleistungen und der NF-e für die Rechnungsstellung von Produkten. Ersterer wird an den Stadtrat der Stadt geschickt, in der das Unternehmen ansässig ist, letzterer an das Finanzministerium, SEFAZ.

Wie wird die NFS-e in Brasilia ausgestellt?

Das Wirtschaftsministerium des Föderalen Distrikts hat angekündigt, dass es ab dem 1. November 2022 das System zur Verwaltung, Prüfung und Erhebung von Steuerdienstleistungen - ISS - einführen wird. Bei der Umstellung wird ein proprietäres Modell der elektronischen Dienstleistungsrechnung (NFS-e) verwendet. Das neue System wird die Ausstellung von NFS-e über Online- oder Webservice ermöglichen. 

Der NFS-e wird nach dem XML-Standard erstellt. Für die Webservice-Kommunikation mit der Stadtverwaltung von Brasilia wird die Version 2.04 des nationalen Standards des brasilianischen Verbands der Finanzsekretariate (ABRASF) verwendet, um die Kommunikation zwischen Steuerzahlern und Kommunen durch einen einzigen NFS-e-Standard zu standardisieren.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Das CT-e ist ein elektronisches Dokument, mit dem der Transport von Waren registriert wird. Es ist für in Brasilien tätige Gütertransport- und Logistikunternehmen obligatorisch. Das CT-e erleichtert die Rückverfolgbarkeit und Kontrolle von Transportvorgängen und ermöglicht es den Steuerbehörden, die Rechtmäßigkeit von Transaktionen zu überprüfen und die Einhaltung der Vorschriften für den Güterverkehr sicherzustellen.

Genehmigte Version CT-e XML 4.0 en Brasil

Der Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) hat mit dem ATO COTEPE 123 vom 6. Dezember 2022 das neue Manual de Orientações do Contribuinte genehmigt, was die Annahme der neuen Version 4.0 des XML CT-e bedeutet.

Das CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) ist das elektronische Steuerdokument, das in Brasilien zur Dokumentation des Warentransports verwendet wird.

Die Aktualisierung des CT-e betrifft Unternehmen, die CT-e, CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços) und GTVe (Guia de Transporte de Valores Eletrônica) ausstellen und empfangen.

Änderungen in der neuen Version CT-e XML 4.0
Die wichtigsten Änderungen, die mit der neuen Version von CT-e XML 4.0 eingeführt wurden, sind folgende: 

• Konsolidierung der technischen Belege MOC 3.00b
• Entfernung der Kopfzeile SOAP der web service
• Entfernung der CTe der  Ablehnung und Annullierung (Denegación / Cancelación)
• Entfernung Asynchroner Autorisierungsservice (Servicio de Autorización Asíncrono)
• Erweiterung der Numerischen Reihenfolge 
• Eiminierung des Services der Nichtnutzung (servicio de Inutilización)

Die von der Secretaria da Fazenda (SEFAZ) eingerichtete Testumgebung ist seit April 2023 für Unternehmen, die sich anschließen möchten, in Betrieb. Ebenso ist die Produktionsumgebung seit Juni 2023 für Beförderungsunternehmen verfügbar, die ihre CT-e bereits im neuen Format ausstellen möchten.

Vorteile der e-Rechnung in Brasilien

Die elektronische Rechnungsstellung in Brasilien über NF-e, NFS-e und CT-e bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen:

• Kostensenkung: Wegfall der Kosten, die mit dem Druck und der Lagerung physischer Dokumente verbunden sind.
• Agilität und Effizienz: Automatisierte Prozesse, die den Zeitaufwand für die Verwaltung von Steuerdokumenten reduzieren.
• Steuerliche Kontrolle: Größere Transparenz und Einhaltung der steuerlichen Pflichten.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Brasilien war ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Modernisierung des brasilianischen Steuersystems. Sie erleichtert den Geschäftsverkehr und fördert ein effizienteres und wettbewerbsfähigeres Unternehmensumfeld.

