Status der elektronischen Rechnungsstellung in Schweden: Aktuelles Panorama und Zukunftsperspektiven

Schweden positioniert sich als eines der fortschrittlichsten Länder Europas bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Obwohl es noch keinen gesetzlichen Regelung gibt, der private Unternehmen verpflichtet, in der B2B (Business-to-Business)-Branche elektronische Rechnungen auszustellen, ist ihre Nutzung sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor weit verbreitet.

Elektronische Rechnung im privaten Sektor (B2B)

Obwohl es rechtlich nicht verpflichtend ist, ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Sektor eine gängige Praxis unter schwedischen Unternehmen. Dies liegt sowohl an der betrieblichen Effizienz als auch an den Vorteilen in Bezug auf Nachverfolgbarkeit und Nachhaltigkeit.

Im Februar 2023 reichte die Schwedische Agentur für Digitale Transformation (DIGG) zusammen mit dem Handelsregister (Bolagsverket) und der Schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket) einen formellen Antrag an die Regierung ein, um die Umsetzung eines Mandats für elektronische Rechnungen in den B2B- und G2B-Sektoren (Regierung an Unternehmen) zu evaluieren. Diese Initiative zielt darauf ab, die Vorteile des B2G-Modells auf das gesamte Unternehmensökosystem auszuweiten.

Modell der elektronischen Rechnung in Schweden

Schweden verfügt nicht über eine zentralisierte staatliche Plattform zur Emission von elektronischen Rechnungen. Stattdessen haben Unternehmen die Freiheit, zwischen mehreren autorisierten privaten Anbietern zu wählen, um elektronische Dokumente zu erstellen, zu validieren und zu versenden. 

Das Peppol-Netzwerk ist das am häufigsten genutzte für den Austausch elektronischer Dokumente in Schweden, dank seiner hohen Sicherheit, Effizienz und internationalen Abdeckung.

Elektronische Rechnung im öffentlichen Bereich (B2G)

Seit 2019 sind alle Behörden des öffentlichen Sektors in Schweden verpflichtet, ausschließlich elektronische Rechnungen zu empfangen, die dem nationalen Standard entsprechen, der aus der europäischen Regelung abgeleitet ist. Die Einführung dieses Modells folgt den Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, die alle Mitgliedstaaten verpflichtet, gemeinsame Standards für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen festzulegen. Diese Änderung stellte einen wichtigen Meilenstein in der Modernisierung der Verwaltungsprozesse der Regierung dar.

SFTI (Single Face To Industry) ist eine schwedische Initiative zur Digitalisierung und Standardisierung des Prozesses der elektronischen öffentlichen Vergabe. Das Hauptziel von SFTI ist es, ein vollständig digitales, agiles und interoperables System für öffentliche Beschaffungen zu fördern.

Am 1. Juli 2025 wird der Standard SFTI ESAP 6, der auf EDIFACT basiert, von der Liste der Empfehlungen von SFTI in Schweden für den Austausch von Bestellungen im öffentlichen Sektor gestrichen. Dieser Schritt markiert einen endgültigen Übergang zu den Peppol BIS-Standards, die als moderner und besser mit den europäischen Richtlinien vereinbar gelten.

Technische Requisiten

Die an Regierungsbehörden gerichteten elektronischen Rechnungen müssen:

1. Konformität mit dem Standard Peppol BIS 3, um die Interoperabilität mit weiteren europäischen Ländern zu garantieren.
2. Validierung über ein elektronisches Rechnungsstellungssystem, bevor sie an den Empfänger gesendet werden.
3. Über Plattformen versendet werden, die mit dem Peppol-Netzwerk kompatibel sind. 

Trafikverket verlangt die Digitalisierung der Umweltdaten im Verkehrssektor 

Seid dem 15. März 2024, die schwedische Administration der Transporte (Trafikverket) hat eine neue Verpflichtung für seine beauftragten Lieferanten eingeführt: Umweltdaten über elektronische Lieferscheine (e-delivery notes) zu melden.

Diese Anforderung ist Teil der nationalen Strategie im Bereich Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG), die darauf abzielt, die Digitalisierung von Umweltberichten in öffentlichen Aufträgen voranzutreiben. Trafikverket hat einen entscheidenden Schritt unternommen, um eine größere Rückverfolgbarkeit, Transparenz und Effizienz bei der Kontrolle der Umweltauswirkungen von Projekten im Bereich Transport und Straßeninfrastruktur zu gewährleisten.

Die Maßnahme gilt zunächst für öffentliche Verträge, die die folgenden Bedingungen erfüllen:

1. Bau- oder Wartungsprojekte über einen Wert von über 50 Millonen Schwedische Kronen (ungefähr 4,3 Millonen Euros).
2. Bauarbeiten, die den Einsatz von schweren oder großen Fahrzeugen erfordern.
3. Projekte, die den Massentransport von Materialien zu oder von Baustellen umfassen.
4. Arbeiten im Zusammenhang mit der Instandhaltung von Verkehrsinfrastrukturen.

Technische Requisiten: Standards BEAst Supply 4.0 und PEPPOL

Um dieser Verpflichtung nachzukommen, müssen die Anbieter den Industriestandard BEAst Supply 4.0 übernehmen, der im Bauwesen in Schweden weit verbreitet ist. Die Übertragung der Daten muss unter Verwendung der Nachricht Peppol Advanced Despatch Advice erfolgen, was eine sichere und standardisierte Interoperabilität über das PEPPOL-Netz gewährleistet.

Welchen Datentypen müssen übertragen werden?

Die Lieferanten müssen folgende Daten -neben weiteren- in Ihren digitalen Report übertragen:

• Genutzter Kraftstoff.
• Verbrauchte Menge des Kraftstoffs.
• Zurückgelegte Distanz der Fahrzeuge.
• Details über den Transport (Volumen und Ziel).

Die schwedische Zollbehörde führt die elektronische Rechnungsstellung mit Peppol ein.

Ab dem 1. März 2025 plant die schwedische Zollbehörde (Tullverket) ein neues elektronisches Rechnungssystem, das auf dem Format Peppol BIS Billing 3 basiert. Dieses System gilt für die Verwaltung von Zöllen, Steuern und Gebühren und ersetzt die vorherige Infrastruktur.

Um weiterhin Rechnungen automatisch zu erhalten, müssen die Kunden, die sie zuvor über EDI erhalten haben, die folgenden Schritte ausführen:

• Verbindung zum Peppol-Netzwerk: Es wird erforderlich sein, einen von Peppol zertifizierten Dienstleister zu haben, der es ermöglicht, die von Tullverket ausgestellten elektronischen Rechnungen zu empfangen.
• Peppol-ID-Registrierung: Ab dem 3. März 2025 müssen Kunden ihre Peppol-Identifikationsnummer über die elektronischen Dienstleistungen auf der offiziellen Website der Zollbehörde registrieren.