E-Rechnung in Panama: Alles über die Umsetzung, Vorschriften und Anforderungen

Die elektronische Rechnung ist in Panama für die meisten Steuerzahler bereits Pflicht. Die Generaldirektion für Steuern (DGI) dehnt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung weiterhin auf neue Sektoren aus, wodurch der Erfassungsbereich des Systems erweitert wird. Das SFEP (Panamas elektronisches Rechnungssystem) hat sich als wichtiges Instrument zur Modernisierung der Steuerverwaltung und zur Stärkung der Steuerkontrolle im ganzen Land etabliert.

Geltende Vorschriften und wichtige Termine für die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Panama

Die Generaldirektion für Steuern (DGI) hat einen klaren Rechtsrahmen geschaffen, die die Nutzung elektronischer Rechnungen im Rahmen des SFEP (Panamas elektronisches Rechnungssystem) regelt. Das Gesetz 256 aus dem Jahr 2021 und der Durchführungsverordnung 766 aus dem Jahr 2020 bilden die Grundlage für die Umsetzung im Land und legen fest, dass die Steuerzahler ihren steuerlichen Verpflichtungen durch elektronische Dokumente nachkommen können, die von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (QTSP) validiert werden.

Seit 2023 sind alle neuen registrierten Steuerzahler mit einer eindeutigen Steuernummer (RUC) verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Im Oktober desselben Jahres wurde die Verpflichtung auf staatliche Lieferfirmen ausgedehnt. Später, im Jahr 2024, wurden Freiberufler und Dienstleister wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Architekten hinzugefügt. Darüber hinaus müssen ab Januar 2026 diejenigen, die mehr als 100 Rechnungen pro Monat ausstellen oder ein Jahreseinkommen von mehr als B/. 36.000 haben, zwingend die Dienste eines QTSP in Anspruch nehmen, was die Nutzung des kostenlosen Rechnungslegung der DGI einschränkt.

Wie funktioniert die elektronische Rechnung in Panama nach dem DGI-Modell?

Die elektronische Rechnung in Panama ist ein elektronisches Steuerdokument, das dieselbe Rechtsgültigkeit wie eine Papierrechnung hat. Die Generaldirektion für Steuern (DGI) hat eine Reihe von technischen und rechtlichen Anforderungen festgelegt, die elektronische Rechnungen erfüllen müssen, um als beweiskräftig zu gelten und von der DGI akzeptiert zu werden.

Die Ausstellung erfolgt im Rahmen einer Vorabvalidierung, d. h. die Rechnung muss genehmigt werden, bevor sie dem Kunden zugestellt wird. Generell durchlaufen sie die folgenden Phasen:

• Generierung des Dokuments im XML-Format aus einem autorisierten System.
• Qualifizierte elektronische Signatur des Ausstellers unter Verwendung eines von der Nationalen Direktion für elektronische Signaturen genehmigten elektronischen Zertifikats.
• Weiterleitung an den qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (QTSP), der prüft, ob die Rechnung den Anforderungen der technischen Norm entspricht.
• Nutzungsgenehmigung durch den QTSP.
• Zuweisung des eindeutigen elektronischen Rechnungscodes (CUFE), der eine Überprüfung bei der DGI ermöglicht.
• Generierung des CAFÉ (Zusatzbelegs zur elektronischen Rechnung), einer grafischen Darstellung, die ausgedruckt und dem Kunden zugestellt werden kann.

Im Falle von Fehlern oder nachträglichen Korrekturen ermöglicht das System die Ausstellung elektronischer Gutschriften oder Lastschriften. Außerdem kann die Rechnung bei technischen Problemen, die eine sofortige Validierung verhindern, im Notfallmodus ausgestellt und danach an den QTSP gesendet werden, sobald das Problem behoben ist, um die Validierung abzuschließen.

Panamas elektronisches Rechnungssystem (SFEP): Was ist es und wie kann man es nutzen?

Das SFEP ist die offizielle Plattform, die von der Generaldirektion für Steuern (DGI) verwaltet wird und die Nutzung elektronischer Rechnungen in Panama regelt und koordiniert. Es ermöglicht den Steuerzahlern die Ausstellung, Validierung und Registrierung ihrer elektronischen Steuerdokumente gemäß den geltenden Vorschriften.

Im Rahmen des SFEP sind zwei Modalitäten für die Ausstellung elektronischer Rechnungen möglich:

• Kostenlose Rechnungslegung (Facturador Gratuito): von der DGI bereitgestelltes Instrument, das für kleine Steuerzahler mit einem Jahreseinkommen von weniger als B/. 1.000.000 vorgesehen ist. 
• Qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (QTSP): Modalität für Unternehmen, die Buchhaltungsintegrationen benötigen oder das von der kostenlosen Rechnungslegung erlaubte Volumen überschreiten. Der QSTP fungiert als Vermittler, der jedes ausgestellte elektronische Steuerdokument validiert und autorisiert.

Das SFEP erlaubt die Aufnahme von bis zu 1.000 Positionen pro Rechnung und enthält ein technisches Datenblatt, in dem die Formate und verbindlichen Spezifikationen für die Erstellung und Validierung elektronischer Dokumente festgelegt sind.

Wer muss elektronische Rechnungen in Panama ausstellen?

