Deutschland: B2G e-Invoicing in den deutschen Bundesländern

Deutschland hat die elektronische Rechnungsstellung in den öffentlichen Verwaltungen nach einem Zeitplan eingeführt, der die B2G-Rechnungsstellung in den Bundesländern verbindlich vorschreibt.

Die elektronische Rechnungsstellung im deutschen B2G-Bereich (Business to Government) ist Realität. Das Land hatte sein Rechnungsstellungssystem angepasst, um es mit den Anforderungen der Europäischen Union kompatibel zu machen, die in der EU-Richtlinie 2014/55 festgelegt sind. Ziel der Richtlinie war es, einen europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung zu schaffen, um die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Mitgliedstaaten zu gewährleisten.

Der nationale Prozess in Deutschland verlief parallel zu dem der 16 Bundesländer, die jeweils über die gesetzgeberische Autonomie verfügen, die europäische Richtlinie auf ihre Weise umzusetzen.

Die Bekämpfung des Steuerbetrugs ist eines der Hauptziele der neuen Regierung. Sie schlägt die Einführung eines neuen nationalen MwSt-Erklärungssystems zur Erstellung, Prüfung und Übermittlung von Rechnungen vor. Die Regierung beabsichtigt, das Steuersystem und die bestehende Kommunikation zwischen der öffentlichen Verwaltung und den Unternehmen zu modernisieren.

B2G e-Invoicing in Deutschland und die Richtlinie 2014/55/EU

Die europäische Richtlinie 2014/55/EU fordert, dass alle Behörden der Mitgliedsstaaten in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen gemäß der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) festgelegten Norm 434 EU NORM 16931 zu empfangen und zu verwalten.

Um die Richtlinie zu erfüllen, setzt Deutschland, wie die anderen EU-Mitgliedsstaaten, die europäische Verordnung durch die Ausarbeitung nationaler Gesetze um.  Die deutsche Regierung hat zu diesem Zweck das E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungsverordnung erlassen.

Als die Veröffentlichung der europäischen Rechnungsstellungsnorm vom 27. Mai 2017 auf den 18. Oktober 2017 verschoben wurde, gewährte das Europäische Parlament eine Verlängerung der Fristen. Diese Verlängerung wurde in die nationalen Gesetze der Länder aufgenommen, die sie beantragt haben, darunter auch Deutschland. Dies bedeutet, dass der Zeitplan für die Anwendung von B2G e-invoicing in Deutschland wie folgt aussieht:

• 18.04.2019: B2G e-Invoicing verpflichtend für den Empfang auf nationaler Ebene.
• 04/18/2020: B2G e-Invoicing verpflichtend für den Empfang auf regionaler und kommunaler Ebene.
• 11/27/2020: B2G E-Invoicing verpflichtend für den Versand auf Bundesebene.

Bis zum 18. April 2020 hatten die 16 Bundesländer der Bundesrepublik Deutschland ihre eigenen Umsetzungen, da das E-Rechnungs-Gesetz sie ermächtigt, eigene Umsetzungsverordnungen zu erlassen.

Mehr lesen über B2B E-Rechnung in Deutschland.

B2G e-Invoicing Status auf nationaler Ebene in Deutschland

Was das Modell der elektronischen Rechnungsstellung auf zentraler Ebene betrifft, so wurde mit der E-Rechnungsverordnung die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) geschaffen, die für die Erstellung einer standardisierten Rechnung zuständig ist, die den Anforderungen der EN 16931 entspricht. Die Spezifikationen für elektronische Rechnungen sind in der Core Invoice User Specification (CIUS) festgehalten.

Das Format für elektronische Rechnungen der Zentralregierung in Deutschland ist in der Core Invoice User Specification (CIUS) festgelegt. Es werden zwei Formate akzeptiert: das nationale ZUGFeRD 2.1.1 und das PEPPOL UBL, genannt XRechnung 2.0.0.
Die akzeptierten Mitteilungen sind:

• Handbuch
• E-Mail
• De-Mail
• WebService
• Peppol

Die Regierung hat auch eine nationale zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) eingerichtet. Die Plattform wird als Vermittler zwischen den Liefranten und der zentralen Verwaltung fungieren.

Die Kommunikation über die europäische Infrastruktur PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist noch nicht in Betrieb. Die für das PEPPOL-Netz in Deutschland zuständige Behörde ist KoSIT.

Was ist ZUGFeRD?

