So automatisieren Sie das Kreditorenmanagement (AP) mit EDI-Lösungen

Das Kreditorenmanagement (AP) ist eine der komplexesten Aufgaben im Finanzwesen. Von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsbegleichung sind zahlreiche Akteure, Systeme und Dokumente in den Prozess involviert. Wer seine Kreditorenbuchhaltung noch manuell verwaltet, muss mit häufigen Fehlern, langen Bearbeitungszeiten und unnötigem Verwaltungsaufwand rechnen.

Die AP-Automatisierung durch EDI-Lösungen (Electronic Data Interchange) ermöglicht Ihnen die vollständige Digitalisierung des Rechnungs- und Zahlungsprozesses, die Vermeidung sich wiederholender Aufgaben, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Gewährleistung der Steuerkonformität. 

Was ist Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, auch AP-Automatisierung genannt, umfasst die Digitalisierung und Optimierung aller Prozesse im Zusammenhang mit dem Lieferantenrechnungszyklus. Diese Automatisierung ersetzt manuelle und repetitive Aufgaben durch strukturierte und integrierte Workflows, die die betriebliche Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Finanzkontrolle verbessern.

Mit Lösungen auf Basis der EDI-Technologie (Electronic Data Interchange) automatisieren Sie Aufgaben wie das Versenden von Bestellungen, den Empfang und die Validierung von Rechnungen, Genehmigungsworkflows und die Integration in Ihr ERP-System. Diese Digitalisierung des Rechnungs- und Zahlungszyklus steigert nicht nur die Produktivität, sondern stärkt auch die Steuerkonformität und optimiert die Cashflow-Planung.

Warum das Kreditorenmanagement automatisieren?

Mit steigendem Rechnungs- und Lieferantenvolumen steigen auch Fehler, Betriebskosten und Bearbeitungszeiten. Diese Herausforderungen werden in Geschäftsumgebungen mit mehreren Standorten, internationalen Aktivitäten oder komplexen Strukturen noch akuter. Zu den häufigsten Problemen der manuellen Kreditorenbuchhaltung gehören:

• Menschliche Fehler: von doppelten Daten bis hin zu falschen Aufzeichnungen.
• Getrennte Prozesse: Einkauf, Buchhaltung und Treasury arbeiten mit nicht aufeinander abgestimmten Abläufen.
• Formatvielfalt: Papierrechnungen, PDFs per E-Mail, unterschiedliche Portale für jeden Lieferanten.
• Mangelnde Rückverfolgbarkeit: Keine Transparenz oder Echtzeitkontrolle des Status jedes Dokuments.
• Betriebskosten: Drucken, Scannen, Validieren, Archivieren.

So automatisieren Sie das Kreditorenmanagement in Ihrem Unternehmen?

Automatisierung bedeutet mehr als nur Digitalisierung. Rechnungen einfach per E-Mail zu erhalten, reicht nicht aus. Es geht darum, Prozesse zu integrieren, Daten zu strukturieren und manuelle Eingriffe in jedem Schritt zu vermeiden. Mit EDI-Technologie können Sie komplexe Prozesse in einen optimierten, effizienten und kontrollierten Workflow umwandeln. 

Wichtige Empfehlungen zur Implementierung einer AP-Automatisierungslösung:

• Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse: Erkennen Sie Ineffizienzen, Doppelarbeit und Engpässe.
• Definieren Sie Ihre Ziele: Reduzieren Sie Zeit, minimieren Sie Betrug oder gewährleisten Sie die Einhaltung der Steuervorschriften.
• Integrieren Sie EDI-Technologie: Automatisieren Sie den Empfang, die Validierung, die Freigabe und die Speicherung elektronischer Rechnungen.
• Zentralisieren Sie Ihre Lieferanten: Nutzen Sie ein einheitliches Portal zur Verwaltung von Rechnungseingängen, auch von Lieferanten ohne EDI.
• Wählen Sie skalierbare und flexible Lösungen: Diese wachsen mit Ihnen und passen sich Ihren betrieblichen und regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Ländern an.
• Sorgen Sie für Sicherheit: Mit Tools zum Schutz vertraulicher Informationen.
• Wählen Sie einen spezialisierten Technologieanbieter: Der Ihre Umgebung versteht und Sie in jeder Phase des Prozesses unterstützt.
• Schulen Sie Ihre Lieferanten: Informieren und unterstützen Sie sie während der Umstellung, um die Einführung zu erleichtern und den Nutzen zu maximieren.

