Deutschland: Die e-Rechnung in den Deutschen Bundesländern

Die europäische Richtlinie 2014/55/EU fordert, dass alle öffentlichen Verwaltungen in den Mitgliedsstaaten in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen gemäß der vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) festgelegten Norm 434 EU NORM 16931 zu empfangen und zu verwalten.

Um der Richtlinie nachzukommen, muss Deutschland, wie alle anderen EU-Mitgliedsstaaten auch, die europäischen Vorgaben durch nationale Gesetze umsetzen.  Zu diesem Zweck hat die deutsche Regierung das nationale E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungsverordnung erlassen.

Der Zeitplan für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung B2G in Deutschland sah wie folgt aus:

• 18/04/2019: Obligatorischer Erhalt der elektronischen Rechnungen B2G auf nationalet Ebene.
• 18/04/2020: Obligatorischer Erhlat der elektronischen Rchnungen auf regionaler und komunaler Ebene.
• 11/27/2020: Verpflichtende Ausstellung der e-Rechnung B2G auf Bundesebene.

EDICOM ist seit 2018 Mitglied im VeR (Verband elektronischer Rechnung), um über die deutschen Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung auf dem Laufenden zu bleiben. 

Die Arbeit des Workshops, der sich aus verschiedenen E-Invoicing-Anbietern des Landes zusammensetzte, bestand darin, einen Vorschlag für die Schaffung eines Leitweg-ID-Verzeichnisses zu analysieren und auszuarbeiten. Dieses Verzeichnis würde die elektronischen Prozesse für Kunden, Lieferanten und öffentliche Verwaltungen auf allen Ebenen erleichtern. 

E-Invoicing im B2B-Bereich ab 2027

Nach der Zustimmung des Bundestages hat der Bundesrat am 22. März 2024 das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ab Januar 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € und ab Januar 2028 für Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 € verbindlich vorschreibt.

Alle Unternehmen müssen jedoch ab Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. 

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B2G e-Rechnung auf nationaler Ebene

Was das E-Rechnungs-Modell auf zentraler Ebene betrifft, so wurde mit der E-Rechnungsverordnung die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) geschaffen, die für die Erstellung einer standardisierten Rechnung zuständig ist, die die Anforderungen der EN 16931 erfüllt. 

Das elektronische Rechnungsformat der Zentralverwaltung in Deutschland ist in der Basic Invoice User Specification (CIUS) definiert. Es werden zwei Formate akzeptiert: das nationale ZUGFeRD und das Peppol UBL, genannt XRechnung.

Die erlaubten Kommunikationen sind:

• Manuell
• E-Mail
• Correo electrónico
• WebService
• Peppol. Die für das Peppol-Netz in Deutschland zuständige Behörde ist KoSIT.

Die Regierung hat auch eine nationale zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) eingerichtet. Die Plattform wird als Vermittler zwischen den Lieferanten und der zentralen Verwaltung fungieren.

B2G e-Invoicing auf regionaler Ebene

Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes gibt den Bundesländern die Befugnis, eigene Umsetzungsverordnungen zu erlassen.

Der nationale Prozess in Deutschland verlief parallel zu dem der 16 Bundesländer, die jeweils ihre eigene Gesetzgebungsautonomie zur Umsetzung der europäischen Richtlinie haben.

Die Entwicklung von E-Invoicing hängt davon ab, dass jedes Bundesland seine eigene Umsetzung der europäischen Richtlinie durch ein Verordnungsgesetz veröffentlicht:

• Die Kommunikationssysteme.
• Formate.
• Eingangspunkte für e-Rechnungen bei regionalen und kommunalen Verwaltungen.

Die Bundesländer können wählen, ob sie dem Modell der Core Invoice User Specification (CIUS) oder einem eigenen Standard für die elektronische Rechnungsstellung folgen wollen. Sie können auch frei entscheiden, ob sie die Plattform des Zentralen Rechnungseingangsportals OZG-RE nutzen wollen oder ob sie andere Systeme bevorzugen.

Die einzige Vorgabe für die Bundesländer ist, dass sie, wenn sie einen eigenen Webdienst entwickeln, auch die Peppol-Anbindung anbieten müssen.

Was ist ZUGFeRD?