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Auch die Cross-Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) werden ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt. Für die Entwicklung und Pflege des ZUGFeRD-Standards ist das "Forum Elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) zuständig.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums Elektronische Rechnung Deutschland) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF-Dokument (PDF/A-3). Das bedeutet, dass die Rechnung immer in Form eines PDF-Dokuments versendet wird, das die visuelle Komponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird innerhalb des PDF auch eine identische Mehrfachkopie derselben Rechnung (XML) versendet, so dass eine elektronische Verarbeitung der Rechnung mit den strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das firmenspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld im XRechnung-Nachrichtenformat und ein optionales Feld im ZUGFeRD 2.1.1 (XRechnung-Profil) Format. Sie dient der sicheren Identifizierung des Empfängers eines Dokuments im vielfältigen Ökosystem der deutschen elektronischen Rechnungsstellung. Der Code wird nur für Rechnungen an öffentliche Stellen verwendet, die auch eine Empfangsplattform wie ZRE oder OZG-RE nutzen.

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Code zur Identifizierung der Empfänger von B2G-Dokumenten, die an Rechnungsempfangsplattformen gesendet werden. Sie ist ein Pflichtfeld, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), der für die Entwicklung der standardisierten Rechnung zuständigen Stelle, vorgegeben wird. Es muss vom Auftragnehmer, in diesem Fall der öffentlichen Verwaltung, an den Aussteller der elektronischen Rechnung übermittelt werden. Der Rechnungsaussteller fügt es vor dem Versand in das Dokument ein.
Es müssen zwei Leitweg-ID-Codes angegeben werden. Der erste ist ein technischer Code, der die Plattform des Käufers identifiziert, z. B. die ZRE-Plattform für den Rechnungsempfang der Zentralverwaltung. Der zweite Code ist ein kommerzieller Code und wird vom Käufer bei jedem neuen Vertrag oder jeder neuen Bestellung angegeben.

B2G e-Invoicing Status auf regionaler Ebene in Deutschland

Aufgrund des dezentralen Charakters des deutschen Rechnungssystems hat sich dessen Einführung in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich entwickelt.

Jedes Bundesland hat seine eigene Umsetzung der europäischen Richtlinie in Form einer Rechtsverordnung veröffentlicht, die Kommunikationssysteme, Formate und Einstiegspunkte für die elektronische Rechnungsstellung mit regionalen und kommunalen Behörden regelt. Die letzte Frist für die Veröffentlichung dieser Verordnungen war der 18. April 2020. 

Die Bundesländer können wählen, ob sie dem CIUS-Modell folgen oder einen eigenen E-Invoicing-Standard entwickeln wollen. Es steht ihnen auch frei zu entscheiden, ob sie die ZRE-Plattform des Bundes nutzen oder ein anderes System verwenden wollen. Die einzige Anforderung an die Länder besteht darin, dass sie, wenn sie ihren eigenen Webdienst einführen, auch eine Peppol-Anbindung anbieten müssen.

B2G E-Invoicing in Baden-Württemberg

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EgovG BW).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ErechVOBW)
• Empfang von elektronischen Rechnungen über ein zentrales Portal.
• Die möglichen Kommunikationskanäle sind: Web-Upload, E-Mail und PEPPOL.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Bayern

• Umsetzung durch das Bürgerservice - BayDiV: Verordnung über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerische Digitalverordnung – BayDiV) Vom 11. Juli 2023 (GVBl. S. 464) BayRS 206-1-1-D (§§ 1–13) (gesetze-bayern.de)
• Lokale Verordnung: Bayrische E-Government Verordnung - BayEGovV
• Dezentralisierter Rechnungsempfang
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Niedersachen

• Umsetzung durch das Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG).
• Lokale Verordnung: Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal Zentrale E-Poststelle.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, E-Mail, zukünftig PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Berlin

• Umsetzung durch das Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung (E-RechV).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Brandenburg

• Umsetzung durch das Brandenburgeisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG).
• Lokale Verordnung: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Bremen

• Umsetzung durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen.
• Lokale Verordnung: Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungs-VO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal “zERIKA”.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards
• Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung müssen elektronische Rechnungen ausstellen

B2G E-Invoicing in Hessen

• Umsetzung durch das E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Lokale Verordnung: E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Dezentralisierter Rechnungsempfang
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, zukünftig auch PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Hamburg

