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Was ist ein QR-Code und welche Rolle spielt er für die E-Rechnung

Was ist ein QR-Code

Der QR-Code (Quick Response Code) hat sich durchgesetzt und findet heute in fast allen Bereichen des täglichen Lebens Verwendung. In den letzten Jahren hat hat sich der Code sich auch zu einer technologischen Lösung entwickelt, die, wenn sie auf elektronische Rechnungen angewendet wird, einen besseren Kontrollmechanismus ermöglicht.

Der QR-Code ist eine zweidimensionale grafische Darstellung von textbasierten Daten. Eine Kodierung, die mit einem Lesegerät, einer Software oder einer mobilen Anwendung ausgelesen wird. Die im QR-Code enthaltenen Informationen, wie Links zu Webseiten oder Dokumenten, können dabei sofort ausgeführt und angezeigt werden.

Ursprünglich für den Einsatz in der Automobilindustrie zur Registrierung von Ersatzteilen entwickelt, werden QR-Codes inzwischen in der Bestandsverwaltung wie beispielsweise in der Lagerhaltung, Logistik, Einzelhandel und Verkehr eingesetzt. Mit der Verbreitung von Mobiltelefonanwendungen zum Lesen von QR-Codes ist die Verwendung dieser Codes Teil des täglichen Lebens geworden und bietet zusätzliche Informationen über Produkte und Dienstleistungen.

Der QR-Code findet auch immer mehr Verwendung in der Steuerkontrolle. Damit soll vermieden werden, dass durch falsche Angaben in Rechnungen zu niedrige Einkünfte oder zu hohe Abzüge deklariert werden. Die Abbildung von QR-Codes auf Rechnungen und Verkaufsbelegen, ob in elektronischer Form oder gedruckt mit einer Rechnungssoftware, ermöglicht eine schnelle Überprüfung der Rechnungen durch die Endverbraucher.

Derzeit haben die Zentralämter für Steuern in Ländern wie Portugal, Österreich, Deutschland, Schweden und Polen diese bereits Regelungen eingeführt oder werden sie in Kürze einführen. In Spanien wird die Verwendung des Code in  Teilen des Landes ab 2021 verpflichtend. Auch außerhalb Europas haben Länder wie Indien, Kolumbien, Guatemala, Peru und Bolivien ähnliche Vorgänge eingeführt.

Die Anwendung des QR-Systems bei der E-Rechnung entspricht der Empfehlung der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD), die die Zentralämter für Steuern auffordert, "wirksame technische Lösungen zur Aufdeckung und Verhinderung von Steuerhinterziehung" einzusetzen.

Im Allgemeinen funktioniert die Verwendung des QR-Codes in der Rechnung so, dass die Steuerpflichtigen, die eine wertschöpfende Tätigkeit ausüben, den Zentralämtern für Steuern bestimmte steuerliche Informationen im Zusammenhang mit dem Produkt- oder Dienstleistungsverkauf übermitteln, die in der Rechnung oder dem Dokument enthalten sind. Nach dem Versand wird ein QR-Code generiert, der in die Rechnung oder das Dokument integriert werden muss. Daher setzt die Verwendung des QR-Codes eine vorherige Validierung der Rechnung durch die Steuerbehörde voraus. Dank dieses Codes können die Endkunden mühelos die Gültigkeit der Rechnung überprüfen.

Beispiele für die Anwendung des QR-Codes in der E-Rechnung

In Spanien werden die regionalen Steuerämter und die autonome Regierung des Baskenlandes das System Ticket-Bai (TBAI) ab 2021 einführen. Bei jeder Verkaufstransaktion wird eine XML-TBAI-Datei erzeugt, die signiert und automatisch an das entsprechende regionale Steueramt übermittelt werden muss. Das Unternehmen muss eine Rechnung erstellen, die die TBAI-ID und einen QR-Code enthält. Dabei enthält der QR-Code die notwendigen Informationen, um zu prüfen, ob die Rechnung korrekt ist.

Das System ähnelt dem in Spanien bereits eingeführten System Immediate Supply of Information on VAT (SII) für die elektronische Übermittlung von Steuerangaben.  Dieses System erfordert die Deklaration der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen innerhalb einer Frist von höchstens vier Kalendertagen und gilt auch für vereinfachte Rechnungen (Quittungen). Während das SII-System lediglich für Großunternehmen gilt,  wird das TBAI-System auch Kleinunternehmen und Selbstständige eingeführt.

In Indien werden Rechnungen an ein Rechnungsregistrierungsportal (IRP) gesendet. Das IRP generiert eine eindeutige Rechnungsreferenznummer (IRN) für jede Rechnung, signiert die Rechnungen digital und erzeugt einen QR-Code. Das IRP sendet die Rechnungen dann per E-Mail an die Rechnungsempfänger.
In Lateinamerika ist der QR-Code im standardisierten Druckformat erforderlich beispielsweise in Bolivien eingeführt worden. Dies ermöglicht einen schnellen und einfachen Zugang zu einem Portal des Zentralamtes für Steuern für die Überprüfung der Rechnungen.

In Kolumbien muss Kunden, die ihre Rechnungen nicht in einem elektronischen Format erhalten, eine grafische Darstellung der E-Rechnung mit QR-Code ausgestellt werden.

In Mexiko existiert es ein standardisiertes Format für den Druck von Quittungen. Dieses Format enthält u. a. einen QR-Code mit bestimmten steuerlichen Angaben.

In Uruguay muss die gedruckte elektronische Rechnung ein digitales Siegel in Form eines zweidimensionalen Codes mit steuerlichen Angaben enthalten, die eine Überprüfung der Rechnung ermöglichen.

Der große Vorteil der Anwendung dieser Überprüfungssysteme mit  Hilfe des QR-Codes ist, dass sie die Steuerfahndung erleichtern und es somit die Anzahl der Fälle von Steuerhinterziehungen senkt.
Hinweis: Erfahren Sie mehr darüber, warum die Verwendung von QR-Codes immer populärer wird und welche Bedeutung das für die erfolgreiche Steuerkontrolle hat.

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