Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung in Brasilien (NF-e, NFS-e, NFCom und CT-e)?

Die elektronische Rechnung in Brasilien ist ein konsolidiertes System, das die Steuerverwaltung und den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen optimiert hat. Ihre Verwendung ist obligatorisch und umfasst je nach Art der Transaktion unterschiedliche Dokumente: die Nota Fiscal Electrônica (NF-e) für den Kauf und Verkauf von Waren, die Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) für die Erbringung von Dienstleistungen, die Nota Fiscal de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom) für den Telekommunikationssektor und die Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) für den Transport von Waren. Jedes dieser Dokumente erfüllt eine bestimmte Funktion innerhalb des brasilianischen Steuersystems und sorgt für mehr Effizienz und Transparenz in den Geschäftsprozessen.

Merkmale des elektronischen Rechnungsstellungssystems in Brasilien

Das System der elektronischen Rechnungsstellung in Brasilien zeichnet sich durch seine Komplexität und Fragmentierung aus, da die Anforderungen je nach Art des Vorgangs und der Gerichtsbarkeit, in der das Dokument ausgestellt wird, unterschiedlich sind. Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen die Unternehmen die Besonderheiten der einzelnen Rechnungsarten (NF-e, NFS-e, NFCom und CT-e) kennen.

Trotz dieser Vielfalt an elektronischen Dokumenten gibt es gemeinsame Elemente bei allen Arten von elektronischen Rechnungen:

• Elektronische Signatur: Elektronische Rechnungen müssen elektronisch signiert werden, um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten.
• XML-Format: Die Dokumente werden im XML-Format erstellt, das entsprechend den technischen und steuerlichen Anforderungen der einzelnen Vorgänge strukturiert ist.
• Vorvalidierung: Die Steuerbehörden müssen jedes Dokument validieren, bevor es im Geschäftsverkehr verwendet werden kann.
• Elektronische Aufbewahrung: Die Rechnungen müssen mindestens fünf Jahre lang sicher aufbewahrt werden.

Arten von elektronischen Rechnungen in Brasilien

In Brasilien gibt es mehrere Arten von elektronischen Rechnungen (NF-e, NFS-e, NFCom und CT-e), die jeweils für unterschiedliche Arten von Transaktionen und Steuerpflichten konzipiert sind.

Elektronischer Steuerbescheid (NF-e)

Die Nota Fiscal Electrônica (NF-e) ist ein digitales Dokument, das die physische Rechnung beim Verkauf und Kauf von Waren oder Produkten ersetzt. Ihr Zweck ist die Aufzeichnung von Handelsgeschäften zwischen Unternehmen und die Erleichterung der Steuerkontrolle im nationalen Hoheitsgebiet. Im Folgenden wird der Prozess der Ausstellung und Validierung der NF-e für Warenverkaufstransaktionen in Übereinstimmung mit den festgelegten Anforderungen beschrieben:

• Erzeugung: Das ausstellende Unternehmen extrahiert die Daten aus seinem ERP-System, um eine XML-Datei mit den Transaktionsinformationen zu erstellen.
• Elektronische Signatur: Das Dokument wird elektronisch mit einem digitalen Zertifikat unterzeichnet.
• Übermittlung an die SEFAZ: Die XML-Datei wird über Web Services an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) übermittelt.
• Validierung und Autorisierung: Die SEFAZ prüft die Gültigkeit des Dokuments und erteilt eine Genehmigung zur Verwendung.
• Ausstellung des DANFE: Mit der zugelassenen NF-e wird das Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) erstellt, das die Waren während des Transports begleiten muss.
• Zustellung an den Empfänger: Die NF-e wird dem Käufer elektronisch zugestellt.

Elektronische Dienstleistungsrechnung (NFS-e)

Die elektronische Nota Fiscal de Servicios Electrónica (NFS-e) ist das elektronische Dokument, das der Dienstleistungsrechnung entspricht und zur Erfassung von Dienstleistungstransaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern verwendet wird. Die Ausstellung der NFS-e wird von den Gemeinden geregelt, was angesichts der Autonomie, die sie bei der Vorbereitung ihrer Steuererhebungsverfahren haben, zu einer großen Vielfalt an Standards und Anforderungen geführt hat. Um das Verfahren zu vereinheitlichen und die Ausstellung der NFS-e im ganzen Land zu vereinfachen, hat die Regierung ein nationales NFS-e-System eingerichtet, dessen Einführung ab 2026 obligatorisch sein wird.