Die folgenden Gruppen von Steuerzahlern sind derzeit verpflichtet, das SFEP (Panamas elektronisches Rechnungssystem) zu nutzen:

• Neue RUCs: seit 1. Januar 2022.
• Staatliche Lieferfirmen, darunter auch die Panamakanal-Behörde (ACP).
• Große Steuerzahler und Unternehmen, die von der DGI anerkannt worden sind.
• Freiberufler und Dienstleister (wie Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Architekten).
• Unternehmen mit Sitz in Sonderzonen: Zona Libre de Colón, Ciudad del Saber, Panamá Pacífico u. a.
• Finanzinstitute und Versicherungsgesellschaften.
• Juristische Personen mit einem Einkommen über B/. 36.000 oder mehr als 100 Rechnungen pro Monat (ab Januar 2026 zur Verwendung eines QTSP verpflichtet).

Anforderungen für die elektronische Rechnungslegung in Panama

Um die elektronische Rechnung in Panama korrekt einzusetzen, müssen die Steuerzahler die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Sie müssen bei der DGI mit einer aktuellen RUC registriert sein.
• Sie müssen über ein Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen, das von einem von der Nationalen Direktion für elektronische Signaturen des öffentlichen Registers zertifizierten Anbieter ausgestellt wurde.
• Eintragung im SFEP als autorisierter Benutzer.
• Ausstellung von Dokumenten nach dem aktuellen technischen Merkblatt unter Beachtung der XML-Struktur, der Pflichtfelder, der Validierungen und der festgelegten Formate.
• Vertragliche Nutzung eines QTSP, falls dies aufgrund des Rechnungsvolumens oder der Notwendigkeit der Integration erforderlich ist.
• Ggf. Benachrichtigung der DGI im Falle eines Sie die GDI über den Austausch von Steuergeräten.

Alle Dokumente müssen zur Verwendung freigegeben werden, bevor sie an den Empfänger weitergegeben werden. Ohne diese Validierung sind sie für steuerliche Zwecke nicht gültig.

Jüngste Änderungen der Vorschriften für elektronische Rechnungen in Panama

Zu den jüngsten Beschlüssen und Änderungen gehören die folgenden:

• Beschluss Nr. 201-6299 (2025) legt fest, dass ab dem 1. Januar 2026 alle Steuerzahler, die ein bestimmtes Einkommens- oder Dokumentenvolumen überschreiten, ihre elektronischen Rechnungen ausschließlich über einen QTSP ausstellen müssen.
• Beschluss Nr. 201-0384 (2024) verpflichtet politische Parteien, Kandidaten und staatliche Dienstleister, ihre Einnahmen und Ausgaben ausschließlich über das SFEP zu registrieren.
• Operative Aktualisierungen des SFEP-Systems (2024): Geplante technische Wartungsarbeiten, die die Abfrage von Dokumenten über QR oder CUFE vorübergehend beeinträchtigen können.

EDICOM -ein von der DGI zur Ausstellung elektronischer Rechnungen in Panama ermächtigter QTSP

EDICOM wurde von der DGI durch den Beschluss Nr. 201-7569 vom 14. November 2022 als qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (QSTP) zugelassen. Damit können wir eine Komplettlösung für die Ausstellung, Validierung und Aufbewahrung elektronischer Steuerbelegen in Panama anbieten.

Die EDICOM-Plattform, die im Rahmen eines SaaS-Modells betrieben wird, garantiert:

• Automatisierter Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen, die in Ihr ERP integriert werden.
• Qualifizierte elektronische Signatur und Validierung jedes Dokuments gemäß dem technischen Datenblatt.
• Notfallmanagement und Korrekturhinweise.
• Einhaltung der technischen und rechtlichen Anforderungen des SFEP.
• Rechtlich zulässige Archivierung von Dokumenten mit gesicherter Integrität und Rückverfolgbarkeit.
• Konnektivität mit der DGI und mehrsprachiger 24/7-Support.

Wie ist die Einhaltung der Bestimmungen für elektronische Rechnungen in Panama garantiert?

EDICOM ist ein internationales Referenzunternehmen für elektronische Rechnungsstellung und Lösungen zur Einhaltung von Steuervorschriften und wurde von der Generaldirektion für Steuern (DGI) von Panama als qualifizierter Vertrauensdienstanbieter (QTSP) zugelassen. Unsere globale Plattform ermöglicht es Unternehmen, die Ausstellung, Validierung und den Versand elektronischer Dokumente zu automatisieren und dabei alle technischen und rechtlichen Anforderungen von Panamas elektronischem Rechnungssystem (SFEP) zu erfüllen.

Dank der fortschrittlichen Technologie ermöglicht die EDICOM-Plattform die direkte Integration mit ERP-Systemen und optimiert die Verwaltungsprozesse durch die Automatisierung des Arbeitsablaufs, die Reduzierung manueller Fehler und die Gewährleistung der Rechtsgültigkeit jedes ausgestellten Belegs. Darüber hinaus bietet sie einen sicheren digitalen Speicherdienst an, der die Aufbewahrung und den Abruf von Dokumenten für den von den panamaischen Vorschriften vorgeschriebenen Zeitraum gewährleistet.

Als internationaler E-Rechnungsspezialist bietet EDICOM eine skalierbare Lösung, die sich an komplexe Umgebungen anpassen lässt und mit den Steuervorschriften vieler Länder kompatibel ist. So können Unternehmen, sowohl in Panama als auch auf anderen Märkten sicher und effizient operieren und die Rückverfolgbarkeit und Konformität all ihrer Steuerangelegenheiten gewährleisten.