Wie kannn die Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden

Die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist eine der aufwendigsten und komplexesten Aufgabenbereiche der Finanzbuchhaltung. Denn die Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens umfasst die Abstimmung und Einhaltung von Zahlungszielen. Dabei ist eine effiziente Kommunikation mit den Lieferanten enorm wichtig, da die rechtzeitige Lieferung von Waren und Dienstleistungen direkt von der Begleichung von Kreditorenrechnungen abhängen kann.

Die Einführung einer Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet also viele Vorteile. Für eine erfolgreiche Implementierung ist allerdings die interne Bereitschaft zur Änderung von Prozessen entscheidend. Die Vorteile einer digitalen Kreditorenbuchhaltung kommen sowohl dem eigenen Unternehmen als auch den Lieferanten, die z. B. über ein Lieferantenportal angebunden werden, zugute.  

Um mögliche Risiken im Rahmen der Umstellung zu überwinden, ist es zunächst wichtig, den bestehenden manuellen Prozess der Kreditorenbuchhaltung von der Bestellung bis hin zur Bezahlung der Rechnung zu analysieren. Denn die Digitaliseirung von manuellen Prozessen führt nicht automatisch zu einer Verbesserung, wenn die Fehler in dem Prozess nicht untersucht und behoben werden.

Welche Probleme können beim Empfang von Kreditorenrechnungen auftreten? 

Die Verarbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten in Papierform von vielen verschiedenen Lieferanten kann die Kreditorenbuchhaltung vor Probleme stellen. Vom Zeitpunkt der Bestellung bis zur Zahlung werden verschiedene Dokumente erstellt (z. B. Lieferschein und Rechnung), die manuell bearbeitet werden müssen. An diesem Prozess können verschiedene Abteilungen (z. B. Einkauf oder Buchhaltung) beteiligt sein, die die Rechnungen z. B. empfangen, sortieren, registrieren und weiterleiten. Entlang des Prozesses können Folgenen Risiken auftreten:

• Fehler. Eine manuelle Bearbeitung erhöht immer die Wahrscheinlichkeit von Fehlern im Vergleich zu einem digitalen Prozess
• Höherer Zeitaufwand
• Verschiedene Formate, Kommunikationskanäle, Rechnungsdaten und Compliance 
• Aufbewahrung. Alle Dokumente müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden, entweder in digitaler Form, z. B. PDF-Rechnungen, oder in Papierform. Auch dies ist mit Zeit- und Kostenaufwand verbunden.

Wie kannn die Kreditorenbuchhaltung automatisiert werden?

Die Digitalisierung erleichtert die Optimierung der internen Prozesse von Unternehmen. Insbesondere Lösungen die auf Electronic Data Interchange (EDI) basieren ermöglichen die Digitalisierung und Automatisierung des Austausches von Information und Dokumenten. In Bezug auf die Kreditorenbuchhaltung können so komplexe Prozesses einfach und agil abgebildet werden.

Die folgenden Aspekte bzw. Schritte sind im Rahmen der Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung zu beachten:

• Analyse Sie der Ist-Situation und Bewertung der Vorteile durch die Umstellung
• Spezialisierten Softwareanbieter bzw. passende Lösungen beauftragen, um die spezifischen Prozesse und Anbindungen effizient abzubilden
• Skalierbare Lösung priorisieren, die eine flexbile Anpassung an veränderbare Prozesse ermöglicht
• Effiziente Kommunikation des Projekts an Lieferanten, um ein reibungsloses Onboarding aller Lieferanten zu erreichen. Dabei ist es sehr wichtig, die Vorteile der Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung aufzuzeigen.

Lieferantenportal zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Mit dem EDICOM-Lieferantenportal kann die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen automatisiert werden. Es handelt sich um eine zentralisierte und skalierbare Lösung für den Empfang von Kreditorenrechnungen in mehreren Ländern und unter Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben. Über das Portal können Lieferanten auch direkt über EDI angebunden werden.

Das Portal ermöglicht den automatische Versand von Bestellungen, die im ERP-System erstellt wurden. Die Lieferanten werden via E-Mail benachrichtigt, wenn eine Bestllung im Portal bereitgestellt wurde. Die Lieferanten können die Bestellungen im Portal einsehen, ausdrucken und herunterladen sowie Rechnungen erstellen und versenden.

Funktionsweise eines Lieferantenportals

Über das Lieferatenportal werden Bestellung automatisch an Lieferantengesendet.

1. Die Bestelldaten werden aus dem ERP-System über die EDICOM-Software in das Lieferantenportal importiert
2. EDICOM erkennt den Empfänger der Bestellungen. Ist der Lieferant kein EDI-Partner, werden die Bestellungen an das Portal übermittelt und der Lieferant wird via E-Mail informiert. Der Lieferant kann die Bestellungen dann einsehen, herunterladen und ausdrucken.
3. Der Lieferant kann über das Portal Rechnungen auf der Grundlage der eingegangenen Bestellungen erzeugen. Mithilfe von intuitiven Webformularen gibt der Lieferant die erforderlichen Informationen ein (z. B. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum).
4. Der Lieferant kann zusätzlich eine PDF-Rechnung erstellen.
5. Die Rechnungen werden nach Validierung in das ERP-System integriert, wodurch der Abgleich und die Buchung automatisiert werden können.

Vorteile eines Lieferantenportals: Von der Bestellung bis zur Rechnung

Die Digitalisierung und Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spart deshalb Zeit, garantiert eine effiziente Finanzbuchhaltung und stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Kunden und Lieferanten.

• Automatisierter Versand von Bestellungen. Bestellungen müssen nicht mehr per Post oder Fax verschickt wird. Bestellungen werden im ERP-System erstellt und automatisch über das Portal an die Lieferanten zugestellt.
• Vereinfacht den Prozess der Erstellung von E-Rechnungen, da die Daten aus den Bestellungen übernommen werden können
• Automatisierung des Empfangs von Rechnungen. Rechnungen werden nicht mehr per Post oder E-Mail empfangen. Die Lieferanten fügen die für die Rechnung erforderlichen Informationen zu den Bestelldaten hinzu und senden die Rechnung direkt an das ERP-system.
• Rückverfolgbarkeit des gesamten Einkaufs-/Verkaufsprozesses. Der Abgleich wird wesentlich vereinfacht, da die Rechnungen auf Grundlage der Bestellungen erstellt werden
• Vereinfacht den Abgleich der Rechnung mit der Bestellung zur automatischen Integration in die Kreditorenbuchhaltung
• Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. Die Dokumente werde gemäß der gesetzlichen und technischen Vorgaben des jeweiligen Landes erstellt. Die EDICOM-Lösung beinhaltet elektronische Vertrauensdienste sowie die Aufbewahrung von Dokumenten über den gesetzlich festgelegten Zeitraum.
• Kosteneinsparungen, z. B. durch die Verkürzung von Reaktionszeiten, die Fehlervermeidung und der Verzicht auf Papier. Diese Aspekte führen zu einer Steigerung der Effizienz der Prozesse und folglich zu einer höheren Produktivität, die die Kosten im Einkauf senkt.