Digitale Rechnung in Venezuela: Verpflichtungen, Normative und wichtige Faktoren zur Implementierung

Die digitale Rechnungsstellung ist in Venezuela zum zentralen Bestandteil des digitalen Transformationsprozesses geworden, der vom Nationalen Integrierten Zoll- und Steuerdienst (SENIAT) gefördert wird. In diesem Artikel erklären wir Ihnen alles Wissenswerte über die aktuellen Vorschriften, wer sie einhalten muss, wie das SENIAT-Rechnungssystem funktioniert und wie Sie sich optimal auf dieses elektronische Modell vorbereiten.

Was ist die digitale Signatur in Venezuela?

Die digitale Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die herkömmliche Papierrechnung ersetzt. Diese enthielt eine vorgedruckte, von autorisierten Druckereien vergebene Nummer und hat die gleiche rechtliche und steuerliche Gültigkeit. In Venezuela ist ihre Einführung Teil der Strategie von SENIAT, das Steuersystem zu modernisieren, die Steuerkontrolle zu verbessern und eine effizientere Steuererhebung zu ermöglichen.

Im Gegensatz zu einer gedruckten oder gescannten Rechnung ist eine digitale Rechnung eine elektronisch generierte grafische Darstellung. Sie enthält eine von einem von der SENIAT autorisierten Digitaldrucker vergebene Kontrollnummer, die der Rechnung steuerliche Gültigkeit verleiht. Sie kann auf jedem digitalen Weg versendet werden und ist speziell darauf ausgelegt, Geschäftstransaktionen sicher, transparent und regelkonform zu unterstützen.

Merkmale der digitalen Rechnung in Venezuela:

• Es handelt sich um eine elektronisch erstellte grafische Darstellung, nicht um eine gescannte Kopie einer manuellen Rechnung.
• Enthält eine Steuerkontrollnummer, die ihm Gültigkeit vor dem SENIAT verleiht.
• Enthält eine Rechnungsnummer, die von einer von SENIAT genehmigten Abrechnungssoftware zugewiesen wurde.
• Es kann über jedes digitale Medium (E-Mail, Online-Plattformen usw.) gesendet werden.
• Enthält die gleichen Merkmale wie eine herkömmliche, physische Rechnung.
• Die digitale Rechnung hat die volle rechtliche und steuerliche Gültigkeit, genau wie eine von einer autorisierten Druckerei gedruckte Rechnung.

Der legale Rahmen der digitalen Rechnungsstellung in Venezuela

Die Verwendung digitaler Rechnungen in Venezuela wird durch die Verwaltungsvorschrift Nr. SNAT/2024/000102 geregelt, die im Amtsblatt Nr. 43.032 vom 19. Dezember 2024 veröffentlicht wurde. Diese von SENIAT erlassene Verordnung legt die Bedingungen für die Ausstellung von Rechnungen und anderen Steuerdokumenten (Lastschriften, Gutschriften, Versandleitfäden und Einkommensteuer- oder Mehrwertsteuerabzugsbelege für getätigte Einkäufe) auf digitalem Wege im Rahmen des Steuermodernisierungsprozesses des Landes fest.

Obwohl die Bestimmung am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft trat, begann ihre verbindliche Anwendung am 19. März 2025. Ab diesem Datum müssen die unter die Verordnung fallenden Unternehmen eine Reihe technischer und betrieblicher Anforderungen erfüllen, um Steuerdokumente digital ausstellen zu können.

Diese Verordnung ersetzt und erweitert die Bestimmungen der Verordnung Nr. SNAT/2014/0032, die Massendienstleistern seit 2014 die elektronische Rechnungsstellung ermöglichte. Die neue Verordnung hebt die Anforderung eines Mindestausgabevolumens auf und ermöglicht es nun jedem Unternehmen, die digitale Rechnungsstellung einzuführen, sofern es den von SENIAT festgelegten Richtlinien entspricht.

Wer sollte digitale Rechnungen ausstellen?

Die Verwaltungsvorschrift Nr. SNAT/2024/000102 legt je nach Art des Steuerzahlers und der Art seiner Geschäftstätigkeit unterschiedliche Annahmen für die Ausstellung digitaler Rechnungen in Venezuela fest.

