Elektronische Rechnungsstellung in Island: Leitfaden und wesentliche Vorschriften

Seit 2020 fungiert Island als Peppol-Behörde. Diese Aufgabe wird von der isländischen Finanzaufsicht (FJS) in Vertretung des Finanz- und Wirtschaftsministeriums ausgeübt. Damit ist Island Teil des europäischen Netzwerks von Ländern, die Peppol als offizielle Infrastruktur für den elektronischen Dokumentenaustausch, insbesondere im Zusammenhang mit dem öffentlichen Beschaffungswesen und E-Invoicing eingeführt haben.

Als nationale Peppol-Behörde ist die FJS für die technische Umsetzung des Systems, die Zulassung der im Land tätigen Access Points und die Sicherstellung der Einhaltung der vom Peppol-Ökosystem festgelegten technischen Standards durch öffentliche als auch private Einrichtungen verantwortlich.

Die offizielle E-Invoicing-Plattform in Island ist das Peppol eDelivery Network: eine sichere, auf offenen Standards basierende Infrastruktur, die es Unternehmen und Institutionen ermöglicht, E-Rechnungen und andere Handelsdokumente auf strukturierte, standardisierte und rechtsgültige Weise in ganz Europa und darüber hinaus auszutauschen.

B2G Elektronische Rechnung in Island

Gemäß der Richtlinie des Finanz- und Wirtschaftsministeriums müssen alle Wirtschaftsbeteiligten, die Rechnungen an zentrale, regionale oder lokale öffentliche Einrichtungen ausstellen, E-Invoicing verwenden.

Ebenso sind alle Regierungseinrichtungen verpflichtet, die bei ihnen eingehenden Rechnungen elektronisch zu empfangen, zu validieren und zu verarbeiten. Damit entfällt die Verwendung von physischen Dokumenten oder manuellen Verfahren bei der Verwaltung öffentlicher Zahlungen .

Es werden nur E-Rechnungen zugelassen, die der europäischen Norm EN 16931 CIUS (TS-236) entsprechen. Dadurch sind Konsistenz, Datenintegrität und Interoperabilität im Rahmen des Europäischen Wirtschaftsraums gewährleistet.

B2B Elektronische Rechnung in Island

Im privaten Sektor (B2B) in Island ist E-Invoicing derzeit nicht obligatorisch, aber uneingeschränkt zulässig, solange beide Parteien, d. h. Sender und Empfänger, zustimmen. Mit anderen Worten: Die Verwendung der E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen unterliegt der Zustimmung des Käufers. Das gewährt eine gewisse Flexibilität bei der Einführung maßgeschneiderter digitaler Lösungen je nach technologischer Reife oder betrieblichen Präferenzen der einzelnen Einrichtungen.

Auch wenn ihre Verwendung nicht zwingend vorgeschrieben ist, müssen E-Rechnungen dennoch wichtige rechtliche Anforderungen - insbesondere hinsichtlich Integrität des Inhalts und Echtheit der Herkunft - erfüllen. Das bedeutet, dass die Unternehmen nachweisen müssen, dass eine Rechnung seit ihrer Ausstellung nicht verändert wurde und dass sie wirklich vom angegebenen Aussteller stammt.

Um dies zu gewährleisten, erlaubt Island den Steuerpflichtigen die Auswahl zwischen verschiedenen anerkannten Methoden wie z.B.:

• Fortgeschrittene elektronische Signatur, die den Aussteller authentifiziert und den Inhalt des Dokuments schützt.
• Sicherer elektronischer Datenaustausch (EDI) zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit der Kommunikation zwischen Systemen.
• Dokumentierte und auditierbare interne Verwaltungskontrollen , die die Gültigkeit und Rückverfolgbarkeit des Abrechnungsprozesses gewährleisten.

Akzeptierte Formate

E-Rechnungen müssen in Island in einem der zwei zugelassenen und der EN 16931 Norm entsprechenden Formaten versandt werden:

• UBL 2.1: XML-Format, das von den isländischen Behörden weitgehend verwendet und empfohlen wird.
• PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS: UBL-basierte Variante, die im PEPPOL-Netzwerk verwendet wird und den elektronischen Austausch zwischen Ländern erleichtern soll.

Island schreibt vor, dass E-Rechnungen mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die Archivierung im Ausland ist unter bestimmten Bedingungen erlaubt:

• Das Land, in dem die Daten gespeichert werden, muss ein Datenschutzabkommen mit Island haben.
• Es muss ein gültiger Grund für die Archivierung außerhalb des Landes vorliegen (z. B. wenn sich das Hauptspeichersystem im Ausland befindet).
• Diese Entscheidung ist dem Finanzministerium förmlich mitzuteilen.

Wie kann EDICOM Sie bei der Einhaltung der Vorschriften in Island unterstützen?

EDICOM bietet als internationaler Anbieter, der sich auf E-Compliance-Lösungen spezialisiert hat, eine ganzheitliche E-Invoicing-Plattform, die Unternehmen die sofortige Anpassung an die gesetzlichen Anforderungen in B2G- als auch in B2B-Umgebungen in Island erleichtert.

EDICOM ist ein zertifizierter Peppol Access Point. Somit können Unternehmen sich direkt an das Peppol Delivery Netzwerk anschließen, um E-Rechnungen in den UBL 2.1 und PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS Formaten, die vollständig mit der EN 16931 Norm kompatibel sind, auszustellen und zu empfangen.

Unsere Lösung garantiert:

• Integration mit jedem ERP- oder unternehmerischen Verwaltungssystem
• Fortgeschrittene elektronische Signatur und strukturelle Validierung gemäß den isländischen Vorschriften.
• Rechtmäßige und sichere Aufbewahrung für den erforderlichen Zeitraum von sieben Jahren vor Ort oder mit Validierung für internationale Archivierung.

Egal ob Ihr Unternehmen Rechnungen für den öffentlichen Sektor in Island ausstellen muss oder seine Rechnungsflüsse im privaten Sektor optimieren möchte: EDICOM bietet Ihnen eine robuste, automatisierte und skalierbare Lösung, um legal, sicher und effizient in Island und ganz Europa tätig werden zu können.