• Umsetzung durch das Gesetz zur Weiterentwicklung des digitalen Finanzmanagements in Hamburg und zur Änderung haushaltsrechtlicher Vorschriften.
• Empfang der Rechnungen über ein zentrales Portal.
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail und DE-Mail
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Mecklenburg-Vorpommern

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EgovG M-V) (noch nicht verabschiedet)
• Verordnung ERechV Mecklenburg-Vorpommern.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Webupload, E-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Sachsen

• Umsetzung durch das Sächsisches E-Government -Gesetz.
• Lokale Verordnung: Sächsisches E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, DE-Mail, Webservice und PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing im Saarland

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Saarland (EGovSL)
• Lokale Verordnung: E-rechnungsverordnung Saarlabd (E-RechVO SL)
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, Webservice, zukünftig auch PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Nordrhein-Westfahlen

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovNRW).
• Lokale Verordnung: Verordnung zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs nach § 7a des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen.
• Empfang von Rechnungen über das Portal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz).
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, zukünftig auch PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Rheinland-Pfalz

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungs-Verordnung RLP
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz)
• Mögliche Übertragungskanäle: Webupload, E-Mail, zukünftig auch PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Sachsen-Anhalt

• Umsetzung durch das E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt - ERG LSA
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung LSA
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale E-Rechnungsportal.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, E-Mail, DE-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Schleswig-Holstein

• Umsetzung durch das Landesverwaltungsgesetz - LVwG
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung (ERechVO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, DE-Mail, Webservice, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Thüringen

• Umsetzung durch das Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG).
• Lokale Verordnung: Thüringer E-Rechnungs-Verordnung (ThüringerERechVO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, PEPPOL
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

Als Mitglied des Verbands elektronischer Rechnungen gehört Edicom dem Arbeitskreis Verzeichnisdienst an

Edicom ist seit 2018 Mitglied im Verband elektronischer Rechnung (VeR), um sich an der Weiterentwicklung der elektronischen Rechnung in Deutschland zu beteiligen.

Im Rahmen des Arbeitskreises ‚Verzeichnisdienst‘ hat Edicom, zusammen mit weiteren VeR-Mitgliedern, einen Vorschlag zur Entwicklung eines Leitweg-ID-Verzeichnisses ausgearbeitet. Dieses Verzeichnis vereinfacht die Einführung der elektronischen Rechnung für Auftragnehmer und für Auftraggeber öffentlicher Aufträge. 

Der Arebitskreis hat der VeR-Hauptversammlung bereits einen Vorschlag unterbreitet, um die Realisierung des Projekts zu fördern.

E-Invoicing-Lösungen, um in Deutschland immer auf dem aktuellen Stand sein

EDICOM, ein auf EDI (Electronic Data Interchange) und elektronische Rechnungsstellung spezialisierter Technologiepartner, verfügt über eine Datenverarbeitungs- und Kommunikationslösung für die Ausstellung von Rechnungen nach den Vorgaben der öffentlichen Verwaltungen, die auch für B2B-Beziehungen gilt.

EDICOM hat die globale e-Invoicing-Plattform mit Multistandard-Fähigkeiten entwickelt, die es ermöglicht, jede Rechnung in die von den deutschen Behörden definierten Standards XRechnung oder ZUGFeRD zu transformieren.

Die Lösung gewährleistet die Erstellung, Speicherung und Übermittlung von elektronischen Dokumenten nach deutschem Recht. Sie ist vollständig automatisiert und stellt elektronische Rechnungen mit einer einzigen, in dem ERP-System des Unternehmens integrierten Lösung aus und empfängt sie.

Außerdem ist EDICOM als Access Point für die PEPPOL-Plattform zertifiziert, wodurch eine Verbindung sowohl mit deutschen, als auch mit allen europäischen öffentlichen Verwaltungen garantiert werden kann.
Eine der Service der Plattform ist ihre ständige Aktualisierung: EDICOM verwaltet aktiv das Know-how seiner Lösung, um diese ständig auf dem neuesten Stand zu halten und an die Änderungen der Vorschriften anzupassen, die in den verschiedenen, integrierten Ländern regelmäßig vorgenommen werden (Formate, Steuerkontrollverfahren, Kommunikation, Signaturen usw.). Dies macht EDICOM’s Plattform zu einer Lösung, die in der Lage ist, jede Veränderung bezüglich der E-Invoicing Entwicklungen in Deutschland schnell umzusetzen.