EDI-Nachrichten im Einzelhandel: ORDERS, INVOIC, DESADV, RECADV und andere

DESADV und RECADV sind strukturierte EDI-Nachrichten, die wichtige Informationen enthalten, um die Rückverfolgbarkeit entlang der Lieferkette zu gewährleisten. Die Integration dieser Art von Nachrichten im Einzelhandel ist für die Vertriebslogistik so wichtig, dass immer mehr Unternehmen von ihren Lieferanten verlangen, diese Dokumente zu implementieren.

EDI-Nachrichten entlang der Lieferkette

DESADV- und RECADV-Nachrichten sind die von Lieferanten, Händlern und Endkunden am häufigsten verwendeten Nachrichten entlang der Lieferkette. Zusammen mit anderen Nachrichten wie z. B. ORDERS, INVOIC oder REMADV bilden sie einen Informationsfluss in Echtzeit, der zu einer Steigerung der Effizienz und Produktivität führt.

Diese Nachrichten werden im Electronic Data Interchange (EDI) im Bereich der B2B in der Verwaltung, im Handel und im Transport in verschiedenen Sektoren und Ländern verwendet. Dabei unterliegen die Nachrichten meist dem Standardformat UN/EDIFACT, der von den Vereinten Nationen definiert wurde.

Der Standardisierung der Dokumente und EDI im Allgemeinen ermöglichen eine nahtlose Anbindung mit allen Gesprächspartnern und die Integration der verschiedenen Nachrichten, die im Rahmen von Verkäufen von Waren und Dienstleistungen üblicherweise ausgetauscht werden (z. B. Bestellungen, Rechnungen und Bestandsmeldungen).

DESADV: Funktion und Inhalt

DESADV (Despatch Advice) ist ein elektronischer Lieferschein. Es handelt sich um eine Nachricht, die Informationen der versendeten Waren enthält.

Die DESADV-Nachricht hat zwei Hauptfunktionen. Zum einen wird überprüft, ob die vom Lieferanten zu liefernden Waren mit der Bestellung des Käufers übereinstimmen. Zum anderen informiert sie den Käufer im Voraus über die Anlieferung der Waren in seinem Lager bzw. Ladengeschäft, damit die Ankunft der Produkte entsprechend vorbereitet werden kann.

Die Nachricht enthält detaillierte Informationen über den Inhalt der Warenlieferung und andere relevante Informationen zur Sendung. Sie enthält z. B. die Anzahl der Artikel, die Beschreibung der einzelnen Artikel, die Art der Verpackung und Datum und Uhrzeit der Lieferung. Die Nachricht kann auch für Retouren verwendet werden.

Die DESADV-Nachricht kann entsprechend des Prozesses einfach oder komplex aufgebaut sein.

RECADV: Funktion und Inhalt

RECADV (Receiving Advice Message) ist eine Auftragsbestätigungsmeldung. Sie wird vom Logistikunternehmen oder Kunden verwendet, um dem Hersteller oder Lieferanten zu bestätigen, dass die Ware eingegangen ist und, ob sie der Bestellung entspricht oder nicht. Die Nachricht dient der Überprüfung der Informationen und kann zur Erstellung der Rechnung oder, wenn die gelieferte Ware nicht mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, zur Erstellung der entsprechenden Reklamation verwendet werden.

Die RECADV-Nachricht enthält z. B. die folgenden Informationen:

• Gelieferte Anzahl/Menge
• Angenommene Anzahl/Menge
• Zurückgesendete bzw. abgelehnte Anzah/Menge und der Grund für die Retoure

Workflows mit DESADV und RECADV

Die Verbesserung des Einkaufserlebnisses für den Endkunden ist zu einem vorrangigen Ziel für den Einzelhandel geworden. Zu diesem Zweck bemühen sich die beteiligten Unternehmen um die Optimierung ihrer Prozesse. Die Einführung von DESADV- und RECADV-Nachrichten trägt zur Verbesserung dieser Prozesse in der Lieferkette bei, weshalb immer mehr Einzelhandelsunternehmen ihren Lieferanten vorgeben, den Austausch von informationen Über EDI zu implementieren.

Die Abfolge des Informationsaustauschs würde wie folgt aussehen:

1. Das Einzelhandelsunternehmen hat eine Erstbestellung aufgegeben, die der Lieferant bearbeitet hat. Wenn die Waren versandbereit sind, sendet der Lieferant die DESADV-Nachricht an seinen Kunden.
2. Der Kunde erhält die Nachricht, die mittels der EDI-Lösung in das ERP-System integriert wird. Auf einen Blick vergleicht der Kunde den Lieferschein mit der ursprünglichen Bestellung, um mögliche Abweichungen zu überprüfen .
3. Wenn die beiden Dokumente übereinstimmen, sendet der Kunde eine Bestätigungsnachricht an den Lieferanten. Die Lager werden über neu eintreffende Ware informiert, so dass die Entladung und Lagerung im Voraus geplant werden kann.
4.  Wenn der Kunde die Waren in seinem Lager erhält und prüft, sendet er dem Lieferanten eine RECADV-Nachricht mit Informationen über die erhaltenen Waren. Im Anschluss stellt der Lieferant eine Rechnung aus.