So funktioniert der Kreditorenzyklus (AP) mit EDI-Lösungen?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit EDI-Lösungen zentralisiert den Rechnungseingang und die Rechnungsverwaltung in einer einzigen Umgebung und erfüllt dabei die länderspezifischen Vorschriften. Diese Lösungen lassen sich in Ihr ERP-System integrieren, digitalisieren den Beschaffungszyklus und erleichtern die Interaktion mit Lieferanten, unabhängig davon, ob diese EDI nutzen. Der automatisierte Prozess umfasst die folgenden Phasen:

• Bestellveröffentlichung: Das ERP- oder Managementsystem generiert die Bestellung und sendet sie automatisch an den Lieferanten.
• Rechnungsstellung: Der Lieferant sieht die Bestellung und erstellt seine elektronische Rechnung über ein Webportal oder durch direkte Integration.
• Datenvalidierung: Die Rechnung wird automatisch gemäß den festgelegten technischen, steuerlichen und kaufmännischen Anforderungen validiert.
• Interne Freigabe: Ein Freigabeprozess wird aktiviert, der an die Unternehmensstruktur und -hierarchien angepasst werden kann.
• Integration und Abgleich: Nach der Validierung und Freigabe wird die Rechnung in das Buchhaltungssystem integriert und der Zahlungsprozess beginnt.

Welche Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung können automatisiert werden?

Obwohl jedes Unternehmen über individuelle Arbeitsabläufe verfügt, gibt es im Kreditorenprozess wichtige Aufgaben, die effizient automatisiert werden können. Hier sind einige der gängigsten:

• Rechnungsdatenerfassung: über Webformulare oder durch Anhängen von PDF-Dateien für nicht integrierte Lieferanten.
• Automatische Validierung und Abgleich: Verknüpfung von Rechnungen mit Bestellungen zur Überprüfung der Datenkonsistenz.
• Individuelle Genehmigungsworkflows: zugeschnitten auf die hierarchische Struktur Ihres Unternehmens, mit unterschiedlichen Sicherheits- und Validierungsstufen.
• Finanzmanagement und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Transparenz bei Fälligkeitsterminen, Cashflow-Kontrolle und Einhaltung steuerlicher Vorschriften..

Vorteile bei der Automatisierung des AP-Flusses

Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses bringt erhebliche Vorteile hinsichtlich Effizienz, Compliance und Kosteneinsparungen. Diese digitale Transformation reduziert nicht nur den operativen Aufwand, sondern generiert auch Mehrwert in mehreren Bereichen des Unternehmens. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• Prozessoptimierung: Genehmigungs- und Zahlungszyklen werden deutlich verkürzt.
• Lückenlose Rückverfolgbarkeit: Jede Rechnung kann von ihrem Ursprung bis zur endgültigen Rechnungslegung verfolgt werden.
• Höhere Genauigkeit: Reduzierung menschlicher Fehler und Aufdeckung potenziellen Betrugs.
• Steuerkonformität: Erstellung von Dokumenten gemäß den Steuervorschriften des jeweiligen Landes.
• Kostensenkung: Weniger manuelle Aufgaben, geringerer Papierverbrauch und Speichereinsparungen.
• Globale Skalierbarkeit: Lösungen, die sich an multinationale Unternehmen anpassen.
• Gestärkte Lieferantenbeziehungen: Flexiblere Zahlungen und transparentere Prozesse für eine bessere Zusammenarbeit.

Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit EDICOM

Mit der EDI-SaaS-Plattform von EDICOM können Sie Ihr Kreditorenmanagement in einer zentralen, sicheren Umgebung vollständig automatisieren, die auf die technischen und betrieblichen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist. Diese Lösung ist vollständig in Ihr ERP integriert und optimiert den automatisierten Versand von Bestellungen, den elektronischen Rechnungsempfang und die Konfiguration von Genehmigungsworkflows, die auf Ihre Organisationsstruktur zugeschnitten sind.

Über das Lieferantenportal verwalten Sie die Beziehungen zu allen Beteiligten, auch zu denen, die kein EDI nutzen, und gewährleisten so standardisierte, effiziente und nachvollziehbare Rechnungen. Die Plattform bietet außerdem erweiterte Funktionen für die automatische Rechnungsprüfung und den Rechnungsabgleich sowie die Einhaltung internationaler Steuervorschriften.