Die 10 Phasen für die Migration einer EDI-Plattform

Millionen von Nachrichten, Tausende von Gesprächspartnern, Hunderte von Integrationen... die Migration Ihrer gesamten EDI-Plattform ist nicht nur möglich, sondern auch zügig durchführbar. Eine kurze Erläuterung dazu:

Sie können viele Motive haben...

Ich muss meine EDI-Lösung in-house auf eine EDI-Plattform SaaS migrieren; mein derzeitiger EDI-Provider bietet den Dienst, den ich benötige, nicht an; ich möchte es mit einem anderen probieren; mein Geschäft wächst in anderen Ländern und meine EDI-Plattform muss auch wachsen usw.

Aber auch viele Einwände haben...

Ich habe Dutzende von Anwendungen an meine EDI-Plattform angeschlossen, die ich selbst entwickelt habe, und sehe keine Möglichkeit, sie auf einen SaaS-Dienst umzustellen; EDI ist für meine täglichen Abläufe unerlässlich; ich kann sie nicht für eine Migration unterbrechen; ich habe Tausende von Lieferanten, die an meine derzeitige Plattform angeschlossen sind; wie soll ich die neue Konnektivität verwalten usw.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihr EDI-Migrationsprojekt mit einem in 10 Phasen unterteilten Projektmanagementplan zügig und erfolgreich umsetzen können. All dies basiert auf unserer eigenen Arbeitsmethode und den Werkzeugen und Erfahrungen für ein kooperatives Management, die wir in unseren 30 Jahren in der Umsetzung großer B2B-Projekte für Unternehmen aus verschiedenen Produktionssektoren gesammelt haben.

Phase 1: Informationsanalyse

In der ersten Phase des Projekts werden eine detaillierte Analyse der vom Kunden beschriebenen Nachrichtenübertragungsflüsse durchgeführt und die auszuführenden kommerziellen und technischen Maßnahmen festgelegt. Dies ist ein notwendiger erster Schritt, um die durchzuführenden Arbeiten zu bewerten und mögliche Risiken zu erkennen, die während der Migration auftreten können, da es als wesentlich erachtet wird, eine Migration durchzuführen, die den täglichen Betrieb unserer Kunden nicht beeinträchtigt.

Phase 2: Definition der Integrationsströme

Für jeden Nachrichtenfluss sind die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

• Definition der Spezifikationen und Dokumentation der Kundenschnittstelle. Ziel ist es, die Schnittstellen so weit wie möglich zu harmonisieren und nicht für jedes Mapping eine andere zu verwenden.
• Unterstützung bei der Entwicklung der Schnittstellendaten.
• Spezifische Maßnahmen: Zugang zu einer Zwischendatentabelle oder Äquivalenzliste, falls erforderlich.
• Definition der Nachricht in der EDI-Plattform.
• Entwicklung von Integrationsprozessen nach Nachrichtentyp. • Verifikationsprüfung (Syntax und Semantik).
• Prüfung der Austauschbarkeit.

Phase 3: Konfiguration der EDI-Plattform

EDICOM konfiguriert die verschiedenen Umgebungen in Abhängigkeit von der Geschäftsarchitektur des Kunden in Übereinstimmung mit dessen Geschäftsorganisation.

Für jede Geschäftseinheit wird eine Umgebung konfiguriert, in der die Datenübertragungsströme für diese Einheit zentralisiert werden. Ziel ist es jedoch, eine einzige Verbindung zu haben, um die Übertragung von Dokumenten, die mit den verschiedenen Strömen verbunden sind, zu rationalisieren.

Die Umgebungen werden auf den EDICOM-Servern konfiguriert, und für jede Umgebung müssen die Sendehäufigkeit der gesendeten oder empfangenen Nachrichten, Alarme, Benutzer, Sprache, Art der Nachrichten, zu verwendende Protokolle, Verschlüsselungsmechanismen und die entsprechenden Aktionen konfiguriert werden. Alle Nachrichten für jeden Geschäftspartner werden ebenfalls konfiguriert und getestet.

