Wie funktioniert die E-Rechnung in Costa Rica?

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) in Costa Rica wurde zwischen 2017 und 2018 vom costa-ricanischen Zentralamt für Steuern (DGT) durch eine schrittweise Implementierung nach Sektoren eingeführt. Seitdem ist der Versand und der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend.

Funktionsweise der E-Rechnung in Costa Rica

Die E-Rechnungen vom Finanzministerium entgegengenommen, validiert und an die Empfänger weitergeleitet. E-Rechnungen werden in Costa Rica als elektronische Belege bezeichnet. 

Alle E-Rechnungen und zugehörigen Dokumente müssen vom Finanzministerium akzeptiert werden, da sie sonst nicht als Nachweis für Steuergutschriften oder abzugsfähige Ausgaben verwendet werden können.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:

• Die Unternehmen senden dem Finanzamt eine XML-Datei einer Rechnung zur Validierung und zum Erhalt der Finanzamtsnachricht.
• Das Finanzamt erhält die Rechnung und hat bis zu drei Stunden Zeit, um sie zu prüfen und eine Empfangsbestätigung über die Annahme oder Ablehnung zu senden. Diese Nachricht begleitet den Versand der Rechnung an die Empfänger.
• Die Empfänger müssen die Rechnung mit einer neuen Nachricht annehmen oder ablehnen.

In Costa Ricas elektronischem Rechnungsfluss gibt es zwei Schlüsselnachrichten, die zusammen mit den E-Rechnungen übermittelt werden.

• Nachricht des Finanzministeriums: Nachricht, die das Finanzministerium als Antwort an die Aussteller der E-Rechnung sendet und in der die Genehmigung oder Ablehnung der Rechnung mitgeteilt wird. Die Validierung durch das Finanzministerium erfolgt zusätzlich zu den semantischen Validierungen (z. B. Beträge oder Adressen) auf syntaktischer Ebene.
• Empfangsnachricht: Nachricht der Empfänger der E-Rechnung an das Finanz-ministerium, mit der die Rechnung akzeptiert, teilweise akzeptiert oder abgelehnt wird.

Gemäß der Verordnung DGT-R-063-2018 muss die Bestätigung oder Ablehnung durch die Empfänger "innerhalb der ersten acht Arbeitstage des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die betreffende Transaktion oder der betreffende Vorgang durchgeführt wurde, an die Generaldirektion für Steuern zur jeweiligen Validierung übermittelt werden; im Falle einer Ablehnung muss eine neue Bestätigungsnachricht gesendet werden".

Alle E-Rechnungen und die dazugehörigen Dokumente müssen vom Finanzministerium akzeptiert werden, da sie sonst nicht als Mittel zur Unterstützung von Steuergutschriften oder als abzugsfähige Ausgaben verwendet werden können.

Voraussetzungen für die Erstellung von E-Rechnungen in Costa Rica

Um elektronische Belege ausstellen zu können, müssen sich die Unternehmen bei der DGT registrieren und über einen Sicherheitsmechanismus verfügen, um die E-Rechnungen zu signieren und so ihre Integrität und Authentizität zu gewährleisten. Dies erfordert:

• Elektronische Unterschrift zur Gewährleistung der Integrität und Authentizität. Die Rechnung muss auf der Grundlage eines von einer internationalen Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikats digital signiert sein.
• Die Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für die Aussteller als auch für die Empfänger für einen Zeitraum von fünf Jahren.    

Definition der E-Rechnungen

E-Rechnungen sind Steuerdokumente, die zum Zeitpunkt des Verkaufs von Waren oder Dienstleistungen erstellt, ausgedrückt und übermittelt werden. 

Arten von E-Rechnungen 

Die E-Rechnung in Costa Rica umfasst insgesamt fünf Dokumente oder Nachrichten, die Teil des Austauschs sind:

• Rechnung: Unterstützt den Verkauf von Waren und die Erbringung von Dienstleistungen.
• Allgemeine E-Rechnung: Elektronischer Beleg, der die Verkäufe in einer Gesamtrechnung aufführt, deren Absender eine allgemeine Steuernummer ist, die dazu dient, die entsprechenden Einkünfte beim Finanzministerium zu erklären, falls die Unternehmen keine E-Rechnung beantragt.
• Elektronische Ausfuhrrechnung: Elektronischer Beleg für die Ausfuhr von Waren und Dienstleistungen ins Ausland.
• Elektronische Einkaufsrechnung: Elektronisches Dokument, das ausgestellt wird, um den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen von Steuerpflichtigen zu bestätigen, die von der Verwendung elektronischer Belege ausgeschlossen sind. Dieses Dokument muss von den Käufern solcher Dienstleistungen oder Waren dem Finanzministerium zur Validierung vorgelegt werden.
• Gutschrift und Belastungsanzeige: Sie ermöglichen es, die buchhalterischen Auswirkungen der Rechnung oder des elektronischen Tickets zu stornieren oder zu ändern, ohne die Informationen auf dem Ausgangsdokument zu verändern.
• Elektronisches Ticket: Elektronischer Gutschein, der den Verkauf von Waren und Dienstleistungen unterstützt und nur für Geschäfte mit Endverbrauchern zugelassen ist.
• Bestätigung der Annahme oder Ablehnung von Dokumenten.