• Steuerzahler, die ausschließlich elektronisch tätig sind: Sie sind verpflichtet, für jeden Verkauf elektronische Rechnungen auszustellen, wenn sie ihre Geschäftstätigkeit ausschließlich über digitale Plattformen, Webseiten oder Online-Portale ausüben.
• Steuerzahler, die Steuergeräte nutzen und auch online verkaufen: Sie müssen nur für elektronisch getätigte Transaktionen digitale Rechnungen ausstellen. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, im Verkaufsbuch die mit Steuergeräten getätigten und die digital getätigten Transaktionen getrennt zu erfassen.
• Steuerzahler, die an dem System freiwillig teilnehmen möchten: Jede natürliche oder juristische Person, die nicht dazu verpflichtet ist, kann die Verwendung der digitalen Rechnung freiwillig übernehmen, sofern sie einen formellen Antrag an SENIAT stellt und die entsprechende Genehmigung einholt.

Was sollte eine digitale Rechnung beinhalten?

Damit eine digitale Rechnung in Venezuela rechtsgültig und steuerlich gültig ist, muss sie die von der SENIAT festgelegten Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen sind zwingend und ihre korrekte Einhaltung ist unerlässlich, um Beobachtungen oder Sanktionen durch die Steuerverwaltung zu vermeiden.

Hier die wichtigsten Daten, die eine digitale Rechnung enthalten soll. 

• Das Wort “Rechnung” als Name des Dokuments. 
• Eindeutige und fortlaufende Nummerierung.
• Steuerinformationen des Absenders und des Empfängers: Name oder Firmenname, Steuerident Nummer (RIF) und die Adresse.
• Datum und Uhrzeit der Erstellung der Rechnung.
• Kontrollnummer, die von einem autorisierten Digitaldrucker zugewiesen wurde.
• Beschreibung des Vorgangs, einschließlich Preis, Codes und Einzelheiten zu Produkten oder Dienstleistungen.
• Aufgeschlüsselte Beträge: Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuer, Rabatte und Gesamttransaktion.
• Daten der autorisierten Digitaldruckmaschine und Datum der Vergabe der Kontrollnummer.

Desweiteren, in der Fusszeile der Rechnung sollte folgender Text stehen: Das Dokument wurde „gemäss der Providencia Administrativa SNAT/2014/0032” ausgestellt, neben dem Datum und Uhrzeit in der die Kontrollnummern erstellt wurden.

Wie ist der Ablauf der digitalen Rechnung in Venezuela?

Das digitale Rechnungssystem in Venezuela folgt einem einfachen Prozess, der die Rechtsgültigkeit jeder digitalen Rechnung gemäß den SENIAT-Richtlinien garantiert. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieses Prozesses:

• Ausstellung der Rechnung: Die digitale Rechnung wird zum Zeitpunkt des Verkaufs oder der Erbringung einer Dienstleistung mithilfe einer zugelassenen Rechnungssoftware erstellt, die die von SENIAT geforderten technischen Anforderungen erfüllt.
• Zuweisung der Kontrollnummern: Die zur Erstellung der digitalen Rechnung benötigten Informationen werden an einen von SENIAT autorisierten Digitaldrucker übermittelt, der diese verarbeitet und eine eindeutige, fortlaufende Kontrollnummer zuweist. Diese Nummer ist obligatorisch und verleiht dem Dokument steuerliche Gültigkeit.
• Sendung zum Kunden: Nach Eingabe der Kontrollnummer wird die Rechnung bzw. der Steuerbeleg dem Kunden per E-Mail oder auf anderem elektronischen Weg zugesandt.
• Aufbewahrung: Sowohl der Aussteller als auch der Digitaldrucker sind gesetzlich verpflichtet, digitale Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Gemäß dem Steuergesetz beginnt diese Frist am 1. Januar des Folgejahres nach der Ausstellung des Dokuments.

Was ist ein digitaler Drucker?

Eine Digitaldruckerei ist ein von der SENIAT autorisiertes Unternehmen, das Rechnungen und Steuerdokumenten gemäß der Verwaltungsvorschrift Nr. SNAT/2014/0032 Kontrollnummern zuweist. Diese Zuweisung dient der Rechtsgültigkeit elektronisch ausgestellter Dokumente.

Um diese Genehmigung zu erhalten, muss das interessierte Unternehmen einen formellen Antrag zusammen mit den erforderlichen Unterlagen bei der Inspektionsabteilung oder der entsprechenden Abteilung des regionalen Finanzamts einreichen. Das SENIAT (Nationales Finanzamt) prüft den Antrag und erlässt einen Verwaltungsbescheid, der die Genehmigung als Digitaldruckunternehmen genehmigt oder verweigert.