Das Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist für die Entwicklung und Pflege des ZUGFeRD-Standards verantwortlich.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums Elektronische Rechnung Deutschland) die im XML-Format strukturierten Rechnungsdaten in ein PDF-Dokument (PDF/A-3). Das bedeutet, dass die Rechnung immer als PDF-Dokument versendet wird, welches die visuelle Komponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein identisches Exemplar derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDFs mitgeschickt.  Die elektronische Rechnungsverarbeitung ist unter Verwendung der strukturierten Rechnungsdaten möglich.

Ein wichtiger Schritt für den Ausbau des E-Invoicing im B2G-Bereich ist die Aktualisierung der ZUGFeRD E-Invoice-Vorlage, die sowohl mit der europäischen Norm EN 16931 als auch mit der französischen Factur-X 1.0 kompatibel ist.

Was ist XRechnung?

Neben dem aktualisierten ZUGFeRD-Format wird als Standard für elektronische Rechnungen im B2G-Verkehr das nationale XRechnung-Format verwendet. Dieses Format ist für zentrale, regionale und lokale Behörden obligatorisch. Es besteht aus einer XML-Datendatei, die die erforderlichen Rechnungsdaten enthält. 

Der Standard wurde in Anlehnung an die europäische Norm EN 16931 erstellt und ist seit November 2020 zur Verwendung freigegeben. ZUGFeRD kann im B2B-, B2G- und B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden.

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt und entwickelt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrates. Darüber hinaus koordiniert die KoSIT die Weiterentwicklung von XRechnung mit Hilfe von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist ein eindeutiger Code zur Identifizierung von Empfängern von B2G-Dokumenten, die an Rechnungsempfangsplattformen in Deutschland gesendet werden. Der Code wird für Rechnungen verwendet, die an öffentliche Stellen gerichtet sind, die ebenfalls eine Empfangsplattform wie ZRE oder OZG-RE nutzen. 

Es handelt sich um ein Pflichtfeld, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), der für die Entwicklung der standardisierten Rechnung zuständigen Stelle, vorgegeben wird. Es muss von der öffentlichen Verwaltung an den Aussteller der elektronischen Rechnung übermittelt werden. Dieser fügt sie in das Dokument ein, bevor er es versendet.

Es müssen zwei Leitweg-ID-Codes angegeben werden. Der erste ist ein technischer Code, der die Plattform des Käufers identifiziert, zum Beispiel die ZRE-Plattform für den Empfang von Rechnungen der Zentralverwaltung. Der zweite Code ist ein kommerzieller Code und wird vom Käufer bei jedem neuen Vertrag oder jeder neuen Bestellung angegeben.

EDICOM e-Rechnungs Lösung in Deutschland

EDICOM, ein auf EDI (Electronic Data Interchange) und elektronische Rechnungsstellung spezialisierter Technologiepartner, verfügt über eine Datenverarbeitungs- und Kommunikationslösung für die Ausstellung von Rechnungen nach den Vorgaben der öffentlichen Verwaltungen, die auch für B2B-Beziehungen gilt.

EDICOM hat die globale e-Invoicing-Plattform mit Multistandard-Fähigkeiten entwickelt, die es ermöglicht, jede Rechnung in die von den deutschen Behörden definierten Standards XRechnung oder ZUGFeRD zu transformieren.

Die Lösung gewährleistet die Erstellung, Speicherung und Übermittlung von elektronischen Dokumenten nach deutschem Recht. Sie ist vollständig automatisiert und stellt elektronische Rechnungen mit einer einzigen, in dem ERP-System des Unternehmens integrierten Lösung aus und empfängt sie.

Außerdem ist EDICOM als Access Point für die PEPPOL-Plattform zertifiziert, wodurch eine Verbindung sowohl mit deutschen, als auch mit allen europäischen öffentlichen Verwaltungen garantiert werden kann.
Eine der Service der Plattform ist ihre ständige Aktualisierung: EDICOM verwaltet aktiv das Know-how seiner Lösung, um diese ständig auf dem neuesten Stand zu halten und an die Änderungen der Vorschriften anzupassen, die in den verschiedenen, integrierten Ländern regelmäßig vorgenommen werden (Formate, Steuerkontrollverfahren, Kommunikation, Signaturen usw.). Dies macht EDICOM’s Plattform zu einer Lösung, die in der Lage ist, jede Veränderung bezüglich der E-Invoicing Entwicklungen in Deutschland schnell umzusetzen.