Format der E-Rechnungen

Die E-Rechnungen müssen im XML-Format in Version 4.3 ausgestellt werden. 

Katalog der Waren und Dienstleistungen (CAByS)

Das Finanzministerium und die Zentralbank von Costa Rica haben mit der Erstellung des CAByS-Katalogs für Waren und Dienstleistungen ein Standardverfahren für die Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen eingeführt, die auf nationaler Ebene gehandelt werden. Der CAByS-Katalog gruppiert Waren und Dienstleistungen in hierarchische Kategorien und ordnet jedem dieser Produkte den Umsatzsteuersatz zu, der den geltenden Rechtsvorschriften entspricht. Auf diese Weise müssen die Steuerpflichtigen in den elektronischen Quittungen im Feld "Produkt-/Dienstleistungscode" den Identifikationscode für jede im CAByS-Katalog für Waren und Dienstleistungen zugewiesene Ware oder Dienstleistung angeben.

Automatisieren Sie die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen

EDICOM’s Global E-Invoicing Platform ist an die technischen und gesetzlichen Spezifikationen in Cota Rica angepasst.

Einerseits kann EDICOM durch die Integration mit Ihrem ERP-System die Erstellung und den Versand von Rechnungen an das Finanzministerium automatisieren und dabei auch die empfangenen Bestätigungen integrieren. Gleichzeitig wird auch der Versand der Rechnungen an die Empfänger automatisiert.
EDICOM’s Lieferantenportal kann neben dem Empfang von Rechnungen auch für den Empfang weiterer Dokumente verwendet werden (z. B. für den Versand und Empfang von Bestellungen).

EDICOM ist ein Softwareanbieter, der sich auf die Durchführung von internationalen EDI-Projekten spezialisiert hat. Für die E-Rechnung hat EDICOM die Global E-Invoicing Platform entwickelt, die an die technischen und gesetzlichen Spezifikationen der einzelnen Länder angepasst ist und mit dem ERP-System Ihres Unternehmens integriert wird. So wird die Ausstellung und der Empfang von Dokumenten automatisiert und eine zentrale Verwaltung ermöglicht.

Vorteile der E-Rechnung in Costa Rica

Wie in allen lateinamerikanischen Ländern entspricht auch in Costa Rica die Einführung der E-Rechnung und die schrittweise Umsetzung anderer steuerlicher Pflichten auf elektronischem Wege der Notwendigkeit, den Steuerbetrug zu bekämpfen und die Steuerkontroll- und -erhebungsverfahren zu verbessern.

Die Einführung der E-Rechnung bringt sowohl für öffentliche als auch für private Unternehmen und Einrichtungen erhebliche Vorteile mit sich:

1. Direkte Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung.
2. Erhöhte Produktivität in Verwaltungsprozessen.
3. Automatisierung und Integration des Rechnungseingangsprozesses. Der elektronische Ursprung des Dokuments ermöglicht eine automatische Integration in das System und damit in die Buchhaltung, so dass die Rechnungen praktisch ohne menschliches Zutun zur Zahlung bereit sind.
4. Höhere Effizienz und Ausschaltung menschlicher Fehler durch Automatisierung und vollständig integrierte Verarbeitung. Elektronische Rechnungen können automatisch erstellt und übermittelt werden. 

Der größte Teil des wirtschaftlichen Nutzens liegt also nicht in der Einsparung von von Materialien, sondern in der vollständigen Automatisierung und Integration des Prozesses zwischen den am Prozess beteiligten Stakeholdern.

1. Kürzere Liefer- und Abholzeiten für Rechnungen. Die Effizienz der Ausstellungs- und Empfangsprozesse, die Unmittelbarkeit dieser Prozesse und die praktische Beseitigung von Fehlern bei der Erstellung und Verbuchung von Rechnungen tragen zur Verkürzung der Rechnungserfassungszeiten bei.
2. Erhöhte Sicherheit. Digitale Signatursysteme garantieren die Integrität, Herkunft und Authentizität der Rechnungen.
3. Sichere und konforme Aufbewahrung. Die unterzeichneten Originaldokumente werden mindestens so lange aufbewahrt, wie es die geltenden Rechtsvorschriften vorsehen. Dadurch werden die Lagerkosten gesenkt und die Einsichtnahme in alte Rechnungen erleichtert.
4. Eliminierung des Risikos des Verlusts physischer Dokumente dank der sicheren Aufbewahrung und digitalen Abfrage von Rechnungen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Einführung der E-Rechnung als zahlreiche Vorteile für die Unternehmen mit sich bringt, die zu Kosteneinsparungen führen. Daher sind die für die Einführung dieses Systems erforderlichen Investitionen in die Software äußerst rentabel.

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur kosteneffizient, sondern öffnet in vielen Fällen auch die Tür zum elektronischen Datenaustausch (EDI). Die Unternehmen übernehmen nicht nur ein neues Modell für das Rechnungsmanagement, sondern nutzen den digitalen Sprung auch, um neue Kommunikationslösungen einzuführen, die ihnen größere Wettbewerbsvorteile verschaffen.