Merkmale des nationalen NFS-e-Systems

Dieses System ermöglicht eine größere Interoperabilität und verringert den Verwaltungsaufwand für Unternehmen, die in verschiedenen Rechtsordnungen tätig sind.

• Einheitliches XML-NFS-e-Format für alle Gemeinden.
• Vereinfachte Ausstellung über das Webportal und offizielle mobile Anwendungen.
• Ausstellung über API durch die Verbindung der Geschäftssysteme der Steuerzahler mit den Servern des nationalen Finanzsekretariats (SEFIN).
• Declaração de Prestação de Prestação de Serviço (DPS): Vorheriges Dokument, das an SEFIN zur Genehmigung und Umwandlung in eine NFS-e gesendet wird. 
• NFS-e-Ereignisse: Möglichkeit der Registrierung von Ereignissen in einer bereits genehmigten NFS-e, wie z. B.: Stornierung, Ersetzung, Berichtigungsschreiben, u. a. 
• Documento Nacional de Arrecadação (DNA): Dokument für die Erhebung der ISSQN-Steuern (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza), gültig für alle am System teilnehmenden Gemeinden. 
• Ambientes de Dados Nacional (DNA): Nationale Datenbank für die in diesem System genehmigten NFS-e. 
• Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: Umgebung für die Konsultation von Dokumenten, die neben anderen Abfragen im System erstellt wurden.

Rechnung für elektronische Kommunikationsdienste (NFCom)

Der Steuerhinweis für elektronische Kommunikationsdienste (NFCom) wurde durch die am 7. April 2022 verabschiedete SINIEF-Anpassung 07/22 eingeführt, um die Ausstellung von Rechnungen im Kommunikations- und Telekommunikationssektor zu vereinfachen. Später, mit der Veröffentlichung der SINIEF-Anpassung Nr. 34/24, wurde der Beginn der verbindlichen Umsetzung auf nationaler Ebene auf den 1. November 2025 festgelegt. Mit ihrer Einführung soll der Prozess der Rechnungsausstellung vereinfacht und modernisiert werden, indem die zuvor verwendeten Modelle 21 und 22 ersetzt werden.

Derzeit müssen die Unternehmen des Sektors monatliche Dateien im XML-Format (CAT 79) erstellen und diese manuell auf dem Portal der Steuerbehörde zur Prüfung einreichen. Mit der NFCom wird das Verfahren dem der Nota Fiscal Electrônica (NF-e) entsprechen und für mehr Effizienz und Automatisierung sorgen. Die wichtigsten Merkmale der NFCom sind:

• Erstellung im nationalen Standard-XML-Format.
• Elektronische Signatur mit digitalem Zertifikat.
• NFCom-Ereignisse: Registrierung von Änderungen, Stornierungen oder Ersetzungen von Rechnungen.
• Grafische Darstellung mit Hilfe von DANFE NFCom.
• Obligatorische Aufbewahrung für fünf Jahre.
• Übermittlung des XML und des DANFE NFCom über einen abgestimmten Kommunikationskanal zwischen den Parteien oder per E-Mail.

Elektronischer Frachtbrief (CT-e)

Das Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) ist das elektronische Dokument, das zur Registrierung und Kontrolle des Gütertransports in Brasilien verwendet wird. Das CT-e erleichtert die Rückverfolgbarkeit von Transportvorgängen und ermöglicht es den Steuerbehörden, Transaktionen zu überprüfen und die Einhaltung der Vorschriften für den Güterverkehr sicherzustellen. 

Für die Ausstellung erstellt das Transportunternehmen eine Datei im Format XML 4.0, die alle Einzelheiten der Sendung enthält. Das Dokument wird dann elektronisch signiert und zur Validierung und Genehmigung an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) gesendet. Nach der Genehmigung wird das Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) ausgestellt, das die Fracht während des gesamten Transports physisch begleiten muss. Der Einsatz von CT-e optimiert das Logistikmanagement, senkt die Verwaltungskosten und verbessert die Effizienz der steuerlichen Kontrolle des Gütertransports im Lande.