Anforderungen für die Ausstellung digitaler Rechnungen in Venezuela

Um in Venezuela digitale Rechnungen ausstellen zu können, benötigen Sie eine ausdrückliche Genehmigung des SENIAT. Diese Genehmigung erhalten Sie durch die Einreichung eines formellen Antrags, in dem Folgendes angegeben werden muss:

• Sie müssen über eine von SENIAT genehmigte Rechnungssoftware verfügen.
• Es muss eine von SENIAT autorisierte Digitaldruckerei beauftragt werden.
• Muss per Verwaltungsanordnung zur Ausstellung von Rechnungen und Steuerdokumenten ermächtigt sein. 
• Es müssen eigene oder externe technischen Kapazitäten zur Verfügung stehen, um die herausgegebenen Informationen zu unterstützen und zu schützen.
• SENIAT wird ein permanenter und elektronischer Zugriff auf diese Informationen garantiert.

Dieses Verfahren wird vor der regionalen Steuerverwaltung durchgeführt und die digitale Rechnungsstellung kann erst beginnen, wenn die offizielle Genehmigung durch eine Verwaltungsanordnung vorliegt.

Obligatorische Nutzung einer von SENIAT autorisierten Abrechnungssoftware

Ab dem 19. März 2025 müssen alle Steuerzahler in Venezuela, die digitale Rechnungen ausstellen müssen, eine von SENIAT autorisierte und genehmigte Rechnungssoftware verwenden, gemäß den Bestimmungen der Verwaltungsvorschrift Nr. SNAT/2024/000121, veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 43.032.

Diese Verordnung regelt die Bedingungen und Anforderungen, die Anbieter von Computersystemen zur Ausstellung von Rechnungen und anderen Steuerdokumenten erfüllen müssen. Ziel ist es, die Sicherheit, Integrität und Rückverfolgbarkeit von Steuerdaten durch technologische Lösungen zu gewährleisten, die bestimmte technische Anforderungen erfüllen, wie z. B. die automatische Übermittlung an SENIAT, detaillierte Ereignisprotokollierung, Änderungskontrolle und Echtzeitzugriff für Prüfzwecke.

Vorteile der digitalen Rechnungsstellung in Venezuela

Durch die Implementierung der digitalen Rechnungsstellung erfüllen Sie nicht nur die Anforderungen des SENIAT, sondern haben auch erhebliche betriebliche, wirtschaftliche und administrative Vorteile.

• Kosteneinsparungen: Eliminiert Druck-, Papier- und physische Lagerkosten und senkt so die Betriebskosten erheblich.
• Agilität in den Prozessen: Die Ausstellung und Zustellung von Rechnungen erfolgt schnell und automatisch, was den Arbeitsablauf verbessert und Wartezeiten reduziert.
• Kundenfreundlichkeit: Digitale Rechnungen können in Buchhaltungsprozessen oder Verwaltungsverfahren verwendet werden und bieten Komfort und Rückverfolgbarkeit.
• Sicherheit und permanenter Zugriff: Alle Informationen werden elektronisch gesichert und können jederzeit abgerufen werden.
• Bessere Steuerkontrolle: Durch die Automatisierung der Dokumentenausgabe reduzieren Sie manuelle Fehler und stellen die Einhaltung der aktuellen Vorschriften sicher.

Wie bereite ich mein Unternehmen auf die digitale Rechnungsstellung in Venezuela vor?

Das Inkrafttreten der Verwaltungsbestimmungen SNAT/2024/000102 und 000121 stellt für digital agierende Unternehmen in Venezuela eine bedeutende Veränderung dar. Die Einhaltung dieser Verordnung ist entscheidend für die Geschäftskontinuität und die Vermeidung potenzieller Sanktionen. Die Anpassung an das neue System erfordert eine vom SENIAT (Nationale Steuerverwaltung) autorisierte und zugelassene Rechnungssoftware, die die festgelegten technischen Anforderungen erfüllt, die Ausstellung von Rechnungen und Steuerdokumenten im erforderlichen Format ermöglicht und mit autorisierten Digitaldruckern zur Vergabe von Steuerkontrollnummern kompatibel ist.

In diesem Zusammenhang kann die Zusammenarbeit mit einem Technologiepartner mit internationaler Erfahrung im Bereich e-Rechnungen den entscheidenden Unterschied machen. EDICOM, ein globaler Anbieter von Lösungen für e-Rechnungen und Steuer-Compliance, unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung von Prozessen, der Risikominimierung und der Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unsere Plattform ist skalierbar und an die Vorschriften verschiedener Länder anpassbar. So können Unternehmen effizient und sicher arbeiten und die Rückverfolgbarkeit und Compliance ihrer elektronischen Transaktionen gewährleisten.