Vorteile von DESADV und RECADV

Die Implementierung von DESADV- und RECADV-Nachrichten bringt sowohl den Lieferanten als auch den Einzelhandelsunternehmen Vorteile:

• Verringerung der Fehlerquote durch Automatisierung des Informationsflusses entlang der Lieferkette
• Optimierung der Prozesse dank Rückverfolgbarkeit
• Verbesserte Prozesstransparenz durch Validierungen. Ein Vorteil der DESADV-Nachricht besteht darin, dass leicht überprüft kann, ob die erhaltenen Waren mit der Bestellung (ORDERS) übereinstimmen. Bei EDI-Lösungen werden beide Dokumente zurückverfolgt, so dass der Kunde über etwaige Unstimmigkeiten informiert wird. Im Anschluss wird eine Bestätigungsnachricht versendet, die den Versand der Ware freigibt. Für die Lieferanten bedeutet die frühzeitige Übermittlung des Lieferscheins, dass sie einen gewissen Spielraum haben, um eventuelle Fehler bei der Vorbereitung der Bestellung zu korrigieren, falls die Antwort des Kunden nicht konform ist. Diese frühzeitige Überprüfung ermöglicht es, Fehler beim Versand der Waren zu reduzieren. Durch die RECADV-Nachricht können Fehler in den Rechnungen, die aufgrund von Zwischenfällen bei der Warenlieferung auftreten können, rechtzeitig erkannt werden.
• Flibilität der Abläufe. Informationen über der Lieferzeiten begünstigt die Planung des Wareneingangs. Die DESADV-Nachricht kann auch an den Logistikdienstleister gesendet werden, um den Lagereingang anzukündigen. Bei grenzüberschreitenden Warenlieferungen ermöglichen die Informationen zu Lieferzeiten eine Verringerung des Zeitaufwands bei Kontrollen durch den Zoll und sonstigen Behörden.

EDI-Nachrichten für den multimodalen Güterverkehr

IFTMBF (International Forwarding and Transport Message Firm Booking): Firmenbuchungsnachricht. (Verbindliche Buchungsnachricht.) Dies ist eine einmalige Versandmeldung, die nicht bestätigt werden muss. Die Absender/Auftraggeber, die die Buchung für den Transportdienst vornehmen, bestätigen den Auftrag und geben grünes Licht für den Transport. Die Nachricht wird als verpflichtende Buchung der Absender/Auftraggeber gegenüber der Logistikdienstleister verstanden und setzt den Vorgang in Gang.

IFTMBC (International Forwarding and Transport Message Booking Confirmation) Booking Confirmation: Diese Nachricht bestätigt den Auftrag und wird von dem Logistikdienstleistern, die den Transport durchführen oder den Versand der Waren verwalten, an die Absender/Auftraggeber gesendet. Die Nachricht muss nicht unbedingt eine Annahme sein, sondern kann auch eine Ablehnung sein. Die Nachricht kann auch in anderen Bereichen der Lieferkette eingesetzt werden (z. B. in Containerterminals, bei Empfängern oder Reedereien). 

IFTMIN (International Forwarding and Transport Message – Instructions) Shipping Instructions: Diese Nachricht wird von den Absendern gesendet, die den Transportdienst oder den Versand der Waren in Auftrag geben. Diese Nachricht enthält die Anweisungen für den Versand unter den mit den Auftraggebern vereinbarten Bedingungen.

IFTMCS (International Forwarding and Transport Message Contract Status): Diese Nachricht wird von den Logistikdienstleistern, die den Transport durchführen, an die Absender, die den Transport der Waren in Auftrag geben haben. Die Nachricht enthält die Einzelheiten, Bedingungen und Konditionen der Dienstleistung. Diese Meldung wird normalerweise nach dem Empfang der International Forwarding and Transport Message (IFTMIN) gesendet.

IFTSTA (Transport Status Message): Diese Nachricht enthält Informationen für die Sendungsverfolgung der Waren. Sie informiert über den Transportstatus oder eine Änderung des Transportstatus. Sie kann als Ergebnis eines rechtzeitigen oder geplanten Versandauftrags zu vorab festgelegten Zeiten versandt werden. 

Die Umsetzung der Business Requirements Specification (BRS) durch diese EDI-Nachrichten ermöglicht es den Unternehmen den gesamten Logistikprozess zu optimieren. Diese Meldungen gelten sowohl für den nationalen als auch für den internationalen Verkehr und sind nicht an eine bestimmte Branche gebunden. EDICOM hilft bei der Einrichtung der BRS, die an die Bedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst ist. 

Wie können DESADV und REDADV implementiert werden?

EDI-Transaktionen können mit wenigen Systemanpassungen in jedes ERP-System und andere interne System integriert werden. EDICOM hat eine EDI-Technologie entwickelt, die auf die Anforderungen im Einzelhandel angepasst ist. Über die integrierte EDI-Lösung im SaaS-Modus werden Anbindungen mit dem ERP, dem CRM und anderen Anwendungen hergestellt, die im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs mit Kunden, Lieferanten, Logistikunternehmen und anderen Partnern entlang der Lieferkette eingesetzt werden.

Dies ermöglicht die Automatisierung von Transaktionen, ohne dass interne Workflows geändert werden müssen. Diese Lösungen sind vollständig automatisiert und integrieren die Daten der gesendeten und empfangenen Dokumente in das ERP-System.

Einer der größten Vorteile dieser Lösung ist ihre Skalierbarkeit, so dass beliebig viele EDI-Nachrichten implementiert werden können.