B2G E-Invoicing in Baden-Württemberg

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EgovG BW).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ErechVOBW)
• Empfang von elektronischen Rechnungen über ein zentrales Portal.
• Die möglichen Kommunikationskanäle sind: Web-Upload, E-Mail und Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Bayern

• Umsetzung durch das Bürgerservice - BayDiV: Verordnung über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerische Digitalverordnung – BayDiV) Vom 11. Juli 2023 (GVBl. S. 464) BayRS 206-1-1-D (§§ 1–13) (gesetze-bayern.de)
• Lokale Verordnung: Bayrische E-Government Verordnung - BayEGovV
• Dezentralisierter Rechnungsempfang
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Niedersachen

• Umsetzung durch das Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG).
• Lokale Verordnung: Niedersächsischen Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal Zentrale E-Poststelle.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, E-Mail, zukünftig Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Berlin

• Umsetzung durch das Berliner E-Rechnungsgesetz (BERG).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung (E-RechV).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Brandenburg

• Umsetzung durch das Brandenburgeisches E-Government-Gesetz (BbgEGovG).
• Lokale Verordnung: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Bremen

• Umsetzung durch das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung in Bremen.
• Lokale Verordnung: Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnungs-VO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal “zERIKA”.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards
• Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung müssen elektronische Rechnungen ausstellen

B2G E-Invoicing in Hessen

• Umsetzung durch das E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Lokale Verordnung: E-Rechnungs-Verordnung Hessen.
• Zentrale Rechnungsannahme der hessischen Landesverwaltung.
• Mögliche Kommunikationskanäle sind ZRE, Peppol, E-Mail.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Hamburg

• Umsetzung durch das Gesetz zur Weiterentwicklung des digitalen Finanzmanagements in Hamburg und zur Änderung haushaltsrechtlicher Vorschriften.
• Empfang der Rechnungen über ein zentrales Portal.
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail und DE-Mail
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Mecklenburg-Vorpommern

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern (EgovG M-V) (noch nicht verabschiedet)
• Verordnung ERechV Mecklenburg-Vorpommern.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Webupload, E-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Sachsen

• Umsetzung durch das Sächsisches E-Government -Gesetz.
• Lokale Verordnung: Sächsisches E-Government-Gesetz-Durchführungsverordnung.
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, DE-Mail, Webservice und Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing im Saarland

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Saarland (EGovSL)
• Lokale Verordnung: E-rechnungsverordnung Saarlabd (E-RechVO SL)
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, Webservice, zukünftig auch Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Nordrhein-Westfahlen

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovNRW).
• Lokale Verordnung: Verordnung zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs nach § 7a des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen.
• Empfang von Rechnungen über das Portal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz).
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, DE-Mail, zukünftig auch Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Rheinland-Pfalz

• Umsetzung durch das E-Government-Gesetz Rheinland-Pfalz (ERechGRP).
• Lokale Verordnung: E-Rechnungs-Verordnung RLP
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal ZRE RLP (E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz)
• Mögliche Übertragungskanäle: Webupload, E-Mail, zukünftig auch Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Sachsen-Anhalt

• Umsetzung durch das E-Rechnungsgesetz Sachsen-Anhalt - ERG LSA
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung LSA
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale E-Rechnungsportal.
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, E-Mail, DE-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Schleswig-Holstein

• Umsetzung durch das Landesverwaltungsgesetz - LVwG
• Lokale Verordnung: E-Rechnungsverordnung (ERechVO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das lokale Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: E-Mail, DE-Mail, Webservice, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards

B2G E-Invoicing in Thüringen

• Umsetzung durch das Thüringer E-Government-Gesetz (ThürEGovG).
• Lokale Verordnung: Thüringer E-Rechnungs-Verordnung (ThüringerERechVO).
• Empfang der elektronischen Rechnungen über das OZG-RE Portal
• Mögliche Übertragungskanäle: Weberfassung, Webupload, E-Mail, Peppol.
• Unterstützte Formate: XRechnung und CEN-konforme Standards