EDICOM: Integrierte Lösung für NF-e, NFS-e und CT-e Übertragung und Empfang

EDICOM ist ein Technologiepartner, der auf Lösungen für den elektronischen Datenaustausch (EDI) und die elektronische Rechnungsstellung spezialisiert ist. Das Unternehmen zeichnet sich durch seine große Anpassungsfähigkeit aus und bietet maßgeschneiderte Lösungen für alle globalen Anforderungen. Diese Agilität ist das Ergebnis unseres effektiven Change Managements, das es uns ermöglicht, uns schnell an jeden Kunden anzupassen.

Unsere internationale E-Invoicing-Plattform implementiert spezifische Funktionen zur Integration Ihrer Verwaltungs- und Buchhaltungssysteme mit den lokalen Anforderungen der einzelnen Länder, in denen wir tätig sind. Vereinfachen und rationalisieren Sie die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen mit einem globalen Anbieter, der in der Lage ist, Dokumente zu integrieren, syntaktisch zu validieren, rechtlich zu validieren und aufzubewahren.

Vorteile der Internationalen EDICOM Compliance Platform

Erfüllen Sie die verschiedenen Anforderungen der Regierungsbehörden in den Ländern, in denen Sie tätig sind, von einer einzigen integrierten Plattform aus. EDICOM bietet Lösungen zur Vereinfachung und Beschleunigung der Ausstellung und des Empfangs elektronischer Rechnungen, die die Einhaltung der Steuervorschriften in jedem Land gewährleisten.

• Integration: Unsere Integrationslösung ist so konzipiert, dass sie direkt mit dem ERP Ihres Unternehmens verbunden werden kann und genaue Zuordnungen ermöglicht, die die im System generierten Informationen automatisch in das von den einzelnen Steuerbehörden geforderte elektronische Format übersetzen. Dazu gehört auch die Erstellung von Dokumenten in XML, UBL, SAF-T und anderen Standards, um eine effiziente Datenübermittlung zu gewährleisten.
• Sicherheit: Nach der ersten Validierung wenden wir eine Reihe von Mechanismen an, um die Rechtsgültigkeit der elektronischen Nachrichten zu gewährleisten. Dazu gehören fortgeschrittene elektronische Signaturen, chronologische Validierungen und andere Zertifikate, die für die rechtliche Anerkennung der Dokumente erforderlich sind. Wir bereiten jedes Dokument sorgfältig und sicher für den Versand vor.
• Validierung: Die Daten werden einer strengen syntaktischen und semantischen Validierung unterzogen, um sicherzustellen, dass sie mit den Spezifikationen und Vorschriften des Ziellandes übereinstimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente korrekt und genau sind, bevor sie den zuständigen Behörden vorgelegt werden.
• Konnektivität: Unsere Plattform verwaltet effizient den Versand von Nachrichten an die Steuerbehörden und die Endempfänger, wobei für jede Art der Übermittlung die entsprechenden Protokolle verwendet werden (WebService, AS2, HTTPS, FTP usw.). Wir garantieren die Sicherheit und Integrität der Daten während des gesamten Kommunikationsprozesses.
• Speicherung: Die MwSt.-Bücher und -Bescheide werden in unseren elektronischen Speichersystemen archiviert, um die langfristige Integrität und Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten. Wir halten die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften ein und bieten bei Bedarf schnellen und sicheren Zugriff auf diese Unterlagen.
• Benutzerumgebungen: Ofrecemos múltiples entornos de usuario adaptados a los procesos específicos de cada país en el que opera su organización. Este enfoque personalizado garantiza una experiencia eficiente y compatible con los requisitos locales de las distintas jurisdicciones.

Wenn Sie mehr über die elektronische Rechnungsstellung in Brasilien erfahren möchten, wenden Sie sich gerne an unser Expertenteam.