Anforderungen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in Brasilien

In Brasilien ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen ein geregeltes Verfahren, das die Einhaltung bestimmter technischer und steuerlicher Anforderungen erfordert. Obwohl jede Art von elektronischer Rechnung spezifische Besonderheiten aufweist, müssen alle Steuerzahler ein allgemeines Verfahren befolgen, um die Rechtsgültigkeit der Dokumente zu gewährleisten. Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Brasilien gelten die folgenden Anforderungen:

• Digitales Zertifikat erhalten: Es ist zwingend erforderlich, ein digitales Zertifikat zu besitzen, das die elektronische Signatur der Rechnungen ermöglicht und ihre Authentizität garantiert.
• Elektronische Rechnung im XML-Format erstellen: Das Dokument muss gemäß den für jede Art von elektronischer Rechnung (NF-e, NFS-e, NFCom oder CT-e) festgelegten Spezifikationen strukturiert sein.
• Übermittlung der Rechnung an die SEFAZ: Die Dokumente müssen zur Validierung und Autorisierung an die Secretaria da Fazenda (SEFAZ) übermittelt werden, bevor sie in einem Geschäftsvorgang verwendet werden können.
• Weiterleitung der Rechnung an den Empfänger: Nach der Genehmigung muss die elektronische Rechnung dem Kunden in digitaler Form übermittelt werden.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in Brasilien

Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung in Brasilien durch NF-e, NFS-e, NFCom und CT-e hat den Unternehmen und den Steuerbehörden zahlreiche Vorteile gebracht. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Kostensenkung: Durch den Verzicht auf Papier und die Digitalisierung von Prozessen werden die mit dem Druck, der Aufbewahrung und der Verwaltung physischer Dokumente verbundenen Kosten erheblich gesenkt.
• Höhere Flexibilität und Effizienz: Die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses reduziert den Zeitaufwand für die Ausstellung, Validierung und den Versand von Rechnungen und optimiert so die Geschäftsabläufe.
• Steuerliche Kontrolle und Transparenz: Die Validierung von Dokumenten durch die SEFAZ verbessert die Überwachung von Handelsgeschäften, verringert die Steuerhinterziehung und gewährleistet die Einhaltung der steuerlichen Pflichten.
• Sicherheit und Rückverfolgbarkeit: Die obligatorische digitale Signatur und die elektronische Speicherung garantieren die Integrität der Dokumente und erleichtern deren Einsichtnahme im Falle einer Prüfung.

Diese Vorteile optimieren nicht nur die Steuerverwaltung der Unternehmen, sondern stärken auch die Beziehung zu den Steuerbehörden, indem sie die Transparenz und die Standardisierung bei der Einhaltung der Vorschriften fördern.

EDICOM´s globale Plattform der elektronischen Rechnung 

EDICOM ist ein internationaler Maßstab für Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung und bietet eine globale Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, die Ausstellung und den Empfang elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den Vorschriften des jeweiligen Landes zu automatisieren. Im Falle Brasiliens integriert die EDICOM-Plattform die Erstellung, den Versand und die Validierung von NF-e-, NFS-e-, NFCom- und CT-e-Steuerdokumenten und gewährleistet die Einhaltung der von der Secretaria da Fazenda (SEFAZ) festgelegten Anforderungen.

Dank seiner fortschrittlichen Technologie ermöglicht es EDICOM den Unternehmen, ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren, indem es den Arbeitsablauf automatisiert, manuelle Fehler reduziert und eine reibungslose Integration in ERP-Systeme gewährleistet. Darüber hinaus bietet die Plattform elektronische Speicherdienste, die die Verwaltung und den Abruf elektronischer Dokumente gemäß den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen erleichtern.

Als Spezialist für elektronische Rechnungsstellung bietet EDICOM seinen Kunden eine skalierbare Lösung, die sich an verschiedene Vorschriften anpassen lässt und es ihnen ermöglicht, effizient auf internationalen Märkten zu agieren und dabei die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.