EDICOM empfiehlt, eine Testumgebung einzurichten, die für Tests mit den Geschäftspartnern vor der Produktionsaufnahme sowie für Massen-Mailings, Mapping Checks usw. verwendet wird.

Phase 4: Integration mit dem ERP des Kunden

Die iPaaS-Anwendung von EDICOM ermöglicht die Integration verschiedener ERP- oder Verwaltungssysteme mit der EDI-Plattform. Aspekte wie Sprache, Zeit oder Verfahren bestimmen die einzusetzenden Ressourcen (Projektmanager, Berater oder Helpdesk).

Jedes Verfahren beginnt und endet mit der Übertragung von Dateien in das interne System des Kunden. EDICOM bietet verschiedene Alternativen für den Kommunikationskanal, immer unter Berücksichtigung der Sicherheit und Verfügbarkeit. Die Dateiübertragung muss getestet werden, bevor sie in Produktion geht, hierbei ist es zwingend erforderlich, eine stabile Verbindung herzustellen.

Darüber hinaus wird im Voraus ein Reservekanal für den Fall festgelegt, dass der Hauptkanal nicht funktioniert.

Phase 5: Koordinierung mit den EDI-Partnern

Eine der kritischsten Phasen ist die Koordinierung mit allen Handelspartnern, die mit der neuen EDI-Plattform verbunden werden müssen. Es muss festgelegt werden, wie und wann die Umstellung mitgeteilt werden muss, was natürlich im Einklang mit der festgelegten Migrationsstrategie stehen muss.

Da es sich um eine Netzmigration handelt, muss jeder Partner die Kommunikation auf seiner eigenen Plattform einrichten, was auch eine Gateway-Anforderung, eine Änderung der AS2-Kennung oder sogar eine Änderung des Protokolls beinhalten kann.

Es ist wichtig, eine auf den Kunden zugeschnittene Kommunikationsstrategie für die vom Partner durchzuführenden Änderungen festzulegen und den Zeitpunkt der Migration zu koordinieren. Alles wird auf der Grundlage einer nach Prioritäten gestaffelten Migrationsplanung festgelegt, wobei für jede Migrationsgruppe Kontrollen definiert werden, die auf die Erkennung möglicher Probleme bei der Inbetriebnahme ausgerichtet sind.

EDICOM verfügt über einen großen Erfahrungsschatz und selbst entwickelte Tools zur Zusammenarbeit, die das EDI-Onboarding-Management für seine gesamte Partnergemeinschaft beschleunigen.

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Phase 6: Prüfung und Validierung von Informationsübertragungsflüssen

EDICOM entwickelt Kontrollmechanismen, um den korrekten Betrieb der Lösung und die Einhaltung der mit den Kunden vereinbarten Geschäftsregeln zu gewährleisten. Ziel ist es, dass sich die Migrationsprozesse nicht auf die tägliche Routine der Unternehmen auswirken.

Zu diesem Zweck legen wir die folgenden Maßnahmen fest:

• Überprüfung, ob der Integrationsprozess die richtige Enddatei erzeugt.
• Empfang einer Art von Kontrollnachricht von einem Geschäftspartner in einen bestimmten Zeitraum, um sicherzustellen, dass alle Prozesse korrekt funktionieren.
• Im Falle eines Fehlers (eine Nachricht wird nach mehreren Versuchen oder nach einer gewissen Zeit nicht empfangen oder gesendet) wird ein Problemanalyse- und Lösungsticket eröffnet, das den Vorfall dokumentiert.
• Empfang einer Empfangsbestätigung zu einer zuvor gesendeten Nachricht.

Phase 7: Entwicklung von Kontrollen für Geschäftsregeln

Gemeinsam mit dem Kunden wird die Definition und Entwicklung spezifischer Kontrollen durchgeführt, mit denen mögliche Zwischenfälle während der Produktionsumstellung erkannt werden können.

Diese Art von Kontrollen ist klar auf die Geschäftsprozesse unserer Kunden ausgerichtet.

• Kontrollen im Zusammenhang mit der Nachricht (Geschäftseinheit, Unternehmen im Land), Geschäftspartner und Zeitpunkt des Aus- und Eingangs der Nachricht. Wenn beispielsweise das in Frankreich ansässige Unternehmen 1 vor 9 Uhr morgens Bestellungen von einem Geschäftspartner in Frankreich erhalten muss, meldet die Plattform, wenn diese Anforderung nicht erfüllt wird.
• Überwachung von Tätigkeitskontrollen. Zum Beispiel die Benachrichtigung, wenn nach der Erstellung ausgehender Nachrichten durch das Unternehmen oder die Geschäftseinheit eine bestimmte Zeitspanne verstrichen ist. Auf diese Weise können wir feststellen, ob ein bestimmter Geschäftspartner, sobald er zur Produktion übergegangen ist, bereit ist, die Kommunikation zu definieren.

Phase 8: Benutzerschulung

Gemeinsam mit dem Kunden wird ein Schulungsprogramm mit auf die verschiedenen Benutzerprofile zugeschnittenen Einheiten festgelegt:

• Administrator
• Benutzer
• Benutzer des Prozessmanagements

Unsere EDI-Plattform wird im SaaS-Modus angeboten, wobei die Informationsflüsse in das interne Managementsystem des Kunden integriert sind, und mit einem 24x7-Support, der je nach Servicelevel mit einem dedizierten Techniker angeboten werden kann. Obwohl all dies eine völlig transparente Nutzung der Anwendung ermöglicht, sind maßgeschneiderte Schulungen für Nutzer, die von EDI-Austauschprozessen betroffen sind, sehr nützlich, um zu wissen, wie die Prozesse funktionieren, und um Zugang zu fortgeschrittenen Funktionen der Plattform zu erhalten, die es ihnen ermöglichen, ihre täglichen Abläufe zu verbessern, z. B. Statistiken, Warnmeldungen usw.

Phase 9: Inbetriebsetzung und Überwachung

EDICOM bietet Hilfe bei der Umstellung an, indem es die Prozesse mit Hilfe von Kontrollmechanismen überwacht und den Benutzer anleitet. In diesem Zusammenhang ist es üblich, bei diesen Projekten einen Zeitraum nach der endgültigen Inbetriebnahme (Go-Live) einzuplanen, in dem unsere Techniker den korrekten Betrieb überwachen.

Vor diesem Zeitraum werden alle Tests durchgeführt, und die Integrationen erfolgen in ausreichend großen Mengen, um die Stabilität der Plattform zu gewährleisten.

Nachdem alle Tests erfolgreich bestanden wurden, beantragen unsere Techniker den Projektabschluss. Nach Projektabschluss liegt der weitere Service und Support in den Händen unseres internationalen Support-Centers, das dem Kunden bei der Lösung von Problemen oder Zweifeln hilft, die auftreten können.

EDICOM bietet mit seiner EDI-SaaS-Plattform einen Vorzugsservice an, eine Art Kundensupport, der den Zugang zu einer Hotline und einem dedizierten technischen Ansprechpartner innerhalb von EDICOM beinhaltet.

Phase 10: Projektdokumentation

In der Dokumentation stellen wir alle Formatspezifikationen und den Inhalt der zu erzeugenden/integrierenden Dateien zur Verfügung, damit alle Strukturen vollständig definiert sind.

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Unsere EDI-SaaS-Lösung wird ständig weiterentwickelt, um unseren Kunden Sicherheit, Skalierbarkeit und Nachvollziehbarkeit bei der Kommunikation mit ihren Partnern zu bieten.